Comment combiner les données et la narration pour faire approuver votre projet de maintenance

La compétition pour l'argent et les ressources peut être brutale. Tout le monde veut la même tranche de budget qui vient de s'ouvrir. Cela inclut l'équipe de maintenance. Il y a probablement mille choses que vous pouvez penser à faire avec un peu d'argent supplémentaire. Et vous savez qu'ils feraient tous une différence.

Mais vous devez convaincre les personnes qui détiennent les clés du budget que cet argent sera bien dépensé entre vos mains. Cela vous oblige à vous démarquer de la foule et à amener les chefs d'entreprise à adhérer à votre vision de votre projet de maintenance.

S'il semble qu'il serait plus facile de gravir le mont Everest que d'obtenir ce buy-in, cet article est pour vous. Il vous donne une formule pour combiner deux forces puissantes dans la lutte pour l'approbation du projet :les données et la narration.

Il y a six étapes pour construire le terrain parfait pour votre projet de maintenance. À chaque étape, vous découvrirez comment utiliser les données et la narration pour élever votre demande au-dessus des autres afin d'obtenir l'approbation de votre projet et du budget correspondant.

Téléchargez un modèle de pitch deck complet et remplissez-le en suivant les conseils ci-dessous

Étape 1 :Présenter un problème

Pourquoi cela fonctionne

Votre projet est un changement. Et le changement est douloureux. C'est pourquoi vous devez montrer que la douleur de ne rien faire (c'est-à-dire votre situation actuelle) est pire que la douleur de changer. Trouvez un problème que votre projet résout et dirigez-le.

Comment raconter l'histoire

Il y a trois étapes pour raconter l'histoire de votre problème :

1. Décrivez le problème
2. Afficher à quoi ressemble le problème
3. Expliquer l'impact du problème

Quelles données utiliser

Faites de votre mieux pour quantifier votre problème. Dans l'exemple ci-dessus, vous pourriez parler de :

• Délai moyen pour récupérer les pièces du magasin
• Le nombre de pièces d'urgence nécessaires chaque mois
• Le nombre d'heures d'indisponibilité liées au magasin désorganisé

En parlant de problèmes d'inventaire, ce modèle peut vous aider à réparer un magasin désorganisé

Voici d'autres exemples de quantification d'un problème :

• Coût :Combien le problème coûte-t-il à votre équipe ?
• Temps :Passez-vous plus de temps que vous ne le devriez sur une tâche ? Qu'est-ce que cela vous empêche de faire à la place ?
• Santé et sécurité  :Les tâches de conformité des audits ne sont-elles pas effectuées ou les quasi-incidents augmentent-ils ?
• Rétention des employés :Est-ce difficile de s'accrocher aux bons membres de l'équipe ? (Psst, si cela vous pose problème, consultez cet article pour réduire le chiffre d'affaires)
• Qualité :Comment une déficience de votre équipe affecte-t-elle le produit final ? (Vous n'êtes pas sûr ? Consultez cet article sur l'impact de la maintenance sur la production)

Étape 2 :Décrivez votre solution

Pourquoi cela fonctionne

Maintenant que vous avez un méchant dans votre histoire (le problème), il est temps de présenter le héros (votre projet). Les gens aiment percer des trous dans un projet parce que c'est un saut dans l'inconnu. Mais ils sont moins susceptibles de le faire lorsque le projet est la réponse à un problème qui les préoccupe.

Comment raconter l'histoire

Décrivez votre solution avec une approche en trois étapes :

• Décrivez votre solution/projet
• Expliquez comment cela résout le problème
• Décrire les résultats/avantages

Quelles données utiliser

Joindre des chiffres à vos revendications les aidera à trouver un écho. Par exemple, découvrez combien d'heures de travail vous pourriez économiser si les techniciens n'avaient pas besoin de passer leur temps à chercher des pièces. Cela peut sembler un petit nombre. Mais si vous le multipliez par des semaines, des mois ou des années, cela peut s'additionner rapidement.

Tous ces avantages n'existent pas dans le vide. Si vous passez cinq heures par mois à faire des réparations au lieu de fouiller dans le magasin, cela pourrait signifier cinq heures de production supplémentaires, ce qui pourrait être énorme pour votre organisation.

Il existe plusieurs manières d'obtenir ces données :

• Données de l'ordre de travail  :Si vous souhaitez améliorer un processus, répartissez-le sur vos ordres de travail et demandez aux techniciens d'enregistrer le temps ou l'argent qu'ils consacrent à ce processus (Découvrez ce que vous trouvez d'autre dans les données de votre ordre de travail)
• Vos ​​pairs  :si vous ne savez pas combien une heure vaut pour l'équipe de production, demandez-leur ou consultez les directives OEM pour un actif
• Réaliser une expérience contrôlée  :testez votre solution sur un petit actif ou un processus à faible risque et mesurez les résultats avant et après (cela vous aidera également à l'étape 4).

