12 bonnes pratiques pour une mise en œuvre réussie de la GMAO

La mise en œuvre d'une GMAO demande beaucoup de planification, de temps et de compétences en gestion des personnes. Il est essentiel de bien faire les choses pour que votre organisation puisse commencer son parcours vers une meilleure gestion de la maintenance du bon pied.

Vous pensez peut-être :« La mise en œuvre d'une GMAO est-elle si importante ? » Oui c'est le cas. Votre organisation ne fait pas seulement un énorme investissement financier et en temps, mais elle subit également un grand changement culturel en passant d'un système plus ancien à une nouvelle façon de faire les choses.

Maintenant, vous vous demandez probablement :« Dans quoi me suis-je embarqué ? » Ne vous inquiétez pas, nous vous soutenons. Nous vous guiderons tout au long du processus de mise en œuvre d'une GMAO et vous expliquerons comment maximiser vos chances de réussite, faire moins d'erreurs, éviter les coûts inutiles et atteindre vos objectifs plus rapidement.

Table des matières

1. Qu'est-ce qui fait la réussite d'une implémentation de GMAO ?
2. Pourquoi les implémentations de GMAO échouent-elles ?
3. 12 bonnes pratiques pour une mise en œuvre réussie de la GMAO
4. Et maintenant ? : Comment maintenir la dynamique positive
5. Mise en œuvre de la GMAO :le début de quelque chose de beau

Qu'est-ce qu'une bonne implémentation de GMAO ?

Une implémentation de GMAO ne peut réussir que si vous comprenez votre objectif ultime. Cela vous aide à savoir comment le viser et pourquoi c'est même nécessaire en premier lieu. Bien que chaque organisation ait ses propres objectifs lors de la mise en œuvre d'une GMAO, il existe des objectifs communs que toutes les équipes de maintenance doivent atteindre.

Objectif atteint :vous atteignez et dépassez vos objectifs

Chaque service de maintenance a des objectifs, qu'il s'agisse de réduire les temps d'arrêt, de réduire les coûts ou d'améliorer la sécurité. Une mise en œuvre réussie de la GMAO vous aidera à atteindre ces objectifs, quels qu'ils soient. Les progrès ne se produiront pas d'un seul coup, et le travail doit se faire avant d'atteindre ce point, comme définir des objectifs et comprendre si une GMAO peut vous aider à les atteindre. Mais avec une planification et un temps appropriés, une GMAO bien implémentée donnera les résultats que vous recherchez.

Normalisation :Toute l'entreprise est sur la même longueur d'onde

Avoir plusieurs systèmes ou processus différents est déroutant et provoque presque toujours le chaos. Une mise en œuvre réussie de la GMAO met tous les processus de maintenance et les informations au même endroit pour éviter ce scénario cauchemardesque. Il est important de développer un ensemble de normes, à la fois pour l'utilisation du système et pour les pratiques de maintenance. Une autre partie de la normalisation comprend l'intégration de votre GMAO avec d'autres systèmes opérationnels et l'application du système et de ses processus sur tous les sites.

Adoption par les utilisateurs :tout le monde utilise le système

Le logiciel de GMAO ne fonctionne que si les bonnes personnes l'utilisent de manière cohérente et appropriée. C'est pourquoi l'adoption par les utilisateurs est cruciale. Le taux d'adoption par les utilisateurs mesure le pourcentage de personnes qui utilisent réellement le système comme elles sont censées le faire. Par example. si deux techniciens sur 10 n'utilisent les systèmes que pour certaines tâches, ou pas du tout, cela signifie que votre adoption par les utilisateurs est de huit sur dix, soit 80 %. L'adoption par les utilisateurs doit être de 100 % afin que le travail soit efficace, que les tâches ne soient pas manquées et que des données précises soient collectées.

