5S démystifié : principes fondamentaux pour construire une culture Lean

Dans l'article de vendredi, j'ai passé en revue les initiatives Lean à un niveau élevé, et comment les éléments du 5S font partie intégrante d'une initiative Lean. La pensée et les méthodologies Lean sont une partie importante de la création d'efficacité, de l'augmentation de la collaboration et, in fine, de l'augmentation de la satisfaction client, le tout dans le but d'augmenter le résultat net de votre entreprise. Maintenant, comme indiqué dans certains des commentaires que j'ai reçus sur les groupes LinkedIn, la pensée Lean est un état d'esprit culturel dans votre entreprise. Il existe de nombreux outils pour vous y aider, mais s'ils ne sont pas adoptés du leadership vers le bas, le Lean n'est pas aussi efficace. L'un de ces outils et méthodologies sont les éléments du 5S. Si vous vous demandez maintenant « Qu'est-ce que le 5S ? », pas de souci, lisez ci-dessous, et vous serez prêt à lire le reste de ma série LEAN au cours des prochaines semaines ! Comme toujours, n'hésitez pas à m'envoyer un e-mail ou à me contacter sur LinkedIn pour que nous puissions discuter davantage ou que je puisse vous conseiller sur la façon de rendre votre installation plus Lean.

Qu'est-ce que le 5S ?

Si vous êtes là à vous demander ce qu'est le 5S ou ce qui compose les éléments du 5S, ne vous inquiétez pas, j'expliquerai chacun en détail ci-dessous :

Qu'est-ce que le 5S : Seiri (Trier)

Trier est l'identification de l'organisation physique la plus réussie du lieu de travail. Elle a été diversement définie comme Trier, Systématisation ou Simplifier. C'est la série d'étapes par lesquelles nous identifions les choses qui sont conservées dans le lieu de travail alors qu'elles ne devraient pas l'être, ou qui sont conservées au mauvais endroit. Simplement, nous pouvons identifier une grande zone consacrée aux outils ou jauges, dont certains sont nécessaires régulièrement et d'autres utilisés peu fréquemment. Cela apporte toutes sortes de problèmes, notamment :

• Les opérateurs incapables de trouver l'article dont ils ont besoin, incapables de voir le bois pour les arbres. Le temps passé à chercher est un gaspillage et si nous ne conservions que les articles nécessaires régulièrement en position proéminente, nous gagnerions du temps.
• Problèmes de qualité lorsque les jauges ne sont pas étalonnées à temps parce qu'il y en a trop.
• Problèmes de sécurité lorsque les gens trébuchent sur des choses.
• Les casiers et les rayonnages encombrent le lieu de travail, rendant difficile les déplacements ou la communication visuelle.

Nous devons éliminer les matériaux excédentaires et les encours (work-in-process, WIP). Nous devrions

voir la réduction des stocks et des encours comme faisant partie de la mise en œuvre de l'approche Lean ou comme un élément du 5S. Les matériaux et stocks excédentaires sont, en fait, des gaspillages. La réponse est que maintenir les stocks et les encours au minimum est simplement une bonne pratique utilisant le bon sens.

L'élément majeur du Trier est simplement un regard critique et objectif sur la zone. Impliquer des équipes transversales, ou regarder les zones des autres, est la première étape. Les gens ont tendance à être aveugles aux failles de leur propre lieu de travail et un regard neuf est utile.

Un autre élément de l'approche standard est le « red tagging » (étiquetage rouge) où les articles reçoivent une étiquette indiquant ce qu'est l'article, à quel emplacement il se trouve et quand il a été identifié à cet emplacement. Nous laissons ensuite la zone pendant un moment et quiconque utilise l'article le note. Nous revenons quelque temps plus tard et pouvons facilement identifier les choses qui n'ont pas bougé ou n'ont pas été utilisées. Les articles qui n'ont pas été utilisés peuvent alors potentiellement être éliminés de cette zone. Comme premier passage, nous devrions peut-être créer une zone de quarantaine avant de jeter les articles, de les vendre ou de les retravailler en quelque chose d'autre. D'autres articles peuvent être jugés nécessaires, mais utilisés peu fréquemment et un emplacement alternatif peut être trouvé. Si l'opérateur a besoin d'un outil particulier seulement une ou deux fois par mois, une courte marche n'est pas un problème, surtout si l'espace gagné sur l'établi aide à rendre le lieu de travail plus productif ou aide à résoudre les problèmes de qualité.

