3 leçons cruciales que l'industrie alimentaire a apprises en 2021

L'industrie alimentaire a beaucoup appris cette année — plus qu'elle n'avait prévu. Spécifiquement, le COVID-19 nous a enseigné d'importantes leçons sur la modernisation de la qualité, de la sécurité et de la gestion des fournisseurs.

Notre industrie s'est lentement dirigée vers la modernisation, sous la direction de la New Era of Smarter Food Safety de la FDA américaine et de supply chains de plus en plus complexes, mais la pandémie a nécessairement avancé cette échéance de plusieurs années. Nous nous attendions à pouvoir mettre à niveau la technologie progressivement pour répondre aux nouvelles directives de la FDA, mais la pandémie de coronavirus a superchargé ce calendrier.

Les objectifs des entreprises dans les industries liées à l'alimentation ont changé presque du jour au lendemain, 2020 devenant une année de réaction et de solutions à court terme. Beaucoup ont découvert que leurs opérations et supply chains n'étaient pas assez agiles et résilientes, et que leurs bassins de fournisseurs n'étaient pas suffisamment diversifiés. La plupart ont vu que les processus manuels étaient trop lents, et les résultats trop flous, pour prendre les décisions rapides nécessaires pour garder les portes ouvertes, et les employés et clients en sécurité.

Au fil de l'année, il est devenu douloureusement clair que les processus manuels familiers impliquant papier, e-mails et tableurs ne suffisent tout simplement pas. La transformation digitale et la modernisation technologique sont des activités qui ne peuvent pas être remises à plus tard, si vous voulez gagner en visibilité et en insights et prendre des décisions basées sur les données.

Alors que vous vous préparez pour l'avenir, il est temps de sortir de la phase réactive de 2020 et de vous tourner vers des activités et solutions technologiques proactives, à long terme, qui soutiennent des processus évolutifs et transparents.

En transformant et standardisant votre technologie, vous pouvez créer un système qui préparera le terrain pour devancer votre concurrence, augmenter les efficacités et préparer une croissance à long terme. Voici quelques façons de commencer.

Penser à la qualité continue

Les industries liées à l'alimentation, comme beaucoup d'autres, s'appuient sur des rapports ponctuels d'audits annuels, plutôt que sur un système dynamique qui montre comment votre entreprise se porte chaque jour. Il est temps de fixer des objectifs qui soutiennent la qualité continue avec les fournisseurs, au sein de vos propres murs et à chaque site.

La première étape est d'examiner tous les logiciels ou technologies que vous utilisez maintenant, pour voir si vous pouvez consolider ou éliminer des solutions ponctuelles ou des applications non pertinentes. Une fois que vous avez une image claire, vous pouvez demander si vos systèmes peuvent « parler » entre eux, dans le but de créer un réseau internet des objets de bout en bout qui connecte toutes les données de prise de décision en une source unique de vérité. Cela aide à éliminer les silos de données et augmente la communication.

Un autre processus de qualité continue est la diversification des types d'audits. Les grands audits corporatifs annuels « instantanés » ne disparaîtront pas, et ne devraient pas. Mais même avant la pandémie, de nombreuses entreprises ont commencé à ajouter des auto-évaluations et d'autres vérifications rapides à leur activité quotidienne à chaque site, pour rechercher continuellement des tendances et des points chauds. Ces vérifications sont faites avec une application d'audit connectée à un logiciel de gestion de la qualité, pour que les gestionnaires puissent voir les informations les plus à jour et prendre des décisions basées sur les données quotidiennement si nécessaire.

S'éloigner des processus manuels

Combien de fois vous êtes-vous senti frustré par tout le travail administratif que vous faites, quand vous pourriez plutôt faire un travail significatif avec vos processus et systèmes ? Combien de fois un document ou d'autres données ont-ils été « perdus » dans des chaînes d'e-mails ou des classeurs ? Combien de fois avez-vous travaillé des heures supplémentaires pour assembler un rapport à la main à partir d'une multitude de tableurs ?

Il est temps de laisser la technologie prendre en charge une grande partie de votre travail administratif. C'est le moment pour l'industrie alimentaire d'arrêter de s'appuyer sur le papier, les tableurs et d'autres processus manuels.

Il est important de se rappeler que la modernisation n'est pas une question d'éliminer les gens de l'équation. C'est utiliser une technologie centrée sur l'humain qui réduit l'erreur humaine, diminue le travail administratif et améliore les résultats. Vous devrez probablement investir un peu au départ, mais la technologie crée des efficacités et de la transparence qui vous feront gagner du temps et de l'argent à la fin.

Mettre à jour la façon dont vous gérez les vendeurs et fournisseurs

De nombreux défis accompagnent l'intégration de nouveaux fournisseurs et la gestion des existants. Les e-mails restent sans réponse ; les dates de renouvellement sont facilement oubliées, et récupérer les certifications de renouvellement, documents et audits est une corvée pour le moins dire. En plus de cela, vous pouvez pousser à diversifier votre supply chain en raison des perturbations pendant la pandémie. Ensemble, c'est beaucoup de communication, documents et échéances à suivre. De plus, c'est votre responsabilité de vous assurer que vos fournisseurs respectent les normes gouvernementales.

Utiliser un logiciel pour gérer les relations fournisseurs rend les choses plus faciles pour toutes les parties, permettant à chacun de travailler plus vite et avec plus de collaboration. La communication fournisseurs, les soumissions de certifications et les résultats d'audit finissent tous au même endroit, pour que vous puissiez évaluer les activités d'intégration et de renouvellement plus vite et avec plus de confiance. Les rappels de renouvellement automatisés peuvent mettre un terme au travail répétitif, ou aux inquiétudes sur la mise à jour correcte d'un tableur.

La modernisation des systèmes a du sens tant d'un point de vue concurrentiel que financier. Pour moi, cependant, la raison la plus convaincante de moderniser, ce sont vos employés. Pendant ces temps précaires, ils font plus avec les mêmes ressources ou moins, prennent plus de stress et se dirigent vers un burnout plus profond et plus difficile. Si vous pouvez faire plus pour soutenir les employés et créer des efficacités, vous obtiendrez de meilleurs résultats à long terme, et c'est l'investissement qui paiera le plus à la fin. Il faudra la modernisation pour y arriver.

Kari Hensien est présidente de RizePoint.