Protéger les actifs de santé face aux coupes budgétaires : objectifs clés de gestion

Les industries et organisations à travers le pays ressentent continuellement les effets de budgets en diminution, de réglementations strictes et d'une pression accrue pour mieux gérer les ressources. L'industrie de la santé ne fait pas exception. Ce fut le cas récemment lorsqu'il a été découvert que près de 6 millions de dollars d'équipement hospitalier appartenant à l'État manquaient dans les hôpitaux de l'Université d'État de Louisiane (LSU), et que plus de 15 millions de dollars d'équipement nouvellement acheté n'étaient pas correctement suivis avant d'être mis en service.

En plus d'une mauvaise responsabilité financière et du temps perdu à chercher des actifs égarés, de mauvaises pratiques de gestion d'actifs peuvent avoir des conséquences plus graves. Lorsque des millions de dollars d'équipement hospitalier disparaissent, non seulement les budgets sont impactés, mais les soins critiques aux patients sont également en jeu. Fauteuils roulants, machines à rayons X, stéthoscopes, seringues, bandages et des milliers d'autres fournitures et dispositifs doivent être facilement disponibles pour l'utilisation.

Une enquête de Nursing Times a révélé que plus d'un tiers des infirmières passent au moins une heure à localiser de l'équipement pendant une garde moyenne à l'hôpital. Non seulement cela entraîne des dépenses inutiles, mais c'est une perte de temps précieux qui pourrait être consacrée aux soins aux patients.

Au-delà des ressources gaspillées et des impacts potentiels sur les résultats pour les patients, une mauvaise gestion des actifs peut également entraîner des problèmes financiers ou réglementaires. Selon les auditeurs examinant les rapports financiers de la division des services de santé de LSU, « L'absence d'étiquetage et de saisie des données dans le système de gestion d'actifs de l'État augmente le risque que les actifs soient détournés ou deviennent introuvables, que les états financiers soient inexacts et pourraient entraîner une non-conformité avec les lois et réglementations de l'État. »

Avantages de la gestion d'actifs avec étiquettes d'actifs

En plus de réduire le risque que les actifs soient détournés et d'aider à la conformité réglementaire, il y a de nombreux avantages à utiliser des étiquettes d'actifs pour la gestion d'actifs. De l'acquisition à la mise au rebut et toutes les étapes intermédiaires, l'emplacement d'un actif, son historique de réparations, sa quantité et sa valeur peuvent être facilement suivis à l'aide d'un système de gestion d'actifs avec étiquettes d'actifs ou étiquettes d'actifs.

Meilleur contrôle des stocks

Avoir des actifs suffisants et en bon état de fonctionnement sous la main est critique pour l'industrie de la santé. Il est important de savoir que le bon équipement est prêt à partir quand nécessaire. Cependant, avoir trop du mauvais équipement est coûteux et prend de l'espace d'inventaire pour d'autres articles nécessaires. Les hôpitaux et autres organisations de santé peuvent utiliser la gestion d'actifs pour les pratiques de contrôle d'inventaire afin de prendre de meilleures décisions éclairées concernant l'inventaire physique, comme quand commander certains articles ou quand les remplacer.

Efficacité accrue

Une bonne gestion des actifs maximise également l'efficacité pour les employés et leur équipement. Pensez à ce que les infirmières pourraient faire avec cette heure supplémentaire par quart qu'elles passent à chercher de l'équipement. Et une fois qu'elles localisent cet équipement, pour découvrir que les batteries sont mortes ou que l'appareil fonctionne mal, plus de temps précieux est perdu. Le suivi d'actifs utilisant des codes-barres pour collecter automatiquement les données d'actifs s'est avéré plus rapide, moins cher et plus précis que les processus de collecte de données manuels.

Gestion de la maintenance améliorée

Une façon de renforcer l'efficacité dans le suivi d'actifs est la bonne gestion de la maintenance de l'équipement. Il ne sert à rien de localiser l'équipement s'il est cassé ou ne fonctionne pas à la hauteur. Les hôpitaux et systèmes de santé peuvent utiliser la gestion d'actifs avec codes-barres pour identifier correctement les actifs et initier des ordres de travail pour ces actifs en scannant les étiquettes à code-barres sur l'équipement à l'aide de scanners à code-barres portables ou même d'appareils mobiles avec applications de scanning de codes-barres installées.

Les codes-barres peuvent également être utilisés pour la surveillance des conditions et le contrôle d'inventaire des pièces de rechange. Plus important encore, la gestion d'actifs peut incorporer la maintenance prédictive. Ainsi, les hôpitaux peuvent planifier l'évaluation de l'équipement critique, réduisant les temps d'arrêt de l'équipement.

Facilité de conformité aux exigences réglementaires

Les réglementations en matière de reporting financier impactent les organisations de toutes industries. En plus de ces exigences, les hôpitaux et organisations de santé font souvent face à des réglementations plus strictes concernant la confidentialité et les soins aux patients. Pour les organisations se conformant aux réglementations étatiques et fédérales, il est plus rapide et plus facile de générer des rapports précis avec les données collectées automatiquement grâce aux pratiques de gestion d'actifs avec étiquettes à code-barres. En plus d'une meilleure gestion d'actifs, cela aide les organisations à prévenir les pénalités financières dues à la non-conformité avec les réglementations.

Meilleurs soins aux patients

Avant tout, les soins aux patients sont la fonction la plus importante pour les organisations de santé. Quand les médecins, infirmières et autres professionnels de santé ont les bons outils au bon moment et ont confiance que les outils et dispositifs sont en bon état de fonctionnement et correctement calibrés, la santé des patients est optimisée. Moins le personnel de santé passe de temps à chercher et évaluer l'équipement, plus il peut passer de temps avec les patients.

Savoir ce que vous avez, où il se trouve et ce qu'il vaut est critique pour toute organisation, mais surtout dans la santé. L'utilisation de pratiques de gestion d'actifs automatisées donne aux organisations de santé plus de contrôle sur les actifs, ce qui impacte les budgets, l'efficacité et ultimement les soins aux patients.