Qu'est-ce que le 5S : Seiton (Ranger)

Ranger est la série d'étapes par lesquelles l'organisation optimale identifiée dans le premier pilier, trier, est mise en place. La traduction standard est ordonnancement, ranger, mettre en ordre et standardisation. Le processus de tri est essentiellement une continuation de celui décrit dans la phase Ranger. Le retrait des articles à jeter ou à conserver dans un emplacement alternatif créera de l'espace. Cet espace sera visible et facilitera la nouvelle disposition de la zone.

Dans certains cas, bien sûr, nous parlons de ce qu'un monteur aura sur son établi, ou dans des rayonnages le long de l'établi. Dans d'autres cas, nous pouvons considérer où nous devrions localiser un équipement, par exemple, nous pouvons déplacer une presse à monnaie pour permettre aux articles d'être terminés dans une zone de travail plutôt que de nécessiter un déplacement significatif dans l'atelier.

C'est quelque chose que nous entreprenons également lors de l'adoption de la fabrication cellulaire. Nous regardons ensuite comment nous pouvons restructurer le contenu du travail pour que certaines opérations puissent être effectuées dans le cycle des autres : par exemple, nous pouvons effectuer une opération de rognage sur un composant en acier pendant que la presse qui l'a produit est occupée à créer le suivant.

La standardisation inclut tous les éléments de mise en place d'une manière cohérente de faire les choses. Cela inclut les méthodologies de fabrication standard, l'équipement et l'outillage standard, la rationalisation des composants, la standardisation des dessins, la cohérence dans la documentation qui accompagne le travail, la conception pour la fabrication (ou l'ingénierie concurrente) et la standardisation dans les processus administratifs qui livrent le travail à l'atelier et en suivent la progression.

Tout cela pourrait être considéré comme faisant partie d'une approche de base de la Qualité Totale. Les méthodes standard de faire les choses devraient inclure l'anti-erreur (poka-yoke) de toutes les zones du lieu de travail.

Qu'est-ce que le 5S : Seiso (Nettoyer)

Nettoyer, balayer ou la propreté sont abordés dans cette phase. Le principe ici est que nous sommes tous plus heureux et donc plus productifs dans des environnements propres et lumineux. Il y a un élément plus pratique : si tout est propre, il est immédiatement prêt à l'emploi.

Nous ne voudrions pas qu'un produit de précision soit ajusté par une clé couverte de graisse qui pourrait pénétrer dans des raccords pneumatiques ou hydrauliques. Nous ne voudrions pas compromettre un assemblage de PCB par de la poussière métallique ramassée sur une surface de travail sale. D'autres problèmes sont la santé et la sécurité (glisser dans une flaque d'huile, des copeaux soufflant dans les yeux des gens) et les machines-outils endommagées par un liquide de refroidissement contaminé par la graisse et la poussière.

La tâche consiste à établir la maintenance d'un environnement propre comme un programme continu et permanent. Du temps doit être réservé pour le nettoyage chaque jour, ou chaque quart. (Un opérateur nettoyant et lubrifiant sa machine-outil repérera les composants usés ou endommagés avant que des problèmes ne surviennent pendant la production.)

Le nettoyage est une grande partie de la maintenance préventive (MP). Le nettoyage des composants critiques d'un équipement est déjà un élément des activités effectuées sous la bannière MP.

La mise en œuvre du Nettoyer tourne autour de deux éléments principaux. Premièrement, cela identifie qui est responsable de quelles zones. Deuxièmement, c'est le planning, qui dit qui fait quoi à quels moments et quels jours. Certains de ces événements se produisent avant le début d'un quart, certains pendant le quart et certains à la fin. Encore une fois, cela rappelle beaucoup ce que nous faisons lors de l'adoption de la MP.

L'objectif est de minimiser les temps d'arrêt nécessaires pour maintenir les installations propres.

