Les 5 principaux risques d'une mauvaise gestion des contrats et comment les éviter

Selon une recherche menée par l'Association internationale pour la gestion des contrats et du commerce (IACCM), l'entreprise moyenne perd environ 10 % de son chiffre d'affaires annuel en raison de mauvaises pratiques de gestion des contrats.

Dans une ruée vers la croissance, les entreprises se retrouvent à gérer un volume accru de contrats. C'est un bon problème à avoir — jusqu'à ce qu'il devienne un vrai problème. S'il y a des faiblesses inhérentes dans le processus de gestion des contrats d'une organisation, plus de contrats signifient plus de chances pour que ces faiblesses causent un problème.

Certains problèmes sont de simples désagréments, mais d'autres finissent par devenir de graves crises. En 2013, Facebook n'a pas détecté une violation de ses termes contractuels par Cambridge Analytica, et la publicité qui en a résulté a fait plonger son action, effaçant 150 milliards de dollars de valeur boursière en 90 minutes après son appel aux résultats.

Parfois, il faut une crise pour que les dirigeants apprécient les risques d'opérer sans un système robuste de gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Des contrôles d'accès laxistes, des échéances manquées, des échecs de conformité, des flux de travail d'approbation inefficaces et des rapports inefficaces peuvent entraîner de graves conséquences. Une mauvaise gestion CLM peut aussi causer une érosion subtile et constante de la rentabilité. Selon la recherche de l'IACCM, l'entreprise moyenne perd environ 10 % de son chiffre d'affaires annuel à cause de mauvaises pratiques de gestion des contrats. Avec des marges bénéficiaires typiques autour de 10 %, même réduire de moitié cette perte peut augmenter les marges bénéficiaires de 50 %.

Examinons de plus près les cinq risques majeurs révélés par des processus contractuels inefficaces :

1. Contrôles d'accès laxistes

Il semble évident que seules les personnes et entités qui ont besoin d'accéder à l'information devraient y avoir accès, mais de nombreuses entreprises ne définissent pas précisément les restrictions d'accès. Un accès excessif peut mener des employés malhonnêtes à mal gérer l'information ou à partir avec une propriété intellectuelle précieuse, des informations de tarification, ou des données confidentielles clients et employés. Beaucoup plus d'organisations ont souffert de vol de données par leurs propres employés que par des pirates externes.

Les meilleurs logiciels CLM actuels préviennent cela avec des contrôles de permission granulaires qui fournissent un accès précis en lecture et écriture par groupe d'utilisateurs, y compris des filtres dynamiques pour répondre aux besoins d'accès spécifiques de différents départements, divisions, équipes et classifications d'employés. Les meilleurs systèmes permettent une configuration étendue de contrôles d'accès multicouches qui compartimentent les données de manière sécurisée pour répondre aux besoins uniques de l'organisation.

2. Échéances manquées

Les accords de licence restreignent généralement la durée pendant laquelle une entreprise peut utiliser la propriété intellectuelle d'une autre partie. Si une entreprise laisse l'accord expirer — accidentellement ou délibérément — mais continue à utiliser le produit, elle s'expose à un risque de responsabilité. D'un autre côté, si une entreprise met en place un renouvellement automatique et en perd la trace, elle pourrait payer pour un service dont elle n'a plus besoin.

Une entreprise qui concède sous licence sa PI doit également rester au fait de ces fenêtres d'accès. Sinon, elle perd des revenus chaque jour qu'elle ne remarque pas l'expiration d'un contrat. Et si elle fournit un service à des clients qui n'ont plus de contrats de support valides, elle perd encore plus.

Certains systèmes de gestion de contrats aident activement à prévenir ces problèmes. Contrairement à ceux qui ont une fonctionnalité de dépôt seulement, ces solutions peuvent suivre proactivement les contrats et alerter le personnel des échéances à venir, pour que l'organisation puisse protéger son business et optimiser ses revenus.

