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12 modèles de maintenance et comment les utiliser

L'équipe de maintenance de Scott Britton se noyait dans le travail administratif.

« Quiconque terminait son quart de travail de 12 heures écrivait des pages de notes pour la personne commençant le prochain quart de travail », explique Scott, directeur général des opérations chez Rambler Metals &Mining.

La rédaction et la révision de ces notes prenaient une heure au début et à la fin du quart de travail de chaque personne. Pour aggraver les choses, les demandes de maintenance seraient écrites sur des post-it ou des bouts de papier. L'équipe de maintenance passait un temps considérable à parcourir des tas de notes et à hiérarchiser le travail.

C'était le chaos total. Et même s'il était clair que de meilleurs processus offriraient un soulagement, cela prendrait du temps. Ce choix entre deux projets chronophages est courant. Et cela finit souvent par favoriser le statu quo. Vous vous retrouvez donc avec des processus interrompus et une frustration croissante.

Voyez comment l'équipe de Scott s'est retirée de sa montagne de travail d'administrateur ici

Heureusement, il existe un moyen plus simple de faire passer votre équipe de maintenance d'un enfer administratif à une machine bien huilée :les modèles.

Créer de nouveaux processus à partir de zéro est difficile. Les modèles de maintenance abaissent le niveau d'effort de 10 à cinq. Vous devez toujours prendre des décisions clés, mais vous disposez d'une base sur laquelle travailler.

Cet article présente 12 modèles de maintenance (plus des téléchargements gratuits) qui vous aideront à créer des politiques, des calendriers, des budgets et plus encore de classe mondiale. Il vous donnera également une brève introduction à l'utilisation de ces modèles et mettra enfin un terme à vos frustrations quotidiennes.

Table des matières

1. Un modèle pour concevoir une politique de gestion des actifs

Téléchargez votre modèle de politique de gestion des actifs

Qu'est-ce que ce modèle ?

Une politique de gestion des actifs fournit un ensemble de principes directeurs, d'intentions, d'objectifs et de méthodes de gestion des actifs. C'est un moyen pour tous les membres de votre entreprise de se sentir confiants dans leurs choix et leurs contributions à l'installation.

La politique fournit un modèle de prise de décision afin que les gens puissent obtenir les meilleurs résultats possibles pour chaque tâche tout en atteignant les objectifs de l'organisation. Il intègre non seulement la gestion des actifs dans la culture d'une installation, mais il sert également de signe de l'engagement de l'organisation envers l'efficacité et la durabilité envers les personnes extérieures à l'entreprise. Une politique de gestion des actifs contient :

Déclaration de politique

Dans la gestion des actifs appartenant à (Insérer la société), nous nous engageons à :

Exemple de déclaration de politique dans une politique de gestion d'actifs

Comment utiliser ce modèle

Une politique de gestion des actifs peut servir de base à des projets plus importants de maintenance, de gestion des actifs ou de fiabilité. Les sections portée, intention et rôles et responsabilités sont particulièrement utiles pour guider les projets futurs. Vous souhaitez mettre en place un nouveau système de demandes de maintenance sur plusieurs sites ? Ce n'est pas un petit changement. L'utilisation de ce cadre pour décrire le projet vous aidera à mesurer les progrès, à éviter toute confusion et à arrêter la dérive de la portée.

2. Un modèle pour créer votre stratégie de maintenance parfaite

Téléchargez votre modèle de stratégie de maintenance

Qu'est-ce que ce modèle ?

Il existe de nombreux avantages pour les équipes de maintenance qui peuvent lier leur travail aux objectifs plus ambitieux de l'entreprise. Ce modèle vous aide à établir cette connexion. Il décrit un processus en quatre étapes pour créer une stratégie de maintenance qui s'aligne sur le travail effectué dans l'ensemble de l'organisation. Cela comprend l'établissement de ces objectifs de haut niveau, la détermination de l'impact de la maintenance sur cet objectif, puis la création de métriques et de domaines d'intervention qui vous aident à générer des résultats.

