Exploiter les logiciels RFx pour stimuler la croissance des ventes malgré les pénuries de main-d'œuvre

L'industrie manufacturière peine à ramener sa main-d'œuvre autrefois florissante. L'emploi dans les usines américaines a chuté à un plus bas de neuf mois en août alors que l'industrie se préparait à affronter une saison de magasinage des fêtes sans précédent.

Maintenant, les employeurs ont un besoin désespéré de travailleurs pour aider à rationaliser les demandes de commande, sécuriser de nouveaux contrats et augmenter le chiffre d'affaires global.

Certains mettent en place des programmes d'incitation à l'emploi pour attirer les travailleurs qui envisagent de retourner dans l'industrie manufacturière, ou de la rejoindre pour la première fois. Cependant, ces programmes d'incitation peuvent exiger à la fois des ressources et des revenus que certaines entreprises n'ont pas.

Une solution simple que les fabricants peuvent intégrer dans leurs opérations quotidiennes pour stimuler les affaires, augmenter les profits et rationaliser leur propre transformation numérique est le logiciel de gestion des propositions. Le logiciel de gestion des propositions aide les fabricants et fournisseurs à rationaliser le processus « RFx », qui inclut les demandes de propositions (RFP), demandes d'informations (RFI), demandes de devis (RFQ) et demandes d'offres (RFB) de clients nouveaux et existants.

Volume plus élevé, moins de temps

Pour chaque entreprise, les documents RFx sont intrinsèquement importants pour sécuriser de nouveaux clients, projets et opportunités de revenus. Cependant, le processus de complétion de ces demandes n'est rien de court et doux pour de nombreuses équipes de vente.

Environ 62 % des entreprises ont des équipes de propositions dédiées qui passent en moyenne 7,6 jours pour compléter une seule RFP, selon une enquête récente de la société de logiciels RFx QorusDocs. Environ 28 employés sont impliqués dans le processus de développement RFP dans ces entreprises.

Suite au déclin soudain des employés dans la fabrication l'an dernier, les entreprises réajustent leurs opérations quotidiennes pour s'adapter à une main-d'œuvre plus petite. En conséquence, de nombreux départements font face à une augmentation des demandes de commande et à moins d'employés pour compléter ces documents RFx chronophages. Selon QorusDocs, 64 % des équipes de vente et de propositions ont signalé une augmentation de 30 à 56 % des RFP de la part des clients de 2020 à 2021. Cependant, en moyenne, 20 % des RFP restent incomplètes chaque année.

Avec le logiciel de gestion des propositions, les fabricants peuvent traiter plus de documents RFx annuels même s'ils opèrent avec moins d'employés. Le logiciel de gestion des propositions rationalise le processus RFx en générant automatiquement les informations pour que les équipes de propositions et de vente n'aient pas à saisir laborieusement les données manuellement pour chaque demande.

De plus, le logiciel de gestion des propositions est un outil complet qui a également la capacité de filtrer les données plus faibles et d'incorporer les informations qui performent bien dans les documents RFx. Grâce à cela, les fabricants peuvent adapter les documents RFx pour répondre aux besoins et demandes spécifiques des clients tout en renforçant leur base de données globale d'informations.

Après l'implémentation du logiciel de gestion des propositions, plus de 70 % des équipes de vente ont pu traiter un volume plus élevé de demandes et réduire le temps passé sur les RFP de 53 %, a déclaré QorusDocs.

Les entreprises utilisant le logiciel RFx disent pouvoir répondre à environ 23 RFP par mois — contre 13 RFP sans le logiciel. De plus, 95 % des répondants à l'enquête ont rapporté que le logiciel de gestion des propositions les a aidés à répondre aux demandes de manière plus opportune, aidant les entreprises à répondre aux attentes des clients et à devancer les concurrents potentiels.

L'étude a également révélé que les équipes utilisant le logiciel de gestion des propositions ont rapporté que 34 % du chiffre d'affaires moyen des ventes provenait des RFP pour de nouveaux contrats l'an dernier. Pendant ce temps, 48 % ont vu une augmentation du taux de gain auprès des clients existants de 66 %.

En complétant plus de documents RFx par an, les entreprises augmentent considérablement leurs chances de sécuriser de nouveaux contrats et opportunités de revenus. En fait, les entreprises pourraient perdre 725 000 $ de revenus chaque année en ne complétant pas les documents RFx, a montré la recherche de QorusDocs.

Sécuriser les revenus

La crise actuelle de l'emploi n'est pas isolée à l'industrie manufacturière. Les deux tiers des entreprises dans 43 pays ont cité d'importants problèmes de dotation, selon un récent rapport de ManpowerGroup. L'étude a révélé que 69 % des entreprises ont des difficultés à pourvoir les postes vacants — un record de 15 ans.

Aux États-Unis, la fabrication, la finance et les services aux entreprises, le transport et les services publics sont quelques-unes des industries confrontées aux taux de difficulté d'embauche les plus élevés. Cependant, le rapport de ManpowerGroup a révélé que les incitations à l'embauche peuvent grandement améliorer les résultats de recrutement des entreprises.

En fait, offrir des primes de signature, des salaires plus élevés et des horaires de travail plus flexibles étaient les principales incitations identifiées pour à la fois attirer et retenir les talents. De même, les fabricants intègrent d'autres tactiques comme payer les travailleurs chaque semaine et faire des offres d'emploi le jour même plutôt qu'attendre après les entretiens.

Cependant, la majorité de ces incitations réussies nécessitent une grande quantité de ressources et de dépenses que les fabricants peuvent ne pas avoir. Selon la Society for Human Resource Management, il en coûte à un employeur environ 4 000 $ pour embaucher et intégrer un nouvel employé. En plus, les fabricants font aussi face à des dépenses opérationnelles croissantes alors que le coût des matières premières comme le bois, la brique, l'acier et d'autres métaux continue d'augmenter.

En implémentant le logiciel de gestion des propositions, les fabricants peuvent sécuriser de nouveaux contrats et opportunités de revenus en complétant plus de documents RFx plus efficacement. En conséquence, plus de fonds peuvent être délégués vers ces efforts de recrutement cruciaux, ajoutant des incitations pour que les travailleurs reviennent ou rejoignent l'industrie manufacturière pendant ces temps difficiles.

Des études récentes prédisent que jusqu'à 2,1 millions d'emplois dans la fabrication ne seront pas pourvus d'ici 2030. En conséquence, la pénurie continue de travailleurs nuira aux revenus, à la production et pourrait coûter à l'économie américaine jusqu'à 1 000 milliards de dollars d'ici 2030. Il est vital que les fabricants trouvent des moyens d'incorporer ces incitations d'embauche cruciales pour attirer les travailleurs alors que l'industrie rebondit post-pandémie. L'intégration du logiciel de gestion des propositions est une solution simple que les fabricants peuvent mettre en œuvre pour aider à ramener la main-d'œuvre plus forte que jamais.

Ray Meiring est PDG de QorusDocs.