Achats et RH : piloter l'excellence de la chaîne d'approvisionnement ensemble

Pour toutes les différences entre les achats, avec son état d'esprit pragmatique, quantitatif et de meilleur prix pour la meilleure fourniture, et les ressources humaines, avec son approche qualitative des personnes et relations de l'organisation, beaucoup plus de réflexion devrait être donnée à l'endroit où elles se rejoignent.

En fait, les fonctions ont bien plus de terrain commun que ces stéréotypes ne le suggèrent, et construire sur leurs connexions peut apporter de gros avantages aux entreprises en croissance au fil du temps.

C'est particulièrement vrai alors que la stratégie et la gestion de la chaîne d'approvisionnement deviennent intégrales à l'organisation.

Une chaîne d'approvisionnement performante efficacement est l'une des principales charges des achats, car elle négocie et gère les contrats, et s'assure que toutes les tâches connexes performent de manière optimale. Dans la mesure où il faut des gens pour que cela se produise, et que les trouver et les garder est une charge clé des RH, il y a un terrain commun substantiel pour des intérêts partagés.

Si la convergence des intérêts ne se produit pas organiquement, elle est promue par la direction supérieure, surtout dans les grandes organisations de plus de 1 000 employés. Et quand les deux équipes apprennent à travailler avec, pas autour l'une de l'autre, cela peut mener à des résultats positifs.

Comment cela peut-il se produire ? Le point de départ le plus évident concerne les contrats, qui sont particulièrement importants à la lumière du besoin des RH de soutenir la maîtrise des coûts organisationnels. Les coûts des régimes de santé sont sur une trajectoire ascendante constante depuis des ans, au milieu d'attentes floues sur la façon dont les programmes d'avantages sociaux des employés sont exécutés. Il devient critique d'évaluer les courtiers avec un historique prouvé de contrôle des coûts, de négociation des termes de contrat et de gestion des petits caractères. Les RH et les achats ont tous deux beaucoup de valeur à ajouter.

S'il y a une réticence des dirigeants RH à inviter les achats à cette table particulière, c'est généralement enraciné dans des inquiétudes sur la capacité à se rencontrer au milieu, étant donné les perspectives fortement divergentes de chaque équipe. La tendance perçue des achats à pencher vers le « coût le plus bas possible » est parfaitement bien pour un an d'approvisionnement en widgets. Négocier les termes d'une relation d'affaires, cependant, nécessite des paramètres plus nuancés.

De plus, comme le souligneront les spécialistes RH et juridiques en conformité au travail, le « faible coût » peut être un défaut dangereux quand il est appliqué aux avantages des employés. Il y a un risque, selon les avertissements du Département du Travail américain, que son utilisation viole les responsabilités fiduciaires du plan selon les règles ERISA.

Les nuances de la négociation d'une relation courtier et avantages pourraient être une préoccupation plus grande. Cela rend critique pour les RH de s'assurer que, alors que les achats prennent leur place à la table, leur équipe a été équipée pour comprendre les qualificatifs moins tangibles qui peuvent faire ou défaire un accord. Les objectifs et attentes devraient être martelés avant le début des présentations des courtiers, couvrant un tel territoire que :

• Les qualifications, l'expérience et l'expertise du partenaire potentiel — en particulier celles de son chef d'équipe, mais aussi des autres membres.
• La connaissance démontrable de l'équipe de votre industrie et de la position de votre organisation dans celle-ci. Cela couvre votre structure et finances à votre effectif et la conscience de vos défis particuliers, en particulier ceux impliquant les employés et avantages, le recrutement/la rétention des employés, et bien plus.
• Votre accès à un réseau solide de conseillers spécialisés pour des services à valeur ajoutée tels que les programmes de communication et de bien-être. Vous ne trouverez pas de tels services dans les offres de courtiers de base avec des budgets plus restreints.
• Des conseils de plan qui démontrent une pensée de qualité, une connaissance approfondie de l'espace des avantages employés, et de fortes solutions stratégiques.
• Des protocoles de gestion client clairement articulés.
• L'utilisation d'analytiques innovantes pour piloter des programmes d'avantages plus personnalisés.
• L'identification d'outils et capacités spécifiques à déployer au service de votre programme d'avantages.
• Des garanties de frais de service clairement énoncées.
• L'expérience dans la création de campagnes d'inscription ouverte virtuelles.

Une planification interne anticipée pour se concentrer sur de tels détails aidera à créer un partenariat fort et à long terme entre les RH et les achats. Cela fournit un moment pour apprendre les forces particulières de chaque équipe. C'est aussi une opportunité d'identifier où la valeur maximale peut être créée avant, pendant et après le processus de sélection. Certainement, les achats peuvent être inestimables pour guider les exigences contractuelles, pour les coûts et le service, une fois le nouveau conseiller sélectionné.

Sinon, les organisations peuvent bénéficier d'une approche mixte, progressive pendant le processus de demande de proposition (RFP). Par exemple, les spécialistes RH d'une organisation ont géré le front-end du processus RFP courtier, incluant l'établissement des attentes sur les livrables et la relation. Les achats sont intervenus pour être un joueur d'équipe intégral pendant la deuxième phase, prenant la responsabilité de façonner les termes financiers du contrat et de gérer la conformité interne, y compris les accords de confidentialité.

Les achats ont définitivement un rôle à jouer en tant que partenaire des RH. Considérez-le comme aidant à soulager le stress et à fournir une paire de mains supplémentaire. Quand le fardeau est partagé, des objectifs partagés clairement définis deviennent plus réalisables. À la fin, les portes s'ouvrent à la meilleure opportunité pour une expérience RH et employé optimisée — et une chaîne d'approvisionnement fonctionnant sans accroc, aussi.

Joseph Torella est président de la division avantages employés chez Hub International Northeast, une société de courtage d'assurance et partie de Hub International Limited.