Comment suivre et gérer vos coûts de maintenance

Les coûts de maintenance élevés des actifs physiques peuvent nuire à la réussite de l'entreprise. Ils gonflent vos coûts d'exploitation et réduisent vos marges bénéficiaires. Cependant, vous ne pouvez pas faire des affaires sans un équipement qui fonctionne correctement. La seule solution est de trouver comment contrôler les dépenses de maintenance.

Pour ce faire, vous avez besoin d'une connaissance approfondie de vos activités de maintenance. Quelles actions et actifs coûtent le plus cher et pourquoi ? Comment suivre avec précision les coûts de maintenance au niveau de l'ensemble de l'organisation, ainsi qu'au niveau d'un seul actif ?

Continuez à lire pour le découvrir.

Comprendre les coûts de maintenance

Les coûts de maintenance représentent toutes les dépenses résultant de vos efforts pour maintenir les actifs physiques dans des conditions de fonctionnement optimales. Peu importe qu'il s'agisse d'une voiture, d'un bien locatif, d'une génératrice ou d'une scie circulaire, s'il a besoin d'un entretien régulier, il entraînera des frais d'entretien.

Fabrication, aviation et construction , parmi de nombreuses autres industries lourdes en actifs, ont une très forte incitation à garder leur budget de maintenance sous contrôle. Le suivi des coûts de maintenance est l'un des moyens qu'ils utilisent pour évaluer l'efficacité de leurs services de maintenance respectifs. En ce sens, le coût de maintenance est souvent considéré comme un KPI de maintenance important (indicateur clé de performance).

La bonne façon de penser aux coûts de maintenance

De nombreux propriétaires d'entreprise ont un mauvais état d'esprit en matière de maintenance. Ils ne le considèrent que comme un centre de coûts (une opération qui n'ajoute pas directement au profit). Cela les amène à constamment faire pression sur les directeurs et les responsables de la maintenance pour qu'ils réduisent les coûts de maintenance totaux, même lorsque cela n'est pas dans l'intérêt à long terme de leur organisation.

La bonne façon de penser à la maintenance est comme un investissement. En effectuant des travaux de maintenance, vous ne perdez pas d'argent, vous l'investissez dans votre équipement. Vous dépensez de l'argent pour augmenter les performances et la durée de vie utile de vos actifs, ainsi que pour réduire le nombre de retards de production dans les mois et les années à venir, ce qui augmentera vos résultats à long terme.

Les professionnels de la maintenance devront toujours travailler dans les limites de leur budget. Pour avoir une chance de gérer avec succès les dépenses de maintenance, ils doivent comprendre quels facteurs contribuent à leurs factures de maintenance.

Qu'est-ce qui est inclus dans le calcul du coût total de maintenance ?

Le coût réel d'un actif n'est pas seulement son prix d'achat. Lorsqu'un ministère achète un nouvel équipement, il doit également tenir compte de ses coûts d'entretien et de réparation courants. Le coût moyen de l'entretien courant peut différer considérablement d'un actif à l'autre. De combien d'entretien régulier a-t-il besoin, comment il gère l'usure, quel est le coût des pièces de rechange ; ce ne sont là que quelques-uns des facteurs qui auront un impact sur les coûts de maintenance annuels d'un actif particulier.

Ces types de décisions budgétaires sont souvent laissés aux directeurs et aux gestionnaires de maintenance, tant qu'ils ne dépassent pas le budget de maintenance défini. À la fin de l'année, les propriétaires d'entreprise ne seront souvent intéressés que par l'examen des coûts totaux, qui sont souvent représentés par le total des coûts MRO (maintenance, réparation, opérations) dans les bilans.

Le coût MRO peut être décomposé en coûts de main-d'œuvre, pièces de rechange et matériaux, fournisseurs de maintenance, coûts énergétiques et frais généraux. Le suivi efficace des coûts pour chacune de ces catégories est essentiel pour réduire les coûts de maintenance futurs.

