Données mobiles : 3 façons révolutionnaires de transformer la gestion de la construction

Les projets civils sont complexes et exigeants, nécessitant adaptabilité, prévoyance et flexibilité pour rester maître des coûts du chantier. Et avec tant de tâches critiques requises pour maintenir un chantier — sans parler de plusieurs chantiers — fonctionnant sans accroc, quelques erreurs administratives peuvent mener à des budgets gonflés, un gaspillage décourageant et des retards frustrants. Heureusement, la nouvelle technologie de collecte de données donne aux entrepreneurs une vue d'ensemble de leur entreprise pour qu'ils puissent rester au top de leurs chiffres et en avance sur la courbe.

La manière dont une entreprise gère son activité efficacement et précisément repose sur la qualité des données qu'elle collecte. C'est là qu'interviennent les solutions cloud temps réel d'aujourd'hui. Ces solutions rationalisent les processus et intègrent les points de connexion clés des opérations de terrain, tels que la comptabilité, la paie, le coût de revient des chantiers, le suivi du temps, le suivi des équipements et la planification des ressources d'entreprise (ERP). Ensemble, ces insights donnent aux entrepreneurs une visibilité cristalline sur le statut et la santé de leurs projets, pour qu'ils puissent prendre des décisions plus rapides et plus stratégiques pour améliorer leur résultat net.

Précision des heures-hommes

Le suivi et l'analyse précis du travail et de la productivité d'une équipe reposent souvent sur chaque employé maintenant correctement des cartes de temps papier ou basées sur tableur. Souvent, les cartes de temps papier ou tableur sont remplies des jours, voire des semaines, après que le travail a été complété, ce qui garantit presque que les données seront faussées car ils doivent compter sur leur mémoire. Les superviseurs de terrain qui gèrent plusieurs chantiers et équipes ne savent souvent pas avec certitude où les employés sont à leur heure de début. Ils ne peuvent pas non plus être sûrs que leur équipe est revenue de leur pause déjeuner à l'heure ou que quelqu'un n'est pas parti tôt. De plus, cela peut exposer d'autres risques tels que les membres d'équipe attribuant des heures-hommes à des projets ou tâches inactifs ou incorrects, ou estimant inexactement le temps passé sur site ou à travailler sur une tâche spécifique. Avec une telle probabilité élevée d'erreurs humaines, les résultats pour toute analyse du total des heures de travail seraient presque rendus inutiles.

La meilleure façon d'obtenir les données d'heures-hommes par tâche les plus précises est de collecter les données de terrain en direct au fur et à mesure qu'elles se produisent et d'éliminer tout besoin pour les employés de compter sur leur mémoire pour allouer des heures à la bonne tâche à la fin de la journée, de la semaine ou du mois. Les applications cloud de main-d'œuvre mobile qui optimisent la collecte d'heures-hommes par tâche éliminent le potentiel que les employés surestiment leur temps.

D'abord, chaque membre d'équipe ouvre une application sur leur téléphone, s'authentifie avec un code PIN, sélectionne le projet, la tâche, et la pièce d'équipement quand applicable pour effectuer le travail du jour. Ensuite, l'application prend un selfie de l'employé et les pointe tout en capturant leur localisation GPS. Les applications d'opérations de terrain avec données de terrain en direct facilitent le suivi des heures-hommes par tâche en temps réel avec des fonctionnalités pour améliorer les calculs de données précises. La reconnaissance faciale confirme que la bonne personne effectue le travail en comparant leur photo de pointage entrée/sortie à leur image de profil et fournit des alertes en cas de discordance. La localisation GPS au pointage entrée, sortie, et à chaque changement de tâche, dit aux superviseurs que l'employé est au bon endroit et pas hors site à pointer des heures-hommes pour un projet sans être sur le chantier. Quand intégrée avec un système ERP, les employés ne voient que les tâches spécifiques au projet basées sur la structure de coûts du projet dans l'ERP pour tabuler correctement ces heures-hommes. L'information est ensuite poussée dans les champs de données correspondants dans l'ERP pour le traitement et le reporting.

Le suivi de terrain en direct est également efficace, quand un travailleur passe d'une tâche à l'autre, comme mélanger du béton à couler le béton. Ils choisissent simplement la prochaine tâche sur leur téléphone ou tablette et continuent de travailler. Chaque changement de tâche prend moins de cinq secondes à compléter. Les employés n'ont besoin de pointer sortie que lorsqu'ils ont fini de travailler pour la journée. Les meilleures applications d'opérations de terrain pour main-d'œuvre mobile fonctionnent même quand la connexion internet est perdue. Les heures-hommes par tâche sont capturées en temps réel sur l'appareil mobile et sont synchronisées dès qu'elles ont une connexion de service sans aucun impact sur la précision des heures-hommes par tâche.

Progrès précis par tâche

Suivre le progrès qu'une tâche et un projet font peut être chronophage et plutôt difficile à suivre. À cause du temps que cela prend et des retards dans le partage de l'information collectée, les moyens traditionnels de suivi donnent une perspective inexacte sur les projets dans les rapports. Les rapports arrivent de multiples sources avec différents moyens de collecte tels que papier, email, textes, et tableurs ajoutant à la confusion. En plus de cela, les données collectées ne sont aussi bonnes que la façon dont elles ont été enregistrées. La production par code de coût peut être sauvagement inexacte à cause de travailleurs attribuant accidentellement le travail complété au mauvais code ou projet, causant une tâche à rapporter comme plus complète et une autre comme moins complète qu'elles ne le sont réellement. Ce problème affecte tout le domaine de la construction mais il est particulièrement dommageable pour les projets d'infrastructure où les tâches doivent être complétées en phases, pas en parallèle, donc les problèmes s'accumulent et peuvent causer des coûts élevés tout au long de la vie du projet.

