Comment gérer votre service achats à distance

Introduit d'abord comme une solution à l'hyper-urbanisation, le travail à distance s'est imposé ces dernières semaines comme une solution pour prévenir la propagation du coronavirus.

Traditionnellement, les services achats ne travaillent pas à distance, c'est donc une bonne occasion pour les organisations de découvrir de nouveaux flux de travail et d'optimiser leurs processus. Le travail à distance présente de nombreux avantages, notamment :

• Productivité . Les télétravailleurs sont jusqu'à 40 % plus productifs que leurs homologues de bureau et ont enregistré une augmentation de la production d'au moins 4,4 %.
• Performances . Les télétravailleurs produisent des résultats avec 40 % de défauts de qualité en moins.
• Engagement . Une productivité et des performances plus élevées créent un engagement plus fort et un absentéisme réduit de 41 %.
• Rétention . 54 % des employés déclarent qu'ils changeraient d'emploi pour un autre qui leur offrirait une flexibilité au travail.
• Rentabilité . Les organisations économisent en moyenne 11 000 $ par an par télétravailleur à temps partiel.

Désormais, volontairement ou non, les services achats peuvent également profiter de ces avantages.

Des plates-formes d'automatisation des achats aux applications de chat, aux applications d'appel vidéo et aux plates-formes de partage de ressources, les services d'approvisionnement ont tout ce dont ils ont besoin pour continuer à travailler en dehors du bureau. Voici quatre types d'outils qui permettent l'approvisionnement à distance :

Applications de discussion

Il existe des applications de chat pour le lieu de travail et pour la messagerie personnelle. L'utilisation de la bonne application ne se contente pas de rationaliser la communication au sein d'une organisation ; cela fait aussi gagner beaucoup de temps.

Selon Statista, 53 % des organisations avaient adopté des outils de collaboration en 2016, et ce nombre n'a cessé d'augmenter depuis. Les avantages des applications de chat professionnel et des outils de collaboration incluent une communication améliorée, un flux de travail rationalisé, une productivité accrue, une responsabilité accrue et une gestion de projet améliorée.

Il existe de nombreuses applications de chat que les organisations peuvent utiliser, mais les plus populaires sont Slack, Microsoft Teams et Workplace by Facebook.

Vidéoconférence

Pour les entreprises modernes et innovantes, la construction et le maintien de relations de qualité avec les partenaires, les fournisseurs, les équipes internes, les investisseurs et les clients sont essentiels. La visioconférence augmente la productivité, fait gagner du temps, réduit les frais de déplacement et favorise la collaboration globale.

L'utilisation d'une solution de visioconférence simple et unifiée avec prise en charge du partage d'écran permet aux équipes d'être plus connectées, productives et engagées. Il a également :

• Permet une main-d'œuvre numérique . Les visioconférences aident les organisations à maintenir des relations humaines, quel que soit leur emplacement physique, ce qui accélère la prise de décision et améliore la capacité de collaborer à l'échelle mondiale ;
• Rallie communication et culture . Le travail à distance peut augmenter la productivité et réduire les frais de déplacement en même temps ; la visioconférence a la capacité unique d'apporter la connexion humaine de la communication en face à face à chaque interaction ;
• Augmente la fiabilité des communications . La visioconférence offre un moyen rapide et sécurisé de communiquer avec votre équipe, ainsi qu'avec vos fournisseurs.

Les applications logicielles de visioconférence les plus populaires sont Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting et Zoom.

Partage de ressources

Jusqu'à récemment, la plupart des organisations dépendaient de serveurs internes pour stocker leur collection croissante de fichiers. Aujourd'hui, le stockage de données en ligne sur des serveurs cloud est de plus en plus courant, car il permet un stockage illimité. De plus, les données sont facilement accessibles depuis n'importe où dans le monde.

Les avantages des applications de partage de ressources telles que Google Drive et Dropbox incluent la reprise après sinistre via le stockage dans le cloud, la protection contre les attaques et les pannes matérielles, les économies de coûts, le partage facile avec les fournisseurs et les collègues, et la collaboration pour accéder et modifier des fichiers ou des documents.

Automatisation des achats

Traditionnellement, le processus d'approvisionnement exigeait beaucoup d'efforts manuels. Cependant, les outils modernes permettent aux fabricants de transférer de nombreuses tâches manuelles vers des solutions d'automatisation des achats. En échange, l'amélioration des processus d'approvisionnement libère des ressources internes précieuses pour la prise de décision et l'élaboration de stratégies.

Les outils d'automatisation des achats permettent :

• Gestion facile des RFx . En utilisant les RFI, RFP et RFQ en ligne, les organisations peuvent communiquer plus facilement avec les fournisseurs et suivre chaque étape automatiquement et en temps réel.
• Enchères en ligne . Les entreprises les plus performantes utilisent les enchères en ligne pour réaliser des économies substantielles.
• Approbation de documents en ligne . Des demandes aux approbations personnalisées, des bons de commande aux factures et au rapprochement à trois, les outils d'automatisation des achats permettent aux responsables des achats de signer et d'approuver n'importe quel document en ligne.
• Gestion des fournisseurs . Développer une relation mutuellement bénéfique avec les fournisseurs, en particulier avec ceux considérés comme les plus stratégiques pour la marque, est essentiel pour promouvoir la qualité, l'efficacité, l'innovation, la réduction des coûts, la réduction des déchets et le renforcement de la chaîne d'approvisionnement.
• Gestion des contrats . Les plates-formes d'automatisation des achats peuvent aider les gestionnaires de contrats à gérer correctement les contrats en abordant la gestion de la transition et le suivi des performances, et en aidant à garantir que l'acheteur et le fournisseur remplissent leurs engagements commerciaux et contractuels.

Alina Naftanaila est cofondatrice de Prokuria, une plate-forme d'approvisionnement électronique basée sur le cloud.