Une chose importante qui est souvent laissée de côté dans cette conversation est le coût indirect de la perte de productivité . Pendant la plupart des activités de maintenance, l'actif doit être arrêté. Si une maintenance programmée ou une réparation imprévue se produit pendant les heures ouvrables normales, cela entraînera une perte d'heures de production, ce qui signifie une perte de profit. L'entreprise perdra-t-elle des centaines ou des millions de dollars selon l'importance de l'actif affecté pour les opérations commerciales et la durée totale des temps d'arrêt de l'équipement.

Comment suivre les dépenses de maintenance (avec Limble CMMS)

Le moyen le plus simple de mesurer les coûts de maintenance totaux est d'utiliser un système de GMAO. Vous n'avez besoin de le configurer qu'une seule fois et il peut automatiquement suivre tous les coûts en cours. Pour garantir l'exactitude des données, les techniciens doivent saisir le temps passé et les pièces utilisées, ce qu'ils seront invités à faire lors de la clôture d'un MP ou d'un WO.

L'alternative est de passer des heures à fouiller dans des feuilles Excel et des factures chaque fois que vous devez créer un rapport. Vous pouvez imaginer à quel point cela doit être amusant.

Suivi des coûts de maintenance globaux

Pour gérer efficacement les coûts de maintenance, vous avez besoin de données précises et de la possibilité de ventiler les coûts par catégories telles que les pièces et les actifs. Cela vous permet de trouver et d'éliminer les zones à problèmes.

Le coût total de maintenance à Limble est divisé en trois catégories principales :

1. $ dépensé en pièces
2. $ dépensé en main-d'œuvre (comprend les coûts tels que le salaire, les avantages sociaux et les heures supplémentaires)
3. $ dépensés en factures (comme lorsque vous faites appel à un fournisseur pour une réparation spécialisée ou que vous vous rendez dans une quincaillerie pour acquérir une pièce manquante)  

Sur l'image ci-dessous, vous pouvez voir un exemple de rapport mensuel personnalisé qui contient la ventilation des coûts pour les pièces, les fournisseurs externes et la main-d'œuvre. Vous pouvez cliquer sur chaque catégorie pour voir d'autres ventilations des coûts .

Ce type de rapport est un excellent moyen de garder un œil sur les coûts de maintenance globaux. Cependant, si nous voulons trouver des domaines à améliorer, nous devons avoir accès à des rapports plus détaillés . C'est donc ce que nous aborderons ensuite.

Tracer les dépenses pour un seul actif

Les factures des fournisseurs sont liées aux actifs. Les pièces de rechange sont dépensées en actifs. Les coûts de main-d'œuvre sont occasionnés par l'exécution de travaux de maintenance sur les actifs. Bien qu'une GMAO puisse vous permettre de ventiler les coûts en fonction des types de factures, des types de pièces de rechange et du type de travail effectué, les rapports les plus utiles seront ceux qui examinent des actifs spécifiques.

Imaginez le monde sans GMAO où vous essayez de calculer le coût total de possession d'un climatiseur. Vous devez fouiller dans les bons de travail papier pour savoir combien de travaux de maintenance ont été effectués sur l'actif et quelles pièces de rechange ont été utilisées. Lorsque vous trouvez cette information, vous devez espérer qu'elle est exacte et qu'aucun WO n'a été égaré. Après cela, vous devez rechercher dans les feuilles de calcul quel est le coût de chaque pièce de rechange usagée.

Ensuite, vous devez examiner qui a effectué des PM et des WO, pendant combien de temps et si certaines d'entre elles étaient des heures supplémentaires - afin que vous puissiez fouiller dans des tableaux supplémentaires et calculer les coûts de main-d'œuvre. De plus, John n'est-il pas allé chez Home Depot la semaine dernière pour obtenir une jauge à essence pour ce climatiseur ? Mieux vaut l'appeler pour confirmer.

OU, vous pouvez utiliser une solution numérique comme Limble et trouver toutes ces informations en quelques clics, prêtes à être exportées :

La façon la plus simple de gérer un budget de maintenance est d'avoir un aperçu approfondi de vos données de maintenance. En sachant combien vos actifs vous coûtent et pourquoi il devient beaucoup plus facile de trouver des endroits pour réduire les coûts et éliminer les actions inutiles.

