Construire et soutenir un pipeline cohérent d'opportunités RPA à haut ROI

Alors que les initiatives RPA avancent dans une organisation, elle passe de l'automatisation d'une tâche simple à des processus larges et complexes.

L'automatisation des processus robotiques (RPA) est devenue un nom très commun parmi les fournisseurs de services digitaux (DSPs) et tous en ont vu les bénéfices d'une façon ou d'une autre. Mais, mettre la RPA à l'échelle à travers l'organisation est un tout autre jeu de balle et s'avère être une tâche hautement challengeante pour les organisations. Le Global Robotics Report 2018 de Deloitte dit que 80 % des organisations implémentant la RPA étaient contentes des résultats, mais seulement 1 % d'entre elles ont pu mettre à l'échelle considérablement dans l'année passée (50+ bots en un an).

Une des raisons majeures pour ce défi est l'incapacité à identifier les bons cas d'usage pour l'automatisation après les quelques premières implémentations réussies. Le manque de visibilité de bout en bout dans les processus complexes et larges ajoute à ce problème.

Mentionnées ci-dessous sont une série de techniques qui peuvent aider à créer et maintenir un pipeline stable de processus prêts pour la RPA selon le niveau de maturité du DSP :

Techniques de génération de demande selon la maturité d'implémentation RPA des DSPs

Comprenons chacune d'elles en détail :

Analyse Complète

L'analyse complète aide à identifier les opportunités RPA à haute valeur pour les DSPs qui adoptent juste la RPA et sont aux premiers stades de leur voyage. Elle prend en considération le niveau de maturité, la proportion de processus faits en interne vs. externalisés, et n'importe quels ou tous les détails de processus disponibles. Elle a deux approches :

Approche Top-down	Approche Bottom-up
Elle est basée sur l'allocation d'équivalents temps plein (ETP) et analyse les métriques opérationnelles suivantes : * Force ETP en opérations * Coût de ces ETPs * Allocation des coûts à travers les fonctions * Allocation ETP à travers les fonctions * Niveau d'intervention manuelle requise dans diverses fonctions	Elle se concentre sur l'entrée dans les détails des processus et leur amélioration en utilisant les méthodologies Lean Six Sigma. Elle analyse : * Complexité et standardisation du processus * Volume et répétabilité des processus * Identifie les tâches non-ajoutant de valeur dans les processus et analyse comment les enlever * Elle implique à la fois l'amélioration organisationnelle et process

Basé sur les résultats combinés de ces approches, des ateliers de solution conjointe sont conduits. C'est où les équipes de leadership IT et business sont impliquées pour réduire sur les processus prospectifs et créer une projection ROI et feuille de route d'automatisation. Le but de cette technique est de délivrer des documents de processus (As-Is et To-Be), opportunités d'amélioration de processus, opportunités d'automatisation et architecture d'automatisation et projection de coûts.

Ateliers Design Thinking

Alors que les initiatives RPA avancent dans une organisation, elle passe de l'automatisation d'une tâche simple à des processus larges et complexes. De tels processus traversent à travers de multiples équipes et unités business. Par exemple ; validation devis et facture, statut ordre de travail service, notifications service promotion, etc. Cela cause un manque de visibilité de bout en bout du processus à travers les unités business, menant à une analyse incomplète. Aussi, dans de tels processus, beaucoup d'inefficacités se produisent à l'étape de hand-off plutôt qu'au stade d'équipe en silo.

L'atelier design thinking réunit un ensemble diversifié de parties prenantes, de l'IT et des unités business, et obtient leur support et consensus pour les initiatives RPA. Il leur permet d'obtenir une vue holistic bird's-eye des opérations organisationnelles et d'idéer une stratégie d'automatisation tout en collaborant les uns avec les autres. Les techniques utilisées sont :

• Cluster d'affinité — cas d'usage suggérés pendant les interviews de focus sont visuellement mappés sur les murs en clusters de zones fonctionnelles similaires
• Diagrammation d'expérience — équipes pour développer des process maps capturant personas clés, waypoints, & systèmes. La terminologie Rose/Épine/Bourgeon est utilisée pour souligner les issues et opportunités

Process Mining

Toute amélioration de processus commence par créer des modèles de processus de ce processus. Ceux-ci sont habituellement basés sur soit une documentation de processus incomplète/obsolète, soit des perceptions faussées des parties prenantes. Aussi, de multiples parties prenantes peuvent avoir de multiples façons de faire le même processus et toutes peuvent être inefficaces.

Les outils de process mining aident à visualiser tous les chemins possibles de faire un processus en utilisant les logs d'événements créés par les systèmes d'information. Il construit le flux exact As-Is de l'état actuel et aide à une analyse détaillée du processus.

Ces outils observent comment le processus est exécuté, combien de temps il prend pour se compléter, quelles étapes sont répétées, et ce qui peut être automatisé. Il aide aussi à construire une feuille de route d'automatisation basée sur des données empiriques.

Tous ces insights aident à qualifier les processus pour l'automatisation, qui ne sont pas des choix évidents autrement. Ces outils aident aussi à mesurer les bénéfices de l'automatisation en cours, car il peut décomposer n'importe quel processus et identifier l'ampleur de l'automatisation pour les sous-processus individuels. Cette technique est appropriée pour les organisations qui sont déjà matures dans leur voyage RPA.

Bénéfices

1. Les techniques Lean Six Sigma utilisées dans l'analyse complète peuvent aider à augmenter le potentiel d'automatisation d'un processus de 20 %
2. La redesign de processus arrivant comme résultat de l'analyse complète peut mener à une augmentation des économies jusqu'à 50 %
3. En moyenne, un atelier design thinking de deux jours peut aider à identifier 150+ opportunités d'automatisation, dont minimum 20 % peuvent être à haute valeur