Vous pensez peut-être :« La mise en œuvre d'une GMAO est-elle si importante ? » Oui c'est le cas. Votre organisation ne fait pas seulement un énorme investissement financier et en temps, mais elle subit également un grand changement culturel en passant d'un système plus ancien à une nouvelle façon de faire les choses.

Amélioration continue :elle fait avancer l'organisation

La mise en œuvre d'une GMAO ne devrait être que le début du parcours de votre équipe de maintenance vers la transformation numérique. Une mauvaise mise en œuvre de la GMAO n'apporte que des changements superficiels au statu quo, mais maintient votre fonctionnement en mode business-as-usual. Une mise en œuvre réussie propulse une entreprise vers l'avant et lui donne les outils, les ressources et la motivation pour tirer parti de cet élan positif. Une mise en œuvre bien faite peut créer une atmosphère de résolution de problèmes innovante et de croissance dans le service de maintenance et au-delà.

Pourquoi les implémentations de GMAO échouent-elles ?

Voici l'horrible vérité :en moyenne, 60 % à 80 % des implémentations de GMAO échouent. Quelques défauts fatals sont responsables de la majorité de ces échecs.

Manque de soutien de la direction

Les entreprises manquent souvent de temps ou d'argent lorsqu'elles tentent de mettre en œuvre un projet, ce qui condamne finalement le projet. Mais il y a une raison sous-jacente à ce type d'échec :un manque de soutien de la haute direction. Les cadres sont souvent ceux qui fournissent un budget et une motivation pour le projet. Si les décideurs ne sont pas pleinement investis dans la mise en œuvre, cela augmente les chances de manquer d'argent ou que le projet soit constamment repoussé de la liste des tâches.

Objectifs, rôles et responsabilités peu clairs

Il est impossible de savoir si une implémentation de GMAO est réussie si un objectif n'est pas déterminé à l'avance. Sans objectif clair, les entreprises n'atteindront pas les objectifs et la motivation à utiliser le système sera faible, ce qui entraînera une mauvaise adoption par les utilisateurs. Des rôles et des responsabilités peu clairs conduisent également à des tâches incomplètes, inexactes ou négligées, ce qui provoque un effet d'entraînement massif dans toute l'entreprise. Cela peut se produire pour les tâches pendant la configuration (comme s'assurer que les déclencheurs de MP sont créés) et après (comme le suivi de l'inventaire).

Mauvais engagement et formation des utilisateurs

Les implémentations échouées sont souvent le résultat du fait que les utilisateurs ne veulent pas ou ne savent pas comment utiliser la GMAO. C'est pourquoi chaque personne touchée par le nouveau logiciel doit être impliquée dans le processus. Les utilisateurs doivent être consultés lors de l'évaluation des fournisseurs et de l'achat de logiciels. Sauter cette étape conduit souvent à choisir une solution inutile, difficile à utiliser et/ou indésirable. Une fois le logiciel choisi, un manque de formation rendra impossible l'utilisation de la GMAO comme il se doit et les performances en souffriront.

12 meilleures pratiques pour une implémentation réussie de la GMAO

La route vers une mise en œuvre réussie de la GMAO peut être longue, ardue et conduire à l'échec la plupart du temps. Mais ce n'est pas nécessaire. L'application de quelques stratégies et processus simples peut grandement contribuer à réduire les risques et à éliminer les obstacles lors de votre cheminement vers la configuration d'une GMAO.

1. Obtenir l'adhésion de la direction

Les dirigeants ne souhaitent souvent pas investir dans la maintenance car ils la considèrent comme un centre de coûts. C'est pourquoi il est important de leur montrer qu'une GMAO peut aider à créer de la valeur de toutes sortes de manières tangibles, comme économiser de l'argent et augmenter la production. Construisez une analyse de rentabilisation solide décrivant les avantages et le retour sur investissement potentiel d'une GMAO et présentez-la à la direction. Montrez-leur comment votre entreprise peut se développer et comment une GMAO peut aider l'organisation à atteindre de nouveaux sommets.