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Comment utiliser ce modèle

Le modèle de stratégie de maintenance peut également vous aider à concevoir de meilleurs processus. Par exemple, commencez par lister vos métriques et stratégies idéales. Si vous n'avez pas mis en place les bons processus ou systèmes pour obtenir ces mesures ou exécuter ces stratégies, élaborez un plan pour les mettre en place. Concevez vos bons de travail pour collecter les données dont vous avez besoin ou configurez des capteurs et un logiciel de maintenance afin que vous puissiez passer d'une maintenance basée sur un calendrier à une maintenance basée sur les conditions.

De cette façon, vous disposez de deux ensembles de plans de maintenance :un pour l'état actuel de votre programme de maintenance et un pour lequel vous travaillez. Montrer comment ces changements vous aident à atteindre des objectifs plus ambitieux pour l'entreprise vous donne une meilleure chance d'obtenir l'adhésion et le budget dont vous avez besoin pour mettre en œuvre votre plan.

3. Un modèle de calcul de la criticité des actifs

Téléchargez votre modèle de criticité des actifs

Qu'est-ce que ce modèle ?

Le modèle de criticité des actifs vous aide à calculer l'impact d'un équipement sur votre organisation et les conséquences de la défaillance de cet équipement. Il existe deux façons d'évaluer la criticité des actifs. La première consiste à mesurer la probabilité de défaillance et l'impact de la défaillance. Chacun est noté de un à six. Les scores sont multipliés pour trouver le numéro de priorité du risque pour l'actif et un niveau de criticité d'actif correspondant.

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L'autre méthode est la criticité par conséquence. Ce cadre de criticité des actifs ne prend en compte que l'impact de la défaillance des actifs. Il mesure l'impact d'une défaillance dans trois domaines :la santé et la sécurité, l'environnement et les opérations. Chaque domaine est évalué sur une échelle de un à cinq. Une fois multiplié, vous obtenez la criticité totale de vos actifs. Plus le nombre est élevé, plus il est critique.

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Comment utiliser ce modèle

La criticité des actifs est prise en compte dans de nombreuses décisions différentes que vous prendrez concernant votre programme de maintenance. Le scénario le plus courant est lorsque vous établissez un programme de maintenance préventive. Mais cela est également utile pour optimiser ce même calendrier.

Si vous consacrez beaucoup de temps et/ou d'argent à une tâche de maintenance de routine sans voir de résultats (c'est-à-dire trouver des pannes, améliorer les performances de la machine), vous voudrez peut-être réduire la fréquence de cette tâche. Ces graphiques peuvent vous aider à décider si le risque d'une maintenance réduite en vaut la peine. Par exemple, si un actif a un RPN de neuf, cela peut valoir le risque. Si le RPN est de 24, ce n'est probablement pas le cas.

D'autre part, vous pouvez utiliser un modèle d'analyse de criticité pour planifier les urgences. Par exemple, si le score de criticité d'un actif est de 100, vous pouvez préparer des pièces pour les pannes courantes de cette machine. Si une urgence se produit, vous pouvez la réparer plus rapidement et réduire l'impact sur l'opération.

4. Un modèle pour créer des listes de contrôle de maintenance préventive

Téléchargez votre modèle de liste de contrôle de maintenance préventive

Qu'est-ce que ce modèle ?

L'équipe de maintenance moyenne gère plus de 2 000 tâches planifiées chaque année. Mettre tout ce travail sur papier (ou sur votre logiciel de maintenance) peut vous prendre un certain temps. Ce modèle vous donne un cadre pour créer des listes de contrôle de maintenance préventive. Cela vous permet de formaliser ou de standardiser vos processus en une fraction du temps. Il comprend huit étapes communes à la plupart des opérations de maintenance de routine, ainsi que les tâches et fournitures correspondantes nécessaires à chacune. Il propose également des invites pour vous aider à fournir toutes les informations critiques aux techniciens.

