Conseils d'experts pour planifier un projet GMAO

Un projet de système de gestion de maintenance informatisé (GMAO) bien planifié et exécuté peut générer un retour sur investissement maximal. Ce retour est réalisé grâce à une efficacité, une productivité et des bénéfices accrus. Cependant, un projet de GMAO mal planifié et exécuté peut entraîner une perte de revenus. Ces pertes peuvent être mesurées en termes d'investissement global dans le projet, ainsi qu'en termes de temps perdu et de perte de revenus projetés liés à l'installation et à la mise en œuvre réussies d'une GMAO.

Planification

Bien planifier le projet de mise en œuvre de la GMAO est l'un des éléments clés. Dans la phase de planification, vous déterminez le « quoi », « pourquoi », « qui » ​​et « comment ».

Données d'équipement

Développer un plan pour les données d'équipement est une bonne première étape car il fournira à une GMAO une base de données tangibles et vérifiables. Certains services de maintenance peuvent déjà utiliser un système de numérotation des équipements qui est efficace. Cela peut facilement être traduit dans la GMAO. S'il n'y a pas de schéma actuellement en place ou si le schéma actuel est défectueux, il est temps de développer un schéma de numérotation des équipements.

Déterminer une hiérarchie d'équipements est la prochaine étape. Il s'agit de mettre en place des relations parent/enfant entre les équipements. Par exemple, un appareil de traitement de l'air peut avoir des pompes et des moteurs quand il était enfant. Si vous voulez garder une trace du parent et des enfants, la relation doit être documentée. Assurez-vous d'inclure chaque pièce d'équipement qui relève de ce schéma hiérarchique. Les relations parents/enfants peuvent également être construites pour des installations entières. Par exemple, un bâtiment pourrait être le parent et chaque étage un enfant. Chaque pièce pourrait alors être un enfant de l'étage.

Les informations sur les pièces de rechange doivent être étiquetées sur les pièces d'équipement individuelles. C'est ce qu'on appelle la nomenclature (BOM).

Enfin, vous devez décider ce que vous voulez de votre GMAO en termes de surveillance des temps d'arrêt. Vous devez choisir les équipements que vous souhaitez surveiller ainsi que la manière dont vous souhaitez suivre les temps d'arrêt planifiés et non planifiés. Plan basé sur l'impact ou la perte d'exploitation. Vous devriez avoir cette information pour chaque pièce d'équipement ou au moins pour l'équipement critique.

Maintenance préventive

Les décisions suivantes doivent être prises pour chaque tâche de maintenance préventive (MP) :

• Le PM sera-t-il effectué par heure calendaire ou par temps d'exécution (miles, heures, etc.) ?
• Le PM suivra-t-il un calendrier fixe (indépendamment de la date d'achèvement) ou un calendrier basé sur la date d'achèvement ?
• À quelle fréquence les ordres de travail PM seront-ils générés (quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, etc.) ?
• Quelles sont les stratégies pour les MP basées sur les routes ? (Par exemple, une voie d'inspection pour tous les extincteurs d'un bâtiment.)

Procédures

Les procédures peuvent être une maintenance préventive, des consignes de sécurité ou tout autre ensemble d'instructions. Chaque équipement doit avoir identifié pour lui toutes les tâches de maintenance préventive, corrective et prédictive nécessaires pour entretenir correctement cet équipement. En plus de la tâche de maintenance, les informations concernant la fréquence de maintenance, l'engin responsable, la réparation et/ou les pièces consommables nécessaires pour effectuer la tâche de maintenance et le temps estimé pour effectuer la tâche sont quelques-unes des informations supplémentaires qui amélioreront l'utilité de votre base de données GMAO. Ces procédures peuvent ensuite être appliquées n'importe où dans la GMAO.

