Passer à la GMAO avec Steve Ricard (PODCAST)

Comment implémenter une GMAO, avec Fiix et le podcast Rooted in Reliability

Tout dans le changement est difficile, qu'il s'agisse de savoir quand effectuer un changement ou de s'assurer que tout le monde est à l'aise avec une nouvelle façon de travailler. Adopter une GMAO et changer la façon dont vous effectuez la maintenance n'est pas différent. Cette transition peut être difficile, même si cela en vaut la peine.

Le responsable de l'équipe de mise en œuvre de Fiix, Steve Ricard, a visité le podcast Rooted in Reliability pour parler des défis, des avantages et des meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un logiciel de GMAO. Steve et l'animateur James Kovacevic discutent :

• Le bon moment pour rechercher une GMAO
• Comment planifier une bonne mise en œuvre
• Conseils pour gérer les données
• Comment gérer le changement pour que votre équipe soit engagée, informée et performante

Écoutez l'épisode du podcast ici (également disponible sur le site Web d'Accendio Reliability) ou lisez la transcription ci-dessous.

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Retranscription de l'épisode

Voir la transcription de l'épisode

James Kovacevic :J'ai le plaisir d'accueillir Steve Ricard. Bienvenue, Steve.

Steve Ricard :Salut James, comment ça va ?

JK :Je vais bien, merci. Maintenant Steve, pour ceux qui ne vous connaissent pas, vous êtes responsable d'équipe d'implémentation chez Fiix Software. Nous avons eu beaucoup de gens de Fiix auparavant, c'est donc une GMAO que beaucoup de gens utilisent, que beaucoup de gens connaissent. Vous êtes également CRL et vous avez également votre CFM. Maintenant, une très brève introduction, que pouvez-vous faire pour remplir les blancs pour nous ?

SR :Sûr. J'ai commencé ma carrière dans la maintenance en 1986. J'ai réalisé ma première implémentation d'une GMAO alors que je travaillais dans une société de gestion immobilière. À l'époque, il s'agissait de flux de données et d'un tout nouveau produit MP2 tout juste introduit, qui, pour vous donner une indication de mon âge, est obsolète, alors j'ai parfois l'impression que je vais peut-être vers l'obsolète me mettre en scène.

J'ai maintenu ma carrière et je suis vraiment tombé amoureux des ordinateurs à ce moment-là et j'ai maintenu la carrière de maintenance dans une certification d'administration de réseau. Ensuite, comme vous l'avez mentionné, j'ai obtenu ma certification en gestion des installations de la Northeastern University. J'ai décidé que j'aimais tellement les ordinateurs que je voulais faire plus que simplement mettre en œuvre pour la société de gestion immobilière pour laquelle je travaillais. Je suis donc passé à travailler pour un autre fournisseur de GMAO en 2000 et j'ai pratiquement travaillé dans ce domaine depuis.

JK :Il est donc assez facile de dire que vous avez été impliqué dans les GMAO pendant un certain temps si MP2 était nouveau lorsque vous vous y êtes lancé. Je connais encore des organisations qui le gèrent. Cela étant dit, vous êtes impliqué dans la GMAO depuis longtemps dans un large éventail d'industries. Maintenant, qu'est-ce qu'une GMAO dans vos mots ?

SR :Alors, je vais commencer par l'acronyme. Je suis sûr que presque tous vos auditeurs savent qu'il s'agit d'un système de gestion de maintenance informatisé. Certaines personnes remplaceront ce « système » par un logiciel.

Fondamentalement, il s'agit d'un système en deux parties. La première partie est une base de données où sont stockées toutes les informations de l'organisation de maintenance d'une entreprise. Si vous avez déjà travaillé avec plusieurs feuilles de calcul Excel, classeurs ou une base de données, vous savez qu'il n'est pas toujours convivial de récupérer les données que vous souhaitez voir. Ainsi, la GMAO a une deuxième partie et c'est ce que l'utilisateur final voit et nous appelons cela le front end.

Le rôle du frontal est d'organiser les données de manière à permettre aux utilisateurs de visualiser toutes ces informations qui, autrement, pourraient être brouillées. De plus, le front-end contiendra du code informatique où des calculs complexes sur les données seront effectués et cela pour aider les équipes de maintenance à mieux planifier leurs travaux de maintenance et à suivre les pièces et les matériaux. Une GMAO doit également disposer d'un bon outil de reporting puissant afin que vous puissiez obtenir ces données dans un rapport qui aura du sens pour tout le monde au sein de l'organisation.