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Comment utiliser ce modèle

Pour être extrêmement précis lorsque vous remplissez ce modèle, suivez un technicien expérimenté pendant qu'il effectue la tâche. Notez les tâches qu'ils effectuent, l'ordre dans lequel ils les font et les fournitures qu'ils utilisent.

Si vous souhaitez aider votre équipe à éliminer les goulots d'étranglement au cours de ses journées, ajoutez deux sections à côté de chaque tâche sur ce modèle :temps prévu pour terminer et temps réel pour terminer. Une fois que ces informations ont été suivies pendant quelques mois, vous pouvez regarder en arrière et identifier les étapes d'une tâche qui prennent souvent plus de temps que prévu. Ensuite, explorez la raison.

Peut-être que vous n'avez pas pris en compte le temps qu'il faut pour mettre un équipement de sécurité. Ou il pourrait être difficile de trouver des pièces dans votre entrepôt, ce qui ajoute du temps au travail. C'est un bon moyen de détecter les inefficacités de votre opération et de les corriger.

5. Un modèle pour hiérarchiser votre carnet de maintenance

Téléchargez votre modèle de carnet de maintenance

Qu'est-ce que ce modèle ?

Un petit arriéré de maintenance est sain. Mais il y a une fine ligne entre un petit backlog et un qui est devenu incontrôlable. Ce modèle vous aidera à hiérarchiser vos travaux de maintenance différés afin que vous puissiez savoir quelles tâches votre équipe doit effectuer en premier. Le cadre abandonne les préjugés et les conjectures, qui peuvent souvent affecter la prise de décision lorsque vous regardez une énorme liste de tâches et que vous ne pouvez choisir que quelques éléments à compléter.

Le modèle équilibre l'impact de la tâche (à l'aide d'un tableau d'analyse de criticité) avec le retard de la tâche pour aboutir à un score de priorité final. La tâche avec le score le plus élevé doit figurer en haut de votre liste de tâches.

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Comment utiliser ce modèle

Ce n'est pas souvent que vous avez le temps et les ressources pour vous attaquer aux tâches les plus prioritaires de votre backlog. Il y a une raison pour laquelle votre arriéré a gonflé en premier lieu. Si vous vous trouvez dans cette situation, combinez les données de ce modèle avec les informations que vous pouvez collecter à partir d'autres modèles pour déterminer les actions minimales à entreprendre.

Par exemple, consultez votre AMDEC (modèle n°12) pour les actifs avec un score de priorité élevé. Identifiez les composants les plus risqués et priorisez la maintenance de ces composants en premier. Cela peut signifier ne pas terminer l'intégralité de la tâche, mais cela vous permet de réduire le risque d'échec sur cet actif.

6. Une liste de contrôle pour l'achat et la gestion des pièces

Téléchargez votre liste de contrôle de gestion des stocks MRO

Qu'est-ce que ce modèle ?

Si beaucoup de vos processus de gestion des stocks sont de type non écrit, ce modèle est fait pour vous. Il regorge d'invites pour vous aider à créer et à standardiser vos processus de stockage. Il est divisé en cinq catégories qui incluent :

Après avoir terminé ce modèle, vous aurez un document auquel vous et votre équipe pourrez vous référer chaque fois qu'il y aura une question sur l'achat, la réception, l'utilisation ou le suivi des pièces.

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Comment utiliser ce modèle

Tout d'abord, si vous ne pouvez pas répondre à l'une des questions de ce modèle, remplissez ce vide en priorité. Cet inconnu est le point de confusion le plus probable et comporte le plus grand risque.

Ce modèle peut également vous aider à créer une boucle de rétroaction avec votre équipe de maintenance. Une boucle de rétroaction vous permet de recueillir les commentaires de votre équipe sur les processus et de les améliorer continuellement. La première version de ce modèle est votre référence. Organisez régulièrement des réunions d'équipe ou en tête-à-tête avec les membres de votre équipe et demandez-leur des commentaires sur chaque domaine de ce modèle.

