Mettre fin aux problèmes de paiement de la chaîne d'approvisionnement grâce à l'automatisation

Un monde sans chaînes d'approvisionnement ne ressemblerait en rien à celui que nous connaissons aujourd'hui. Mais un monde sans paiements simplifiés tout au long de cette chaîne d'approvisionnement n'est que le monde dans lequel nous vivons.

Il existe une déconnexion bien trop courante entre les flux de fournisseurs hautement automatisés et efficaces et les processus très manuels et lourds en papier des comptes fournisseurs (AP) utilisés pour payer ces fournisseurs. Cela a conduit à un système défectueux, au point que 61 % des entreprises citent l'augmentation des coûts de gestion de la chaîne d'approvisionnement comme leur défi numéro un. 50 % supplémentaires déclarent qu'un paiement sur 10 aux fournisseurs est effectué en retard en raison de processus manuels, ce qui met davantage l'accent sur les relations avec les fournisseurs clés.

Ce stress a de réelles conséquences commerciales.

97 % des organisations effectuent encore des paiements par chèque à une partie de leurs fournisseurs, selon l'enquête sur les paiements électroniques de l'AFP de 2019, et ces paiements sont plus vulnérables que tout autre type à la fraude et aux erreurs coûteuses.

Les dommages à la réputation de la fraude et le coût des paiements lents et obsolètes peuvent saper tout le travail accompli par les entreprises pour moderniser leurs chaînes d'approvisionnement et ravir les fournisseurs.

Il existe cependant de meilleures façons d'avancer. Dans un secteur où le maintien d'une chaîne d'approvisionnement saine est crucial pour éviter les interruptions d'activité et les pertes associées, payer les fournisseurs à temps et dans leur format préféré peut renforcer ces relations et garantir une chaîne d'approvisionnement ininterrompue. De tels avantages, ainsi que des coûts réduits et des inefficacités pour les organisations effectuant des paiements, sont les raisons pour lesquelles tant de services AP se concentrent désormais sur l'automatisation des processus de facturation.

Une révolution pour les processus de back-office est tout aussi importante que celle déjà en cours pour la production manufacturière, et cela commence par l'automatisation AP.

Avec la bonne technologie financière ou le bon partenaire bancaire en place, la transition vers l'automatisation des paiements est beaucoup moins intimidante que l'automatisation et la rationalisation d'une chaîne d'approvisionnement. La solution idéale permet au service AP de tirer parti des systèmes comptables et des relations bancaires existants, de rationaliser et de tout numériser, de la réception des factures au paiement tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Avec la bonne combinaison de paiements, les fournisseurs peuvent tirer parti de la commodité et de la flexibilité des paiements par carte virtuelle ou par chambre de compensation automatisée (ACH). De plus, l'organisation peut bénéficier d'une nouvelle source de liquidités via les remises obtenues sur ces types de transactions.

La capacité des fournisseurs à rationaliser le processus de gestion des comptes clients et à accéder plus rapidement aux liquidités est un sous-produit du processus de paiement approprié. Les organisations qui passent aux paiements électroniques peuvent offrir des données de versement considérablement améliorées dans les formats préférés de leurs fournisseurs, y compris Corporate Trade Exchange (CTX), les fichiers de comptes clients personnalisés (AR) et les e-mails. Ces commodités permettent aux fournisseurs d'appliquer beaucoup plus facilement des espèces lors de la réception d'un paiement électronique et permettent des capacités de rapport AR améliorées, ajoutant de la valeur à la relation acheteur-fournisseur d'une manière qui n'est pas possible via les seuls chèques.

Il ne faut pas non plus longtemps pour que les paiements électroniques montrent un retour sur investissement pour les organisations, car les coûts associés à la mise en œuvre des paiements numériques sont souvent compensés par les remises gagnées, les économies réalisées grâce à l'automatisation des processus clés et les gains d'efficacité obtenus en faisant passer moins de temps au personnel clé. sur les tâches manuelles.

Le plus grand avantage pour le payeur et le fournisseur est peut-être le fait qu'une meilleure sécurité des paiements vient avec l'automatisation des AP. Les flux de réception et d'approbation de factures électroniques et vérifiables aident à prévenir ou à fournir une visibilité sur les factures frauduleuses. Les paiements électroniques présentent l'avantage d'être beaucoup plus difficiles à modifier, à rediriger ou à être exposés à la fraude. Dans le cas des paiements par carte virtuelle qui utilisent un numéro à usage unique pour un montant exact, les chances qu'un paiement soit intercepté diminuent encore plus.

Un partenaire de paiement sophistiqué doit disposer d'une surveillance intégrée capable d'identifier les menaces, d'arrêter les mouvements de fonds non autorisés et de conserver les informations bancaires sensibles des fournisseurs de manière sécurisée, afin que l'organisation n'ait pas à le faire. Compte tenu des coûts très réels et très élevés associés à la fraude, et étant donné que la plupart des entreprises déclarent avoir au moins fait l'objet d'une tentative de fraude au cours des deux dernières années, ces avantages ne sont pas négligeables.

Compte tenu de tous les avantages de l'automatisation des points d'accès, pourquoi l'adoption n'est-elle pas plus répandue ? Comme c'est le cas pour la plupart des changements importants, cela a beaucoup à voir avec les coûts perçus, les idées fausses sur la difficulté de mise en œuvre et l'inertie des processus actuels.

En fait, les principales préoccupations du personnel AP tournent généralement autour du coût et du temps associés à la mise en œuvre. Ici aussi, les solutions d'automatisation AP sont devenues suffisamment sophistiquées pour que les déploiements longs et intensifs en informatique deviennent une chose du passé. Ils ont réduit le temps entre l'engagement dans une solution et la réalisation de ses avantages.

Avec la technologie et l'intelligence d'affaires disponibles aujourd'hui, les paiements commerciaux qui alimentent les chaînes d'approvisionnement peuvent être aussi transformés numériquement que d'autres éléments des opérations de la chaîne d'approvisionnement. La pression pour réduire les coûts, protéger l'entreprise contre la fraude et rationaliser tout ce qui se fait au quotidien pointe vers une solution claire :une transformation numérique des processus AP.

Bill Wardwell est vice-président de la stratégie et des produits chez Bottomline Technologies.