5 signaux d'alarme indiquant des problèmes de partage d'information dans votre usine

La forme d'interaction humaine la plus forte et la plus riche est le face-à-face. Cependant, la pandémie a radicalement bouleversé notre façon habituelle de communiquer, particulièrement quand il s'agissait des transmissions entre quarts et du partage d'informations constant. Une grande partie de ce transfert d'informations étant gérée à distance a causé une dérive loin de l'interaction personnelle que nous avons longtemps tenue pour acquise.

Par nécessité, cependant, la pandémie a créé de nouvelles initiatives et une adoption créative de communications à distance et de travail de n'importe où, même pour les ingénieurs dans les opérations de fabrication. Ce que nous avons appris de ce bouleversement peut être appliqué à toute future perturbation nécessitant agilité, résilience et transparence. Mais les avancées technologiques n'atteindront leur plein potentiel que si nous y incorporons l'intelligence humaine.

Aujourd'hui, nous voulons apporter les leçons pertinentes au shop floor. Où le partage de l'information a-t-il failli, et comment l'esprit d'équipe et la collaboration peuvent-ils être revigorés pour assurer la surveillance sûre et réussie de processus de fabrication complexes ?

Cinq signes

Voici les cinq principaux signes que votre usine de fabrication rencontre un problème de partage d'informations entre quarts et départements et ce qui peut être fait pour y remédier.

1 : Manque d'alignement quart jour/quart nuit : De mauvaises habitudes de transmission entre quarts jour et nuit signifient que les équipes manquent des instructions de sécurité critiques ou des paramètres de conduite spéciaux. Quand la conversation est limitée ou que les conditions spéciales ne sont pas écrites et transmises, les quarts jour et nuit manquent d'informations importantes pour opérer les processus de production de manière sûre et fiable. Les erreurs de communication quart-à-quart ont été impliquées dans de nombreux accidents au fil des ans, principalement dus à un manque de méthodes définies pour les transmissions et/ou des disciplines nécessaires pour assurer une exécution efficace.

2 : Les tâches ouvertes ne sont pas exécutées : Une mauvaise standardisation de la gestion des tâches — surtout les tâches de routine — signifie que les chemins d'escalade ne sont pas automatisés et les réponses ne sont pas transparentes pour les quarts ou le nouveau personnel. Les observations sont souvent perdues dans le fouillis papier, les fichiers épars, ou les logiciels dédiés, rendant difficile d'obtenir une vue d'ensemble sur les dernières découvertes et les tâches non exécutées des quarts précédents.

3 : Les objectifs de production mensuels continuent d'être manqués : Même si vous demandez, les gens ne connaissent souvent pas les objectifs de production, ou les réponses peuvent différer. Le problème principal semblerait être que la comptabilité de production est trop compliquée pour être comprise par tous et que les numéros de production réels ne sont pas transparents. Cela mène à un manque de responsabilité parmi les équipes de quarts. Si les équipes ne comptabilisent pas les pertes et ne sont pas impliquées dans le processus comptable, les observations de la ligne ne sont pas enregistrées.

4 : Les petits problèmes prennent des jours à être résolus : Les perturbations de processus sont endémiques aux opérations d'usine dans l'industrie chimique, malgré les dernières technologies IA censées garder les opérations stables et prévisibles. Considérez quand l'équipe senior instruit le quart actuel de changer les paramètres de conduite : sans un processus de communication standardisé en place, cette nouvelle instruction n'est pas transparente pour le quart suivant. Cela mène à un manque de résilience dans une crise ou face à des perturbations de processus.

5 : Rejet de faute entre équipes de quarts : Quand les équipes de quarts se rejettent la faute mutuellement, cela restreint l'opportunité de critique constructive et un chemin vers l'amélioration. Une culture de blâme et de dissimulation entrave l'esprit d'équipe et le moral, rendant difficile de déterminer les causes racines et quels besoins de formation sont nécessaires. Le moral bas est souvent déclenché par une mauvaise communication ou simplement un manque de partage d'information entre départements et/ou entre quarts.

Résoudre les problèmes

La transparence et l'accessibilité dans le partage d'informations lors des transmissions quart-à-quart sont critiques. C'est particulièrement complexe dans une opération de fabrication de processus 24/7 avec plusieurs quarts et la nécessité de livrer des rapports de statut à une équipe de peut-être 50 personnes ou plus. Les processus basés sur papier comme les tableurs Excel et les journaux de traitement de texte nécessitent du temps de traitement par l'équipe de relève. L'information tombe dans les fissures.

Selon les analystes de 451 Research, les superviseurs de quarts ont la connaissance la plus perspicace de l'usine. Ils ont un rôle considérable dans l'assurance d'une communication opportune.

Une plateforme de communication apporte une source unique de vérité

Avec des opportunités renouvelées pour la collaboration personnelle, le logiciel de gestion des processus d'usine (PPM - Plant Process Management) apporte une plateforme de communication structurée qui délivre la transparence et déploie une source unique de vérité à tous les niveaux des équipes de gestion des processus d'usine. Le flux d'information est fluide, fournissant une image claire des opérations à tout moment. Cela assure un protocole de transmission de quart pour que l'équipe sortante ait collecté et transmis à l'équipe entrante toutes les données et informations nécessaires avant de quitter la salle de contrôle.

Gérer des processus complexes est un sport d'équipe. Les équipes sur différents quarts à chaque niveau de la structure d'entreprise sont des conduits critiques pour assurer que les événements et conditions pertinents reflètent l'état des processus de fabrication. Ce partage d'informations via une plateforme commune fournit des insights importants et alerte les équipes sur les problèmes avant qu'ils ne deviennent problématiques.

Alors que nous rétablissons les communications en face-à-face en sortant de l'ère pandémique, les perturbations continueront d'être un fait de vie. Il est important d'avoir les bons outils en place pour assurer un échange d'informations structuré, transparent et accessible.

« Quand nous avons déployé notre solution de transmission quart-à-quart, c'était beaucoup plus facile pour les gens de collaborer — de la maison et au travail — pour rester en contact et garder le doigt sur le pouls quart par quart », a dit Gene Shields, CIO du fournisseur de produits chimiques de spécialité Ascensus Specialties.

Avoir toute la communication sur une plateforme réduit le risque de mauvaise communication. Le PPM devient non seulement un outil de gestion quotidien : l'information et l'intelligence humaine capturées permettent une recherche d'enregistrements historiques qui servira de base de connaissances continue accessible par les membres d'équipe actuels et futurs.