Travail

Vous avez besoin d'informations sur chaque technicien de maintenance telles que nom, adresse, téléphone, numéro de sécurité sociale, etc. Vous devez également décider si vous allez utiliser une sorte de carte d'identité pour vos techniciens qui peut être numérisée par un lecteur. Si vous le faites, les cartes seront-elles produites en interne ou par un fournisseur externe ?

Inventaire

Les actions suivantes doivent être entreprises :

Tout d'abord, vous devez développer un schéma de numérotation des pièces. Ceci est similaire au processus utilisé pour la numérotation des équipements. Certaines entreprises utilisent un schéma de numérotation des pièces de 20 à 30 caractères. Il comprend tous les détails de cette pièce (c'est-à-dire le type de pièce, l'épaisseur, le diamètre, l'emplacement, etc.). Avec les avancées de la GMAO et un champ disponible pour chacun de ces détails (catégorie, dimensions, emplacement, etc.), vous n'avez pas besoin d'un schéma de numérotation des pièces pour inclure tous les détails. Cela ne fait qu'augmenter le risque d'erreurs de saisie de données.

Implicite dans le développement d'un schéma de numérotation des pièces est la nécessité de définir concrètement les détails des pièces. Le plus utile en termes de flux de travail est de définir l'emplacement d'une pièce. Y a-t-il un ou plusieurs entrepôts ? Y a-t-il un plan d'emplacement dans l'entrepôt (c'est-à-dire une allée, des bacs, des étagères, etc.) ?

Au cours de la phase de collecte de données, vous dresserez une liste de tous les fournisseurs auprès desquels vous achetez des pièces et des services. L'un d'eux doit être désigné comme fournisseur principal pour chaque pièce. La GMAO génère automatiquement des bons de commande pour les principaux fournisseurs. Cela peut être modifié par les utilisateurs si vous le souhaitez.

À ce stade, vous devez décider des critères de sélection d'un fournisseur principal (c'est-à-dire le prix, la livraison, le service global, etc.). De plus, vous devez suivre les numéros de pièce du fournisseur/fabricant à des fins de référence croisée. Vous devez également décider des unités d'émission que vous allez utiliser (métrique, britannique ou une combinaison des deux). Comment allez-vous gérer l'inventaire des tuyaux, poutres, etc.? Allez-vous garder une trace des longueurs? Si un morceau est coupé, allez-vous garder une trace de la longueur de tuyau restante ? Une fois que les informations sur le fournisseur et le suivi sont définies, vous devez également déterminer :

• Qui a le pouvoir de commander des pièces et jusqu'à quel montant ?
• Au-delà de quel montant une approbation supplémentaire sera-t-elle requise ?

Dans la planification globale du processus d'inventaire physique, vous devez prendre les décisions suivantes :

• À quelle fréquence allez-vous faire l'inventaire physique ?
• Qui va le faire ?
• Cela va-t-il être manuel ou utiliser la technologie mobile ? S'il est manuel, assurez-vous que votre GMAO a la capacité d'imprimer les formulaires appropriés à cet effet.

Associé à cette étape est le développement d'une conception d'étiquette de pièces et d'une conception d'étiquette de code à barres. Quelles informations souhaitez-vous imprimer sur les étiquettes des pièces ? Le numéro de pièce, la description et l'emplacement sont typiques. Si vous utilisez un code-barres avec inventaire, vous devez décider quels éléments d'information vous souhaitez utiliser avec un code-barres. Le numéro de pièce et l'emplacement sont typiques.

Si vous avez plusieurs usines/installations, il est important que chaque installation suive les mêmes schémas. Sans cohérence, la GMAO ne sera pas très efficace. Si vous recherchez une pièce dans une autre usine et que cette usine décrit la pièce différemment de vous, vous ne la trouverez peut-être pas même si elle est en stock.

