Approvisionnement collaboratif de fournitures essentielles face aux défis de la pandémie

Au début de la lutte contre la COVID-19, alors que les cas augmentaient avec la demande d'équipements de protection individuelle (EPI), les hôpitaux et systèmes de santé américains ont rapidement réalisé que les canaux normaux d'approvisionnement ne pourraient pas répondre à leurs besoins.

De nombreux hôpitaux comptent sur la distribution juste-à-temps (JAT) d'EPI et de fournitures critiques en cas de pandémie respiratoire. Le mieux que les fournisseurs JAT pouvaient faire était de fournir une fraction de ce dont les hôpitaux avaient besoin, compte tenu de l'augmentation généralisée et significative de la demande.

Pour compenser, les hôpitaux et systèmes de santé du monde entier se sont mis à sourcer les produits par eux-mêmes, traquant toutes les pistes qu'ils pouvaient trouver. Alors que les fournitures restaient rares, les boîtes de réception des équipes d'approvisionnement se sont rapidement remplies de sollicitations d'organisations et d'individus inconnus, chacun promettant d'avoir une source pour les précieux EPI. Désespérés de protéger les travailleurs de santé et les patients, de nombreux professionnels de l'approvisionnement ont commencé à poursuivre sans relâche chaque piste, ne trouvant souvent que les fournitures n'étaient plus disponibles, ou pire, exigeant un paiement en espèces à l'avance pour des fournitures soit inférieures, soit inexistantes. Pendant ce temps, à mesure que la demande montait, le prix de ces fournitures augmentait également, les hôpitaux individuels, systèmes de santé et agences gouvernementales se retrouvant dans des guerres d'enchères pour des produits de sources inconnues et parfois douteuses.

Collaborer pour le bien commun

L'American Hospital Association (AHA) a été parmi les premières organisations à reconnaître le besoin de relever le défi au niveau système, plutôt que chacun opérant en mode « faites-le vous-même ». À peu près au même moment, Global Healthcare Exchange (GHX) recevait des appels de membres fournisseurs de sa communauté, demandant de l'aide pour vérifier ces organisations inconnues. C'est alors que GHX et l'Association for Health Care Resource & Materials Management (AHRMM), un groupe de membres professionnels de l'AHA, ont commencé à travailler ensemble. GHX a offert des services pro bono pour tirer parti des ressources qu'il utilise généralement pour aider les hôpitaux à qualifier les fournisseurs. Il a fourni les services de vérification initiaux, tandis que l'AHRMM publiait des informations sur les fournisseurs ayant passé le filtrage initial, à leur discrétion, sur un site web accessible au public. L'objectif était de minimiser le travail en double parmi les équipes d'approvisionnement hospitalier, en créant un emplacement unique où elles pouvaient voir les résultats de l'effort de vérification.

Fin mars et début avril, le volume de fournisseurs a explosé. Pour gérer cet afflux, GHX a mis en place un portail d'auto-inscription pour que les fournisseurs s'ajoutent à la file de vérification. L'AHRMM, quant à lui, a reconnu que certains fournisseurs faisaient des demandes onéreuses, comme de grandes quantités minimales de commande ou exigeant du cash à l'avance. En conséquence, l'AHRMM a incorporé des questions supplémentaires dans le processus de vérification sur les produits disponibles, coûts d'expédition, prix, et termes et conditions, et a publié ces informations aux côtés des noms des fournisseurs vérifiés dans un effort pour simplifier davantage le travail requis par les équipes d'approvisionnement hospitalier. Ces questions ont également servi à éliminer les fournisseurs qui choisissaient de ne pas y répondre. Depuis, l'AHRMM a permis aux hôpitaux ayant travaillé avec des fournisseurs vérifiés d'évaluer leur expérience avec eux, pour aider les organisations pairs à identifier des sources de qualité et à avoir plus confiance dans leur sélection.

Au 17 juillet, GHX avait vérifié plus de 770 fournisseurs, et 315 étaient approuvés et publiés sur le site web de l'AHRMM. Bien que cela ne garantisse pas qu'un fournisseur ou ses produits sont légitimes, cela a aidé à minimiser le nombre de fournisseurs que les hôpitaux devaient vérifier par eux-mêmes, tout en diminuant le potentiel pour des acteurs sans scrupules de duper les hôpitaux et de mettre en péril la santé et le bien-être des patients et du personnel. Cependant, il est important de noter que les hôpitaux devraient toujours suivre leurs politiques et procédures typiques de révision et d'approbation des fournisseurs.

Faire progresser l'initiative de vérification

L'effort collaboratif a attiré l'attention de la National Governors Association (NGA), qui cherche à consolider le travail effectué non seulement par GHX et AHRMM, mais aussi d'autres organisations qui ont vérifié des fournisseurs et fournitures critiques. Les gouverneurs ont pris des rôles de premier plan dans leurs États et territoires pour assurer la disponibilité d'équipements vitaux, malgré une expérience limitée pré-pandémie dans la navigation de chaînes d'approvisionnement mondiales complexes. En hébergeant les résultats collectifs sur un site web unique, ceux cherchant des EPI et autres fournitures auront un guichet unique où ils pourront rechercher à la fois produits et fournisseurs. Les organisations de prestation de soins de santé pourront également voir quels fournisseurs et produits ont passé plusieurs filtrages ou ont été évalués par leurs pairs, augmentant la valeur des diverses initiatives d'approvisionnement.

Une telle initiative est organisée par Public Spend Forum (PSF), une plateforme mondiale d'intelligence de marché pour les marchés du secteur public. Via GovShop, sa plateforme gratuite d'intelligence fournisseurs et contrats, PSF fournit des données complètes sur les fournisseurs et contrats dans tous les marchés. En réponse à la COVID-19, leur équipe collabore avec la Defense Joint Task Force, la National Governors Association, et des organisations de santé comme l'AHRMM pour vérifier les fournisseurs et compiler le plus grand ensemble de données gratuit sur l'inventaire, la capacité et la disponibilité des produits liés à la COVID-19. L'ensemble de données agrège les informations des fournisseurs et vise à aider les agences de santé à sourcer les produits nécessaires en réponse au virus.

La COVID-19 a menacé la santé et le bien-être de millions d'individus et d'organisations à travers le monde. Sur une note plus positive, elle a également réuni des organisations, tant publiques que privées, tout en faisant émerger des organisations avec des ressources légitimes pour soutenir la bataille. La chaîne d'approvisionnement, par sa nature même, est un système qui prospère grâce à la collaboration. La COVID-19 a peut-être commencé en soulignant les fragilités de la chaîne d'approvisionnement de santé, mais elle se terminera par une démonstration de ce qui est possible lorsque les parties prenantes se réunissent pour un objectif commun.

Karen Conway est vice-présidente de la valeur santé chez GHX. Mike Schiller est directeur principal de la chaîne d'approvisionnement chez AHRMM.