Trois façons dont les données mobiles pourraient transformer le secteur de la construction

Les projets civils sont complexes et exigeants, nécessitant adaptabilité, prévoyance et flexibilité pour garder le contrôle des coûts des travaux. Et avec autant de tâches critiques nécessaires au bon fonctionnement d'un chantier - sans parler de plusieurs chantiers -, quelques erreurs administratives peuvent entraîner des budgets gonflés, décourageant le gaspillage et des retards frustrants. Heureusement, la nouvelle technologie de collecte de données offre aux sous-traitants une vue d'ensemble de leur entreprise afin qu'ils puissent rester au top de leurs chiffres et avoir une longueur d'avance.

L'efficacité et la précision avec lesquelles une entreprise gère ses activités dépendent de la qualité des données qu'elle collecte. C'est là qu'interviennent les solutions cloud en temps réel d'aujourd'hui. Ces solutions rationalisent les processus et intègrent les points de connexion clés des opérations sur le terrain, tels que la comptabilité, la paie, le calcul des coûts de travail, le suivi du temps, le suivi des équipements et la planification des ressources de l'entreprise (ERP). Ensemble, ces informations donnent aux entrepreneurs une visibilité cristalline sur l'état et la santé de leurs projets, afin qu'ils puissent prendre des décisions plus rapides et plus stratégiques pour améliorer leurs résultats.

Précision des heures-homme

Le suivi et l'analyse précis du travail et de la productivité d'une équipe reposent souvent sur la bonne gestion par chaque employé des feuilles de temps sur papier ou sur tableur. Souvent, les feuilles de temps sur papier ou sur tableur sont remplies des jours, voire des semaines, après la fin du travail, garantissant presque que les données seront erronées car elles doivent se fier à leur mémoire. Les superviseurs de terrain qui gèrent plusieurs chantiers et équipes ne savent souvent pas avec certitude où se trouvent les employés à leur heure de départ. Ils ne peuvent pas non plus être sûrs que son équipe est revenue de sa pause déjeuner à l'heure ou que quelqu'un n'a pas quitté le travail plus tôt. En outre, cela peut exposer d'autres risques tels que les membres de l'équipe affectant des heures de travail à des projets ou des tâches inactifs ou incorrects ou à une estimation inexacte du temps passé sur site ou à travailler sur une tâche spécifique. Avec une telle probabilité d'erreurs humaines, les résultats de toute analyse du nombre total d'heures de travail seraient presque rendus inutiles.

Le meilleur moyen d'obtenir les données d'heures de travail les plus précises par tâche est de collecter des données de terrain en direct au fur et à mesure et de supprimer tout besoin pour les employés de se fier à leur mémoire pour allouer des heures à la bonne tâche à la fin de la journée, de la semaine, ou mois. Les applications de main-d'œuvre mobiles basées sur le cloud qui optimisent la collecte d'heures de travail par tâche éliminent le risque que les employés surestiment leur temps.

Tout d'abord, chaque membre de l'équipe ouvre une application sur son téléphone, s'authentifie avec un code PIN, sélectionne le projet, la tâche et l'équipement, le cas échéant, pour effectuer le travail de la journée. Ensuite, l'application prend une photo selfie de l'employé et l'enregistre tout en capturant sa position GPS. Les applications d'opérations sur le terrain avec des données de terrain en direct facilitent le suivi des heures-homme par tâche en temps réel avec des fonctionnalités pour améliorer les calculs de données précis. La reconnaissance faciale confirme que la bonne personne effectue le travail en comparant sa photo d'entrée/sortie à l'image de son profil et fournit des alertes en cas de non-correspondance. L'emplacement GPS à l'arrivée, à la sortie et à chaque changement de tâche indique aux superviseurs que l'employé est au bon endroit et qu'il n'est pas hors site à pointer des heures-homme pour un projet sans être sur le chantier. Lorsqu'ils sont intégrés à un système ERP, les employés ne voient que les tâches spécifiques au projet pertinentes en fonction de la structure des coûts du projet dans l'ERP pour calculer correctement ces heures-personnes. Les informations sont ensuite poussées dans les champs de données correspondants dans l'ERP pour le traitement et le reporting.

Le suivi en direct sur le terrain est également efficace lorsqu'un travailleur passe d'une tâche à l'autre, comme mélanger le béton ou couler le béton. Ils choisissent simplement la tâche suivante sur leur téléphone ou leur tablette et continuent à travailler. Chaque changement de tâche prend moins de cinq secondes. Les employés n'ont besoin de pointer que lorsqu'ils ont fini de travailler pour la journée. Les meilleures applications d'opérations sur le terrain pour les effectifs mobiles fonctionnent même lorsque la connexion Internet est perdue. Les heures-homme par tâche sont capturées en temps réel sur l'appareil mobile et sont synchronisées dès qu'elles ont une connexion au service sans aucun impact sur la précision des heures-homme par tâche.

Progrès précis par tâche

Le suivi de la progression d'une tâche et d'un projet peut prendre beaucoup de temps et être assez difficile à suivre. En raison du temps que cela prend et des retards dans le partage des informations collectées, les moyens traditionnels de suivi donnent une vision inexacte des projets dans les rapports. Les rapports proviennent de plusieurs sources avec différents moyens de collecte tels que papier, courrier électronique, textes et feuilles de calcul, ce qui ajoute à la confusion. En plus de cela, les données collectées sont aussi bonnes que la façon dont elles ont été enregistrées. La production par code de coût peut être extrêmement inexacte en raison du fait que les travailleurs attribuent accidentellement le travail terminé au mauvais code ou projet, ce qui fait qu'une tâche est signalée comme plus complète et une autre comme moins complète qu'elle ne le sont réellement. Ce problème affecte l'ensemble du domaine de la construction, mais il est particulièrement dommageable pour les projets d'infrastructure où les tâches doivent être effectuées par phases et non en parallèle, de sorte que les problèmes sont aggravés et peuvent entraîner des coûts élevés tout au long de la vie du projet.