Si vous souhaitez donner à Limble la GMAO, vous avez trois possibilités :

• démarrez un essai gratuit de 30 jours
• demander une démo
• essayez notre auto-démo (charge un environnement simulé où vous pouvez jouer avec les fonctionnalités de Limble)

Bien que la GMAO soit incroyablement utile, il existe d'autres moyens de contrôler vos dépenses de maintenance. Nous aborderons ces prochains.

Comment réduire les coûts de maintenance globaux

Il est toujours difficile de trouver de nouvelles façons de réduire votre budget de maintenance. Vous trouverez ci-dessous une longue liste d'idées pour réduire les coûts de maintenance :

• mettre en œuvre un solution de GMAO moderne afin que vous puissiez suivre les dépenses de maintenance et identifier les actions et les actifs qui entraînent les coûts les plus élevés
• utiliser un solution de gestion des stocks pour prévoir avec précision les besoins d'inventaire et réduire les coûts d'inventaire des pièces de rechange 
• améliorer le processus d'intégration des opérateurs de machines ils ont donc moins de chance d'endommager l'équipement par une mauvaise utilisation
• négocier plus dur avec les fournisseurs de maintenance et les fournisseurs de pièces détachées
• mettre en œuvre pratiques de maintenance allégées pour réduire le gaspillage et les actions inutiles
• mettre en œuvre une maintenance autonome
• investir dans la technologie de surveillance des conditions pour surveiller la santé des actifs et optimiser votre calendrier de maintenance (cela peut vous aider à éviter des réparations coûteuses et à réduire les coûts de main-d'œuvre globaux)
• se concentrer sur les stratégies de maintenance proactives comme la maintenance préventive et la maintenance prédictive (il est moins coûteux d'entretenir un équipement que de le réparer)

Réduire la maintenance réactive de 73,2 %

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Étude de cas

Rien sur cette liste n'est une solution rapide comme le serait le licenciement de quelques personnes. Ce sont cependant des solutions à long terme bien supérieures. La mise en œuvre de ces étapes vous obligera à résoudre des problèmes systématiques qui génèrent de nombreux coûts évitables.

Coût de maintenance vs dépenses d'investissement

À des fins comptables, il est important de faire la distinction entre les coûts d'entretien général et les dépenses en capital.

En bref, les coûts de maintenance régulière incluent les actions de maintenance effectuées régulièrement pour maintenir les actifs dans leur état d'origine. Cela comprend les travaux de maintenance de routine, les remplacements de pièces de rechange et les réparations simples.

Les dépenses en capital sont des dépenses de maintenance telles que des révisions et des mises à niveau majeures qui nécessitent d'importants investissements en ressources. Contrairement à l'entretien régulier, les dépenses d'investissement augmentent la valeur des actifs.

Les avantages des travaux d'entretien standard durent moins de 12 mois et sont comptabilisés dans un compte de résultat pour l'année en cours. En revanche, les avantages des dépenses en capital durent plus de 12 mois, ils peuvent donc être amortis dans le temps.

Parfois, vous devez dépenser de l'argent pour économiser de l'argent

Investir de l'argent dans la maintenance est souvent la solution à long terme la plus intelligente que vous puissiez trouver.

Il est plus logique d'acheter une nouvelle machine que de réparer en permanence un ancien actif qui approche de la fin de sa durée de vie. L'achat de pièces et de matériaux d'origine peut prolonger la durée de vie des actifs et réduire le nombre de réparations d'urgence. Investir dans une GMAO peut vous faire économiser de l'argent de multiples façons. Mettre quelques dollars dans la formation des techniciens de maintenance et des opérateurs peut être extrêmement rentable lorsque l'on travaille avec des équipements coûteux.

Bien sûr, obtenir l'approbation de tels investissements est plus facile à dire qu'à faire. Le meilleur argument que vous puissiez présenter à la haute direction est de montrer le retour sur investissement attendu. Vous pouvez commencer par une proposition peu coûteuse comme la mise en œuvre d'un logiciel de GMAO. Voici un guide simple sur comment calculer le ROI de la GMAO pour vous aider à démarrer.

En fin de compte, nous espérons que l'article vous a donné une bonne idée de la façon de contrôler vos dépenses d'entretien. Si vous pensez que nous avons raté quelque chose d'important, lancez une discussion dans les commentaires ci-dessous !