Cinq façons dont la gestion du cycle de vie des contrats peut façonner les chaînes d'approvisionnement

Aujourd'hui plus que jamais, les entreprises doivent surveiller la dynamique de l'évolution de la chaîne d'approvisionnement et réagir rapidement. Pour obtenir une visibilité en temps réel, collaborer avec les fournisseurs et rationaliser les processus métier, de nombreuses entreprises tirent parti de l'automatisation. Une récente enquête d'Oxford Economics menée auprès de 1 000 cadres de la chaîne d'approvisionnement a révélé que les personnes interrogées considéraient « l'utilisation de l'automatisation pour effectuer des tâches de routine » comme l'objectif stratégique principal de l'ensemble de l'organisation.

Conçue pour améliorer la productivité quotidienne, l'automatisation permet aux utilisateurs de mettre en place des politiques et des règles commerciales au sein d'un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) qui s'appliquent au flux de tâches, de documents et d'informations à travers les activités commerciales, leur permettant d'aller de l'avant sans avoir besoin d'intervention humaine. intervention. L'automatisation permet d'effectuer des tâches simples répétitives sans risque d'erreur humaine. Cet article explorera les nombreux avantages de l'utilisation du CLM automatisé pour gérer les chaînes d'approvisionnement des entreprises et comment les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de l'automatisation pour gérer les risques des fournisseurs au milieu de la pandémie.

1. Offrir de la visibilité

L'automatisation permet d'accéder à des informations en temps réel, ce qui permet aux entreprises de réagir instantanément aux conditions changeantes et de prendre des décisions éclairées en conséquence. Les systèmes CLM automatisés avec portails fournisseurs et fournisseurs peuvent servir de source unique de vérité pour les conversations en temps réel entre les fournisseurs et les fournisseurs sur les pénuries, la demande et les retards. Cette visibilité sur la chaîne d'approvisionnement permet aux entreprises de gérer efficacement les problèmes potentiels et de développer des solutions de support, ainsi que de disposer des données nécessaires pour prévoir les retards et les pénuries potentiels à l'avenir.

2. Alerter le risque fournisseur

La même enquête mentionnée ci-dessus a révélé que 39 % des personnes interrogées ont connu un événement à risque négatif à un moment donné de leur chaîne d'approvisionnement au cours des trois dernières années, et 40 % ont constaté que leur exposition aux risques de la chaîne d'approvisionnement a augmenté au cours de la même période. Avec l'ajout de l'automatisation, la chaîne d'approvisionnement peut être surveillée en permanence pour détecter les valeurs aberrantes et les risques potentiels. Les systèmes automatisés de gestion des contrats aident à atténuer les risques liés aux fournisseurs en signalant les fournitures qui manquent, et en quelle quantité, et si une rupture de contrat s'est produite. De plus, le CLM avancé peut utiliser l'intelligence artificielle pour signaler les clauses à risque et les accords avec les fournisseurs avant qu'ils ne soient signés par l'organisation.

3. Accélération des processus métier

Grâce à l'automatisation, les entreprises peuvent éliminer les processus manuels lents utilisés pour gérer les chaînes d'approvisionnement, ce qui permet aux employés de concentrer leurs efforts sur la création de valeur ajoutée pour l'organisation. L'automatisation CLM élimine les obstacles dans les processus de la chaîne d'approvisionnement tels que la coordination, la surveillance, les contrôles d'inventaire et l'expédition - et elle permet d'exécuter le processus complet à partir d'un seul système sécurisé.

Les solutions CLM automatisées permettent également aux entreprises et aux fournisseurs de soumettre des contrats et d'autres demandes directement dans le système, accélérant ainsi les processus commerciaux, notamment les ventes, les achats et les opérations juridiques.

En moyenne, les avantages ci-dessus réduisent le temps nécessaire pour terminer un contrat de près de 60 %. Bien entendu, ce gain nécessite une planification préalable :les entreprises doivent d'abord définir quel processus répétitif peut être automatisé et apportera le plus de valeur à l'organisation. Une fois qu'une solution d'automatisation du flux de travail est sélectionnée, les employés peuvent définir des règles pour la tâche au sein de la plate-forme et la surveiller au fur et à mesure qu'elle achève la tâche spécifiée, en s'adaptant en conséquence. Des exemples de tâches idéales pour CLM incluent la distribution de contrats, la création de factures et l'envoi de réponses pré-écrites aux clients qui posent une question courante.

4. Maintien de la conformité

Bien que l'automatisation puisse permettre aux choses de fonctionner sans avoir besoin d'un œil humain critique, la conformité et la réglementation doivent toujours être une priorité. Les workflows CLM automatisés peuvent être programmés pour se conformer aux réglementations et aux politiques de l'entreprise, ce qui signifie que les employés n'ont plus besoin de vérifier manuellement que chaque tâche est conforme. CLM suit également les flux de travail numériques, afin que les auditeurs puissent savoir rapidement et facilement quelle tâche a été effectuée - par qui et à quel moment - éliminant le besoin de déterrer la paperasse ou les traces de courrier électronique/papier des employés, donnant à toutes les parties l'assurance que tous les processus ont été suivis dans les limites légales.

L'automatisation CLM collecte des données pour les régulateurs, garantissant que les fournisseurs et les clients peuvent partager la preuve qu'ils sont en conformité. Il peut également permettre la création d'enregistrements de l'ensemble du processus de la chaîne d'approvisionnement du début à la fin, permettant aux personnes autorisées de confirmer que chaque étape est conforme aux règles et réglementations de l'entreprise et d'apporter les modifications en conséquence.

5. Soutenir le travail à distance

Pour que la chaîne d'approvisionnement continue de fonctionner efficacement, les systèmes informatiques doivent être en mesure de prendre en charge le nouveau paysage du travail à distance, permettant aux fournisseurs, partenaires et clients d'accéder aux fichiers, de protéger les données de l'entreprise et de gérer le processus de bout en bout. Alors que les équipes informatiques sont actuellement soumises à une pression extrême pour que les employés continuent de fonctionner à distance, les systèmes automatisés sans code, y compris CLM, garantissent que les travailleurs à distance peuvent personnaliser les solutions pour répondre aux besoins de la chaîne d'approvisionnement, sans avoir besoin d'une implication continue du service informatique. Ne nécessitant aucune connaissance en programmation, les plates-formes sans code permettent aux utilisateurs de créer et d'exécuter leurs applications ou processus rapidement par eux-mêmes. Avec un marché qui devrait passer de 13,2 milliards de dollars en 2020 à 45,5 milliards de dollars d'ici 2025, les plateformes low-code et no-code permettent aux experts de la chaîne d'approvisionnement d'exécuter les stratégies numériques qui fonctionnent le mieux sans avoir besoin de codage manuel.

Alors que la pandémie de COVID-19 oblige les entreprises de tous les secteurs à gérer l'imprévisibilité de l'offre et de la demande, le CLM automatisé est un outil essentiel pour aider les entreprises à gagner en visibilité, à communiquer avec les fournisseurs et à gérer les risques, tout en restant conforme et accessible aux employés à distance. Les entreprises qui adoptent avec succès le CLM automatisé seront mises en place pour réussir, non seulement en cas de catastrophe, mais aussi pour la satisfaction globale de la clientèle et la croissance de l'entreprise.

Colin Earl est PDG d'Agiloft.