Maîtriser l'automatisation des processus : 5 meilleures pratiques opérationnelles éprouvées

Un rapport de l'Economist Intelligence Unit, basé sur une enquête auprès de 502 dirigeants de divers secteurs, dresse un état des lieux de l'automatisation dans les entreprises à l'échelle mondiale. Les résultats sont sans appel : 90,8 % des organisations utilisent déjà l'automatisation, et 50,6 % l'exploitent de manière extensive.

Que vous soyez déjà engagé dans une démarche de déploiement à grande échelle ou que vous adaptiez simplement vos plans, voici cinq meilleures pratiques opérationnelles à considérer pour exploiter pleinement le potentiel de l'automatisation à tous les niveaux de l'entreprise.

Meilleure pratique n°1 : Établir une structure de gouvernance

Plus vous mettez en place un processus de gouvernance tôt, mieux c'est. Votre modèle de gouvernance de l'automatisation définit la manière dont vous structurez les responsabilités pour évaluer et prioriser les opportunités. Les modèles les plus efficaces fournissent des directives et des modèles pour le processus de déploiement des robots, incluant la coordination de la gestion du changement et la responsabilisation.

Selon l'Economist Intelligence Unit, 33,1 % des entreprises citent les préoccupations liées à la confidentialité et à la sécurité des données comme principaux défis de leurs déploiements d'automatisation.

La mise en place précoce d'un modèle de gouvernance permet de garantir le respect des meilleures pratiques en matière de confidentialité et de sécurité des données. Elle offre également le temps nécessaire pour itérer et affiner vos directives en matière d'automatisation des processus robotiques (RPA) et éviter les écueils de déploiement.

Pour obtenir les meilleurs résultats, vos équipes métier et IT doivent communiquer dès le départ. Sans une base de communication transparente et régulière entre les deux, l'intégration technologique et la gestion des outils peuvent devenir des tâches titanesques. Un effort de communication transversal doit également inclure l'équipe de cybersécurité, qui veillera à ce que l'accès aux bases de données isolées contenant des informations sensibles soit géré correctement.

Une gouvernance fondée sur la collaboration entre le métier et l'IT est la clé d'une implémentation RPA fluide. Les deux parties de l'entreprise doivent travailler ensemble dans le cadre de votre modèle de gouvernance pour respecter les politiques de l'entreprise, éviter la duplication, mettre en place des contrôles utilisateurs et suivre les problèmes de conformité en matière de sécurité.

Tirez parti d'outils comme UiPath Automation Hub pour établir un emplacement central où les membres des équipes métier et IT peuvent collaborer sur votre stratégie d'automatisation.

Meilleure pratique n°2 : Créer un Centre d'Excellence (CoE) robotique

La clé pour passer à l'échelle sans sacrifier la qualité réside dans votre Centre d'Excellence (CoE) robotique. Vous connaissez probablement le concept de CoE issu d'autres initiatives métier.

Dans l'entreprise « automation first », le CoE agit comme une unité centrale formalisée qui gère le développement et le déploiement des robots. Il est composé d'une équipe transversale dédiée à l'expansion de l'automatisation tout en maintenant vos processus de gouvernance. Cette équipe garantit des normes d'automatisation de haute qualité à mesure que le nombre et la portée des robots augmentent dans votre entreprise.

Pour soutenir une montée en puissance pilotée par les employés, votre CoE doit standardiser l'automatisation, sensibiliser et diffuser les meilleures pratiques. Avec UiPath Automation Hub, votre CoE peut gérer, visualiser, déployer et mesurer les opportunités d'automatisation dans toute l'entreprise de manière centralisée.

Cette équipe pluridisciplinaire — qui comprendra des dirigeants IT, la direction générale, le marketing et des représentants des départements — mûrira au fur et à mesure que vous passerez à l'échelle.

Que votre entreprise débute tout juste son parcours d'automatisation ou qu'elle soit bien avancée dans le déploiement de sa stratégie, il est crucial de comprendre le rôle unique et essentiel que joue un CoE dans la transformation numérique.

À mesure que leur stratégie d'automatisation mûrit, le CoE commence à prendre en charge la formation des développeurs citoyens — des employés techniquement compétents qui peuvent assister au développement et au déploiement de robots logiciels. Au fur et à mesure que leurs connaissances s'approfondissent, ces développeurs citoyens créeront de nouvelles applications métier pour les utilisateurs métier et étendront l'adoption de la RPA sous les objectifs du CoE.

Le CoE robotique est le cœur de votre transformation numérique. Et Automation Hub en est le système d'exploitation (OS) — à partir duquel les utilisateurs métier, les dirigeants IT et les évangélistes RPA piloteront votre stratégie d'automatisation vers le déploiement à grande échelle.

Meilleure pratique n°3 : Autonomiser l'automatisation pilotée par les employés

Environ 3 % à 7 % de votre automatisation de processus sera pilotée directement par votre CoE, tandis que les employés proposeront la grande majorité des workflows que les robots prendront en charge.