Par exemple, à quelle fréquence les pièces sont-elles retardées parce que vous attendez l'approbation de l'achat ? Si le processus d'approbation provoque des goulots d'étranglement dans la maintenance, revoyez vos processus d'achat et cherchez des moyens d'éliminer les retards.

7. Un modèle pour le kit de pièces

Téléchargez votre modèle de kit de pièces

Qu'est-ce que ce modèle ?

Il n'y a presque rien de plus frustrant que d'être au milieu d'une journée chargée ou d'une réparation critique et de passer 10, 20 ou 30 minutes à chercher des pièces dans le magasin. Ce modèle vous aide à organiser votre inventaire de maintenance en kits de pièces afin de réduire le temps passé à trouver des fournitures pour les travaux de maintenance. Moins de temps dans l'entrepôt signifie des temps de réponse plus rapides, plus de temps de clé, moins de coûts de maintenance et des actifs plus sains.

Ce modèle regroupe les pièces par actif et événement. Disons qu'il y a un remplacement toutes les deux semaines prévu sur un actif critique. Ce modèle vous permet de documenter les pièces dont vous avez besoin pour cette maintenance de routine afin que vous puissiez créer un kit de pièces pour cela. Avoir toutes les pièces disponibles au même endroit peut réduire de cinq à 10 minutes le travail. Sur une année, c'est plus de quatre heures de gain de temps.

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Comment utiliser ce modèle

L'assemblage des pièces n'est pas la tâche la plus difficile, mais cela peut prendre du temps. Si vous cherchez à prioriser vos efforts de kit de pièces, jetez un œil à vos AMDEC (et consultez le modèle n°12 pour un cadre AMDEC). Identifiez tout échec qui représente la trinité du danger :

Vous ne pouvez pas faire grand-chose pour éviter ces types de pannes. Mais vous pouvez mettre en place certaines mesures pour répondre plus rapidement à ces pannes et limiter leur impact. Une façon de le faire est d'utiliser des kits de pièces. Les cinq ou 10 minutes que vous économisez en ayant les pièces de réparation facilement accessibles pourraient vous permettre d'économiser des milliers de dollars à chaque fois que la machine tombe en panne.

8. Un modèle pour construire un budget de maintenance

Téléchargez votre modèle de budget de maintenance

Qu'est-ce que ce modèle ?

La création et le suivi d'un budget de maintenance est une tâche pleine de tension, surtout si votre budget a été réduit. Et puis il y a toujours la question de savoir si vous allez atteindre vos objectifs sans dépasser le budget. Ce modèle ne soulage pas nécessairement toutes ces angoisses, mais il vous donne une chose de moins à penser lorsque le temps du budget arrive en vous donnant un cadre pour prévoir et suivre les coûts.

Le modèle décompose toutes les dépenses en domaines fonctionnels et type de maintenance par mois. Par exemple, il vous aide à suivre combien vous dépensez en matériaux pour l'entretien d'urgence et de routine, ainsi que pour les projets d'investissement. Il suit également vos dépenses cibles et vos dépenses réelles afin que vous puissiez garder un œil sur tous les domaines que vous avez parcourus. À la fin du mois, du trimestre et de l'année, vous pouvez totaliser et analyser ce que vous avez dépensé pour chaque domaine et type de maintenance.

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Comment utiliser ce modèle

Outre le suivi des coûts et l'allocation des ressources en conséquence, ce modèle de maintenance peut vous aider à prendre de nombreuses autres décisions. Par exemple, si vous vous retrouvez à dépenser plus pour des sous-traitants au cours d'une année, cela pourrait valoir la peine d'embaucher quelqu'un dans votre équipe qui possède les compétences de ces sous-traitants. Cela vous fera gagner du temps et de l'argent sur le long terme.

