Les professionnels Lean Six Sigma doivent maîtriser la RPA pour l'excellence des processus continue

Les humains sont sujets à l'épuisement et aux erreurs face à un travail monotone.

L'automatisation de ces tâches libère les employés de la corvée des tâches répétitives pour qu'ils gèrent des responsabilités plus créatives et stratégiques dans leur temps récupéré. La RPA (Automatisation des Processus Robotiques) rend cela possible. Les organisations tentent d'implémenter agressivement la RPA dans leurs middle et back offices.

Qu'est-ce que la RPA ?

AssistEdge RPA est un logiciel utilisant l'Intelligence Artificielle (IA) pour automatiser partiellement ou totalement des tâches effectuées par les humains. La plupart sont basées sur des règles et répétitives. La RPA est une technologie conviviale. Par exemple, elle peut collecter des informations depuis des emails et créer des tableaux Excel. Elle peut faire des calculs et envoyer ces rapports quotidiennement.

La RPA peut imiter les humains pour exécuter des processus complexes. Elle fonctionne 24/7 avec un taux de précision élevé. Cas d'usage : onboarding fournisseurs/employés, traitement de paie, etc. Cependant, les outils RPA ne peuvent pas concevoir un bon processus ou flux de travail. Les solutions RPA sont inutiles dans ces cas.

Il y a des risques si la RPA est implémentée sans planification adéquate. Nous avons besoin du Lean Six Sigma (LSS) pour optimiser le processus et éviter ces écueils.

Qu'est-ce que le Lean Six Sigma (LSS) ?

Le Lean Six Sigma est une méthode pour améliorer la performance d'un processus en éliminant les étapes ou activités inutiles. Il réduit aussi le temps entre tâches, augmentant les cycles de processus dans le même intervalle. Le LSS vise une meilleure expérience client en améliorant la qualité.

Combinaison RPA et LSS : la clé du succès

L'une des causes les plus fréquentes d'échec de projet RPA est l'automatisation de processus défectueux. Automatiser un processus cassé ne donnera pas le résultat souhaité car cela automatise aussi les problèmes existants. Automatiser des processus défaillants gaspille temps et ressources : étapes inutiles, dysfonctionnements, retards pour corrections.

La refonte du processus est donc une étape obligatoire avant l'implémentation RPA. Le LSS peut optimiser le processus pour atteindre l'excellence et rendre les solutions RPA efficaces. Le LSS élimine le gaspillage et réduit la variation pour rendre un processus lean et agile.

Les 8 gaspillages (DOWNTIME) à éliminer pour une RPA efficace

1. Défauts : Processus qui ne fonctionne pas, correction d'erreurs et reprise chronophages. Automatiser un processus défectueux n'a aucune valeur.
2. Surproduction : Processus faits en excès par rapport au besoin. Exemple : générer un rapport non demandé par le client.
3. Attente : Processus bloqué par un processus précédent incomplet, manque d'informations ou problèmes d'autorisation. Causes de longs délais. Redessiner les processus avant RPA.
4. Non-utilisation des talents : Gaspillage du potentiel humain. Employés non autorisés à donner feedback et recommandations sur l'amélioration des processus. Sous-reconnaissance = gaspillage.
5. Transport : Compréhension claire et conception de flux de travail efficace pour éliminer les allers-retours redondants. Optimisation ressources et flux.
6. Stocks : Base de données centralisée nécessaire pour éviter accumulations inutiles, ressources inutilisées en stock.
7. Mouvements : Dispositions d'atelier inefficaces nécessitant intervention physique, déplacements superflus pour atteindre ressources, produits, outils.
8. Traitement excessif : Traitement inutile n'apportant aucune valeur mais consommant temps et ressources.

Ces gaspillages forment l'acrostiche DOWNTIME. Tous les processus ne sont pas candidats à l'automatisation RPA. Après élimination des gaspillages, le LSS stabilise les processus. Le LSS identifie les processus simples/complexes, ceux à forte répétition, déploie l'automatisation post-LSS via outils RPA, augmente l'efficacité et livre le ROI maximal. Les processus régulièrement utilisés doivent être analysés périodiquement pour identifier des marges d'amélioration.

Conclusion

La RPA n'est pas la solution complète à tous les types d'insuffisance humaine. Mais une bonne ingénierie de processus et des efforts humains en back-end sont nécessaires avec les outils RPA. Les praticiens LSS acquérant des connaissances en RPA élèvent leurs compétences. Les organisations adoptent la RPA pour rester compétitives et offrir une expérience client fluide.