Cinq conseils pour passer de la conformité AOBRD à la conformité ELD

De nombreuses flottes se sont déjà conformées au mandat fédéral des dispositifs de journalisation électronique (ELD), exigeant que les heures de service des chauffeurs soient enregistrées avec des ELD au lieu de journaux papier. Cependant, certains des premiers utilisateurs d'anciens systèmes de journalisation électronique ont été autorisés à continuer à utiliser leurs dispositifs d'enregistrement automatique embarqués (AOBRD) pendant une exemption de droit acquis de deux ans. Ils doivent effectuer la transition vers une plate-forme ELD avant l'expiration de l'exemption, le 16 décembre 2019.

L'étude de marché des systèmes de gestion des ressources mobiles aux États-Unis 2019-2020 de C.J. Driscoll &Associates estime que le nombre d'AOBRD et d'ELD actuellement en service est à peu près égal. Le rapport révèle que les plus grands fournisseurs de produits télématiques du secteur du camionnage ont encore pour la plupart des AOBRD sur le terrain.

Malheureusement, ce n'est pas aussi simple que de passer des AOBRD aux ELD. Pour certains transporteurs, le déménagement offre une opportunité incroyable de mettre à niveau et de migrer vers un système qui augmentera la productivité, l'excellence opérationnelle, la sûreté et la sécurité. Pour d'autres, une transition en douceur est entravée, principalement parce que leur fournisseur historique n'a pas développé de technologie ELD avancée ou de plate-forme pouvant s'intégrer de manière transparente à leur infrastructure existante.

Voici cinq bonnes pratiques à prendre en compte par les utilisateurs de l'AOBRD lors de la transition difficile vers les ELD.

Identifiez clairement les champions du projet. Félicitations, vous êtes des adopteurs précoces ! En tant que leaders de l'industrie qui ont adopté les AOBRD, vous avez aidé à ouvrir la voie à l'amélioration des opérations de flotte et à l'efficacité de notre industrie.

Alors que la technologie de l'Internet des objets (IoT) a amélioré l'efficacité des véhicules et réduit l'usure des véhicules, les temps d'arrêt et le gaspillage de carburant, de nombreuses entreprises ont encore des cicatrices de leur déploiement AOBRD. Naturellement, beaucoup redoutent un autre changement perturbateur et chronophage pour leurs organisations.

La bonne nouvelle est que la pile technologique est bien meilleure et plus flexible que lorsque les entreprises ont pris la décision de déployer des AOBRD. Vous serez peut-être surpris de voir à quel point cela a changé au cours des huit, cinq ou même trois dernières années.

Deuxièmement, la barrière à l'entrée a considérablement baissé depuis la mise en œuvre de l'AOBRD. Les dépenses, le temps d'installation et la formation ont été considérablement réduits. Les solutions ELD sont véritablement prêtes à l'emploi, sans câblage requis, à l'exception du module de commande du moteur (ECM) du véhicule. Le matériel est peu coûteux, ou les entreprises peuvent compter sur des tablettes et des smartphones que les conducteurs utilisent déjà.

Constituer un comité avec des représentants des opérations, I.T. et les domaines exécutifs de l'entreprise. Chaque service doit être impliqué dans l'exécution de la stratégie de mise en œuvre de l'ELD et dans le maintien des politiques de l'entreprise. Désignez un leader qui sera tenu responsable de cet important projet.

Enquêtez sur chaque partie de votre entreprise. Explorez pour découvrir quelles fonctionnalités de votre système existant sont les plus importantes pour chaque service. Ce processus comprend la découverte des différents types de rapports en cours d'exécution, à quelle fréquence et qui les reçoit. Il est utile de développer un organigramme pour chaque rapport.

L'erreur la plus courante est que l'infrastructure de l'entreprise ne prend pas le temps de comprendre précisément les rapports nécessaires aux terminaux. Le développement d'exigences complètes allégera les défis post-déploiement.

Un suivi important, en particulier pour les opérations de flotte importante, consiste à traiter chaque terminal, centre de distribution et région comme une entreprise distincte. Même s'il y a interaction entre eux, la segmentation est nécessaire. Plutôt qu'une approche « big bang » à l'échelle de l'entreprise, entreprenez un déploiement progressif, chaque segment ayant ses propres dates de début et de fin. Cette stratégie permet aux entreprises d'apprendre des premiers sites et d'améliorer le processus de mise en œuvre au fur et à mesure qu'il s'étend à toute l'organisation, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.