Tous les opérateurs doivent s'assurer que l'équipement nécessaire pour nettoyer est toujours disponible, toujours prêt à l'emploi. L'excellent parallèle à cela est la réduction des temps de réglage. Nous parlons simplement d'utiliser le bon sens. Nous ne souhaitons pas allouer 5 minutes pour balayer un lit sur une rectifieuse si l'opérateur va passer 4 minutes à trouver sa brosse.

Qu'est-ce que le 5S : Seiketsu (Standardiser)

La standardisation peut être considérée comme le moyen par lequel nous maintenons les trois premiers concepts du 5S. Il y a un danger dans toute activité d'amélioration qu'une fois le focus retiré et une autre priorité majeure surgisse, les choses reviennent à ce qu'elles étaient avant (le système informel). Pour prévenir une rechute vers le système informel pré-5S, fixez un planning par lequel tous les éléments sont revisités régulièrement. Concentrez-vous sur le contrôle du 5S et son maintien continu.

Continuez à étiqueter en rouge les zones, en impliquant des personnes d'autres départements de l'entreprise pour un système de contrôle et d'équilibre. Cela identifiera où les standards ont glissé. Nous ne pouvons pas les laisser glisser après la mise en œuvre de ce système formel ! Révisez toutes les zones mensuellement ou trimestriellement pour assurer que le 5S est correctement maintenu et que la discipline est toujours en place.

Une liste de contrôle peut être mise en œuvre par laquelle les visiteurs externes peuvent noter la zone sur un certain nombre de critères clés définis au début du programme. Les zones de stockage sont-elles encore clairement définies ? Le porte-outils a-t-il encore des contours ou profils clairs pour chaque outil à y stocker ? La zone répond-elle aux normes générales de propreté ?

Qu'est-ce que le 5S : Shitsuke (Maintenir/Soutenir)

L'étape finale du maintien est la discipline. Maintenir signifie un programme de révision formel et rigoureux pour garantir que les avantages de l'approche sont maintenus.

Nous devons faire en sorte que les gens veuillent continuer à appliquer de bonnes pratiques dans l'organisation de l'atelier et le ménage. En ce sens, la discipline est peut-être un terme malheureux car il implique que les gens sont forcés de faire quelque chose, avec des pénalités conséquentes s'ils ne le font pas. Si cela doit être fait pour soutenir le 5S, nous devons le faire après l'implémentation.

Il y a un certain nombre d'éléments à toute activité d'amélioration continue dans toute entreprise. Bien sûr, chaque organisation varie avec l'histoire et la culture de cette organisation. Les points clés sont :

• Communication. Nous avons besoin que les gens soient conscients de ce que nous essayons d'atteindre et pourquoi.
• Éducation. Ils ont besoin de comprendre les concepts et les techniques individuelles.
• Récompenses et Reconnaissance. Les gens ont besoin de sentir que leurs efforts sont reconnus. Que la récompense soit un cadre supérieur passant et disant « c'est très bien, bravo » ou une forme de récompense (gain financier, prix ou présentation formelle d'un certificat) dépend de l'organisation.
• Temps. Si nous voulons que les gens passent cinq minutes toutes les quatre heures à enlever les débris du sol autour de leur machine, nous devons nous assurer que nous leur accordons ce temps. Nous ne pouvons pas donner cela comme instruction tout en poussant simultanément pour plus de temps passé à atteindre des objectifs de productivité.
• Structure. Nous devons identifier ce qui doit être fait, par qui, et nous assurer que les plannings sont mis à jour et clairement visibles.

Conclusion sur les initiatives Lean et Qu'est-ce que le 5S

C'est à l'organisation de décider comment maintenir le 5S une fois implémenté. Avoir quelqu'un de la Direction Générale finalement en charge du programme 5S avec des lieutenants atelier/bureau aidera, ainsi que les Procédures Opérationnelles Standard (SOPs).

En fin de compte, ce sont les personnes sur le « terrain » et au bureau qui le maintiennent avec une discipline appropriée. Comme dit précédemment, utilisez le bon vieux sens commun pour vous guider à travers les initiatives LEAN et le 5S.