Capturer les connaissances tribales des employés—avant qu'il ne soit trop tard

D'ici 2025, près de 25 pour cent de la population des États-Unis devrait avoir 60 ans ou plus. Avec ce groupe démographique qui se prépare à quitter le marché du travail et à prendre sa retraite, que peut-on faire pour conserver leurs connaissances et les transmettre à la prochaine génération d'employés ? Après tout, une bonne partie des connaissances que possèdent nos « anciens employés » ne sont pas écrites ou stockées dans un ordinateur – elles sont stockées dans leur tête. Et cela est particulièrement vrai dans le secteur manufacturier.

Terme inventé pour la première fois au sein de la communauté Six Sigma, le savoir tribal est décrit comme un savoir connu, mais non documenté. Il peut s'agir de décennies d'informations précieuses et d'expériences pratiques, et la perte de ces connaissances peut être dommageable pour toute organisation.

Cependant, la situation est encore plus dramatique pour les fabricants. IndustryWeek rapporte que près d'un quart des employés du secteur manufacturier sont âgés de 55 ans ou plus. Et en Californie, un État qui domine le pays en termes de part de marché manufacturier, c'est particulièrement troublant.

Reconnaître la valeur du savoir tribal

Certains chefs de file de la fabrication sont très éloignés des usines, ils peuvent donc ne pas comprendre la richesse des connaissances tribales que certains des employés les plus expérimentés peuvent posséder. La capture de ces connaissances peut aider l'organisation à atteindre plus de succès en :

• Maintenir un avantage concurrentiel. Les processus commerciaux de fabrication, les méthodes d'exploitation et les données exclusives peuvent être un différenciateur unique des autres au sein du même espace.
• L'innovation au service du moteur. En examinant l'ancienne façon de faire les choses, un propriétaire de petite entreprise peut être en mesure de trouver des façons de faire plus récentes, plus efficaces et plus efficientes.
• Enseigner à la prochaine génération. Les nouvelles recrues, sans le bénéfice des connaissances tribales, sont incapables de remplacer la personne qu'elles ont remplacée. « L'industrie manufacturière est devenue si spécialisée que les entreprises recherchent des compétences hyper-spécifiques que peu de travailleurs extérieurs pourraient être en mesure d'acquérir », déclarent les économistes Andrew Weaver et Paul Osterman.

Jusqu'à ce que les chefs de file de l'industrie reconnaissent la valeur du savoir tribal et mettent en place un plan pour l'obtenir, ils continueront de rater de nouvelles opportunités.

Attendez-vous à une certaine résistance

Un aspect de la capture des connaissances tribales qui peut surprendre est la réticence d'un employé à partager. Voici quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles les employés repoussent :

• Ils ont des problèmes de sécurité d'emploi. Certains employés ont le sentiment que leur savoir-faire les valorise et que partager leurs secrets permet à quelqu'un d'autre de se mettre plus facilement à leur place
• Ils ne suivent pas la procédure. Au fil du temps, de nombreux employés découvrent des raccourcis au sein de leur poste; ils savent qu'ils ne font pas les choses "selon les règles", mais ils le sont faire les choses. Documenter ces solutions de contournement signifierait abandonner leurs méthodes alternatives.
• Ils aiment être "le réparateur". Certains des détenteurs du savoir tribal aiment simplement être le détenteur de ce savoir; cela leur fait du bien d'avoir d'autres personnes qui comptent sur eux, et ils ne se soucient même pas de ces appels nocturnes à cause de l'attaque de l'ego que cela leur donne.

Identification des gardiens des connaissances

Pour commencer à capturer les connaissances tribales, vous devrez déterminer quels employés peuvent avoir le plus à offrir. En règle générale, vous voudrez commencer par les vétérans les plus chevronnés. Ces travailleurs sont également susceptibles d'être les plus proches de la retraite, et ils peuvent être plus susceptibles de partager leurs connaissances; dans leur esprit, ils ont moins à perdre en divulguant des informations parce qu'ils sont sur le point de partir de toute façon.

Face à certains des refoulements mentionnés précédemment, soyez ouvert et continuez à caresser leur ego ; faites-leur savoir que vous sachez que personne ne peut faire le travail comme il le fait. Rassurez-les que leur travail n'est pas en danger et que vous devez simplement collecter les informations en prévision du moment où ils décidez qu'ils ont terminé.

Et s'ils prennent des raccourcis, ne les réprimandez pas ; réévaluez plutôt les procédures de travail. Si leur raccourci ne compromet pas la qualité ou la sécurité, ils ont peut-être trouvé une meilleure méthode qui peut être adoptée dans toute l'usine.

Analyser, numériser et distribuer

Toutes les connaissances tribales ne sont pas de bonnes connaissances. Comme mentionné, certains peuvent impliquer des raccourcis qui peuvent être, au mieux, des opportunités d'amélioration révélatrices ; ou, au pire, des dangers mortels. C'est pourquoi il est important de tout analyser et de déterminer ce qui doit être documenté pour les futurs travailleurs, et ce qui doit être oublié.

Il est maintenant temps de numériser vos nouvelles informations (et assurez-vous de conserver une documentation numérique ; vous ne voulez pas recommencer ce processus avec la prochaine série de retraités). Une fois les informations numérisées, le cas échéant, partagez-les largement dans toute l'organisation pour engager les employés, promouvoir la collaboration et élargir les connaissances tribales (cela pourrait même conduire au développement organique d'une culture d'entreprise plus forte, quelque chose qui est attrayant pour la nouvelle génération de millennials entrant sur le marché du travail.

La connaissance est une chose terrible à gaspiller. La connaissance tribale, peut-être encore plus, car quand elle est partie, elle est perdue à jamais. Avant qu'un autre vétéran de l'entreprise ne quitte votre usine, assurez-vous d'apprendre tout ce que vous pouvez d'eux. Vous n'aurez pas d'autre chance.