Idées de sous-traitance des travaux de maintenance

Un objectif important avec les entrepreneurs est de transformer quelques-uns d'entre eux en membres de l'équipe. Ils peuvent aider dans toutes sortes de décisions relatives à la maintenance (notamment lors des arrêts). Pour favoriser le partenariat, permettez à ces entrepreneurs de rentabiliser votre travail. En tant que membres de l'équipe et au fil du temps, ils veilleront à vos intérêts lorsque vous n'êtes pas là.

Même lorsque l'engin est en interne, continuez à utiliser occasionnellement d'autres entrepreneurs. Cela agit comme un contrôle et un équilibre sur le membre de l'équipe pour voir si le prix, la qualité ou la livraison a dérivé hors de la ligne.

Le degré de sous-traitance externe n'a aucun impact sur votre besoin d'un système de maintenance préventive, d'une analyse efficace des causes de défaillance ou d'une organisation réactive. Même avec de bons entrepreneurs, le gestionnaire doit être impliqué dans l'activité RFCA et PM.

Types de travaux couramment sous-traités :

1. Saisonnier (terrains, déneigement)
2. Travaux ponctuels (construction)
3. Travail peu qualifié (où le fournisseur peut embaucher à un tarif inférieur à vous et dispose d'une supervision pour gérer ces travailleurs moins bien payés (par exemple, gardiennage)
4. Travail hautement qualifié (dépannage électronique)
5. Travail nécessitant une licence ou un certificat que vous n'avez pas en interne (soudage certifié)
6. Vous pouvez sous-traiter n'importe quelle fonction, y compris l'exploitation complète de votre service de maintenance

Les meilleurs gestionnaires équilibrent leurs besoins de travail avec la véritable économie globale.

15 raisons d'embaucher un entrepreneur :

1. Économisez de l'argent.
2. Très gros travail.
3. Améliorer la qualité.
4. Manque de compétence en interne (service serveur informatique, alarmes, etc.).
5. Manque de licence appropriée (même si vous avez les compétences).
6. Manque d'équipement spécialisé.
7. Réduire la responsabilité (ascenseurs, systèmes d'incendie).
8. Réduire les risques pour ses propres employés (entretien des citernes, désamiantage).
9. Vous voulez un avis extérieur ou vous avez besoin d'un « expert » extérieur pour vous montrer une toute nouvelle approche.
10. Entraînement (envoyez votre mécanicien pour vous aider ou accompagnez-le pour améliorer ses compétences).
11. Gagnez du temps lorsque vous êtes déjà occupé.
12. Je ne veux pas gérer le travail (embaucher l'entrepreneur pour le faire, comme pour un arrêt partiel).
13. Envie de flexibilité.
14. Politique, comme un désaccord avec la direction sur le nombre d'heures qu'un travail devrait prendre, ou d'autres raisons politiques.
15. Vous ne voulez pas perdre le contrôle des projets existants pour faire place à un nouveau grand.

Neuf raisons de ne pas engager un entrepreneur (préoccupations communes) :

1. Perte de contrôle.
2. Trop lent ou trop coûteux pour une réponse rapide.
3. Le travail est-il suffisamment bien défini pour être sous-traité ? Comment saurez-vous si vous en avez pour votre argent ? Vous n'avez pas le temps de définir l'étendue des travaux.
4. Y a-t-il une image négative du recours à des sous-traitants ?
5. Problèmes de qualité possibles où l'entrepreneur prend sciemment des raccourcis.
6. Problèmes pour terminer les 5 derniers % du travail (même lorsque vous retenez de l'argent).
7. Dépendance :vous pouvez devenir dépendant et ne pouvez pas déménager sans l'entrepreneur.
8. Vous vous faites arnaquer par un escroc.
9. Un entrepreneur bien intentionné n'est pas dans son domaine d'expertise dans votre travail.

Conseils de personnes travaillant dans les tranchées pour faciliter la passation des marchés :

1. Définir le travail à contracter. Plus la définition est bonne aux premiers stades, meilleur sera le travail. Évitez les spécifications lâches (sur les matériaux et les travaux à effectuer).

2. En plus du numéro 1 ci-dessus, communiquez vos idées à l'entrepreneur. Assurez-vous qu'ils comprennent. Y a-t-il eu une rencontre des esprits ? Discutez de la qualité des matériaux nécessaires.

3. Négocier et attribuer le contrat. Pour les travaux plus importants, consultez les finances, le crédit, les assurances et le personnel. Visitez d'autres emplois pour voir leur qualité et appelez des références. Bien sûr, ne perdez pas de vue les documents contractuels. Conservez un ensemble juste et complet de documents contractuels.

