Huit étapes pour éviter le chaos lors de la réouverture des entreprises

L'une des plus grandes révélations de la crise des coronavirus est la façon dont tant de petites et moyennes entreprises vivent au jour le jour. Nous avons vu de grands détaillants et de petites entreprises déposer le bilan, même s'ils n'avaient jamais signalé auparavant une semaine sans revenus.

C'est à quel point l'argent est vital en ce moment. Maintenir des flux de trésorerie disponibles et une production respectable est la stratégie universelle des entreprises en attendant la levée des commandes à domicile. Mais même si tout ouvrait demain, la plupart des entreprises ne seraient pas prêtes à répondre à l'augmentation de la demande des clients qui s'ensuivrait.

La demande illimitée des clients peut sembler une bonne chose, mais essayer de servir les clients le premier jour comme s'il s'agissait d'un lancement d'iPhone est une recette pour le chaos. Pour éviter d'être emporté par la tourmente et de nuire à vos résultats – ou de mettre votre entreprise en faillite – vous devrez limiter les ventes en fonction de votre capacité à les remplir.

Survivre à la réouverture n'est pas une mince affaire, mais la tâche qui s'ensuit est infiniment plus délicate :recentrer votre chaîne d'approvisionnement pour rebondir après la perturbation.

Réouverture à Pace

Selon une enquête récente de l'Institute for Supply Chain Management, plus de 80 % des entreprises s'attendent ou ont déjà subi des perturbations de la chaîne d'approvisionnement en raison de COVID-19.

En outre, plus de 60 % des personnes interrogées ont déclaré avoir déjà subi des retards soudains dans la réception de commandes en provenance de Chine, et nombre d'entre elles n'ont pas de plan d'urgence pour faire face aux perturbations.

Il sera difficile pour les entreprises de reprendre leurs activités normales après ce genre de chaos. Heureusement, certaines stratégies peuvent aider à atténuer la perte d'activité dans votre chaîne d'approvisionnement et à préparer la réouverture :

1. Identifier les contraintes. Il va sans dire que vous n'êtes pas prêt à rouvrir si vous n'avez pas pris le temps d'évaluer vos contraintes et où devrait être votre goulot d'étranglement. En ce sens, non préparé signifie que vous pouvez vous attendre à des retards dans la satisfaction des commandes des clients, et donc à la rentabilité.

De par sa conception, votre goulot d'étranglement dépendra des retards potentiels pouvant survenir en raison des personnes, des processus et de la technologie. Vous pouvez avoir un goulot d'étranglement lorsque les travailleurs ne se présentent pas à l'usine, par exemple, ou vous pourriez ne pas être en mesure de fabriquer en fonction des objectifs. Les processus sont à la base de la production, de la prévision et de la gestion des stocks. Par conséquent, il est important d'identifier les processus qui peuvent avoir le plus d'impact lorsqu'ils ne se déroulent pas comme prévu.

Il est physiquement impossible de créer plus de production que votre plus gros goulot d'étranglement de processus, donc toute votre stratégie de réouverture doit être basée sur votre capacité à répondre à la demande. La technologie vous permet de visualiser les goulots d'étranglement en temps réel - ou où ils pourraient être - et vous aide ensuite à vous préparer plus efficacement.

2. Liquidez en convertissant les stocks excédentaires en espèces. Le talon d'Achille de la plupart des entreprises après la pandémie de COVID-19 sera probablement le désir d'accumuler des stocks pour répondre à la demande. Cependant, cela ne fera qu'immobiliser votre trésorerie disponible et vous poussera à surproduire des marchandises en prévision de ventes non engagées.

Aucune entreprise ne reviendra avec plus d'argent qu'avant la pandémie. Pour le moment, l'argent liquide a plus de valeur que l'excédent de stock, alors liquidez l'excédent de manière responsable.

3. Réinitialiser les attentes des clients sur les calendriers de livraison. Les commandes des clients monteront en flèche à mesure que les entreprises rouvriront, poussant votre entreprise à remplir l'arriéré de 90 jours de livraisons en attente. Cependant, vous voulez éviter la version commerciale de la ruée vers l'or du papier toilette en indiquant clairement ce qui est gérable et ce que vous pouvez livrer à temps.

La récupération va être un crawl, marcher et revenir à vos niveaux de production d'avant la pandémie. Vos marges dépendent de la compréhension qu'ont vos clients de cette réalité et du moment où ils recommencent à dépenser.

