Booster l'efficacité : 3 avantages clés de l'automatisation des comptes fournisseurs

Les gestionnaires de supply chain font face depuis longtemps à des défis en matière de comptes fournisseurs et de processus procure-to-pay (P2P). Malgré le passage au digital qui a lieu dans tous les secteurs, de nombreuses organisations comptent encore sur des processus AP manuels, basés sur le papier, pour approuver et payer les factures. Cela crée une multitude de problèmes — y compris le manque de contrôle sur le timing des paiements aux fournisseurs, les exceptions de factures qui prennent un temps précieux du personnel, et une mauvaise visibilité pour votre équipe finance et vos fournisseurs.

La bonne nouvelle est qu'en passant au digital dans le processus des comptes fournisseurs de votre organisation, vous pouvez éliminer le processus lent et sujet aux erreurs qui est la cause racine de nombreux problèmes avec vos fournisseurs. En le faisant, vous réduirez les coûts, optimiserez le flux de trésorerie, obtiendrez une visibilité en temps réel sur les dettes fournisseurs en cours et préviendrez les perturbations potentielles de la supply chain avant qu'elles ne surviennent.

Éliminer les exceptions de factures

Dans un monde idéal, les exceptions de factures seraient rares. Mais pour de nombreuses organisations comptant encore sur des processus AP obsolètes, ce n'est simplement pas le cas. En fait, une étude récente d'Ardent Partners a révélé que 62 % des professionnels AP conviennent que les exceptions de factures leur donnent les plus gros maux de tête au quotidien.

Non seulement les exceptions de factures prennent beaucoup de temps à résoudre, mais elles entraînent aussi des cycles de paiement incohérents.

En tant que gestionnaire de supply chain, vous pouvez comprendre pourquoi l'AP veut éliminer les exceptions de factures. Mais vous pourriez vous demander pourquoi vous devriez vous en soucier.

Imaginez que les factures fournisseurs sont en attente parce que les marchandises n'ont pas été reçues et que l'AP ne peut pas effectuer un three-way match. Dans ce scénario, de nombreux fournisseurs placeront les clients en retenue de crédit. Certains pourront même cesser d'expédier des marchandises supplémentaires.

Même si les choses n'atteignent pas cet extrême, vos fournisseurs ne sont pas payés en temps voulu. Dans le meilleur des cas, cela mène à de mauvaises relations fournisseurs et à l'instabilité pour les fournisseurs qui se trouvent dans des positions de trésorerie difficiles.

Exploiter les opportunités de remise de paiement anticipé à grande échelle

Alors que la pandémie de COVID-19 a perturbé les supply chains dans le monde entier, toutes les organisations n'ont pas ressenti le même niveau de douleur. Celles qui avaient des processus automatisés utilisant des plateformes software-as-a-service (SaaS) ont pu transitionner rapidement vers une main-d'œuvre à distance sans trop de difficulté. Dans le domaine de l'AP, cela signifiait que les employés pouvaient traiter les factures de n'importe où — et à grande échelle.

Si un gestionnaire financier voulait payer des centaines ou des milliers de fournisseurs à l'avance pour capitaliser sur une remise de paiement anticipé, ce n'était pas un problème. D'un autre côté, si l'optimisation du flux de trésorerie était l'objectif, retenir le paiement jusqu'au dernier jour possible dans les termes était facile à programmer.

Fournir de la visibilité dans les processus AP et P2P

Plus vous avez de visibilité dans votre supply chain, plus il est facile de prédire le flux de trésorerie, d'identifier les perturbations potentielles avant qu'elles ne surviennent et de prendre des décisions basées sur les données. Malheureusement, quand vous comptez sur des workflows de facturation basés sur le papier, il est virtuellement impossible de voir où les choses en sont à un moment donné.

En automatisant les processus AP/P2P, vous pouvez obtenir une visibilité 24/7 sur l'ensemble du processus de facture. Cela élimine les surprises et améliore l'intelligence d'affaires, ce qui vous permet d'optimiser continuellement vos opérations en exploitant des insights en temps réel.

Si votre organisation utilise encore des workflows AP basés sur le papier, il est impossible que votre supply chain soit aussi efficace qu'elle peut l'être. En investissant dans des outils qui automatisent le processus AP, vous pouvez créer une connexion digitale avec vos fournisseurs qui vous permet de :

• Éviter les perturbations de la supply chain en évitant d'être mis en retenue de crédit ou coupé complètement ;
• Rationaliser la gestion des données fournisseurs en ayant toutes les données pertinentes (ex: W-9 et informations de compte bancaire) en un seul endroit ;
• Améliorer les relations fournisseurs en fournissant de la visibilité sur le statut de paiement et en s'assurant qu'ils sont payés à temps ; et
• Garantir que l'AP, les acheteurs internes et les gestionnaires de département ne passent du temps que sur des activités à valeur ajoutée.

Additionnez le tout, et l'automatisation de l'AP est un moyen facile de s'assurer que votre supply chain continue de ronronner efficacement, tout en augmentant la productivité et la rentabilité.

Shan Haq est vice-président de la stratégie d'entreprise et du développement chez Transcepta, une plateforme procure-to-pay basée sur le cloud.