Benchmarking maintenance essentiel : guide étape par étape

Le benchmarking est un processus étape par étape qui vous fait passer de là où vous êtes à là où vous voulez être. En chemin, vous collectez des insights clés sur vos opérations et celles des leaders du secteur.

Qu'est-ce que le benchmarking en gestion de maintenance ?

Regardons de plus près ce qu'est le benchmarking et comment l'utiliser pour améliorer la gestion des installations et de la maintenance.

Quoi benchmarker ?

Vue d'ensemble de haut niveau de ce que vous devriez benchmarker en gestion de maintenance :

• Actifs
• Installations
• Équipements

Vous pouvez benchmarker n'importe quel produit, service ou processus. Pour les gestionnaires maintenance et installations, vous regarderez le plus souvent les processus : comment vous réparez et maintenez les actifs. La clé est de pouvoir rassembler des données quantitatives. Si vous ne pouvez pas mesurer avec précision et fiabilité, vous ne pouvez pas benchmarker.

Il est aussi possible de benchmarker des choses qu'on pourrait au premier abord considérer trop abstraites. Par exemple, vous pourriez être intéressé par la façon dont le département maintenance est perçu par les autres départements. Mais comment mesurer le sentiment ? Comment peser impressions et opinions ? Tout ce qu'il faut, c'est une enquête bien pensée.

Façons de benchmarker la maintenance ?

Les quatre types de base, sans ordre particulier :

Benchmarking Interne

Comme le nom l'indique, vous comparez deux métriques à l'intérieur de votre organisation. Exemple : comparer le nombre de bons de travail clôturés par les quarts matin et après-midi.

Ce type est génial car généralement pas cher et facile. Vous travaillez avec des données toutes au même endroit, qui est hoffentlich votre logiciel de gestion de maintenance informatisé. (Plus sur ça plus tard.) Mais le problème : vous êtes moins susceptible de voir de grandes améliorations. Disons que le quart matin clôture 2 bons par jour, l'après-midi 3 en moyenne. Vous comparez leurs méthodes et finissez par monter le matin à 3. Mais objectivement, vos chiffres sont encore très bas. Parce que votre « meilleur » partait de si bas, vous atteignez votre objectif sans vraiment vous être beaucoup amélioré.

Benchmarking Concurrentiel

Ici, vous faites une comparaison directe entre vous et un concurrent de votre secteur. La compagnie aérienne A peut comparer tous ses KPI pour maintenance moteurs et conformité aux KPI de la compagnie aérienne B.

Quand votre but est d'atteindre le niveau des meilleures pratiques du secteur, c'est la voie. Mais il y a des défis. Si vous voulez savoir comment un concurrent direct fait quelque chose, vous pouvez toujours essayer de leur demander directement, en espérant des réponses honnêtes. Ou essayer d'obtenir l'info autrement, ce qui peut créer des problèmes juridiques.

Benchmarking Fonctionnel

Vous travaillez avec des fonctions similaires ou identiques, mais hors de votre secteur immédiat. Exemple : un hôtel regarde ses KPI liés aux check-in et les compare à une agence de location de voitures. Même fonction, secteur différent. Ou vous regardez comment Amazon prélève les produits dans ses entrepôts et comparez à comment vos techniciens maintenance trouvent les pièces de rechange.

Difficile de trouver les bonnes fonctions à comparer, et les différences de cultures d'entreprise peuvent rendre la collaboration difficile. Une fois ces défis surmontés, il y a beaucoup d'opportunités d'améliorer votre organisation.

Benchmarking Générique

Avec celui-ci, vous comparez des KPI pour des fonctions qui ne sont pas les mêmes mais sont liées car c'est le même concept de base. Une compagnie de taxis pourrait regarder les processus d'une ambulance. Taxis et ambulances sont très différents, utilisés pour raisons très différentes, mais les deux services sont, à leur base, sur le déplacement de gens du point A au point B.

Un avantage du benchmarking générique : plus facile d'approcher d'autres entreprises. Vous êtes si loin de leur secteur qu'elles ne se sentent pas menacées. Mais cette distance veut aussi dire qu'il est plus dur de trouver le bon fit. Aussi, comme vous regardez des entreprises loin de votre secteur, c'est plus difficile de savoir qui est best-in-class.

Comment benchmarker la maintenance ?

Passons par les étapes du benchmarking concurrentiel. En gros, vous vous posez différentes questions à chaque étape.

Planifier

Quel est le processus ?
Quels sont les KPI ?

Rechercher et observer

Quelle entreprise est considérée la meilleure ?
Qu'est-ce qu'on peut apprendre si on benchmarke cette entreprise ?

Analyser

Quelles caractéristiques rendent leur processus supérieur ?
Quelles activités devons-nous changer pour atteindre la parité ?

Adapter

Comment le savoir acquis nous permet-il d'améliorer notre processus ?

Améliorer

Comment implémenter les changements dans le processus ?

Des étapes additionnelles impliquent l'analyse des écarts (gap analysis), où vous commencez à regarder la distance entre vos processus actuels et ce que les leaders du secteur font. Une fois que vous voyez où vous voulez finir, vous pouvez commencer à tracer votre route.

Quand arrêter de benchmarker la maintenance ?

Jamais. Le but n'est pas de devenir le meilleur et puis s'arrêter. Vous n'escaladez pas l'Everest. Il n'y a pas de sommet. Au lieu de ça, vous travaillez vers l'amélioration continue. Une fois que vous avez verrouillé un processus, passez au suivant. Chaque fois que vous obtenez un nouvel actif, il y a de nouvelles opportunités de benchmarker de nouveaux processus.

Comment reporter le benchmarking maintenance ?

Rappelez-vous : si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas le benchmarker. Il vous faut des données fiables. Et la meilleure façon d'obtenir des données fiables sur vos opérations de maintenance est avec un logiciel de maintenance. Un CMMS moderne cloud est excellent pour collecter les données, puis les garder sûres, sécurisées et toujours à jour. Il assure aussi que toutes les données de maintenance et bons de travail sont accessibles depuis n'importe quel bureau ou app mobile CMMS. Une fois qu'il a les données, le logiciel peut commencer à travailler dessus, calculant une série de KPI pour vous. Est-il possible de benchmarker sans CMMS ? Bien sûr. Mais c'est comme demander : « Est-il possible de marcher de New York à Las Vegas ? » La réponse est oui, c'est possible. Mais pourquoi ne pas voler ? C'est tellement plus rapide et facile.