5 stratégies d'experts pour une transition fluide de l'AOBRD vers la conformité ELD

De nombreuses flottes sont déjà conformes au mandat fédéral sur les dispositifs d'enregistrement électronique (ELD), exigeant que les heures de service des conducteurs soient capturées par des ELD au lieu de journaux papier. Cependant, certains adopteurs précoces de systèmes d'e-log plus anciens ont été autorisés à continuer d'utiliser leurs dispositifs d'enregistrement de bord automatiques (AOBRD) pendant une exemption de deux ans. Ils doivent passer à une plateforme ELD avant l'expiration de l'exemption le 16 décembre 2019.

L'étude de marché 2019-2020 sur les systèmes de gestion des ressources mobiles aux États-Unis de C.J. Driscoll & Associates estime le nombre d'AOBRD et d'ELD actuellement en service à peu près égal. Le rapport constate que les plus grands fournisseurs de télématique pour le secteur du camionnage ont encore principalement des AOBRD sur le terrain.

Malheureusement, ce n'est pas aussi simple que d'appuyer sur un interrupteur pour passer des AOBRD aux ELD. Pour certains transporteurs, le changement offre une incroyable opportunité de mise à niveau et de migration vers un système qui augmentera la productivité, l'excellence opérationnelle, la sécurité et la sûreté. Pour d'autres, une transition fluide est entravée, principalement parce que leur fournisseur actuel n'a pas développé de technologie ELD avancée ou de plateforme pouvant s'intégrer harmonieusement à leur infrastructure existante.

Voici cinq meilleures pratiques pour les utilisateurs d'AOBRD à considérer lors de la transition difficile vers les ELD.

Identifier clairement les champions du projet

Félicitations d'avoir été des adopteurs précoces ! En tant que leaders de l'industrie qui ont adopté les AOBRD, vous avez contribué à ouvrir la voie à des opérations de flotte améliorées et des efficacités dans notre industrie.

Si la technologie Internet des objets (IoT) a amélioré l'efficacité des véhicules et réduit l'usure, les temps d'arrêt et le gaspillage de carburant, de nombreuses entreprises ont encore des cicatrices de leur déploiement AOBRD. Compréhensiblement, beaucoup redoutent un autre changement chronophage et perturbateur pour leurs organisations.

La bonne nouvelle est que la pile technologique est bien meilleure et plus flexible que lorsque les entreprises ont décidé de déployer les AOBRD. Vous pourriez être surpris de voir à quel point les choses ont changé au cours des huit, cinq, ou même trois dernières années.

Deuxièmement, la barrière à l'entrée a considérablement baissé depuis les implémentations AOBRD. Les coûts, le temps d'installation et la formation ont été grandement réduits. Les solutions ELD sont vraiment « plug and play », sans câblage requis, sauf vers le module de contrôle moteur (ECM) du véhicule. Le matériel est peu coûteux, ou les entreprises peuvent compter sur les tablettes et smartphones que les conducteurs utilisent déjà.

Formez un comité avec des représentants des opérations, de l'IT et des domaines exécutifs de l'entreprise. Chaque département doit être impliqué dans l'exécution de la stratégie d'implémentation ELD et le maintien des politiques de l'entreprise. Désignez un leader responsable de ce projet important.

Examiner chaque partie de votre entreprise

Creusez pour découvrir quelles fonctionnalités de votre système existant sont les plus importantes pour chaque département. Ce processus inclut la découverte des différents types de rapports générés, leur fréquence, et qui les reçoit. Il est utile de développer un organigramme pour chaque rapport.

L'erreur la plus courante est que l'infrastructure d'entreprise ne prend pas le temps de comprendre précisément les rapports nécessaires aux terminaux. Développer des exigences complètes allégera les défis post-déploiement.

Un suivi important, surtout pour les grandes opérations de flotte, est de traiter chaque terminal, centre de distribution et région comme une entreprise distincte. Même s'il y a interaction entre eux, la segmentation est nécessaire. Plutôt qu'une approche « big bang » à l'échelle de l'entreprise, entreprenez un déploiement incrémental, chaque segment ayant ses propres dates de début et de fin désignées. Cette stratégie permet aux entreprises d'apprendre des premiers sites et d'améliorer le processus d'implémentation à mesure qu'il s'étend dans l'organisation, économisant temps et argent.

