Paiements numériques : booster l'efficacité et la précision logistique

L'industrie logistique repose sur la vitesse, l'efficacité et la précision. Les entrepôts s'efforcent de faire tourner les camions rapidement, de garder les portes de quai remplies, et de traiter un maximum de chargements. Il en va de même pour les chauffeurs routiers et les transporteurs — s'ils ne sont pas sur la route, ils ne génèrent pas de revenus.

Mais dans un espace où vitesse et efficacité sont si importantes, l'industrie dépend excessivement de quelque chose d'incroyablement inefficace — le papier.

Le papier est en contradiction avec les objectifs d'efficacité et de précision. Il est encombrant et ralentit l'ensemble des processus. Les paiements papier peuvent signifier un commis d'entrepôt passant 15 minutes au téléphone pour vérifier un chèque, ou courant dans l'entrepôt à la recherche de monnaie. Chaque transaction papier signifie du temps précieux gaspillé, avec la possibilité que les paiements soient perdus ou mal gérés.

Les entreprises logistiques, grandes et petites, suivent les paiements et facturent les commandes mostly manuellement, parfois même avec stylo et papier. C'est particulièrement courant dans les domaines de l'entreprise où les frais peuvent être inattendus ou hautement variables. Dans l'environnement d'entrepôt, par exemple, des frais accessoires peuvent être facturés selon la façon dont un chargement arrive. Était-il en retard ? Nécessitait-il une manutention spéciale ou des frais de déchargement ? Même les entrepôts soutenus par une excellente technologie pourraient ne pas avoir les systèmes ou processus pour évaluer, suivre et gérer correctement ces frais, pour s'assurer qu'ils sont collectés en temps réel ou facturés plus tard.

Un autre problème posé par le papier est lorsqu'un paiement est attendu en temps réel mais que le chauffeur n'a pas de mode de paiement accepté, comme un chèque papier ou de l'argent liquide. Le chauffeur est alors forcé de passer du temps à trouver le mode de paiement accepté. Imaginez tout le monde dans l'épicerie payant par chèque ou devant payer en espèces à chaque fois que vous faites le plein. Cela arrive tous les jours dans certains coins de l'industrie logistique.

La numérisation du suivi, de la facturation et de l'encaissement des paiements améliore considérablement l'expérience de paiement pour les deux parties de la transaction. C'est plus facile à collecter, plus d'options de paiement peuvent être supportées, et il n'y a pas de facture ou reçu papier à perdre.

La transition vers les paiements et workflows numériques n'accélère pas seulement les opérations quotidiennes, elle allège la charge des employés et assure que chaque détail important est pris en compte tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Un passage aux paiements numériques est plus que se débarrasser de la corvée des chèques ; cela réduit la dépendance au papier dans son ensemble. Cela inclut les factures papier, la saisie manuelle de données, le stockage d'anciens dossiers papier et la réduction des points de contact qui créent des opportunités d'erreur humaine ou même de vol.

L'industrie logistique n'est pas seule dans sa dépendance à la facturation et aux paiements papier. Un webinaire 2018 de PYMNTS.com intitulé « Bringing Corporate Payments Out of the Dark Ages » a détaillé certaines tendances des paiements B2B :

• 67 % des paiements consommateurs sont effectués électroniquement, tandis que 64 % des paiements B2B se font encore par chèque.
• Les paiements B2B ont un taux d'erreur de 18 %.
• La facture B2B moyenne prend 17 $ et 10 jours à traiter.
• Le cycle de vie complet d'une transaction B2B est de 34 jours aux États-Unis.

Le coût minimal de la transition vers les paiements numériques est facilement récupéré par le ROI qui vient de la vitesse, l'efficacité, la précision et l'élimination des fuites de revenus. Ne restez pas dans l'obscurité : évaluez vos processus de paiement et de facturation pour vous assurer qu'ils ont la visibilité et l'efficacité dont vous avez besoin pour gérer au mieux vos affaires.

Robin Gregg est CEO de RoadSync, une plateforme de paiements numériques pour la logistique.