En comparaison, un système intégré, avec contrôles, permet à toutes les données de progrès d'être automatiquement tabulées, collectées et synchronisées. Quand l'ERP est intégré avec une application d'opérations de terrain avec données de terrain en direct, cela augmente dramatiquement la précision des données de production par tâche. Cela permet aux employés de terrain de voir seulement les tâches spécifiques au projet basées sur la structure de coûts du projet dans l'ERP. Chaque fois qu'un employé de terrain passe à une nouvelle tâche spécifique au projet, ils sont invités à entrer les quantités de production correspondantes du travail complété avec la bonne unité de mesure pour le projet au fur et à mesure qu'il se passe en temps réel. Cette interconnectivité assure que les structures de données de l'application d'opérations de terrain et de l'ERP correspondent, permettant à l'information de circuler sans heurt du bureau au terrain et vice versa avec des données de progrès précises.

Opérations automatisées

Déplacer des données d'un endroit à un autre sur papier, tableurs ou dans un programme est incroyablement chronophage et sujet aux erreurs. Et tout le monde redoute de le faire. Les entreprises de toutes tailles perdent du temps en collectant et saisissant des données manuellement.

Plus de 65 % des entrepreneurs utilisent encore du papier et des tableurs, selon un rapport 2020 de la plateforme de gestion des ressources WorkMax. Le rapport a également révélé la corrélation entre la taille de l'entreprise de construction et son incapacité à traiter efficacement les données. À mesure que l'entreprise grandit en taille, elle devient moins efficace. Ces résultats du rapport sur l'utilisation des données de terrain se retrouvent dans d'autres études similaires. En 2019, 26 % de toutes les entreprises de construction ont déclaré qu'aucune de leurs solutions logicielles ne communiquait entre elles, selon un rapport du fournisseur de services IT JBKnowledge.

Dans un système cloud avec collecte de données de terrain en direct, peu importe la taille de l'entreprise car le suivi et la gestion des données sont faits à travers une seule application qui interagit avec les travailleurs individuels. Cela élimine le besoin pour les spécialistes de se concentrer sur de grandes portions de leur temps sur la collecte et ils peuvent passer plus de temps sur l'analyse des données de terrain. Les données de terrain en direct :

• Éliminent les erreurs de saisie manuelle de données dans tous les systèmes, surtout la paie
• Gardent l'ERP synchronisé avec toutes les opérations de terrain
• Éliminent l'utilisation de codes de projet et de coûts obsolètes ou inactifs
• Donnent des ajouts ou modifications d'employé, tâche et projet à la demande depuis les mises à jour ERP
• Offrent des règles automatisées d'heures supplémentaires, syndicales et de quarts pour garantir que la paie est traitée avec précision
• Fournissent des alertes automatisées de discordance de reconnaissance faciale et de géofencing pour le suivi du travail des employés, assurant que les employés sont sur site et gèrent leur propre temps

Toutes les données de terrain sont numérisées, automatisées, et plus précises que les processus manuels utilisant des systèmes de collecte de données de terrain non intégrés. Cela libère les travailleurs de bureau pour être plus efficaces et productifs et leur permet de se concentrer sur l'analyse plutôt que de passer leur temps à chercher des données de terrain et les saisir manuellement dans des systèmes disparates. Donner à tout le monde des rapports créés à partir des données les plus à jour révèle le statut actuel de chaque tâche sur chaque projet. Avoir cette information donne aux entrepreneurs de la clarté sur les changements de statut de projet au fur et à mesure qu'ils se produisent et leur permet de prendre des décisions rapides quand des ajustements doivent être faits.

Voici un exemple réel : Les employés de Nayland Scaffold Ltd passaient quatre à cinq heures par jour à saisir manuellement les données de paie et à s'assurer que le temps de leurs employés était codé au bon projet. Ils devaient aussi scanner et organiser la paperasse pour le stockage numérique. Quand ils sont passés à une application de suivi cloud et ont collecté leurs données de terrain en temps réel, ils ont réduit leurs processus manuels à seulement une heure par jour, ce qui était une augmentation de 78 % de la productivité et un ROI de 2 926 %.

Les projets de construction civile sont très complexes avec de nombreuses pièces mobiles et beaucoup de pressions externes qui peuvent étaler l'attention d'un superviseur de terrain. La capacité des données de terrain en direct à fournir des données précises et actuelles tout dans une seule application maintient les parties prenantes internes et externes du projet toutes sur la même page, tout le temps. Les employés de terrain et les parties prenantes internes et externes savent où le projet en est et sont confiants dans la précision des données de terrain en direct. Avec les données de terrain en direct, l'équipe d'opérations de terrain peut pivoter quand les heures-hommes et le progrès sous-performent pour remettre le projet sur les rails. À mesure que plus de propriétaires cherchent une visibilité globale sur le progrès du projet et exigent plus de précision, cela créera une différence claire entre les entreprises de construction lourde qui utilisent les données de terrain en direct et celles qui ne le font pas.

Mike Merrill est co-fondateur et évangéliste en chef de WorkMax.