Trois piliers pour faire évoluer l'automatisation intelligente :processus, technologie, personnes

Les trois piliers de la mise à l'échelle de l'automatisation intelligente

Selon Chris Huff, la mise à l'échelle de l'automatisation intelligente s'avère plus difficile que prévu. Trois piliers, impliquant les processus, la technologie et les personnes, sont essentiels.

D'ici 2020, plus de 70 % des entreprises auront adopté l'automatisation robotique des processus (RPA), selon une récente enquête de Deloitte. Ces organisations adoptent la technologie d'automatisation comme un moyen de réduire la pression sur leur main-d'œuvre tout en récoltant des avantages tels qu'une conformité améliorée, une productivité plus élevée et des coûts réduits. Pourtant, malgré l'enthousiasme, la mise à l'échelle de la RPA et de l'automatisation intelligente s'avère plus difficile que prévu. En fait, Deloitte a constaté que seulement 3 % des entreprises déclarent avoir fait évoluer leur main-d'œuvre numérique RPA.

Comment les organisations peuvent-elles franchir ce pas et passer en toute transparence d'une preuve de concept RPA viable à un programme d'automatisation intelligente à l'échelle de l'entreprise ? Il est utile de penser d'abord à la mise à l'échelle dans un cadre structuré composé de trois piliers :processus, technologie et personnes. L'examen des détails de chaque pilier aidera les entreprises à répondre aux grandes questions sur la mise à l'échelle tout en créant une stratégie viable pour reproduire leur succès initial avec la RPA.

Pilier 1 :un processus bien défini

Le cœur de chaque projet est un plan, et la mise à l'échelle de l'automatisation intelligente ne fait pas exception. Les étapes suivantes vous aideront à définir les exigences et à découvrir rapidement les obstacles ou les problèmes.

• Étape 1 : Mener une évaluation du modèle de maturité. Évaluez l'état de préparation de votre organisation pour l'automatisation du point de vue de la technologie et des processus. Il est essentiel que votre équipe informatique soit impliquée dès le départ. Ils vous conseilleront sur la manière dont les technologies d'automatisation s'intègrent dans la pile informatique de votre entreprise et sur la manière d'assurer le respect des protocoles de sécurité. Après la mise en œuvre, l'équipe informatique sera responsable de la gestion du logiciel - une autre raison de les contacter rapidement. Une bonne pratique consiste à évaluer les domaines d'activité dans lesquels vous souhaitez appliquer l'automatisation et à optimiser les processus opérationnels avant l'automatisation.
• Étape 2 : Créer une carte du parcours de mise en œuvre. Le plan directeur définit le processus de changement. Dans cette étape, vous identifierez les domaines d'activité qui sont mûrs pour l'automatisation. Vous voulez commencer par des « gains rapides » pour obtenir l'adhésion de la direction et de la main-d'œuvre plus large. En parallèle, vous commencerez à concevoir le bureau de votre programme d'automatisation d'entreprise et le modèle d'exploitation requis pour prendre en charge votre programme à grande échelle.
• Étape 3 : Évoluez et innovez. La mise à l'échelle de votre programme d'automatisation nécessitera une réflexion et une planification délibérées d'un modèle centralisé, décentralisé ou fédéré. La plupart des programmes commencent de manière centralisée pour établir la politique et la gouvernance et mûrissent dans un modèle fédéré une fois que la politique est en place et que les unités commerciales ont acquis un certain niveau de compétence pour concevoir et construire leurs automatisations. À mesure que vous évoluez, gardez un œil sur l'innovation afin de ne pas manquer l'opportunité d'adopter des technologies émergentes qui pourraient être idéales pour les besoins de votre entreprise.

Pilier 2 :une plate-forme d'automatisation intelligente (IA) évolutive dotée de technologies performantes

Pour évoluer, les organisations ont besoin d'une suite de technologies qui applique l'automatisation à divers cas d'utilisation. C'est là que la solution typique RPA uniquement échouera. La plupart des organisations ont des opérations complexes qui couvrent le front et le back office et trouvent souvent qu'elles ont des données non structurées dans des documents ou des e-mails qui doivent être transformées en données structurées avant d'être traitées par RPA. Cette capacité est généralement appelée capture cognitive et implique une technologie qui utilise la reconnaissance optique intelligente des caractères et l'apprentissage automatique.