Autonomiser les développeurs citoyens grâce à la formation RPA permet aux entreprises de tirer parti des compétences des employés techniques et d'une multitude d'idées issues de l'intelligence collective. Les employés peuvent suggérer des automatisations via Automation Hub et contribuer à alimenter le pipeline d'automatisation de l'entreprise.

Ensuite, sous la direction de votre CoE, les développeurs peuvent automatiser les processus suggérés et signalés par les employés.

Par exemple, les gestionnaires de dossiers dans les entreprises de santé doivent extraire des données de centaines de documents différents pour traiter chaque cas. Un CoE n'a pas nécessairement visibilité sur la complexité de ce processus, mais avec l'automatisation pilotée par les employés, les gestionnaires de dossiers pourraient signaler ce processus comme candidat à l'automatisation, puis utiliser les robots fournis par le CoE pour scanner les documents et extraire automatiquement les informations dont ils ont besoin au quotidien.

Recueillir les retours et les idées depuis la base garantit que votre entreprise soutient une culture qui embrasse l'automatisation.

L'ère « automation first » n'a pas fini d'évoluer. Les entreprises qui la mèneront seront celles qui auront systématisé une culture ancrée dans les meilleures pratiques de la transformation numérique.

Meilleure pratique n°4 : Identifier les bons processus à automatiser

L'automatisation offre de nombreux cas d'usage et un potentiel quasi illimité. Cela peut rendre difficile pour les entreprises l'identification et la priorisation des opportunités offrant la plus forte croissance. La réussite du déploiement à grande échelle de l'automatisation dépend de votre capacité à construire un pipeline robuste qui maintient le flux d'idées d'automatisation, et d'un CoE qui veille à ce que ces opportunités s'alignent sur les objectifs globaux.

Votre CoE priorisera les opportunités d'automatisation en fonction des objectifs métier globaux de trois manières :

1. Classer les tâches par temps passé et fréquence d'occurrence pour un impact maximal sur le retour sur investissement (ROI).

2. Former les analystes métier à repérer les processus hautement répétitifs, bien documentés et informatisés.

3. Signaler les goulots d'étranglement et les lacunes de processus qui pourraient être rationalisés par l'automatisation.

Cette approche en trois niveaux pour identifier le potentiel d'automatisation peut alimenter une carte de chaleur des processus (process heatmap), qui aide à découvrir les cas d'usage RPA potentiels et à prioriser leur déploiement.

Cette carte de chaleur montre le potentiel d'automatisation au sein d'une organisation bancaire de consommation.

Les CoE avisés vont au-delà de la carte de chaleur traditionnelle et adoptent Automation Hub. Automation Hub utilise une analyse quantitative du ROI pour prioriser les opportunités d'automatisation, le tout en un seul endroit :

Meilleure pratique n°5 : Tirer parti de l'écosystème d'automatisation

L'ère « automation first » entraîne une série massive de changements à travers les entreprises, les régions et les économies. Heureusement, cette croissance a créé une richesse d'experts technologiques qui peuvent vous aider.

Avec la meilleure plateforme d'automatisation d'entreprise de bout en bout et un développement de stratégie mesuré, vous pouvez naviguer seul dans le parcours d'automatisation de votre entreprise. Mais vous n'êtes pas obligé de le faire. Des experts existent dans l'écosystème de l'automatisation pour vous aider à accélérer votre succès, construire une stratégie basée sur leur expertise sectorielle, et résoudre les problèmes que vous pourriez rencontrer.

UiPath propose un vaste écosystème de partenaires qui peuvent former vos équipes et fournir des solutions technologiques. Vos employés doivent identifier les points de douleur au sein de votre organisation et de vos processus, que vos partenaires d'automatisation pourront ensuite vous aider à automatiser avec succès.

Cela peut nécessiter un mélange de processus entièrement automatisés et de workflows combinant expertise humaine et travail robotique. Ces experts vous aideront à identifier la combinaison appropriée pour votre cas d'usage.

Lecture connexe : Les 5 éléments à considérer lors du choix d'un partenaire d'automatisation

De plus, les experts en automatisation vous apportent une connaissance experte pour vous aider à déployer la suite complète de technologies d'automatisation dont vous avez besoin pour innover, notamment le machine learning (ML), l'intelligence artificielle (IA) et la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Lors de la sélection d'un expert, assurez-vous de communiquer vos objectifs à court et long terme afin de trouver un partenaire qui grandira avec vous pour vous aider à définir et surmonter les problèmes tout au long de votre parcours d'automatisation.

Exploiter les modèles top-down et bottom-up pour réussir l'automatisation

Les entreprises qui prospéreront dans l'ère « automation first » adopteront à la fois une approche bottom-up et top-down des opérations. Différentes personnes auront différentes expertises, approches et compétences, mais avec le bon modèle opérationnel, elles pourront travailler vers une vision partagée.

Obtenez votre exemplaire gratuit de « Bienvenue dans l'ère Automation First : Votre guide pour une entreprise prospère dans un monde automatisé » pour découvrir comment créer une entreprise « automation first ».

Ou, si vous accélérez maintenant et souhaitez de l'aide pour démarrer avec l'automatisation, contactez-nous. Nous serons ravis de vous accompagner.