En comparaison, un système intégré, avec des contrôles, permet à toutes les données de progression d'être automatiquement tabulées, collectées et synchronisées. Lorsque l'ERP est intégré à une application d'opérations sur le terrain avec des données de terrain en direct, il augmente considérablement la précision des données de production par tâche. Cela permet aux employés sur le terrain de voir uniquement les tâches spécifiques au projet en fonction de la structure des coûts du projet dans l'ERP. Chaque fois qu'un employé sur le terrain passe à une nouvelle tâche spécifique au projet, il est invité à saisir les quantités de production correspondantes du travail terminé avec l'unité de mesure correcte pour le projet tel qu'il se déroule en temps réel. Cette interconnectivité garantit que les structures de données de l'application des opérations sur le terrain et de l'ERP correspondent, permettant aux informations de circuler de manière transparente du bureau au terrain et vice-versa avec des données de progression précises.

Opérations automatisées

Déplacer des données d'un endroit à un autre sur papier, dans des feuilles de calcul ou dans un programme est incroyablement chronophage et sujet aux erreurs. Et tout le monde redoute de le faire. Les entreprises de toutes tailles perdent du temps à collecter et à saisir des données manuellement.

Plus de 65% des sous-traitants utilisent toujours du papier et des feuilles de calcul, selon un rapport 2020 de la plateforme de gestion des ressources WorkMax. Le rapport a également révélé la corrélation entre la taille de l'entreprise de construction et son incapacité à traiter efficacement les données. Plus l'entreprise grandit, moins elle devient efficace. Ces conclusions du Field Data Usage Report se retrouvent également dans d'autres études similaires. En 2019, 26% de toutes les entreprises de construction ont déclaré qu'aucune de leurs solutions logicielles ne communiquait entre elles, selon un rapport du fournisseur de services informatiques JBKnowledge.

Dans un système basé sur le cloud avec collecte de données sur le terrain en direct, la taille de l'entreprise n'a pas d'importance, car le suivi et la gestion des données sont effectués via une seule application qui interagit avec les travailleurs individuels. Cela élimine le besoin pour les spécialistes de consacrer une grande partie de leur temps à la collecte et ils peuvent consacrer plus de temps à l'analyse des données de terrain. Données de terrain en direct :

• Élimine les erreurs de saisie manuelle des données dans tous les systèmes, en particulier la paie
• Garde l'ERP synchronisé avec toutes les opérations sur le terrain
• Élimine l'utilisation de codes de projet et de coût obsolètes ou inactifs
• Fournit à la demande des ajouts ou des modifications aux employés, aux tâches et aux projets sur le terrain à partir des mises à jour ERP
• Offre des règles automatisées sur les heures supplémentaires, les syndicats et les quarts de travail pour garantir que la paie est traitée avec précision
• Fournit des alertes automatisées de non-correspondance de reconnaissance faciale et de clôture géographique pour le suivi du travail des employés, garantissant que les employés sont sur place et gèrent leur propre temps

Toutes les données de terrain sont numérisées, automatisées et plus précises que les processus manuels qui utilisent des systèmes de collecte de données de terrain non intégrés. Cela permet aux employés de bureau d'être plus efficaces et productifs et leur permet de se concentrer sur l'analyse plutôt que de passer leur temps à rechercher des données de terrain et à saisir manuellement ces données dans des systèmes disparates. Donner à tout le monde des rapports créés à partir des données les plus récentes révèle l'état actuel de chaque tâche sur chaque projet. Disposer de ces informations donne aux entrepreneurs une clarté sur les changements d'état du projet au fur et à mesure qu'ils se produisent et leur permet de prendre des décisions rapides lorsque des ajustements doivent être apportés.

Voici un exemple concret :les employés de Nayland Scaffold Ltd ont passé quatre à cinq heures par jour à saisir manuellement les données de paie et à s'assurer que le temps de leurs employés était codé pour le bon projet. Ils devaient également numériser et organiser les documents pour le stockage numérique. Lorsqu'ils sont passés à une application de suivi basée sur le cloud et ont collecté leurs données de terrain en temps réel, ils ont réduit leurs processus manuels à seulement une heure par jour, ce qui représente une augmentation de 78 % de la productivité et un retour sur investissement de 2 926 %.

Les projets de construction civile sont très complexes avec de nombreuses pièces mobiles et de nombreuses pressions externes qui peuvent disperser l'attention d'un superviseur sur le terrain. La capacité des données de terrain en direct à fournir des données précises et actuelles dans une seule application maintient les parties prenantes internes et externes du projet sur la même page, à tout moment. Les employés de terrain et les parties prenantes internes et externes savent où en est le projet et ont confiance en l'exactitude des données de terrain en direct. Avec des données de terrain en direct, l'équipe des opérations sur le terrain peut pivoter lorsque les heures de travail et les progrès sont sous-performants pour remettre le projet sur les rails. Comme de plus en plus de propriétaires recherchent une visibilité globale sur l'avancement du projet et exigent plus de précision, cela créera une nette différence entre les entreprises de construction lourde qui utilisent des données de terrain en direct et celles qui ne le font pas.

Mike Merrill est co-fondateur et évangéliste en chef de WorkMax.