Évaluez les fournisseurs et les ELD. Les entreprises de flotte doivent rechercher attentivement la vaste gamme de fournisseurs sur le marché. Il est naïf de supposer que le fournisseur AOBRD historique dispose d'une pile technologique ELD moderne ou qu'il s'intégrera de manière transparente à l'infrastructure existante.

Tous les ELD disponibles aujourd'hui ne répondent pas aux exigences détaillées énoncées dans le mandat. La désinformation et la confusion se produisent lorsque les fournisseurs prétendent avoir une solution ELD alors que leur pile technologique est obsolète, ou pire, ne fonctionne tout simplement pas.

Une préoccupation majeure lors de l'évaluation des fournisseurs est la capacité de transfert de fichiers de sortie de données. Avec le mandat ELD, les conducteurs doivent être en mesure de transférer les journaux des conducteurs aux autorités chargées de l'application de la loi en envoyant des données via le protocole d'accès aux objets simples (SOAP) de la Federal Motor Carrier Safety Administration. En d'autres termes, les conducteurs doivent être en mesure d'initier un transfert des données du journal de leur tablette vers le site Web de la FMCSA, afin que l'inspecteur puisse afficher les informations critiques à partir d'un navigateur Web.

Insistez pour voir une démo de ce processus de transfert de fichiers. C'est également une bonne idée de parler avec les clients ELD existants des fournisseurs (pas les utilisateurs AOBRD) pour connaître leurs expériences avec les transferts de données et la solution globale.

FMCSA a publié une liste de contrôle des principales caractéristiques et fonctions ELD. Les fournisseurs devraient être tenus de démontrer et de vérifier que leurs dispositifs ELD répondent à toutes les spécifications contenues dans la règle.

Évaluer le support client et la formation. Est-ce que le personnel de support client de votre fournisseur ELD est disponible 24h/24 et 7j/7 ? Appelez les lignes d'assistance des fournisseurs que vous évaluez. Ont-ils une personne vivante prête à aider ? Quel a été ton temps d'attente ? Une expérience amusante consiste à rappeler et à essayer l'option de vente - il peut être surprenant de voir à quelle vitesse cet appel est répondu en comparaison.

Au cours de l'évaluation du fournisseur, demandez à parler à l'équipe des services professionnels qui superviserait la mise en œuvre de l'AOBRD vers l'ELD. Vous collaborerez avec eux pendant plusieurs mois, alors assurez-vous que vous êtes à l'aise pour former un partenariat technologique.

Comprendre l'intégration et les API. L'épine dorsale technologique d'un système ELD est un moteur de règles et de réglementations complexe. Il est important de bien comprendre comment chaque plate-forme de fournisseur examinée collecte et partage les données. Quelle est la méthode d'interface ? Le système dispose-t-il d'un hub d'interface de programmation d'applications (API) qui permettra une intégration facile aux opérations existantes ?

Il est impératif de savoir quelles intégrations existantes fonctionneront avec le nouveau système ELD. Certaines fonctionnalités peuvent ne pas être compatibles, telles que la disponibilité, le flux de travail du chauffeur, le moyen de transport personnel, le déplacement dans la cour et les modifications du chauffeur.

Vérifiez si le système est hébergé dans le cloud. Les temps d'arrêt ne devraient pas être une partie acceptée de votre entreprise. Si c'est le cas, vous devriez profiter de cette opportunité pour installer une pile technologique mise à jour.

Une solution ELD doit être aussi conviviale pour les conducteurs que n'importe quelle application téléchargeable sur un smartphone. Les interfaces utilisateur intuitives éliminent le besoin de longs guides d'utilisation et de journées de formation. Faites un essai routier avec une variété de solutions ELD potentielles. Vous constaterez probablement une différence immédiate et bienvenue par rapport à votre solution AOBRD actuelle.

La transition des technologies peut être un projet difficile pour tout exploitant de flotte. Avec une préparation réfléchie et un examen assidu des fournisseurs et des solutions ELD, vous pouvez réussir la transition des AOBRD vers les ELD et atteindre une conformité totale bien avant la prochaine échéance.

David Blackwell est chef de produit chez Coretex , un fournisseur d'ELD et de solutions de gestion de flotte d'entreprise.