2. Se préparer au changement

La mise en œuvre d'une GMAO est un grand changement et le changement peut être difficile. Le personnel peut avoir eu une mauvaise expérience avec une GMAO dans le passé ou craindre que la nouvelle technologie entraîne des licenciements. Traitez ces craintes en impliquant toute l'équipe dans le processus de mise en œuvre. Le coaching, les mises à jour du projet et les séances de remue-méninges tiendront tout le monde informé, engagé et contribueront au succès de l'organisation. Identifiez rapidement toute objection et aidez les utilisateurs à comprendre comment ils peuvent bénéficier d'une GMAO.

Si les décideurs ne sont pas pleinement investis dans la mise en œuvre, cela augmente les chances de manquer d'argent ou que le projet soit constamment repoussé de la liste des tâches.

3. Définir vos exigences, objectifs et mesures

Définissez vos objectifs commerciaux et de maintenance, ainsi que toutes les exigences clés pour atteindre ces objectifs, telles que le budget, les outils, les métriques, les fonctionnalités, les personnes et les délais. Ces objectifs et exigences détermineront comment terminer la mise en œuvre d'une GMAO dans les délais, le budget et les objectifs. Une grande partie de la détermination des objectifs consiste à utiliser les métriques de maintenance à leur plein potentiel. Il est important de connaître vos capacités et vos limites à cette étape afin que vous puissiez rendre vos objectifs réalistes, mesurables et atteignables.

4. Partenariat avec le bon fournisseur de GMAO

Il est tentant de choisir une GMAO basée uniquement sur ses fonctionnalités. Mais s'il s'agit d'un facteur important, ce n'est qu'une petite partie de la recherche du bon fournisseur de GMAO. Une mise en œuvre réussie de la GMAO signifie que vous travaillerez avec un fournisseur pendant longtemps. Vous devez être sûr que votre fournisseur de GMAO peut soutenir votre organisation alors qu'elle éprouve des difficultés de croissance et à chaque étape du processus, de l'élaboration d'un plan de projet à la formation et à l'assistance après la mise en œuvre.

5. Création de votre planning de projet

Le calendrier de chaque installation pour la mise en œuvre d'une GMAO dépendra de plusieurs facteurs, notamment la taille, le niveau de priorité, les capacités des utilisateurs, le type d'actifs, etc. Certaines implémentations prennent un mois, d'autres un an. Travaillez avec les parties prenantes internes, telles que les techniciens et les gestionnaires d'installations, ainsi qu'avec votre fournisseur de GMAO pour déterminer un calendrier réaliste de mise en œuvre. Définissez des jalons clés en cours de route afin de pouvoir suivre et quantifier les progrès. N'oubliez pas de prévoir du temps pour les consultations des utilisateurs, la configuration des données, les tests et la formation.

6. Choisir une équipe de direction pour la mise en œuvre

Avoir quelqu'un pour prendre en charge, suivre les tâches et être la personne-ressource pour tout problème aide votre mise en œuvre à passer de la désorganisation, aux priorités concurrentes et à l'apathie. Ce quelqu'un est votre champion de GMAO. Le champion de la GMAO guidera votre organisation tout au long de la mise en œuvre et constituera une équipe pour l'aider. La taille de l'équipe variera en fonction de la portée du projet, mais peut inclure un chef de projet, un spécialiste des données, un directeur de formation, etc. Chaque rôle doit avoir des responsabilités et des objectifs spécifiques, ainsi qu'une autorité correspondante.