De même, si plusieurs domaines de votre budget sont dépassés, vous pourriez chercher à compenser les coûts élevés par un investissement dans la formation ou les logiciels. Disons que les tâches administratives vous coûtent beaucoup plus cher que prévu. L'achat d'un logiciel pour automatiser certaines de ces tâches peut vous aider à réduire les dépenses administratives tout au long de l'année et à l'avenir.

9. Un modèle pour construire votre calendrier de maintenance

Téléchargez votre modèle de calendrier de maintenance

Qu'est-ce que ce modèle ?

Ce modèle de calendrier de maintenance vous aide à répondre à certaines parties importantes de votre programme de maintenance et de la journée de votre équipe :

Ce modèle ne vous aide pas seulement à attribuer du travail. Il vous permet également de suivre le travail effectué et vous donne la possibilité de noter des idées pour améliorer un travail similaire à l'avenir. L'un des aspects les plus précieux de ce modèle de calendrier de maintenance est qu'il divise le travail par priorité et type de maintenance. Cela permet à votre équipe de se mettre au travail plus rapidement et leur donne des conseils de base sur les priorités s'ils rencontrent des obstacles sur la route dans la journée.

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Comment utiliser ce modèle

Vous pouvez extraire de nombreuses données de ce modèle de calendrier de maintenance pour vous aider à justifier une augmentation de votre budget de maintenance. L'une des meilleures informations se présente sous la forme des heures de backlog que vous suivez chaque jour. Si le nombre d'heures dont vous disposez avec votre effectif actuel est systématiquement inférieur au nombre d'heures dont vous avez besoin pour accomplir toutes vos tâches, cela vous aide à construire un argument solide pour embaucher une personne supplémentaire dans votre équipe.

Vous pouvez également utiliser les données historiques de votre planning pour déterminer si un processus de maintenance spécifique est interrompu. Par exemple, si une tâche de maintenance de routine prend toujours plus de temps que prévu, il peut y avoir une raison à cela, comme des pièces trop difficiles à trouver ou des instructions difficiles à comprendre. Les données de votre emploi du temps peuvent vous orienter dans les bonnes directions afin que vous puissiez trouver et réparer ces processus interrompus.

10. Un modèle pour présenter votre prochain grand projet de maintenance

Téléchargez votre modèle de pitch deck

Qu'est-ce que ce modèle ?

Vous débordez d'idées pour améliorer votre programme d'entretien. Certaines de ces idées sont petites, comme le suivi d'une ou deux métriques supplémentaires. D'autres idées sont grandes, comme la mise en œuvre d'un nouveau logiciel ou la réorganisation complète de votre processus d'achat d'inventaire. Mais tous nécessitent deux ingrédients :l'adhésion de ceux au-dessus de vous et le budget correspondant.

Obtenir de l'argent et du soutien pour vos projets de maintenance n'est pas une tâche facile. La maintenance est souvent considérée comme un centre de coûts ou un mal nécessaire. Investir n'est donc pas toujours attrayant pour les chefs d'entreprise. Ce modèle vous aidera à lutter contre cette perception. C'est un cadre que vous pouvez utiliser pour créer une présentation qui convaincra votre patron (et son patron) que votre projet vaut la peine d'y consacrer du temps et de l'argent. Il vous aide à définir les éléments suivants d'un pitch réussi :

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Comment utiliser ce modèle

Ce modèle fonctionne mieux lorsqu'il est alimenté par des chiffres et un contexte. Par exemple, lorsque vous expliquez le problème, essayez de le quantifier et d'expliquer ce que ce nombre signifie dans son ensemble. Au lieu de vous contenter d'expliquer le problème comme ayant trop de temps d'arrêt imprévus, voici quelques étapes que vous pouvez suivre :

Utiliser des chiffres pour décrire l'ampleur et la gravité du problème et raconter comment le problème vous affecte, vous et votre équipe (c'est-à-dire que j'ai dû venir le dimanche soir presque chaque semaine), est une combinaison gagnante.