JK :Excellent. Donc, une très bonne définition de ce qu'est une GMAO. Et ils existent depuis un certain temps, comme vous l'avez mentionné précédemment. Mais comment les organisations savent-elles si leur GMAO actuelle devient obsolète, ou quand il est temps de commencer à chercher quelque chose de nouveau ?

SR :Croyez-le ou non, la première GMAO est sortie vers 1965 et c'était un système de cartes perforées. Ainsi, les principes de fonctionnement d'une GMAO existent depuis plus de 50 ans.

Lorsque j'évalue, certaines des choses que je recherche sont :l'interface utilisateur est-elle moderne ? Avec l'avancement des outils de développement de programmation, les éditeurs de logiciels ont vraiment été en mesure de simplifier l'expérience utilisateur tout en étant capable de conserver les calculs complexes que j'ai mentionnés plus tôt. Si un système n'est pas convivial, les entreprises peuvent perdre de la productivité et l'adoption par les utilisateurs peut être difficile. C'est un domaine que vous voudrez peut-être envisager de remplacer.

Le système que nous utilisons actuellement dispose-t-il d'une solution mobile robuste ? Voulons-nous essayer de nous éloigner du stylo et du papier et de nous passer du papier ? Eh bien, vous allez vouloir disposer d'une solution mobile robuste pour le faire.

Qu'en est-il des fonctionnalités avancées ? Dans les anciennes GMAO, la quasi-totalité de la maintenance planifiée allait être basée sur une période de temps. Votre système permet-il une surveillance basée sur les compteurs et/ou sur les conditions ?

Ensuite, la dernière chose que je regarderais est, quelles sont les exigences matérielles du système ? Le client utilise-t-il des serveurs obsolètes et d'anciens systèmes d'exploitation parce que le logiciel lui-même ne fonctionnera pas sur une version plus récente ?

Je suppose encore une chose. S'il y a quelqu'un qui utilise encore une GMAO à carte perforée, eh bien, il devrait certainement envisager de mettre à niveau.

JK :Oui absolument. Et, vous savez, ces anciens serveurs que vous avez mentionnés, c'est un problème pour diverses raisons. Ce n'est pas seulement le fait que, vous savez, ils sont vieux, c'est qu'il y a des correctifs de sécurité qui ne leur sont plus appliqués qui présentent un risque de cybersécurité. Ils ne sont pas fiables et nous ne pouvons plus prendre en charge d'un point de vue informatique. Il y a beaucoup de choses différentes à considérer.

SR :Absolument. Et vous devez également tenir compte du fait que les serveurs plus anciens n'avaient peut-être pas la capacité de stockage. Les nouvelles GMAO encouragent vraiment l'attachement de fichiers électroniques, qu'il s'agisse d'images ou de vidéos, ou peut-être de dessins Autocad, qui prennent tous beaucoup de place. Les anciens serveurs n'ont tout simplement pas cette capacité.

Ils peuvent également ne pas avoir la capacité de RAM ou de processeur pour fonctionner dans un environnement au rythme rapide. Alors, oui, en plus des problèmes de sécurité, il y a juste tout un tas de choses à regarder lorsque vous examinez votre matériel.

JK :L'autre chose importante à garder à l'esprit est qu'avec toutes les informations disponibles et tous les autres systèmes disponibles, nous voulons une GMAO pouvant s'intégrer à d'autres systèmes, qu'il s'agisse d'un SIG ou de surveillance de l'état, ou de tout type de solution on a. Nous voulons qu'ils puissent communiquer entre eux afin que vous n'ayez pas à gérer en permanence 18 systèmes différents dans 18 fenêtres différentes sur votre ordinateur.

SR  : Vous savez, c'est un excellent point et l'une des choses que j'aurais dû soulever plus tôt lorsque je vous ai dit certaines choses à regarder est :votre système peut-il s'intégrer et votre système a-t-il une application fermée , ce qui signifie qu'il n'est pas autorisé à se connecter à l'extérieur, ou déployez-vous certaines des nouvelles technologies, comme les API ? Par exemple, chez Fiix, nous utilisons une plateforme API ouverte. Nous pouvons nous connecter à à peu près tout ce qui permet également les connexions API.

Nous pouvons maintenant garder les comptables et les acheteurs dans leur logiciel d'achat, les gens de maintenance dans le logiciel de maintenance, et utiliser cette API, ou ce pont si vous voulez, pour communiquer entre les deux. Vous pouvez prendre les informations des contrôleurs logiques programmables et les introduire automatiquement dans votre GMAO. Ceci est un autre exemple de certains packages qui peuvent être obsolètes car ils ne permettent pas ces crochets

JK :Oui absolument. Maintenant, nous avons couvert un certain nombre de raisons pour lesquelles les organisations - comment les organisations sauraient que leur système est obsolète. Mais quand devraient-ils vraiment franchir le pas et passer de ce système obsolète à un nouveau système ? Qu'est-ce qui les pousse à faire ça ?

