Protéger les conducteurs de flotte face au COVID-19 : stratégies essentielles de sécurité et conformité

Pour répondre à la demande accrue de livraisons de produits et de logistique de transport stimulée par le COVID-19, les entreprises ont intensifié le recrutement de conducteurs de livraison. Les grandes entreprises qui emploient des centaines de milliers de conducteurs ont une obligation légale et éthique d'assurer la sécurité de ces employés, sous-traitants et clients avec lesquels ils peuvent interagir. Les entreprises négligentes s'exposent à des risques financiers, juridiques, de sécurité et de conformité significatifs, mais lorsqu'il s'agit de vérifier correctement ces flottes, les entreprises peinent à suivre le rythme.

La responsabilité de la gestion des flottes de conducteurs incombe souvent à la gestion et la gouvernance des fournisseurs, ou aux divisions logistique et chaîne d'approvisionnement des entreprises. Il est courant que ces départements manquent de processus clairs et cohérents pour vérifier les flottes.

Pourtant, la standardisation des méthodologies d'enquête et de collecte d'informations pertinentes sur les nouveaux conducteurs, et le maintien d'informations à jour sur ceux déjà embauchés ou sous contrat, est critique pour la continuité des affaires. Bien que ces étapes puissent être coûteuses et difficiles à réaliser à grande échelle, ne pas être un opérateur sûr et conforme peut laisser votre entreprise ouverte à des risques inutiles et à des perturbations financièrement dévastatrices.

Vérifications essentielles

Lors de la collecte de données sur les nouveaux programmes de conducteurs, la culture d'entreprise et les politiques individuelles de l'entreprise peuvent impacter le niveau de vérification de flotte réellement requis. Mais il est important dès le départ de savoir qui possède réellement la société de flotte, car les informations d'enquête les plus précieuses proviennent souvent d'eux. À partir de là, les organisations devraient toujours vérifier que les informations fournies par un propriétaire sont exactes et vraies, et toute information contradictoire qui pourrait lever des drapeaux rouges.

Les entreprises devraient examiner les dossiers du Département des Transports ainsi que les dossiers civils et criminels aux niveaux étatique et fédéral, car les conducteurs ou sous-traitants impliqués dans des litiges pourraient nuire à votre marque. Envisagez d'examiner la couverture médiatique et les plaintes déposées contre les sociétés de flotte et les individus, car elles peuvent fournir des renseignements critiques qui ne sont pas apparents dans les registres publics.

L'implémentation d'une technologie offrant une visibilité sur les associations qu'un fournisseur ou un conducteur peut avoir avec des entreprises non conformes ou des individus à haut risque est d'une importance égale. Le signalement des fournisseurs qui ont déjà tenté de contourner le processus de sélection, ou la réception de mises à jour et notifications en temps réel liées à l'activité criminelle ou aux infractions routières majeures, peuvent être les facteurs décisifs dans les décisions d'embauche de conducteurs ou de sous-traitants.

Le coût de l'absence de vérification

Imaginez que vous êtes un employeur embauchant un nouveau sous-traitant, et sans faire la vérification appropriée, vous embauchez une entreprise qui a commis une fraude en opérant sous un autre nom. En plus de cela, l'un de leurs employés conduisant votre camion n'est pas correctement assuré. Le coût de l'enquête et de la résiliation de ce contrat, ainsi que les coûts juridiques ou de règlement, vont largement dépasser la dépense d'une évaluation initiale d'intégration de l'entreprise. C'est pourquoi il est nécessaire d'aborder ces problèmes de manière proactive. Pour chaque mauvais opérateur qui peut être arrêté à la porte, une entreprise peut économiser 50 000 $ à 100 000 $ par incident.

Parce que chaque employé ou sous-traitant est une extension de la marque elle-même, il est impératif de choisir les bonnes personnes pour représenter les valeurs de votre entreprise. Lorsque les organisations ne prennent pas de mesures proactives pour évaluer leurs propriétaires de flotte et partenaires, cela peut être considéré comme négligent. Le déploiement d'un logiciel qui agrège toutes les informations pertinentes en un seul endroit pour que la vérification des données en temps réel et des activités préoccupantes ne soit pas en silos, est clé pour évaluer les risques et menaces potentiels.

Au-delà des vérifications traditionnelles

Ce sont les jours des vérifications de casier judiciaire et des alertes DUI des conducteurs. Cela ne suffit plus. Les entreprises comptent sur leurs pools de conducteurs pour garantir que l'entreprise peut fonctionner. Certains rapportent que si seulement 10 % de leur flotte de conducteurs étaient jugés inappropriés, ils ne pourraient pas fonctionner et répondre aux besoins et attentes de leurs clients. L'incapacité à résoudre les problèmes de sécurité avec les flottes de conducteurs peut signifier une responsabilité majeure pour votre continuité d'affaires et votre réputation de marque.

Assurer la qualité et les actions de centaines, sinon de milliers d'employés et sous-traitants potentiels est une tâche ardue pour toute organisation, et encore plus pour celle qui n'est pas équipée de la technologie nécessaire pour rendre cette recherche efficace. Les organisations ont besoin d'un mécanisme d'alerte qui peut proactivement mettre en évidence les changements de comportement, afin que les entreprises soient conscientes des risques potentiels avant qu'ils ne surviennent. Ce processus de vérification amélioré examine l'historique d'un sous-traitant ou employé sous un angle différent. Ces facteurs peuvent être les différenciateurs quand il s'agit de limiter la responsabilité et de maintenir la continuité de service quand la rapidité est essentielle.

Le commerce électronique a bouleversé la logistique du dernier kilomètre d'une manière que personne n'aurait pu prédire, et avec la pandémie actuelle, il y a encore plus de pression pour s'assurer que les colis sont livrés rapidement, soigneusement et en toute sécurité. La distribution de vaccins en cours en témoigne. Qu'il s'agisse d'un chargement complet ou d'un petit colis, la dernière étape de la livraison finale est la partie la plus difficile de tout envoi, et les expéditeurs et transporteurs doivent assurer la fiabilité et la fiabilité de leurs conducteurs pour sécuriser la réputation de la marque.

Thomas Kopecky est co-fondateur et directeur de la stratégie d'Ontic.