3. Échecs de conformité

Les entreprises consacrent des ressources considérables à des problèmes comme les dépenses sauvages et la conformité réglementaire. Mais dans de nombreux cas, les gens échouent encore à remplir leurs obligations contractuelles rapidement. Comme Facebook l'a découvert, incorporer des moyens de suivre la conformité aux termes du contrat est tout aussi critique. Un système CLM bien pensé exige que les contrats répondent à des conditions spécifiques au fur et à mesure qu'ils avancent dans le processus d'approbation et peut aussi journaliser les événements et actions au fur et à mesure qu'ils se produisent, automatisant la documentation de conformité.

Pour la conformité réglementaire, une solution CLM aide à auditer les contrats actuels pour s'assurer qu'ils ont les clauses appropriées liées à la confidentialité des données, l'arbitrage, la confidentialité, ou d'autres réglementations qui affectent l'entreprise. L'équipe juridique peut être notifiée automatiquement pour combler les lacunes, mettre à jour les contrats avec le langage approprié, et contacter les signataires tiers.

Pour la conformité opérationnelle, une solution CLM aide à s'assurer que les contrats définissent clairement les obligations de performance que le système peut suivre et gérer. Un exemple simple est les conditions de paiement : bien que la plupart des entreprises aient des dates d'échéance de paiement dans les contrats avec des pénalités pour non-respect, beaucoup échouent à suivre ces retards de paiement, sans parler d'appliquer les pénalités. Du côté fournisseur, l'une des formes les plus courantes de non-conformité opérationnelle est le surpaiement dû au non-suivi des volumes ou autres remises négociées dans le contrat. Le CLM automatisé prévient ces deux problèmes.

4. Flux de travail d'approbation inefficace

Les problèmes de flux de travail d'approbation peuvent retarder et même détruire des accords. Si un approbateur est en vacances ou ne voit pas un email urgent, cela peut faire dérailler des accords urgents. Même s'il n'y a pas de deadline explicite, les goulets d'étranglement d'approbation causent des perturbations dans les flux d'accords qui résultent en frustration et perte de business.

Un système robuste de gestion des contrats réduit la friction en automatisant le routage complexe des approbations contractuelles, y compris les approbations séquentielles, parallèles et conditionnelles. Les meilleurs systèmes poussent, routent et escaladent intelligemment les demandes d'approbation pour s'assurer qu'un email non vu ou des vacances ne font pas s'arrêter le processus. C'est l'ère digitale, donc la capacité de signature électronique fournie par des intégrations avec DocuSign et Adobe Sign ne sont plus optionnelles.

Un bon exemple d'entreprise qui réduit la friction dans son flux de travail d'approbation et son processus de gestion des contrats dans son ensemble est l'entreprise de golf TaylorMade. Avec plus de 6 000 contrats hautement sensibles à gérer, le système CLM de l'entreprise propose une notification automatique des changements contractuels, des accords de niveau de service, et des exigences de conformité. Les avocats peuvent se connecter depuis leurs appareils mobiles pour examiner les contrats, faire des commentaires, et les signer numériquement en quelques minutes, pour que les contrats puissent avancer dans le cycle d'approbation sans délai.

5. Rapports inefficaces

Les dirigeants ont besoin de rapports pilotés par des KPI, spécifiques à l'entreprise, qui leur donnent un avertissement anticipé de problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des catastrophes. Beaucoup de logiciels de gestion de contrats mettent l'accent sur la fonction de dépôt ou de gestion de contenu. Le problème avec cette approche est que si les données ne sont pas activement transformées en rapports exploitables, les vulnérabilités tendent à rester non détectées jusqu'à ce qu'il y ait un problème.

En revanche, les meilleurs logiciels CLM offrent des rapports entièrement configurables pour les propriétaires d'entreprise. Par exemple, l'équipe juridique peut vouloir voir le profil de risque global de tous les contrats et signaler les problématiques, l'équipe opérationnelle peut vouloir voir comment les contrats avancent dans le cycle de vie et mettre en évidence les obstacles, et les dirigeants commerciaux peuvent s'intéresser aux opportunités de revenus à venir et aux contrats importants qui arrivent à échéance pour renouvellement.

Écrit par Colin Earl, CEO d'Agiloft, Inc.