SR :Eh bien, c'est intéressant. Lorsque j'ai commencé dans l'industrie, les logiciels basés sur le cloud n'existaient pas. Nous avons donc parlé du matériel qu'ils doivent prendre en compte. Devraient-ils donc envisager de passer au logiciel en tant que service ou au SaaS ?

En outre, ils doivent examiner attentivement, peut-être adopter une approche médico-légale, leur système existant. Qu'est-ce qui a fonctionné avec leur système d'origine et qu'est-ce qui n'a pas fonctionné, et comment peuvent-ils s'améliorer ?

Je veux vraiment dire aux gens de souscrire à la philosophie Five P, à savoir qu'une bonne planification évite les mauvaises performances. Lorsque vous souhaitez examiner un système ou envisager d'en remplacer un, vous devez vraiment faire un bon travail pour vraiment évaluer et planifier de manière appropriée afin que vous puissiez être debout lorsque vous déménagez.

JK :D'accord, excellent. Maintenant, avec cela, que doivent prendre en compte les organisations lors de la préparation de la transition de cette GMAO obsolète vers une nouvelle ? Quelles sont les choses qu'ils doivent vraiment considérer? Est-ce que c'est cloud vs hébergé ? De quoi d'autre doivent-ils tenir compte ?

SR :Autrefois, nous devions également examiner nos technologies d'impression. Vous savez, si vous utilisez un ancien système, vous pouvez être limité par les imprimantes que vous utilisez. En règle générale, ce n'est pas un problème aujourd'hui. Si vous optez pour une solution Web, le client n'a pas vraiment de problèmes de poste de travail ou de serveur. S'ils ont un moyen de se connecter à Internet, ils peuvent accéder au logiciel pratiquement de n'importe où.

Avec les avancées des smartphones et tablettes, comment vont-ils armer leurs techniciens ? Vont-ils les armer de solutions mobiles ? Ou un poste de travail ? Ou vont-ils s'y prendre à l'ancienne et traiter le papier ? Maintenant, nous vous recommandons évidemment de vous éloigner du papier et du stylo. C'est difficile à stocker, c'est difficile à traduire, et vous voyez vraiment des gains d'efficacité en passant à un système entièrement électronique.

JK :D'accord, excellent. Maintenant avec ça, qu'en est-il de la partie formation ? Est-ce un facteur à prendre en compte lorsque l'on passe d'un système plus ancien à un système plus récent ? A quoi les gens sont-ils habitués, vont-ils adopter un système plus récent ? Ce genre de chose ?

SR :Absolument. Dans de nombreux cas, je suis sorti et la décision de remplacer une solution logicielle ou d'installer une solution logicielle s'ils ne remplacent pas quelque chose d'ancien, est venue d'en haut sans l'implication de l'utilisateur final.

Les utilisateurs finaux sont vraiment ceux qui font ou détruisent un système. Il peut y avoir une directive d'en haut, mais si les utilisateurs finaux ne comprennent pas une, quels sont les objectifs de l'organisation et deux comment utiliser le logiciel, alors leur adoption par les utilisateurs sera très faible. Si leur adoption par les utilisateurs est faible, il sera très difficile pour le système de s'adapter. Vous allez probablement avoir des gens qui saisissent des données avec des méthodes incohérentes et cela conduit à des données plus difficiles à récupérer. Des données plus difficiles à récupérer signifient des rapports plus difficiles à exécuter, ce qui signifie pratiquement un système défaillant.

Ce que nous voulons vraiment faire, c'est obtenir l'adhésion de l'utilisateur final dès le début et la meilleure façon d'y parvenir est de nous assurer qu'il est formé et qu'il est aussi à l'aise que possible avec le logiciel.

JK :D'accord, excellent. Nous devons donc prendre en compte toutes ces choses en plus des considérations technologiques, des considérations logicielles, toutes ces choses. Maintenant, l'une des questions que je reçois souvent est la suivante :comment les organisations décident-elles d'importer ou non cet ancien historique de l'ancienne GMAO, la GMAO obsolète, vers la nouvelle ? Comment décidons-nous de cela et cela en vaut-il la peine ?

SR :Ça peut être. C'est une excellente question, car nous avons très souvent des clients qui ont des données dans leur ancien système et leur réaction immédiate est de tout mettre dans le nouveau système.

