Comment auditer votre programme de maintenance préventive et tirer le meilleur parti du temps de votre équipe

Ryan Robinson avait de grands projets pour améliorer son programme d'entretien de l'équipement. Il souhaitait optimiser son programme de maintenance préventive afin de réduire les pannes et les coûts de main-d'œuvre.

Il n'y avait qu'une seule chose sur son chemin :les classeurs. Des centaines de classeurs.

"Il n'y avait que des piles et des piles de dossiers de 70 ans d'entretien", explique Ryan, directeur de magasin chez un arboriculteur en gros basé dans l'Oregon.

« Il est pratiquement impossible de trouver des tendances dans l'utilisation des équipements et de créer les bons horaires… nous perdions du temps et de la productivité. »

Découvrez comment Ryan a conquis les classeurs et optimisé son programme de maintenance

Le combat de Ryan est commun. Votre programme d'entretien de l'équipement est aussi solide que votre calendrier. Planifiez la maintenance préventive (MP) trop près les uns des autres et vous épuiserez votre budget pendant que votre équipe effectue des travaux inutiles. Planifiez des MP trop éloignés les uns des autres et les pannes augmentent tandis que la production baisse.

Trouver ce juste milieu entre les deux extrêmes n'est pas facile. Il est difficile de jeter un regard critique sur votre liste de choses à faire si votre équipe est embourbée dans un état d'esprit de statu quo. Même si vous souhaitez modifier votre emploi du temps, il est difficile de savoir quelles informations vous aideront à le faire.

Cet article vise à résoudre ce problème. Il vous donne les outils pour auditer votre calendrier de maintenance et déterminer si vous faites le bon travail au bon moment et de la bonne manière.

Mais d'abord, qu'est-ce qu'un programme de maintenance d'équipement ?

Fondamentalement, un programme de maintenance de l'équipement est tout processus qui aide à maintenir l'équipement d'une organisation en bon état de fonctionnement, sûr.

Bien que ce soit une définition bien rangée, vous savez que ce n'est pas si simple. Vous avez un budget à respecter et des objectifs à atteindre. Il y a une équipe de production avec qui collaborer et un nombre limité d'heures par jour. En bref, le meilleur programme d'entretien de l'équipement alloue vos ressources limitées au bon travail au bon moment et garantit que le travail est effectué aussi efficacement que possible. Lorsque c'est bien fait, cela vous permet d'atteindre votre objectif ultime de faire fonctionner les actifs aussi longtemps que possible tout en produisant le moins de déchets. Tout commence par votre programme d'entretien préventif.

Un programme d'entretien d'équipement de classe mondiale n'est pas construit sur un calendrier de PM à définir et à oublier. Les choses changent constamment dans votre organisation. Les actifs vieillissent. L'équipement peut fonctionner différemment selon la saison. Votre budget pourrait être réduit ou (croisez les doigts) augmenté. Et pendant que tout cela se produit, vous collectez des données sur l'impact de votre plan de maintenance sur les performances.

Si tout autour de vous change, votre programme de maintenance préventive devrait également changer. Faire un audit régulier de votre calendrier de PM est une partie essentielle de ce processus. Il élimine les inefficacités et vous aide à vous adapter aux circonstances changeantes. Il vous aide à trouver les déchets et à les éliminer de votre programme de maintenance de l'équipement.

Qu'est-ce qu'un audit de maintenance préventive ?

Un audit de votre programme de maintenance préventive est utilisé pour déterminer si vous effectuez les bonnes activités de maintenance, au bon moment et de la bonne manière. Voici ce que cela signifie pour vous et votre équipe :

1. Les bonnes activités de maintenance :le travail effectué par votre équipe a-t-il un impact positif sur la disponibilité et les performances des équipements, ainsi que sur la santé et la sécurité de l'installation ?
2. Au bon moment :effectuez-vous des travaux de maintenance à la bonne fréquence pour détecter et prévenir les pannes tout en évitant les tâches et les coûts inutiles ?
3. De la bonne manière :vos ordres de travail sont-ils planifiés, planifiés et exécutés de manière à réduire les risques à court et à long terme pour l'actif tout en maximisant chaque heure et chaque dollar dépensé ?

