Trois leçons pour l'industrie alimentaire en 2021

L'industrie alimentaire a beaucoup appris cette année - plus qu'elle ne l'avait prévu. Plus précisément, COVID-19 nous a appris des leçons importantes sur la modernisation de la qualité, de la sécurité et de la gestion des fournisseurs.

Notre industrie s'oriente lentement vers la modernisation, dans le sens de la nouvelle ère de la sécurité alimentaire plus intelligente de la Food and Drug Administration des États-Unis et de chaînes d'approvisionnement de plus en plus complexes, mais la pandémie a nécessairement fait avancer ce calendrier de plusieurs années. Nous nous attendions à ce que nous puissions lentement mettre à niveau la technologie pour répondre aux nouvelles directives de la FDA, mais la pandémie de coronavirus a accéléré ce calendrier.

Les objectifs de l'entreprise dans les industries liées à l'alimentation ont changé presque du jour au lendemain, car 2020 est devenue une année de réaction et de solutions à court terme. Beaucoup ont constaté que leurs opérations et leurs chaînes d'approvisionnement n'étaient pas assez agiles et résilientes, et que leurs pools de fournisseurs n'étaient pas suffisamment diversifiés. La plupart ont constaté que les processus manuels étaient trop lents et les résultats trop flous pour prendre les décisions rapides nécessaires pour garder les portes ouvertes et assurer la sécurité des employés et des clients.

Au fur et à mesure que l'année avançait, il est devenu douloureusement évident que les processus manuels familiers impliquant du papier, des e-mails et des feuilles de calcul ne suffisaient tout simplement pas. La transformation numérique et la modernisation de la technologie sont des activités qui ne peuvent être reportées à plus tard, si vous souhaitez gagner en visibilité et en informations et prendre des décisions basées sur les données.

Alors que vous vous préparez pour l'avenir, il est temps de sortir de la phase réactive de 2020 et de vous tourner vers des activités proactives et à long terme et des solutions technologiques qui prennent en charge des processus évolutifs et transparents.

En transformant et en standardisant votre technologie, vous pouvez créer un système qui préparera le terrain pour garder une longueur d'avance sur vos concurrents, augmenter votre efficacité et vous préparer à une croissance à long terme. Voici quelques façons de commencer.

Pensez à la qualité continue. Les industries liées à l'alimentation, comme beaucoup d'autres, s'appuient sur des rapports ponctuels issus d'audits annuels, plutôt que sur un système dynamique qui montre comment votre entreprise se porte chaque jour. Il est temps de fixer des objectifs qui soutiennent la qualité continue avec les fournisseurs, dans vos propres murs et sur chaque site.

La première étape consiste à examiner tous les logiciels ou technologies que vous utilisez actuellement, pour voir si vous pouvez consolider ou éliminer des solutions ponctuelles ou des applications non pertinentes. Une fois que vous avez une image claire, vous pouvez demander si vos systèmes peuvent « parler » entre eux, dans le but de créer un réseau Internet des objets de bout en bout qui connecte toutes les données de prise de décision en une seule source de vérité. Cela permet d'éliminer les silos de données et d'augmenter la communication.

Un autre processus de qualité continu consiste à diversifier les types d'audit. Les grands audits annuels « instantanés » d'entreprise ne disparaîtront pas, et ils ne devraient pas non plus le faire. Mais même avant la pandémie, de nombreuses entreprises ont commencé à ajouter des auto-évaluations et d'autres enregistrements rapides à leur activité quotidienne à chaque endroit, pour rechercher en permanence les tendances et les points chauds. Ces vérifications sont effectuées à l'aide d'une application d'audit connectée à un logiciel de gestion de la qualité, afin que les responsables puissent afficher les informations les plus récentes et prendre des décisions basées sur des données quotidiennement si nécessaire.

Éloignez-vous des processus manuels. Combien de fois vous êtes-vous senti frustré par tout le travail d'administration que vous effectuez, alors que vous pourriez à la place faire un travail significatif avec vos processus et systèmes ? Combien de fois un document ou d'autres données ont-ils été « perdus » dans des chaînes de courrier électronique ou des classeurs ? Combien de fois avez-vous travaillé des heures supplémentaires pour créer un rapport à la main à partir d'une multitude de feuilles de calcul ?

Il est temps de laisser la technologie prendre en charge une grande partie de votre travail d'administration. C'est le moment pour l'industrie alimentaire d'arrêter de dépendre du papier, des feuilles de calcul et d'autres processus manuels.

Il est important de se rappeler que la modernisation ne consiste pas à éliminer des personnes de l'équation. Il utilise une technologie centrée sur l'humain qui réduit les erreurs humaines, diminue le travail administratif et améliore les résultats. Vous devrez probablement investir un peu en amont, mais la technologie crée des gains d'efficacité et de transparence qui vous feront gagner du temps et de l'argent au final.

Mettre à jour la façon dont vous gérez les vendeurs et les fournisseurs. De nombreux challenges accompagnent l'onboarding de nouveaux fournisseurs et la gestion de ceux existants. Les e-mails restent sans réponse ; les dates de renouvellement sont facilement ignorées, et récupérer les certifications de renouvellement, les documents et les audits est pour le moins une corvée. En plus de cela, vous poussez peut-être à diversifier votre chaîne d'approvisionnement en raison des perturbations pendant la pandémie. Ensemble, cela représente beaucoup de communication, de documents et de dates d'échéance à suivre. De plus, il est de votre responsabilité de vous assurer que vos fournisseurs respectent les normes gouvernementales.

L'utilisation d'un logiciel pour gérer les relations avec les fournisseurs facilite la tâche de toutes les parties, permettant à chacun de travailler plus rapidement et avec plus de collaboration. Les communications avec les fournisseurs, les soumissions de certification et les résultats d'audit se retrouvent tous au même endroit, ce qui vous permet d'évaluer les activités d'intégration et de renouvellement plus rapidement et avec plus de confiance. Les rappels de renouvellement automatisés peuvent mettre un terme à un travail répétitif ou s'inquiéter de savoir si une feuille de calcul a été correctement mise à jour.

La modernisation des systèmes a du sens tant d'un point de vue concurrentiel que financier. Pour moi, cependant, la raison la plus impérieuse de se moderniser, ce sont vos employés. En ces temps précaires, ils font plus avec les mêmes ressources ou moins, subissent plus de stress et se dirigent vers un épuisement professionnel plus profond et plus difficile. Si vous pouvez faire plus pour renforcer les employés et créer des gains d'efficacité, vous obtiendrez de meilleurs résultats à long terme, et c'est l'investissement qui sera le plus rentable en fin de compte. Il faudra une modernisation pour y arriver.

Kari Hensien est présidente de RizePoint.