Trois avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs

Les responsables de la chaîne d'approvisionnement sont depuis longtemps confrontés à des défis en ce qui concerne les processus de comptes fournisseurs et d'approvisionnement au paiement (P2P). Malgré le passage au numérique dans tous les secteurs, de nombreuses organisations s'appuient toujours sur des processus AP manuels et papier pour approuver et payer les factures. Cela crée une multitude de problèmes, notamment un manque de contrôle sur le calendrier des paiements aux fournisseurs, des exceptions de factures qui prennent un temps précieux au personnel et une mauvaise visibilité à la fois pour votre équipe financière et vos fournisseurs.

La bonne nouvelle est qu'en passant au numérique dans le processus de comptabilité fournisseurs de votre organisation, vous pouvez éliminer le processus lent et sujet aux erreurs qui est à l'origine de nombreux problèmes avec vos fournisseurs. Ce faisant, vous réduisez les coûts, optimisez les flux de trésorerie, obtenez une visibilité en temps réel sur les dettes impayées et évitez les perturbations potentielles de la chaîne d'approvisionnement avant qu'elles ne surviennent.

Éliminer les exceptions de factures

Dans un monde idéal, les exceptions de facture seraient rares. Mais pour de nombreuses organisations qui s'appuient encore sur des processus AP obsolètes, ce n'est tout simplement pas le cas. En fait, une étude récente d'Ardent Partners a révélé que 62 % des professionnels de l'AP conviennent que les exceptions de factures leur causent les plus gros maux de tête au quotidien.

Non seulement les exceptions de facture prennent beaucoup de temps à résoudre, mais elles entraînent également des cycles de paiement incohérents.

En tant que responsable de la chaîne d'approvisionnement, vous pouvez comprendre pourquoi AP souhaite éliminer les exceptions de facture. Mais vous pourriez vous demander pourquoi vous devriez vous en soucier.

Imaginez que les factures des fournisseurs soient en attente parce que les marchandises n'ont pas été reçues et qu'AP ne peut pas effectuer une correspondance à trois. Dans ce scénario, de nombreux fournisseurs placeront les clients en attente de crédit. Certains peuvent même arrêter complètement d'expédier des marchandises supplémentaires.

Même si les choses ne deviennent pas aussi extrêmes, vos fournisseurs ne sont pas payés en temps opportun. Dans le meilleur des cas, cela conduit à de mauvaises relations avec les fournisseurs et à une instabilité pour les fournisseurs qui se trouvent dans une situation de trésorerie difficile.

Mettre à l'échelle les opportunités de remise anticipée

Alors que la pandémie de COVID-19 a perturbé les chaînes d'approvisionnement du monde entier, toutes les organisations n'ont pas ressenti le même niveau de douleur. Ceux qui disposaient de processus automatisés utilisant des plates-formes de logiciel en tant que service (SaaS) ont pu passer rapidement à une main-d'œuvre distante sans trop de problèmes. Dans le domaine de l'AP, cela signifiait que les employés pouvaient gérer les factures de n'importe où et à grande échelle.

Si un directeur financier voulait payer des centaines ou des milliers de fournisseurs plus tôt pour profiter d'une remise sur salaire anticipé, ce n'était pas un problème. D'un autre côté, si l'optimisation des flux de trésorerie était l'objectif, il était facile de planifier le paiement jusqu'au dernier jour possible dans les délais.

Fournir une visibilité sur les processus AP et P2P

Plus vous avez de visibilité sur votre chaîne d'approvisionnement, plus il est facile de prévoir les flux de trésorerie, d'identifier les perturbations potentielles avant qu'elles ne surviennent et de prendre des décisions basées sur les données. Malheureusement, lorsque vous comptez sur des workflows de facturation papier, il est pratiquement impossible de voir où en sont les choses à un moment donné.

En automatisant les processus AP/P2P, vous pouvez bénéficier d'une visibilité 24h/24 et 7j/7 sur l'ensemble du processus de facturation. Cela élimine les surprises et améliore la business intelligence, ce qui vous permet d'optimiser en permanence vos opérations en tirant parti d'informations en temps réel.

Si votre organisation utilise toujours des flux de travail AP sur papier, il est impossible que votre chaîne d'approvisionnement soit aussi efficace qu'elle peut l'être. En investissant dans des outils qui automatisent le processus AP, vous pouvez créer une connexion numérique avec vos fournisseurs qui vous permet de :

• Éviter les interruptions de la chaîne d'approvisionnement en évitant d'être suspendu ou complètement coupé ;
• Simplifiez la gestion des données des fournisseurs en regroupant toutes les données pertinentes (par exemple, W-9 et informations de compte bancaire) ;
• Améliorer les relations avec les fournisseurs en offrant une visibilité sur l'état des paiements et en veillant à ce qu'ils soient payés à temps ; et
• S'assurer que l'AP, les acheteurs internes et les chefs de service ne consacrent du temps qu'aux activités à valeur ajoutée.

Ajoutez tout cela et l'automatisation AP est un moyen simple de vous assurer que votre chaîne d'approvisionnement continue de fonctionner efficacement, tout en augmentant la productivité et la rentabilité.

Shan Haq est vice-président de la stratégie d'entreprise et du développement chez Transcepta, une plate-forme d'approvisionnement basée sur le cloud.