7. Collecte, nettoyage et saisie de vos données

Les implémentations de GMAO échouent souvent en raison de données manquantes, inexactes et peu claires. Soyez diligent lors de la collecte de données à intégrer à votre système, y compris les types d'équipement, les flux de travail, les fréquences de déclenchement de PM, les SOP, les informations sur les pièces de rechange et les détails du fournisseur. Supprimez les informations désordonnées, peu fiables et inexactes. L'étape suivante consiste à télécharger vos données dans la GMAO. Consultez votre fournisseur de GMAO lors du transfert de données d'anciens systèmes, comme Excel, vers la GMAO pour vous assurer que le processus est rapide et précis. Enfin, configurez vos données dans le système. Configurez des MP, créez des déclencheurs, créez des flux de travail, joignez des documents numériques aux actifs, définissez des quantités minimales sur les pièces, et plus encore.

Vous devez être sûr que votre fournisseur de GMAO peut soutenir votre organisation alors qu'elle éprouve des difficultés de croissance et à chaque étape du processus, de l'élaboration d'un plan de projet à la formation et à l'assistance après la mise en œuvre.

8. Formation des utilisateurs finaux

La formation aide les utilisateurs et les administrateurs de GMAO à comprendre les fonctionnalités et les capacités du logiciel afin qu'ils puissent utiliser le système de manière efficace et efficiente. La formation accélère l'intégration, décrit les meilleures pratiques et augmente l'adoption par les utilisateurs. Un programme de formation exceptionnel comprend un contenu approfondi et pertinent. Il permet un apprentissage pratique, se déplace lentement et garantit une réponse à toutes les questions. Recherchez des opportunités de partenariat avec votre fournisseur pour optimiser la formation. Plus important encore, ne cessez jamais d'offrir au personnel la possibilité d'apprendre et de se développer.

9. Décrire les responsabilités des utilisateurs

Vous avez probablement une bonne idée de la façon dont chaque utilisateur de GMAO doit interagir avec le système, mais les gens ne sont pas des lecteurs de pensées. C'est pourquoi vous devez définir les rôles et les responsabilités des utilisateurs dans un document écrit officiel. Ce document clarifiera les devoirs et les autorisations afin que les utilisateurs sachent exactement comment effectuer les tâches. Cela augmente également la responsabilité, augmente l'efficacité et garantit que les problèmes sont résolus rapidement et correctement. Le champion de la GMAO doit expliquer comment gérer la GMAO au quotidien et ajouter des utilisateurs et des groupes d'utilisateurs à la GMAO, y compris leurs qualifications, certifications et coordonnées.

10. Réalisation de tests utilisateurs

Maintenant que vous êtes sur le point de lancer votre GMAO, il est temps de tester le logiciel et de vous assurer qu'il fonctionne correctement. Cela vous aidera à identifier les problèmes avant la mise en œuvre officielle afin qu'ils puissent être traités avant de se transformer en problèmes plus importants. Rassemblez un petit groupe d'utilisateurs clés et examinez à la fois les données et les capacités du système pour vous assurer qu'elles sont opérationnelles. Vérifiez la sécurité, les autorisations pour les groupes d'utilisateurs, les déclencheurs PM, les notifications, les tableaux de bord, les rapports, la création d'ordres de travail et les détails de l'inventaire.

11. Lancement de la GMAO

Cette phase de la mise en œuvre d'une GMAO est communément appelée date de mise en service. C'est à ce moment-là que tous les utilisateurs doivent cesser d'utiliser des systèmes plus anciens et travailler dans la GMAO. Informez tous les utilisateurs de cette date bien à l'avance afin qu'ils puissent se préparer. Votre fournisseur de GMAO doit également connaître cette date et prévoir d'être de garde. Ils peuvent vous aider à gérer toutes les questions et complications afin qu'elles ne tombent pas dans les mailles du filet ou ne deviennent de mauvaises habitudes.

12. Surveillance du système et formation en cours d'emploi

Félicitations, votre GMAO est opérationnelle ! Mais votre mise en œuvre n'est pas encore terminée. Le champion de la GMAO doit surveiller l'utilisation du système pour vérifier que tous les éléments fonctionnent comme prévu, y compris les notifications et les déclencheurs de maintenance planifiée. Cela donne également au champion de la GMAO du temps à consacrer à chaque utilisateur et à fournir une formation supplémentaire. Gardez un œil sur les indicateurs de performance clés (KPI) pendant cette période, tels que les mesures d'adoption et de maintenance par les utilisateurs. Si ces chiffres fléchissent, assurez-vous de corriger votre cap rapidement pour éviter des difficultés prolongées.