Ce même argumentaire peut également être légèrement modifié et utilisé pour obtenir l'adhésion au changement de l'ensemble de l'organisation, y compris de vos pairs et de votre équipe.

Obtenez plus de conseils pour convaincre votre patron (et son patron) d'investir dans un logiciel de maintenance

11. Un modèle pour effectuer une analyse efficace des causes profondes

Téléchargez votre modèle RCA

Qu'est-ce que ce modèle ?

Une analyse des causes profondes est un outil essentiel pour limiter les défaillances des actifs et maintenir l'équipement aussi sain que possible le plus longtemps possible. Mais les ACR tombent souvent dans le piège d'autres meilleures pratiques - vous savez que vous devriez les faire, mais vous n'avez tout simplement pas le temps dans votre journée. Ce modèle d'analyse des causes profondes vous donne un point de départ pour vos ACR afin que vous puissiez réduire le temps que vous consacrez à votre analyse.

Ce modèle suit le processus d'analyse des causes fondamentales des 5 pourquoi. Le modèle est configuré pour vous aider à poser et à répondre à une série de questions jusqu'à ce que vous arriviez à la racine de l'échec. Il vous donne ensuite des sections pour décrire la solution et un plan pour mettre en œuvre cette solution.

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Comment utiliser ce modèle

Il n'y a pas toujours une solution à un problème. C'est pourquoi il est important de limiter votre enquête RCA à une voie ou à une série de questions. Une façon de réduire au minimum les préjugés et les hypothèses est d'inclure un groupe diversifié de personnes dans ce processus. Cela ne signifie pas un grand groupe, juste un groupe de personnes qui peuvent avoir des points de vue différents sur le problème, la cause et la solution. Essayez de donner une version de ce modèle à plusieurs personnes et demandez-leur de la remplir séparément pour éviter la pensée de groupe. Rencontrez-vous pour discuter des différentes approches et déterminer celle qui convient le mieux à la situation.

12. Un modèle pour une analyse des modes de défaillance et des effets

Téléchargez votre modèle AMDEC

Qu'est-ce que ce modèle ?

La défaillance de l'équipement est inévitable. C'est juste une question de quand et quoi faire quand cela arrive. Ces deux questions peuvent être résolues avec le modèle d'analyse du mode de défaillance et des effets. Ce modèle vous guide à travers les étapes de création d'une AMDEC pour vos actifs. Cela comprend la mesure de la gravité et de la probabilité de défaillance, de la facilité de détection d'une défaillance potentielle et de ce qui doit être fait pour prévenir ou répondre à une défaillance. En bref, c'est votre plan de match pour maintenir les actifs critiques et vous préparer aux pannes lorsqu'elles se produisent.

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Comment utiliser ce modèle

Une AMDEC est un outil précieux pour créer des mesures d'urgence pour faire face aux pannes d'équipements critiques.

Commencez par examiner les échecs qui ont le plus d'impact et qui se produisent le plus souvent. Dans cette liste, sélectionnez les modes de défaillance difficiles à détecter. Vous aurez un groupe de modes de défaillance qui sont difficiles à repérer et causent un gros gâchis. Élaborez un plan d'intervention d'urgence pour ces pannes.

Votre plan d'intervention d'urgence doit inclure toute information permettant de réduire les délais d'intervention et de réparation, notamment :

  • Trousser des pièces pour réduire le temps passé à récupérer les pièces de rechange et les équipements de protection individuelle
  • Créer une liste de tâches détaillée ou des conseils de dépannage
  • Joindre des diagrammes, des manuels, des photos et d'autres aides visuelles aux bons de travail
  • Décrire une liste de techniciens ou d'entrepreneurs pouvant effectuer la réparation
  • Établir un moyen de communiquer rapidement avec les techniciens, comme un logiciel de GMAO

Entretien et réparation d'équipement

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