4. Simplifiez vos offres de produits pour le moment. Une stratégie clé sur laquelle votre entreprise a un contrôle total est la complexité de votre gamme de produits. Taiichi Ohno, l'un des fondateurs de la production au plus juste, a prouvé que le flux à la pièce est souvent le point de départ idéal. Si vous le pouvez, n'offrez qu'un ou quelques produits qui généreront rapidement des bénéfices.

Identifiez les plus gros profits dans vos systèmes de point de vente et ERP, ou examinez vos reçus de commande, puis engagez-vous à n'offrir que les produits les plus prévisibles et les plus fiables jusqu'à ce que la perturbation soit passée.

5. Rationalisez vos cycles fournisseur-client. L'une des meilleures raisons de simplifier vos offres de produits est que la vie post-pandémique sera un jeu de délais. Les produits avec les cycles de conversion les plus rapides, du fournisseur au client, vous aideront à reconstituer les flux de trésorerie de votre entreprise plus rapidement - et avec beaucoup moins de risques - que les commandes spécialisées à marge plus élevée. Même si vous disposez d'un espace d'entrepôt supplémentaire, ne vous surendettez pas.

N'oubliez pas que toutes les opérations doivent donner la priorité aux flux de trésorerie et à l'exécution accélérée des commandes. Faire passer les économies de coûts de commande en gros avant les flux de trésorerie tuera essentiellement cette stratégie. Lorsque vous finirez par accumuler des liquidités, vous pourrez à nouveau proposer des commandes « à la demande » qui prennent plus de temps à produire.

6. Concentrez-vous sur la satisfaction de la demande plutôt que sur les prévisions. En mettant l'accent sur les flux de trésorerie avant la croissance, il est crucial de promouvoir une stratégie de fabrication sur commande chaque fois que cela est possible. C'est difficile, car l'instinct est d'acheter des produits en gros pour répondre aux demandes attendues des clients. Cependant, n'oubliez pas que plus de 40 millions d'Américains ont déposé une demande de chômage - ils ne dépenseront pas selon des prévisions vieilles de plusieurs mois.

Une stratégie de fabrication sur commande qui découle de la demande réelle sera moins risquée pour votre entreprise. Cela vous permettra également de collecter des espèces suffisamment rapidement pour augmenter la production de manière plus sûre et plus durable, en particulier si vous pouvez obtenir des espèces à l'avance ou à la livraison.

7. Minimiser le changement de processus. La dernière chose que les entreprises devraient essayer en ce moment est de prendre plusieurs types de commandes différents, chacun avec des processus différents. Votre goulot d'étranglement est votre étape limitante, et plus de changements de processus signifient plus de travail et plus de pression sur ce goulot d'étranglement et vos ressources. Cela crée un chaos absolu, et résoudre le problème est le Saint Graal de la gestion des opérations.

Le concept de gestion de projet de chaîne critique, rendu célèbre par Eliyahu Goldratt, fournit une méthode simple pour résoudre ce problème (en théorie). Fondamentalement, planifiez les ressources nécessaires à l'exécution. Une façon d'y parvenir est d'utiliser l'apprentissage automatique, qui peut être utilisé pour exploiter les données et déterminer la bonne combinaison de produits, les délais et les configurations. Appliquez cela à votre gestion de la chaîne d'approvisionnement post-pandémique pour rouvrir avec succès.

8. Tirez parti de la technologie guidée par l'IA pour de nouvelles prises de décision. À propos de l'apprentissage automatique et de l'IA, précisons que la gestion de la chaîne d'approvisionnement post-pandémique ne devrait pas être une question d'efficacité. L'ensemble de votre stratégie doit fonctionner en termes d'efficacité globale plutôt que de « refouler les résultats ». Par conséquent, l'IA et l'apprentissage automatique devraient améliorer le flux de processus au lieu d'essayer de trouver des anomalies et des défauts de processus.

À mesure que vous augmentez le flux de production, utilisez l'IA et l'apprentissage automatique pour vous assurer d'avoir exactement ce dont vous avez besoin pour maintenir votre production, augmenter vos liquidités et éviter de compromettre une rentabilité durable.

Jusqu'à présent cette année, COVID-19 a fait des ravages dans les entreprises, les chaînes d'approvisionnement et l'économie dans son ensemble. Lorsque les entreprises rouvrent, elles sont confrontées au cauchemar logistique consistant à atténuer la perte de productivité tout en reprenant leurs activités habituelles. Avec ces stratégies, vous pouvez préparer votre chaîne d'approvisionnement pour le chaos à venir, avec beaucoup d'argent en main pour répondre à la demande.

Ali Hasan R. est co-fondateur et PDG de ThroughPut, une société de logiciels de chaîne d'approvisionnement d'IA.