Eh bien, nous devons d'abord demander pourquoi ? Pourquoi passez-vous au nouveau système ? Est-ce que l'ancien système est vétuste ? Ou y a-t-il de nouvelles fonctionnalités ou fonctions que vous souhaitez déployer ? Ou n'êtes-vous pas satisfait de la configuration en plus des autres facteurs que je viens d'évoquer ? Toutes les données de votre ancien système sont-elles bonnes ? C'est propre ? Où voulez-vous apporter des améliorations et des ajustements ? Nous devons prendre cela en considération sur ce que nous allons apporter.

L'un des principaux est que nous devons savoir s'ils possèdent les données lorsqu'ils quittent leur ancien système. Vont-ils en perdre l'accès ? Les données étaient-elles sur une plate-forme de base de données propriétaire ? Eh bien, s'ils doivent en perdre l'accès, nous voudrions certainement apporter ces données. Cependant, s'ils peuvent accéder aux données, généralement ce que je recommande, c'est qu'ils apportent leurs enregistrements d'actifs, leurs pièces , l'un de leurs horaires PM, ainsi que tous les ordres de travail en cours. Ensuite, en général, nous recommandons qu'ils conservent leurs dossiers historiques dans leur système historique. Encore une fois, s'il y a un cas où un client n'a pas accès à son ancien système une fois qu'il a migré, alors nous voulons vraiment passer en revue les données historiques qui doivent être importées.

JK :Bien. J'ai vu des organisations qui, vous savez, n'auront pas accès à cet ancien système, alors elles l'exportent vers Excel, tous les enregistrements, et elles le conservent dans Excel si jamais elles doivent y revenir. J'en ai vu certains déplacer le tout dans une sorte de base de données accessible, et j'en ai vu d'autres qui le déplacent réellement vers la GMAO. Ils ont tous leurs avantages et leurs inconvénients, mais en résumé, nous voulons nous assurer d'avoir accès aux données. Exact ?

SR :Absolument. Tant que vous y avez accès. Et n'oubliez pas, beaucoup de ces anciennes données, vous avez probablement des personnes qui les saisissent qui ne font plus partie de l'entreprise, alors voulons-nous introduire ce type d'informations dans le nouveau système ? Donc, comme vous l'avez dit en résumé, nous devons juste nous assurer que vous pouvez toujours y avoir accès.

JK :D'accord, excellent. Nous avons donc pris la décision de savoir quoi faire avec nos données et nous avons pris la décision de la plate-forme avec laquelle nous allons aller. Que devons-nous faire autour des gens pour nous assurer qu'il est adopté? C'est une formation initiale et c'est tout ? Est-ce une campagne de sensibilisation complète et une formation? Est-ce que c'est des trucs pratiques. Que devons-nous faire pour nous assurer que notre personnel est préparé pour la transition ? Parce que passer d'un ancien système obsolète à un nouveau système convivial sera une grande transition.

SR :Bien sûr. Le changement est difficile. Les gens luttent contre le changement. Nous aimons être à l'aise. Ainsi, chaque fois que vous introduisez un changement, cela peut être difficile pour les gens.

La chose la plus importante, avant tout, est que nous devons communiquer. Nous devons informer l'utilisateur final que des changements sont en cours et, idéalement, nous souhaitons impliquer le personnel dans le processus de sélection.

J'ai travaillé avec un tas d'entreprises et j'ai dit, vous savez quoi, faites venir la personne qui sera votre plus grand opposant, amenez-la très tôt et répondons aux préoccupations de cette personne. Si nous pouvons les rendre heureux, alors tout le monde dans l'organisation sait qu'ils sont les opposants, donc s'ils sont intégrés, cela facilitera cette adoption.

Ensuite, nous voulons former les utilisateurs finaux pour nous assurer que tout le monde est formé, mais nous ne voulons pas nous retirer à ce stade. Nous voulons rester impliqués. Nous souhaitons organiser régulièrement des appels et des webinaires avec les clients pour nous assurer que tout le monde est à l'aise. Dès que quelqu'un devient mal à l'aise, même légèrement, nous voulons gérer cette situation tout de suite. Nous voulons nous impliquer avec eux avant qu'ils ne deviennent trop gros et qu'ils passent de mal à l'aise à mécontents.

JK :D'accord, excellent. Et vous savez, parfois ces plus grands opposants sont les leaders informels au sein de l'organisation, donc vous voulez vous assurer de les saisir car s'ils font ce changement avec vous, d'autres suivront, généralement.

