Assurer la protection des conducteurs de flotte à l'ère de la COVID-19

Pour répondre à la demande croissante de livraisons de produits et de logistique de transport induite par COVID-19, les entreprises ont intensifié l'embauche de chauffeurs-livreurs. Les grandes entreprises qui emploient des centaines de milliers de chauffeurs ont l'obligation légale et éthique d'assurer la sécurité de ces employés, sous-traitants et clients avec lesquels ils peuvent interagir. Les entreprises négligentes s'exposent à d'importants risques financiers, juridiques, de sécurité et de conformité, mais lorsqu'il s'agit de contrôler correctement ces flottes, les entreprises ont du mal à suivre le rythme.

La responsabilité de la gestion des flottes de chauffeurs incombe souvent à la gestion et à la gouvernance des fournisseurs, ou aux divisions logistique et chaîne d'approvisionnement des entreprises. Il est courant que ces services manquent de processus clairs et cohérents pour contrôler les flottes.

Pourtant, la normalisation des méthodologies d'enquête et de collecte d'informations pertinentes sur les nouveaux conducteurs, et le maintien d'informations à jour sur ceux déjà embauchés ou sous contrat, est essentiel pour la continuité des activités. Bien que ces mesures puissent être coûteuses et difficiles à réaliser à grande échelle, ne pas être un opérateur sûr et conforme peut exposer votre entreprise à des risques inutiles et à des perturbations financières écrasantes.

Lors de la collecte de données sur les programmes de nouveaux conducteurs, la culture d'entreprise et les politiques de chaque entreprise peuvent avoir un impact sur le niveau de contrôle de la flotte réellement requis. Mais il est important dès le départ de savoir à qui appartient la société de gestion de flotte, car les informations d'enquête les plus précieuses proviennent souvent d'eux. À partir de là, les organisations doivent toujours vérifier que les informations fournies par un propriétaire sont exactes et vraies, ainsi que toute information contradictoire susceptible de déclencher des signaux d'alarme.

Les entreprises doivent examiner les dossiers du ministère des Transports ainsi que les casiers judiciaires et criminels aux niveaux étatique et fédéral, car les conducteurs ou les entrepreneurs impliqués dans un litige pourraient avoir une mauvaise image de votre marque. Envisagez d'examiner la couverture médiatique et les plaintes déposées contre les entreprises de flotte et les particuliers, car elles peuvent fournir des renseignements essentiels qui pourraient ne pas apparaître dans les dossiers publics.

La mise en œuvre d'une technologie offrant une visibilité sur les associations qu'un fournisseur ou un conducteur peut avoir avec des entreprises non conformes ou des individus à haut risque est d'une importance égale. Le fait de signaler les fournisseurs qui ont déjà tenté de contourner le processus de sélection, ou de recevoir des mises à jour et des notifications en temps réel liées à des activités criminelles ou à des citations de trafic majeures, peut être un facteur déterminant dans les décisions d'embauche des chauffeurs ou des sous-traitants.

Imaginez que vous êtes un employeur qui embauche un nouvel entrepreneur et que, sans procéder à la vérification appropriée, vous embauchez une entreprise qui a commis une fraude en opérant sous un autre nom. En plus de cela, l'un de leurs employés conduisant votre camion n'est pas correctement assuré. Le coût de l'enquête et de la résiliation de ce contrat, ainsi que tous les frais juridiques ou de règlement, dépasseront de loin les dépenses liées à la réalisation d'une évaluation initiale d'intégration de l'entreprise. C'est pourquoi il est nécessaire d'aborder ces problèmes de manière proactive. Pour chaque mauvais opérateur qui peut être arrêté à la porte, une entreprise peut économiser entre 50 000 $ et 100 000 $ par incident.

Parce que chaque employé ou entrepreneur est une extension de la marque elle-même, il est impératif de choisir les bonnes personnes pour représenter les valeurs de votre entreprise. Lorsque les organisations ne prennent pas de mesures proactives pour évaluer leurs propriétaires de flottes et leurs partenaires, cela peut être considéré comme de la négligence. Le déploiement d'un logiciel qui regroupe toutes les informations pertinentes en un seul endroit afin que la vérification des données en temps réel et des activités concernant ne soit pas cloisonnée, est essentiel pour évaluer les risques et les menaces potentiels.

Fini le temps des vérifications d'antécédents criminels et des alertes de conduite avec facultés affaiblies. Cela ne suffit plus. Les entreprises dépendent de leurs pools de chauffeurs pour s'assurer que l'entreprise peut fonctionner. Certains rapportent que si seulement 10 % de leur flotte de chauffeurs s'avéraient inadaptés, ils ne seraient pas en mesure de fonctionner et de répondre aux besoins et aux attentes de leurs clients. Le fait de ne pas résoudre les problèmes de sécurité avec les flottes de chauffeurs peut signifier une responsabilité majeure pour la continuité de votre activité et la réputation de votre marque.

Assurer la qualité et les actions de centaines, voire de milliers d'employés et de sous-traitants potentiels est une tâche ardue pour toute organisation, sans parler de celle qui n'est pas équipée de la technologie nécessaire pour rendre cette recherche efficace. Les organisations ont besoin d'un mécanisme d'alerte capable de mettre en évidence de manière proactive les changements de comportement, afin que les entreprises soient conscientes des risques potentiels avant qu'ils ne surviennent. Ce processus de vérification amélioré examine les antécédents d'un entrepreneur ou d'un employé sous un angle différent. Ces facteurs peuvent être les différenciateurs lorsqu'il s'agit de limiter la responsabilité et de maintenir la continuité du service lorsque la vitesse est essentielle.

Le commerce électronique a bouleversé la logistique du dernier kilomètre d'une manière que personne n'aurait pu prévoir, et avec la pandémie actuelle, il y a encore plus de pression pour s'assurer que les colis sont livrés rapidement, avec soin et en toute sécurité. La distribution de vaccins en cours en témoigne. Qu'il s'agisse d'un camion complet ou d'un petit colis, la dernière étape de la livraison finale est la partie la plus difficile de tout envoi, et les expéditeurs et les transporteurs doivent garantir la fiabilité et la fiabilité de leurs chauffeurs afin de garantir la réputation de la marque.

Thomas Kopecky est co-fondateur et directeur de la stratégie d'Ontic.