Évaluer les fournisseurs et ELD

Les entreprises de flotte doivent soigneusement rechercher la vaste gamme de fournisseurs sur le marché. Il est naïf de supposer que le fournisseur AOBRD actuel possède une pile technologique ELD moderne, ou qu'elle s'intégrera harmonieusement à l'infrastructure existante.

Tous les ELD disponibles aujourd'hui ne répondent pas aux exigences détaillées énoncées dans le mandat. La désinformation et la confusion résultent quand les fournisseurs prétendent avoir une solution ELD alors que leur pile technologique est obsolète, ou pire, ne fonctionne tout simplement pas.

Une préoccupation majeure lors de l'évaluation des fournisseurs est la capacité de transfert de fichiers de données de sortie. Avec le mandat ELD, les conducteurs doivent pouvoir transférer les journaux de conduite aux agents de contrôle en envoyant les données via le protocole SOAP (Simple Object Access Protocol) de la Federal Motor Carrier Safety Administration. En d'autres termes, les conducteurs doivent pouvoir initier un transfert de données de journal depuis leur tablette vers le site web FMCSA, pour que l'inspecteur puisse visualiser les informations critiques depuis un navigateur web.

Insistez pour voir une démo de ce processus de transfert de fichier. C'est aussi une bonne idée de parler aux clients ELD existants des fournisseurs (pas les utilisateurs AOBRD) pour connaître leurs expériences avec les transferts de données et la solution globale.

La FMCSA a publié une liste de contrôle des fonctionnalités et fonctions clés des ELD. Les fournisseurs devraient être tenus de démontrer et vérifier que leurs dispositifs ELD répondent à toutes les spécifications contenues dans la règle.

Évaluer le support client et la formation

Votre fournisseur ELD dispose-t-il d'un support client 24/7 ? Appelez les lignes d'assistance des fournisseurs que vous évaluez. Ont-ils une personne en direct prête à aider ? Quel a été votre temps d'attente ? Une expérience amusante est de rappeler et d'essayer l'option vente — il peut être surprenant de voir à quel point cet appel est répondu rapidement en comparaison.

Pendant l'évaluation du fournisseur, demandez à parler à l'équipe des services professionnels qui superviserait l'implémentation AOBRD-vers-ELD. Vous collaborerez avec eux pendant plusieurs mois, alors assurez-vous d'être à l'aise pour former un partenariat technologique.

Comprendre l'intégration et les API

La colonne vertébrale technologique d'un système ELD est un moteur complexe de règles et réglementations. Il est important d'avoir une compréhension claire de la façon dont chaque plateforme fournisseur sous examen collecte et partage les données. Quelle est la méthode d'interface ? Le système a-t-il un hub API (interface de programmation d'application) qui permettra une intégration facile aux opérations existantes ?

Il est impératif de découvrir quelles intégrations existantes fonctionneront avec le nouveau système ELD. Certaines fonctionnalités pourraient ne pas être compatibles, comme la disponibilité, le flux de travail du conducteur, le transport personnel, le déplacement dans la cour, et les modifications du conducteur.

Vérifiez si le système est hébergé dans le cloud. Les temps d'arrêt ne devraient pas être une partie acceptée de votre entreprise. S'ils le sont, vous devriez saisir cette opportunité pour installer une pile technologique mise à jour.

Une solution ELD devrait être aussi conviviale pour les conducteurs que n'importe quelle application téléchargeable sur un smartphone. Des interfaces utilisateur intuitives éliminent le besoin de guides utilisateur longs et de jours de formation. Faites un essai avec une variété de solutions ELD potentielles. Vous verrez probablement une différence immédiate et bienvenue par rapport à votre solution AOBRD actuelle.

La transition technologique peut être un projet difficile pour tout opérateur de flotte. Avec une préparation réfléchie et un examen diligent des fournisseurs et solutions ELD, vous pouvez exécuter avec succès la transition des AOBRD vers les ELD, et atteindre la conformité totale bien avant la date limite à venir.

David Blackwell est gestionnaire de produit chez Coretex, un fournisseur d'ELD et de solutions de gestion de flotte d'entreprise.