Série de logiciels ERP :développement des besoins des utilisateurs

Une fois qu'une entreprise a déterminé les propositions de valeur importantes pour aller de l'avant avec la sélection et la mise en œuvre de logiciels nouveaux ou mis à niveau, il est temps de définir les exigences détaillées pour le nouveau système à prendre en charge. Ces exigences sont essentielles pour déterminer le meilleur ajustement et la valeur ultime de la nouvelle solution.

Deux catégories d'exigences

Les exigences doivent être classées à la fois comme « état actuel » et « état futur ». Les exigences de l'état actuel sont présentées pour expliquer aux fournisseurs potentiels comment l'entreprise fait des affaires aujourd'hui. L'état actuel du processus commercial est affecté non seulement par les conditions commerciales actuelles, mais aussi par les limitations du logiciel actuel sur la façon dont les transactions sont traitées et votre entreprise interagit avec ses clients et ses fournisseurs.

Les exigences de l'état futur présentent la manière dont l'entreprise prévoit de fonctionner à l'avenir et d'utiliser des logiciels pour soutenir son fonctionnement. L'avenir doit être défini en termes de 5 à 7 ans. Bien qu'aucune entreprise ne puisse prédire exactement comment elle fonctionnera dans sept ans, une entreprise peut imaginer comment elle envisage de faire des affaires et quels types de technologies logicielles et matérielles elle aura besoin pour réaliser sa stratégie à long terme.

Cartes des processus métier

Les entreprises doivent également réfléchir à la manière dont elles souhaitent recueillir des informations sur leurs opérations actuelles et futures. De toute évidence, la collecte d'informations est basée sur l'interaction entre les utilisateurs actuels et ceux de l'organisation qui seront chargés de présenter les informations collectées aux fournisseurs.

Certaines entreprises sont capables de préparer des cartes de processus métier qui présentent la structure complète de chaque aspect de leurs processus métier actuels et futurs. Ces cartes utilisent les informations fournies par les membres de l'entreprise qui travaillent sur les transactions dans une activité commerciale particulière. Une liste de cartes potentielles des processus métier de l'état actuel et futur peut inclure les flux de travail suivants :

• GRC
• Saisie des devis et des commandes
• Service client
• Ingénierie - pour soutenir les devis et soutenir la fabrication
• Chaîne d'approvisionnement/Achats
• Gestion des entrepôts/Gestion des stocks/Réception
• Planification et programmation
• Ordres de travail et rapports d'atelier
• Livraison
• Qualité
• Comptabilité – Comptes fournisseurs et décaissements
• Comptabilité – Facturation/Comptes clients/Application de trésorerie
• Comptabilité - Grand livre

Les cartes des processus métier doivent inclure toutes les entrées et sorties liées aux processus métier de l'état actuel et futur. Ces activités devraient être « superposées » avec des indicateurs de quel logiciel est utilisé pour soutenir l'action en cours. Des exemples peuvent être des activités qui utilisent le système ERP actuel, des activités qui utilisent MS Excel ou des bases de données Access, ou des activités qui sont effectuées manuellement.

En codant l'activité par couleur, les lecteurs des cartes peuvent visualiser la quantité de chaque technologie utilisée pour prendre en charge les processus commerciaux actuels et prévus. L'un des avantages visibles de la future carte d'état devrait être la couleur uniforme du nouveau logiciel prévu pour la sélection et l'élimination des autres couleurs, en particulier celles des feuilles de calcul Excel et des bases de données Access.

Listes de contrôle

Les listes de contrôle sont utilisées pour sélectionner les logiciels depuis des décennies. Les listes de contrôle sont généralement basées sur les connaissances d'un tiers qui répertorie littéralement des centaines ou des milliers d'exigences fonctionnelles regroupées de la même manière que la liste ci-dessus. Bon nombre de ces listes de contrôle sont associées à des bases de données de capacité oui/non d'un certain nombre de fournisseurs de logiciels. En remplissant la liste de contrôle, l'utilisateur sera en possession d'une liste de fournisseurs ERP qui sont les plus capables de répondre aux besoins de l'utilisateur.

Le défi des listes de contrôle est de savoir comment la base de données sous-jacente a été développée. Les fournisseurs ne sont pas toujours tout à fait disposés à savoir s'ils fournissent des fonctionnalités spécifiques mais comment le logiciel fournit réellement les informations.

Que la solution particulière soit pour une entreprise dont les ventes sont de 5 à 25 millions de dollars ou pour une entreprise dont les ventes sont de 250 à 500 millions de dollars nécessite des éclaircissements. Un exemple extrême est que SAP et Oracle fournissent des fonctionnalités pour prendre en charge les domaines de processus métier ci-dessus, tout comme JobBOSS et E2 (solutions d'atelier d'emploi populaires). Il doit y avoir une correspondance entre la portée de la solution, les exigences et le budget (proposition de valeur), ainsi que l'industrie et la structure de fabrication de base entre la fabrication discrète et la fabrication par processus.

Si une organisation va utiliser une liste de contrôle (service), assurez-vous que la liste de contrôle est remplie d'abord acheter le personnel responsable de chaque domaine, puis examinée par une équipe à l'échelle de l'entreprise qui peut associer les réponses individuelles aux opérations et aux besoins de l'entreprise.

Récits

La préférence de l'auteur est un document narratif qui explique les processus de l'état actuel et discute des besoins futurs de l'état. En interrogeant les personnes impliquées dans le processus commercial, des récits peuvent être créés pour raconter comment l'entreprise fonctionne aujourd'hui et comment elle souhaite fonctionner à l'avenir. Il peut y avoir un niveau de détail solide présenté qui permettra au fournisseur de comprendre pleinement l'entreprise. Les récits peuvent également être complétés par ce que fait l'entreprise, pourquoi l'entreprise recherche de nouveaux logiciels (la proposition de valeur) et quelle technologie est actuellement en place.

Ce que le fournisseur souhaite examiner

D'après les commentaires que l'auteur a reçus dans le passé, la plupart des fournisseurs ont du mal à suivre pleinement les cartes des processus métier et s'ennuient avec des listes de contrôle de 2 000 fonctionnalités. Les récits sont plus faciles à réviser. Les fournisseurs passent encore beaucoup de temps à poser des questions qui sont déjà divulguées dans les trois documents. Les entreprises doivent donc être prêtes à examiner tous les processus en détail, même lorsqu'un effort important est consacré au développement des exigences des utilisateurs et des logiciels.

Des efforts et des soins importants doivent être consacrés au développement des exigences des utilisateurs, car ce qui a été documenté constitue le fondement de la manière dont les solutions logicielles alternatives seront évaluées pour leur adéquation, leur fonction et leur valeur. Des exigences utilisateur bien développées permettront à un fournisseur de faire la présentation la plus complète de la façon dont ses capacités soutiendront votre vision du succès opérationnel futur.

C'est vraiment de votre faute si le fournisseur n'est pas en mesure de démontrer ses capacités au mieux de votre entreprise. La solution d'un fournisseur qui est facilement observable car ne répondant pas à vos besoins de base ne devrait jamais apparaître dans votre salle de conférence pour une présentation.

Harry Landsburg , directeur du conseil en technologie des processus commerciaux de DVIRC, a travaillé avec plus de 300 entreprises pour documenter la meilleure façon dont leurs processus commerciaux peuvent être pris en charge par des logiciels mis à niveau ou nouveaux. Son approche pour relier la façon dont ses clients opèrent au marché de la technologie se traduit par une meilleure sélection et un meilleur résultat de mise en œuvre. Pour plus d'informations,  en savoir plus  ou  contacter nous.