Comment choisir entre deux finalistes du système ERP

Par Harry Landsburg, directeur, Business Process Technology Consulting

Une fois que votre équipe de sélection de logiciels ERP a terminé d'examiner les deux systèmes ERP finalistes, il est temps de prendre la décision finale. Votre équipe a créé un appel d'offres complet pour les besoins de l'entreprise et les fournisseurs restants ont « survécu » plusieurs séries de démonstrations pour fournir à l'équipe le meilleur aperçu possible du fonctionnement du logiciel proposé. Il est maintenant temps pour les dernières activités de diligence raisonnable de vous aider à décider quelle solution sera gagnante.

Voici ce qui doit arriver :

• Obtenir une proposition finale de chaque fournisseur
  Assurez-vous que les modules logiciels sont ce dont vous aurez besoin aujourd'hui et à l'avenir. Assurez-vous que le nombre d'utilisateurs est correct (utilisateurs simultanés sur site ou utilisateurs SaaS nommés). Comparez les deux propositions de structure et de fonctionnalité « des pommes contre des pommes ». Remettez en question toute différence pour vous assurer que vous envisagez deux solutions bien structurées.
• Vérifier les références des entreprises utilisant actuellement le système
  Certains se demandent pourquoi cela est nécessaire, car votre équipe ne disposera que de « bonnes références » ; La raison est de parler à des utilisateurs efficaces de la solution proposée (qui travaillent dans une industrie et dont la portée des opérations est similaire à la vôtre) et de découvrir comment ils y sont arrivés, comment le fournisseur a travaillé avec eux pour réussir et comment à la fois le référence et le fournisseur a surmonté les défis au cours du processus de mise en œuvre.
• Visiter un site utilisateur (facultatif)
  Cette visite n'a de valeur ajoutée que s'il y a une forte interaction entre votre équipe et l'hôte. Une visite rapide de l'usine et une séance de questions-réponses dans la salle de conférence constituent l'interaction minimale acceptable. Les sessions en tête-à-tête avec plusieurs membres du personnel sont plus efficaces pour déterminer dans quelle mesure la solution proposée prend en charge l'entreprise hôte.
• Parler au chef de projet proposé et au personnel technique
  Pensez à la façon dont ils vous ont impressionné. À ce stade, la décision ne concerne pas les représentations commerciales, mais la manière dont le système préféré sera mis en œuvre.
• Faire la comparaison finale
  Relisez la demande de devis originale. Le logiciel couvre-t-il tout ce que vous vouliez depuis le début ? Comment le personnel interne a-t-il réagi lors des manifestations ? Y a-t-il une solution préférée entre les deux fournisseurs avant même les négociations de prix ?
• Entrez en négociations financières contractuelles avec chaque fournisseur
  Un fournisseur ne renoncera généralement pas à une opportunité au-dessus du prix, mais il existe un prix où l'opportunité sera ignorée par un fournisseur.

En fin de compte, la décision financière est plus une question de valeur que de prix, mais pour y parvenir, vous devez être sûr que le meilleur prix possible a été proposé. Une fois que vous avez signé le contrat, la partie facile est maintenant faite et les défis de la mise en œuvre sont sur le point de commencer.

Harry Landsburg, directeur du conseil en technologie des processus commerciaux de DVIRC, a travaillé avec plus de 400 entreprises pour documenter la meilleure façon dont leurs processus commerciaux peuvent être pris en charge par des logiciels mis à niveau ou nouveaux. Son approche visant à relier la façon dont ses clients opèrent au marché de la technologie se traduit par une meilleure sélection et un meilleur résultat de mise en œuvre.

Grâce à notre expertise indépendante des solutions du marché ERP et à notre expérience avec des centaines d'entreprises, DVIRC peut vous aider à améliorer leur façon de faire des affaires. Si vous souhaitez une consultation gratuite pour discuter des besoins de votre entreprise et déterminer comment de meilleurs processus et logiciels peuvent soutenir votre croissance, contactez-nous ici