SR :Absolument. Comme je l'ai dit, si vous parvenez à faire participer les opposants, la plupart des autres personnes y participeront.

JK :Maintenant, disons que nous embarquons ces opposants. Quelles autres préparations les organisations doivent-elles faire pour être prêtes pour cette transition ?

SR  :Une chose que je ne saurais trop recommander est la création d'un manuel de procédures d'exploitation standard. Une SOP.

Cela m'étonne toujours quand je me présente et que les gens sortent des SOP pour absolument chaque maintenance qu'ils effectuent, mais ils n'en ont pas pour leur logiciel d'activité de maintenance, leur GMAO.

Développez une POS. Il doit définir clairement comment le système doit être utilisé et il doit également être un document vivant et respirant. Vous ne pouvez pas le créer une fois et ensuite vous en aller. Vous devez effectuer des examens constants du système et si vous apportez des modifications, assurez-vous de mettre à jour cette SOP. Les gens qui font ça sont ceux que je vois toujours avoir le plus de succès.

JK :Je pense que le fait d'avoir ces SOP garantit que tout le monde entre les données de la bonne manière, au bon format, en utilisant les bons rapports. Ce sont toutes ces choses qui contribuent vraiment à la cohérence de la qualité des données au sein de cette GMAO.

L'une des choses que je vois souvent aussi, c'est que les organisations développeront le SOP, formeront les gens là-dessus lorsque la GMAO sera prête à être déployée, et il y a généralement un retard, donc il y a des gens qui n'ont pas vu ou touché le système depuis une période de temps, et il est déployé sans aucune autre formation de suivi ou formation continue. Donc, il commence à se dégrader et à revenir en arrière parce que personne n'utilise cette SOP, personne n'utilise ces normes qui ont été développées pour la GMAO.

SR :Exact, et quand vous leur parlez, ils ont leur SOP d'origine pour effectuer leur tâche de maintenance, puis à l'arrière de ce SOP, ils ont quelques bulletins de service technique joints. Donc, le fabricant dit, hé, nous devons apporter des modifications à certaines tâches de maintenance, voici une mise à jour, et ils sont très rapides pour ajouter ces mises à jour à leur SOP de tâche de maintenance. Eh bien, nous devons faire la même chose avec votre SOP GMAO.

JK :Absolument. En plus des SOP, si vous aviez une baguette magique, que feriez-vous différemment avec les organisations qui cherchent à mettre à jour leur GMAO ?

SR :Je suppose que je voudrais en fait agiter cette baguette sur les gens plutôt que sur la technologie ou le processus. Comme je l'ai mentionné plus tôt, le changement peut être difficile et le changement peut être difficile. Je voudrais vraiment apaiser les inquiétudes des gens et les aider à comprendre que parfois, le changement peut être une bonne chose. Nous rencontrons souvent des personnes si mal à l'aise que leur niveau d'inconfort ralentit vraiment le projet. En tant que bon consultant, nous devons vraiment être là pour leur tenir la main et les mettre aussi à l'aise que possible, ce qui facilitera grandement le processus.

JK :D'accord, excellent. Maintenant, quelle est la seule chose que vous voulez que nos auditeurs retiennent de cette conversation sur la mise à jour des GMAO, la transition vers les mises à jour ? Quelle est la chose que vous voulez qu'ils retiennent et fassent différemment demain ou la semaine prochaine ?

SR :Si je peux, j'aimerais vous donner deux plats à emporter.

JK :D'accord, j'en prends deux.

SR :Bien. Numéro un, regardez. Examinez attentivement votre système. Fait-il tout ce dont vous avez besoin ? Regardez-le comme si c'était votre premier jour de travail. Est-il facile à utiliser, est-il convivial ? En tirez-vous ce dont vous avez besoin pour en tirer ?

Numéro deux, écoutez. Cela revient à la communication dont j'ai parlé plus tôt. Écoutez vraiment vos utilisateurs finaux. Ne vous contentez pas de les entendre, mais écoutez. Ce sont eux qui vont le faire ou le casser. Ont-ils des plaintes légitimes ? Que pouvez-vous faire pour leur faciliter la tâche ? Si vous pouvez leur faciliter la tâche, vous contribuerez grandement à améliorer leur moral, ce qui peut, bien sûr, améliorer leur productivité et leurs performances globales.

JK :D'accord, excellent. Deux bons plats à emporter là-bas. Je tiens à vous remercier, Steve, d'avoir pris le temps de nous parler aujourd'hui de cette transition loin des GMAO obsolètes.

SR :Pas de problème du tout James, ça m'a fait plaisir.