Étape 3 :Alignez votre solution sur les objectifs commerciaux

Pourquoi cela fonctionne

Tout le monde, du PDG au technicien junior, a un objectif à atteindre. Si votre projet rapproche les gens de leurs objectifs, vous avez plus de chances d'obtenir leur soutien. Cela transforme votre projet de quelque chose que le service de maintenance veut faire à quelque chose que l'entreprise doit faire. Cela crée un investissement émotionnel dans l'idée, qui peut rapidement se transformer en investissement financier.

Comment raconter l'histoire

Cette histoire est racontée en trois parties :

1. Déterminer les objectifs de l'entreprise  :Cela peut aller de la réduction des coûts à l'ouverture de nouveaux sites dans le monde
2. Connectez cet objectif aux travaux de maintenance  :Mettez en évidence ce que fait l'équipe de maintenance et son impact sur l'objectif de niveau supérieur
3. Lier ce travail au projet  :Expliquez comment votre projet peut combler une lacune ou améliorer ce que vous faites déjà dans votre programme de maintenance

Ce modèle pratique peut vous aider à aligner les travaux de maintenance sur les objectifs commerciaux

Quelles données utiliser

Vous avez identifié l'impact de votre projet de maintenance sur les objectifs commerciaux. Il est maintenant temps de répondre à la question « De combien ? » Voici quelques exemples de liens entre un projet de maintenance et des initiatives d'entreprise avec des données :

• Rendement des coûts  :L'embauche d'un spécialiste nous permettra de réduire les coûts des entrepreneurs de 100 000 $ par an et d'augmenter le temps de production de 8 % par an
• Extension :L'achat d'un logiciel de maintenance nous donne le pouvoir de standardiser les processus de maintenance afin que nous puissions mettre en place de nouvelles équipes de maintenance en 30 jours au lieu de 60 (Ce guide contient de nombreux autres conseils pour convaincre votre patron d'investir dans un logiciel)
• Réduction des risques  :Un gestionnaire d'inventaire dédié suivra et prévoira l'utilisation des pièces afin que nous puissions nous préparer aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement et réduire les achats d'urgence de 40 %

Étape 4 :Prouvez que le projet fonctionnera

Pourquoi cela fonctionne

Les gens détestent l'inconnu. Le risque est un gros mot, surtout dans les discussions budgétaires. C'est pourquoi prouver que votre projet fonctionnera est essentiel pour qu'il et son budget soient approuvés. Beaucoup de scepticisme autour de votre plan disparaîtra si vous pouvez montrer que votre idée peut être réalisée et a déjà été réalisée.

Comment raconter l'histoire

Il y a plusieurs angles différents que vous pouvez prendre pour prouver que votre projet est une chose sûre :

1. Trouvez des exemples d'autres entreprises qui ont réalisé le même projet avec de bons résultats. Points bonus s'il s'agit d'un concurrent ou d'une entreprise bien connue.
2. Découvrez si une autre équipe ou un autre site de votre entreprise a participé à un projet similaire et quels en ont été les résultats positifs. Par exemple, comment les équipes de maintenance des autres sites ont-elles abordé le problème que vous essayez de résoudre ?
3. Réalisez une petite expérience ou un pilote de votre idée et présentez les résultats. Si vous faites un essai d'un logiciel de maintenance gratuit, vous pouvez montrer comment une version payante apportera un retour sur investissement.

Quelles données utiliser

La collecte de données à partir d'études de cas ou de projets pilotes n'est que la moitié de la bataille. Les argumentaires les plus forts prennent ces résultats et les traduisent pour s'adapter à votre équipe et à l'échelle du projet. Par exemple, une autre entreprise peut avoir vu 30 % de pannes en moins après avoir installé des capteurs sur toutes ses machines. Mais que se passe-t-il s'il est seulement réaliste pour vous de surveiller les lectures des capteurs sur une poignée d'actifs ? Cela donnera-t-il les mêmes résultats ?

Voici un autre exemple :disons qu'un projet pilote d'un mois vous a permis d'économiser 20 heures de travail administratif. Si vous mettez ce projet en place à temps plein, cela vous ferait gagner 240 heures par an. En d'autres termes, cela vous libérerait 12 % de votre temps.

Étape 5 :Identifier les risques

Pourquoi cela fonctionne

Chaque projet a ses risques. Ce n'est pas un secret. Ignorer les pièges potentiels enverra rapidement votre projet sur le territoire « trop beau pour être vrai ». Anticiper ces ralentisseurs montre que vous êtes prêt à les contourner sans dépenser trop de temps ou d'argent. Et cela rendra votre patron (et son patron) plus à l'aise avec le projet.