Vous avez probablement une bonne idée de la façon dont chaque utilisateur de GMAO doit interagir avec le système, mais les gens ne sont pas des lecteurs de pensées. C'est pourquoi vous devez définir les rôles et les responsabilités des utilisateurs dans un document écrit officiel.

Et maintenant ? :Comment maintenir l'élan positif

Vous avez implémenté avec succès une GMAO, et maintenant ? D'abord, donnez-vous une tape dans le dos, ce n'était pas une mince affaire. Et puis continuez à avancer. Le travail pour améliorer la maintenance avec une GMAO n'est jamais terminé. L'équipe de maintenance sera toujours appelée à résoudre certains problèmes difficiles. Il est important de trouver des moyens d'optimiser votre GMAO et de créer une stratégie pour surmonter ces obstacles tout en tirant parti de vos gains pour créer encore plus de succès.

Gérer les douleurs de croissance

Votre GMAO évoluera au fil du temps au fur et à mesure que des mises à jour seront disponibles et que les utilisateurs seront plus à l'aise avec le logiciel. Bien que ce changement soit largement bénéfique, il peut entraîner des douleurs de croissance. Une façon de réduire l'impact négatif de ces changements est de planifier des appels d'enregistrement réguliers avec votre fournisseur de GMAO. Une communication fréquente garantit que les commentaires et les questions supplémentaires peuvent être traités rapidement et vous permet de vous connecter avec un expert GMAO pour vous guider à travers les bosses de la route.

Terminer une évaluation de projet

Réaliser un examen de votre implémentation de GMAO vous aidera à entamer la prochaine phase de votre parcours vers la transformation numérique. Cela vous donne l'occasion de regarder en arrière et de voir ce qui s'est bien passé, ce qui n'a pas fonctionné, ce que vous avez appris et comment appliquer ces apprentissages. Créez un rapport formel mesurant les objectifs du projet, identifiant les principales réalisations et mettant en évidence les opportunités d'amélioration. Le rapport doit également partager les meilleures pratiques pour des projets similaires prévus pour l'avenir et donner des conseils sur les risques potentiels à l'avenir.

Revoir, améliorer et affiner

Une implémentation de GMAO n'est pas l'objectif final, c'est juste la première étape. Une GMAO n'est qu'un outil de plus, et son succès dépend de la façon dont il est utilisé. Pour tirer pleinement parti du logiciel, vous devez surveiller la façon dont les utilisateurs interagissent avec la GMAO et trouver des moyens d'améliorer la façon dont les processus et les personnes travaillent avec le logiciel. Obtenez les commentaires des utilisateurs, exécutez des rapports de performances, surveillez les indicateurs de performance clés et mettez en œuvre des améliorations dans la mesure du possible.

Implémentation de la GMAO :le début de quelque chose de beau

Le logiciel de GMAO n'est pas une solution miracle pour une meilleure maintenance, mais il peut faire partie intégrante de l'obtention de meilleurs résultats. Une GMAO doit être considérée comme un outil dans la ceinture à outils de l'équipe de maintenance. Tout comme l'utilisation appropriée d'un marteau facilite les travaux, il en va de même avec une GMAO. S'il est mis en œuvre correctement, une GMAO deviendra une base de données d'informations liées à la maintenance qui peut être utilisée pour exécuter les meilleures pratiques et identifier les opportunités d'amélioration de l'efficacité. Ce n'est pas une solution miracle, mais un bon logiciel peut être un rouage essentiel dans votre stratégie de maintenance et de fiabilité qui peut sérieusement améliorer les performances de l'organisation maintenant et à long terme.