Comment renforcer les relations de la chaîne d'approvisionnement avec les PME

Les petites et moyennes entreprises (PME) sont un élément essentiel et précieux de la chaîne d'approvisionnement, offrant des niveaux de flexibilité, de compétitivité des coûts et de réactivité que certains grands fournisseurs ne peuvent souvent pas égaler. Les PME sont généralement plus flexibles et réactives que leurs homologues plus grandes, et elles vous permettent de profiter des avantages de l'approvisionnement local.

Cependant, si les équipes d'approvisionnement souhaitent impliquer les PME, le sentiment n'est pas toujours réciproque. C'est parce que les grandes organisations d'achat rendent difficile la participation de ces petites entreprises au processus d'appel d'offres. En conséquence, les PME pensent qu'il faut trop de temps, d'efforts et de conjectures pour répondre aux gros acheteurs, le tout pour une très faible chance de gagner des affaires.

Alors, qu'est-ce qui cause cette déconnexion et comment les équipes d'approvisionnement peuvent-elles la surmonter afin d'établir de meilleures relations avec les PME ?

Certaines grandes entreprises souffrent de taux de réponse étonnamment faibles à leurs RFI. Des études ont découvert que les grandes entreprises Fortune 500 n'obtenaient qu'un taux de réponse de 12% lorsqu'elles organisaient un événement d'approvisionnement auprès de 100 fournisseurs. Une enquête plus approfondie a révélé que les PME sont de moins en moins disposées à s'engager et que les acheteurs doivent redoubler d'efforts à cet égard.

Perceptions courantes des PME sur les grandes organisations d'achat

Il y a quatre perceptions principales que les PME ont des grandes organisations d'achat qui peuvent les empêcher de participer à l'événement de la chaîne d'approvisionnement :

1. Processus bureaucratique

Le processus pour les grandes organisations peut être répétitif, flou et, pire encore, inhumain. Les PME souhaitent traiter avec des décideurs et des experts qui peuvent les aider à proposer les offres les meilleures et les plus précises possibles.

2. Cotes longues

Les chances de remporter l'offre ne justifient pas la quantité de travail qui serait nécessaire pour la soumettre. Si les PME pensent qu'elles ne sont qu'un des milliers de magasins en compétition pour un emploi, elles ne s'en soucieront pas.

3. Mettre trop d'œufs dans le même panier

Les grandes entreprises veulent dicter le calendrier, les termes des contrats et même la production. Cela cause beaucoup de douleur aux PME qui, naturellement, hésitent à tout changer pour un client. De plus, l'idée de lier sa fortune financière à un seul client peut être risquée.

4. Conditions de paiement longues

Les acheteurs souhaitent naturellement allonger les délais de paiement pour améliorer les flux de trésorerie, mais cela ne fait que déplacer la charge sur les PME qui, dans de nombreux cas, ne disposent pas de la ligne de crédit nécessaire pour faire flotter des liquidités pendant de longues périodes.

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S'engager plus efficacement avec les petits fournisseurs et fabricants

Voici quelques recommandations pratiques et tactiques pour les équipes d'approvisionnement afin de renforcer leurs relations avec les PME.

Soyez transparent tout au long du processus

Les PME sont susceptibles d'avoir des doutes. Vos objectifs doivent être de faire comprendre qu'il est possible de gagner votre entreprise, d'augmenter la probabilité que davantage de PME participent, de renforcer la confiance et de réduire la confusion en aval et de minimiser vos risques en tant qu'acheteur.

• Décrivez votre processus dès le départ
• Fournir un calendrier avec des jalons
• Soyez précis concernant les critères de sélection des fournisseurs
• Divulguez qui sont les décideurs (si ce n'est par nom et par rôle)
• Communiquer le nombre de fournisseurs envisagés
• Fournir des études de cas sur des relations similaires que vous avez établies avec des PME
• Divulguez pourquoi vous recherchez un nouveau fournisseur
• Soyez précis concernant les quantités

Simplifiez votre processus

• Demandez uniquement les informations essentielles au processus de qualification spécifique du fournisseur
• Séparer les longs questionnaires des fournisseurs en plus petits morceaux

Humaniser votre processus

• Exploiter la communication téléphonique dès le début du processus
• Fournir des contacts d'approvisionnement et d'ingénierie spécifiques
• Fournir des commentaires et communiquer les changements de calendrier et de processus
• Informer les fournisseurs s'ils n'ont pas été pris en considération en cours de route
• Dites-leur pourquoi ils ont été éliminés

Envisagez de raccourcir les conditions de paiement

• Assurez-vous que vos fournisseurs disposent d'un fonds de roulement suffisant
• Créer un programme spécial avec des conditions de paiement raisonnables pour les PME
• Envisagez d'adopter une solution de financement de la chaîne d'approvisionnement (reverse factoring)

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