Maîtriser la gestion à distance de votre équipe d'approvisionnement

Introduit d'abord comme solution à l'hyper-urbanisation, le travail à distance a été imposé ces dernières semaines comme solution pour prévenir la propagation du coronavirus.

Traditionnellement, les départements d'approvisionnement ne travaillent pas à distance, c'est donc une bonne opportunité pour les organisations de découvrir de nouveaux flux de travail et d'optimiser leurs processus. Le travail à distance a en fait de multiples avantages, notamment :

• Productivité. Les télétravailleurs sont jusqu'à 40 % plus productifs que leurs homologues de bureau, et ont mesuré une augmentation de production d'au moins 4,4 %.
• Performance. Les travailleurs à distance produisent des résultats avec 40 % moins de défauts de qualité.
• Engagement. Une productivité et une performance plus élevées créent un engagement plus fort et 41 % d'absentéisme en moins.
• Rétention. 54 % des employés disent qu'ils changeraient d'emploi pour un offrant de la flexibilité au travail.
• Rentabilité. Les organisations économisent en moyenne 11 000 $ par an par télétravailleur à temps partiel.

Maintenant, volontairement ou non, les départements d'approvisionnement peuvent profiter de ces avantages également.

Des plateformes d'automatisation de l'approvisionnement aux applications de chat, applications d'appels vidéo et plateformes de partage de ressources, les départements d'approvisionnement ont tout ce dont ils ont besoin pour continuer le travail loin du bureau. Voici quatre types d'outils qui permettent l'approvisionnement à distance :

Applications de chat

Il existe des applications de chat pour le lieu de travail, et pour la messagerie personnelle. Utiliser la bonne application ne se contente pas de rationaliser la communication au sein d'une organisation ; elle fait aussi gagner beaucoup de temps.

Selon Statista, 53 % des organisations avaient adopté des outils de collaboration d'ici 2016, et le nombre n'a cessé d'augmenter depuis. Les avantages des applications de chat de travail et des outils de collaboration incluent une communication améliorée, un flux de travail rationalisé, une productivité accrue, une responsabilisation accrue et une gestion de projet améliorée.

Il existe de nombreuses applications de chat que les organisations peuvent utiliser, mais les plus populaires sont Slack, Microsoft Teams et Workplace by Facebook.

Visioconférence

Pour les entreprises modernes et innovantes, construire et maintenir des relations de qualité avec les partenaires, fournisseurs, équipes internes, investisseurs et clients est essentiel. La visioconférence booste la productivité, fait gagner du temps, réduit les frais de déplacement et favorise la collaboration globale.

L'utilisation d'une solution de visioconférence simple et unifiée avec support pour le partage d'écran permet aux équipes d'être plus connectées, productives et engagées. Elle permet aussi :

• D'activer une main-d'œuvre numérique. Les réunions vidéo aident les organisations à maintenir des connexions humaines, indépendamment de la localisation physique, ce qui accélère la prise de décision et améliore la capacité à collaborer globalement ;
• De rassembler la communication et la culture. Le travail à distance peut booster la productivité et réduire les coûts de déplacement en même temps ; la visioconférence a la capacité unique d'apporter la connexion humaine de la communication en face-à-face à chaque interaction ;
• D'augmenter la fiabilité de la communication. La visioconférence fournit un moyen rapide et sécurisé de communiquer avec votre équipe, ainsi qu'avec vos fournisseurs.

Les applications logicielles de visioconférence les plus populaires sont Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting et Zoom.

Partage de ressources

Jusqu'à récemment, la plupart des organisations dépendaient de serveurs internes pour stocker leur collection croissante de fichiers. Aujourd'hui, stocker des données en ligne sur des serveurs cloud est de plus en plus courant, car cela permet un stockage illimité. De plus, les données peuvent être facilement accessibles depuis n'importe où dans le monde.

Les avantages des applications de partage de ressources comme Google Drive et Dropbox incluent la reprise après sinistre via le stockage cloud, la protection contre les attaques et les pannes matérielles, les économies de coûts, le partage facile avec fournisseurs et collègues, et la collaboration pour accéder et modifier des fichiers ou documents.

Automatisation de l'approvisionnement

Traditionnellement, le processus d'approvisionnement a nécessité beaucoup d'efforts manuels. Cependant, les outils modernes permettent aux fabricants de confier de nombreuses tâches manuelles à des solutions d'automatisation de l'approvisionnement. En échange, l'amélioration du processus d'approvisionnement libère de précieuses ressources internes pour la prise de décision et la stratégie.

Les outils d'automatisation de l'approvisionnement permettent :

• Une gestion facile des RFx. En utilisant des RFI, RFP et RFQ en ligne, les organisations peuvent communiquer avec les fournisseurs plus facilement, et suivre chaque étape automatiquement et en temps réel.
• Des enchères en ligne. Les entreprises les plus performantes utilisent les e-enchères pour assurer des économies de coûts majeures.
• L'approbation de documents en ligne. Des demandes d'achat aux approbations personnalisées, des bons de commande aux factures et au rapprochement à trois voies, les outils d'automatisation de l'approvisionnement permettent aux gestionnaires d'approvisionnement de signer et d'approuver tout document en ligne.
• La gestion des fournisseurs. Développer une relation mutuellement bénéfique avec les fournisseurs, en particulier ceux jugés les plus stratégiques pour la marque, est clé pour promouvoir la qualité, l'efficacité, l'innovation, la réduction des coûts, la réduction des déchets et le renforcement de la chaîne d'approvisionnement.
• La gestion des contrats. Les plateformes d'automatisation de l'approvisionnement peuvent aider les gestionnaires de contrats à gérer correctement les contrats en adressant la gestion de transition et le suivi de performance, et en aidant à garantir que l'acheteur et le fournisseur remplissent leurs engagements commerciaux et contractuels.

Alina Naftanaila est cofondatrice de Prokuria, une plateforme d'e-approvisionnement cloud.