Comment raconter l'histoire

Le secret est d'associer chaque risque que vous avez identifié à un plan pour le vaincre, comme ces exemples :

1. Risque  :Les techniciens n'utiliseront pas le logiciel que nous introduisons
   Plan  :impliquez-les dans le processus de sélection afin qu'ils soient à l'aise avec le système (tout comme cette organisation l'a fait)
2. Risque :Il faudra plus de temps que prévu pour intégrer un nouvel employé
   Plan  :Enregistrez de courts tutoriels pour les tâches de routine afin de raccourcir la courbe d'apprentissage
3. Risque :Notre backlog va s'agrandir pendant que nous mettons en œuvre le projet
   Plan  :Développez un système pour hiérarchiser et terminer le travail en retard pour réduire les risques (ce que vous pourrez faire en quelques minutes avec ce modèle)
4. Risque :Nous allons dépenser trop pour le projet
   Plan  :créez une feuille de route de projet bien définie pour éviter les dérives et les dépenses excessives (et téléchargez ce modèle de budget pour suivre tous vos coûts)

Quelles données utiliser

La prévention des risques consiste à repérer les signaux d'alarme à l'horizon. Tout comme un niveau élevé de vibration pourrait signaler une panne imminente, il existe des données qui vous aideront à trouver une menace pour votre projet et à l'arrêter. La présentation de ces KPI lors de votre argumentaire montrera que vous n'évaluez pas le risque sur la base d'une intuition.

Par exemple, vous pourriez mesurer les taux d'adoption si vous implémentiez un nouveau logiciel. Si les taux d'adoption sont faibles, vous pouvez effectuer plus de formation pour que votre équipe se familiarise avec le système.

D'autres exemples de données de drapeau rouge incluent :

Étape 6 :Décrivez votre plan et vos exigences

Pourquoi cela fonctionne

Cette étape consiste à remplir les détails de votre plan afin que tout le monde comprenne comment cela vous affectera, votre équipe et le reste de l'organisation dans les semaines ou les mois à venir. Cela montre également que les ressources et l'assistance que vous demandez seront utilisées rapidement et efficacement pour produire des résultats fiables plus rapidement.

Comment raconter l'histoire

Évitez une liste massive de tout ce que vous prévoyez d'accomplir et des ressources dont vous avez besoin. Découpez votre projet en jalons. Déterminez ensuite ce dont vous aurez besoin et comment vous mesurerez le succès à chaque étape à l'aide de ce cadre :

1. Chronologie :Combien de temps cette étape du projet prendra-t-elle ? Conseil de pro :si cela prend plus de quelques mois, envisagez de diviser cette étape en points de contact encore plus petits.
2. Tâches :Qu'allez-vous accomplir à cette étape du projet ? Si l'objectif final de cette étape est d'effectuer un audit de toutes les opérations de maintenance hebdomadaires programmées, l'une de vos tâches pourrait être de vérifier l'exactitude de toutes les listes de tâches.
3. Partenaires :Déterminez qui sera impliqué à chaque étape du projet. Conseil de pro :soulignez à quel point chaque partie prenante sera impliquée. Par exemple, qui est responsable, redevable, consulté et informé ? (En savoir plus sur le modèle RACI)
4. Ressources et coûts :De quelles ressources aurez-vous besoin pour accomplir chaque tâche et combien cela coûtera-t-il ? Cela peut aller des coûts de main-d'œuvre et des pièces détachées aux abonnements logiciels.
5. KPI :Comment mesurerez-vous le succès à chaque étape. Cela peut aller de ce que vous avez accompli (c.-à-d. auditer 50 % des ordres de travail) à son impact (c.

Quelles données utiliser

L'accent sera mis sur les coûts à cette étape. La meilleure façon d'atténuer le choc est de comparer le coût du projet à ce que l'entreprise dépense (ou perd) sans votre solution.

Par exemple, l'embauche d'un responsable de magasin et la création d'un programme d'inventaire coûteront environ 125 000 $ par an. L'entreprise dépense actuellement environ 250 000 $ par an en temps de production perdu et en achats de pièces d'urgence.

Lorsque vous mesurez les indicateurs de réussite, examinez les moyennes mobiles pour marquer les progrès. Configurez vos métriques comme suit :

1. Définissez vos indicateurs de réussite. C'est à dire. Il est temps de récupérer les pièces
2. Définir des repères. C'est à dire. Il faut en moyenne 20 minutes pour récupérer les pièces
3. Suivre les progrès sur 90 jours. C'est à dire. Le temps moyen de récupération des pièces a diminué de 33 % (6,5 minutes) au cours des 90 derniers jours

Le pitch parfait combine les données et la narration

Les gens n'investissent pas dans des projets. Ils investissent dans les problèmes, les solutions et les résultats. Et la meilleure façon d'attirer leur attention est avec des histoires. Saupoudrer certaines données là-dedans fait ressortir la taille, l'échelle et l'impact de ces problèmes, solutions et résultats.

Vous n'avez pas besoin d'une idée novatrice pour utiliser ce cadre. Cela fonctionne aussi bien pour une refonte massive de vos systèmes de maintenance que pour obtenir de l'argent supplémentaire pour un entrepreneur. Ainsi, la prochaine fois que vous aurez besoin de justifier votre budget, de présenter une idée ou simplement d'obtenir un vote de confiance pour un nouveau processus, n'oubliez pas que la narration et les données sont vos meilleurs amis.