Cela signifie que pour que les entreprises parviennent à l'automatisation, elles devront combiner plusieurs technologies, selon Everest Group. Cependant, étant donné que l'intégration de solutions de plusieurs fournisseurs est fastidieuse, une approche de plate-forme d'automatisation intelligente est recommandée pour minimiser les achats multiples, la gestion des fournisseurs et l'assemblage des technologies. Il est donc important d'évaluer les fournisseurs en fonction de leur portefeuille technologique complet. Une plate-forme intégrée et unifiée avec une combinaison complète de technologies doit être capable de traiter intelligemment les documents tout en automatisant les activités en aval. En outre, les organisations doivent évaluer les plates-formes IA pour les fonctionnalités suivantes :

• Émulation d'application :gérez les tâches dans les applications Web, les fichiers Excel, les PDF et bien plus encore sans passer par un ordinateur de bureau.
• Encombrement minimal du poste de travail :déployez l'automatisation au moment de l'exécution sans installation distincte.
• Architecture flexible :prise en charge du déploiement dans le cloud, sur site et hybride, et intégration simple avec des applications tierces.
• Analyse de plate-forme indépendante du fournisseur :analysez et mesurez les résultats de l'automatisation pour identifier les gains d'efficacité, la conformité et l'exposition aux risques.
• Assistance mobile :surveillez et gérez l'automatisation depuis n'importe quel endroit.

Pilier 3 :Les bonnes personnes pour diriger la mise à l'échelle de l'automatisation intelligente

Au cœur de la Digital Workforce se trouvent les employés. Un modèle à six compétences est une pratique exemplaire conçue pour garantir que les organisations habilitent les bonnes personnes à prendre en charge un programme d'automatisation. Les niveaux de ressources dépendront de la taille de votre programme IA, mais une attention particulière doit être accordée à la gestion de chacun des domaines suivants :

Gouvernance :cette équipe supervise l'ensemble du programme d'automatisation et s'assure que les employés sont informés des changements à venir au fur et à mesure de la mise à l'échelle.

Technologie :les membres de cette équipe sont responsables de la gestion de la relation externe avec le fournisseur d'automatisation, ainsi que des considérations technologiques internes, telles que les exigences en matière de serveur et d'infrastructure.

Outils et formation :les ressources doivent être consacrées à la création d'outils et de documents pour la formation et l'adoption.

• Gestion du changement : Même un changement positif peut être intimidant pour les employés. Les organisations ont besoin de ressources dédiées à la gestion du changement. Ce groupe identifie l'impact de l'automatisation sur la main-d'œuvre et trouve des moyens de garder les employés autonomes pendant la transition.
• Rapport : L'expansion est motivée par une réussite éprouvée. Les objectifs de performance doivent être clairement définis dès le départ, afin qu'ils puissent être suivis, mesurés et partagés dans toute l'organisation, en particulier avec les cadres qui ont un pouvoir de décision sur les initiatives d'automatisation.
• Partage des connaissances : Pour chaque cas d'utilisation dans lequel l'IA est implémentée, il y a des leçons à apprendre. Un groupe de personnes dédié doit capturer, documenter et partager ces informations, afin qu'elles puissent être utilisées pour améliorer la prochaine mise en œuvre ou itération.

La reproduction des résultats de la preuve de concept peut être difficile pour n'importe quelle organisation, mais une approche méthodique basée sur un processus bien défini, des technologies solides et des personnes responsabilisées dans les bons rôles fournit la bonne structure pour favoriser le changement et atteindre l'échelle.

Chris Huff est le directeur de la stratégie de Kofax. Il développe et dirige les initiatives stratégiques de l'entreprise en tant que fournisseur d'automatisation intelligente (IA) et de la prochaine génération d'automatisation des processus robotiques (RPA).