Achats et comptabilité

Vous aurez probablement besoin des services des achats et de la comptabilité impliqués dans la phase de planification pour ces :

• Informations de « facturation à »
• Informations « Expédier à »
• Taux de taxe de vente
• Déterminer les comptes et les montants budgétaires

Codes

Vous devez déterminer quels codes de plan et de conception seront utilisés dans l'ensemble de la GMAO. Au cours de la phase de planification, vous devez décider des stratégies pour la base des codes. La compilation réelle des codes sera effectuée pendant la phase de collecte des données. Déterminez les éléments suivants :

• Codes de compte
• Type d'ordre de travail
• Codes d'échec
• Codes d'action
• Codes de réparation
• Priorité de l'ordre de travail
• Criticité de l'équipement
• Statut de l'ordre de travail
• État du bon de commande
• Départements

Applications mobiles

Si vous utilisez des applications mobiles, vous devez identifier chaque application et travailler à articuler les détails. Certains exemples incluent l'utilisation d'un appareil portatif de saisie de données à distance pour collecter les relevés de compteurs d'équipement, les pièces peuvent être émises et/ou retournées à l'aide d'un appareil portatif, les appareils portatifs peuvent être utilisés pour compter et suivre l'inventaire des pièces, etc.

Sauvegarde

Des décisions doivent également être prises concernant la sauvegarde des données. Un schéma de sauvegarde articulé doit être formé qui prend en compte à la fois le matériel et la configuration. Déterminez la fréquence à laquelle la sauvegarde sera effectuée (quotidiennement, hebdomadairement, etc.).

Histoire

Prévoyez le type d'historique de maintenance que vous souhaitez conserver. Vos décisions doivent inclure la date d'exécution, la tâche effectuée, la ou les personnes qui ont effectué le travail, le temps estimé et réel d'exécution, l'équipement utilisé, le matériel utilisé et tout coût d'un entrepreneur extérieur encouru.

Décisions

Plusieurs décisions doivent être prises concernant le fonctionnement général de votre GMAO. Ces questions fournissent des informations non seulement pour la planification mais aussi pour l'évaluation des capacités actuelles :

• Allez-vous imprimer le temps estimé sur les bons de travail ?
• Quels détails des rapports sont nécessaires dans votre GMAO ?
• Quels rapports sont nécessaires au format graphique ?
• Quelles décisions seront prises sur la base de l'analyse des rapports ?
• Problèmes de sécurité :qui est autorisé à faire quoi ?
• Légendes des champs :avez-vous besoin de modifier les termes fournis par votre GMAO sur l'une des légendes ? Si oui, assurez-vous de documenter les modifications.

Indicateurs de performance clés (KPI)

Développez une liste de KPI pour votre application. À ce stade, vous devriez les revoir et les réviser, si nécessaire. Déterminez également comment vous calculeriez ces KPI. La plupart des KPI devraient provenir des rapports de GMAO.

Attribuer des responsabilités

Prévoyez qui :

• Installer le matériel (si nécessaire)
• Maintenir le matériel informatique, les sauvegardes, etc.
• Effectuer l'archivage et la fusion des données
• Prenez soin de la reprise après sinistre
• Générer des rapports
• Examiner et analyser divers rapports
• Planifier et programmer les ordres de travail
• Effectuer la saisie des données en cours
• Fermer les bons de travail
• Être responsable de la personnalisation, de la configuration, de l'adaptation et de la maintenance de la GMAO

L'étape de planification d'une GMAO est peut-être l'une des plus importantes pour assurer le succès. Certes, la mise en œuvre elle-même n'est pas un processus court, mais avec un plan bien conçu où toutes les possibilités sont envisagées, le processus sera plus simple et rationalisé.

Le défi majeur dans la planification d'une GMAO est de prendre en compte toute l'étendue de votre opération jusqu'à chaque dernier élément d'équipement, pièce et installation, puis de rester réaliste avec vos objectifs. Considérez les capacités de votre opération à s'adapter à une nouvelle technologie d'une manière qui ne perturbera pas indûment le flux de travail. Avec un plan établi, vous récolterez les fruits pendant de nombreuses années.