4. Soyez conscient et évitez, si possible, les offres de faible valeur. Négociez un calendrier des extras. Un stratagème courant consiste à réduire l'offre pour obtenir le poste et à inonder l'entreprise de petits extras. Ajoutez des clauses telles que « tous les extras non inclus dans le prix d'origine doivent être convenus par écrit avant le début des travaux ».

5. Assurez-vous de préciser les clauses de déduction dans le contrat. Précisez ce que vous facturerez et quand vous le facturerez. Des exemples seraient l'enlèvement des débris, le nettoyage et les dates d'achèvement fermes manquantes.

6. Négocier les clauses d'annulation. Vous devez expliquer comment et pourquoi vous pouvez annuler le contrat. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec un privilège de mécanicien sur un travail inadéquat après que vous n'ayez pas payé le paiement final.

7. Sur les offres de service en cours, évitez à la fois une durée de contrat trop courte et une durée de contrat trop longue. Si le terme est trop court, alors l'entrepreneur dressera un tableau excessif des coûts de mobilisation. Si le terme est trop long, vous pourriez être coincé avec un fournisseur à peine adéquat sans moyen facile d'améliorer la situation.

8. Soyez le plus complet possible sur les responsabilités, qui fournit quoi, où décharger, les règles du site (sécurité, contact utilisateur, nettoyage, sécurité, clés, etc.). Il devrait y avoir des déclarations sur la façon dont le site doit être quitté à la fin de chaque journée de travail. Qui est responsable du verrouillage, des barricades, de la gestion du trafic, du nettoyage et de l'enlèvement des débris ? L'entente devrait également préciser qui est responsable des permis et des plans municipaux.

9. Inspecter les polices d'assurance de l'entrepreneur. Ayez un accord sur ce qui se passe lorsque (si) l'entrepreneur endommage votre propriété (ou pire encore, endommage la propriété d'un voisin qui pourrait alors vous poursuivre en justice ; ou cela pourrait gâcher une bonne relation). Exiger un certificat d'assurance à jour couvrant :la responsabilité civile générale, les dommages (dommages matériels), l'indemnisation des accidents du travail, la responsabilité automobile, et s'ils ont commis la faute professionnelle et les erreurs et omissions. Les plus petits entrepreneurs (propriétaires uniques) n'ont pas besoin d'un ouvrier. Vérifiez auprès de votre avocat ou de votre professionnel de l'assurance.

10. Définissez les performances et à quoi ressemblerait un bon travail. Ajoutez une clause telle que « tout le travail doit être effectué de manière professionnelle et soignée. Tous les travaux seront conformes aux codes du bâtiment applicables de la ville. »

11. Préparez la zone à travailler. Retirez autant que possible pour éviter la casse et le vol. Si cela est indiqué, isolez la zone afin que les entrepreneurs n'aient aucune raison de se promener.

12. Gérer l'entrepreneur. Gardez une trace du travail au fur et à mesure qu'il se déroule et fournissez des commentaires. Effectuer des inspections fréquentes et documenter les résultats. Ayez un calendrier planifié fonctionnel et comparez les progrès aux projections. Les problèmes doivent être identifiés le plus tôt possible.

13. Gérez les accords sur les montants des paiements à effectuer, quand, etc. Évitez la tenue de dossiers bâclée. Exiger des reçus payés pour prouver que les sous-traitants et les fournisseurs de matériel ont été payés. Obtenez une décharge de tous les formulaires de privilège signé avant le dernier paiement. Si vous ne le faites pas, vous auriez pu payer l'entrepreneur général et être toujours frappé de privilèges provenant de sous-marins impayés. Consultez votre service juridique au sujet des lois sur les privilèges dans votre état et assurez-vous d'être couvert.

14. Résoudre les différends rapidement. Évitez les retards interminables dans la résolution des différends ou vous vous retrouverez devant les tribunaux.

15. Évaluez chaque entrepreneur sur une base régulière pour la qualité, le service, le coût et le respect des termes du contrat. Rédigez un court récit à mettre dans le dossier concernant la façon dont le travail s'est déroulé.

À propos de l'auteur :
Joel Levitt est l'un des principaux formateurs de professionnels de la maintenance. Il a formé plus de 10 000 responsables de maintenance de 3 000 organisations dans 20 pays au cours de plus de 500 sessions. Depuis 1980, il est président de Springfield Resources, une société de conseil en gestion qui dessert des clients de toutes tailles sur un large éventail de problèmes de maintenance. Il a près de 25 ans d'expérience dans de nombreuses facettes de la maintenance, notamment en tant que concepteur de contrôle de processus, inspecteur d'équipement source, électricien, technicien d'entretien sur le terrain, ouvrier de la marine marchande, directeur de fabrication et gestionnaire immobilier. Avant cela, Levitt a travaillé pour un fournisseur de GMAO et dans la gestion de la fabrication. Pour en savoir plus, visitez www.maintrainer.com ou appelez le 800-242-5656.