Un audit de maintenance préventive vous aidera à répondre à ces questions. Cela vous permettra également d'apporter les ajustements nécessaires à votre calendrier de maintenance afin que vous puissiez créer un programme de maintenance d'équipement de classe mondiale.

Quelles tâches de maintenance préventive devez-vous auditer ?

Le programme moyen d'entretien de l'équipement comprend plus de 2 200 ordres de travail d'entretien préventif chaque année. Auditer chacun d'entre eux n'est probablement pas réaliste.

Alors, comment priorisez-vous les MP à évaluer et à modifier ? Tout commence par le composant auquel le PM est associé et son importance pour le succès de votre opération, explique Jason Afara, ingénieur de solutions senior chez Fiix.

« Je commencerais par examiner les MP que vous effectuez sur les actifs critiques qui ont un impact sur le nombre d'éléments créés dans votre processus, ou sur les actifs critiques qui ont un impact sur la sécurité d'un produit », explique Jason.

Jason donne l'exemple d'un appareil à rayons X ou d'un détecteur de métaux. Ces composants ont un impact sur le nombre d'unités produites, la qualité de ces unités et la sécurité de ces unités. Les inspections de ces composants sont également effectuées fréquemment, ce qui laisse le plus de place à l'amélioration.

Si vous souhaitez vous concentrer sur les travaux de maintenance préventive à auditer immédiatement, Jason suggère d'examiner les actifs qui tombent constamment en panne ou qui ne fonctionnent pas correctement. Ces éléments ont le plus grand impact sur votre opération, donc les aborder vous donnera des gains rapides.

Enfin, Jason souligne que certains PM doivent être audités annuellement ou mensuellement en fonction des réglementations de conformité.

Comment auditer vos tâches de maintenance préventive

Vous trouverez ci-dessous les éléments d'une tâche de maintenance préventive à prendre en compte lors de votre audit et certains facteurs qui peuvent vous aider à optimiser chaque partie de votre PM.

Fréquence

Commencez par évaluer la fréquence à laquelle la tâche est effectuée et ce qui la déclenche dans votre emploi du temps. Ajuster la fréquence de vos MP est l'un des moyens les plus simples d'augmenter l'impact de votre temps et de votre argent. Il y a une question principale à laquelle répondre à ce stade :la tâche doit-elle être effectuée à une fréquence plus élevée, plus basse ou à la même fréquence ?

Une façon de déterminer la réponse est d'examiner le résultat de chaque inspection.

• Si la tâche conduit à une maintenance corrective régulière, elle fonctionne et doit être maintenue à la même fréquence.
• Si l'équipement subit de nombreuses pannes entre les inspections, essayez de raccourcir les intervalles de maintenance. Vous pouvez également modifier le déclencheur pour la maintenance, en le faisant passer d'un déclencheur basé sur le temps à un déclencheur basé sur l'utilisation ou les performances.
• Si les inspections ne révèlent aucun problème avec le composant, essayez d'augmenter les intervalles entre les MP pour réduire les contrôles inutiles.

Criticité des équipements

La criticité des équipements est cruciale pour hiérarchiser les tâches de votre programme de maintenance des équipements. Cela vous aide à comprendre :

• Quelles réparations et actions correctives à effectuer en premier, surtout lorsque la haute saison arrive ?
• Quelles tâches en attente mettre en haut de votre liste de tâches
• Si vous deviez affecter plus de techniciens à un poste pour réduire les temps d'arrêt ou les risques pour la sécurité

Auditez votre programme de maintenance préventive et assurez-vous que votre équipement critique reçoit la bonne quantité de temps dans votre calendrier. Si des pannes ou des MP manquées affectent les actifs critiques, cet audit vous aidera à déplacer les ressources des zones moins critiques de votre installation vers ces machines afin que vous puissiez les maintenir en bon état de fonctionnement.

Ce modèle vous aide à évaluer la criticité de votre équipement

Spécialisation

Examinez chacune de vos tâches de maintenance préventive pour le niveau de spécialisation nécessaire pour terminer le travail. Les trois principales questions auxquelles répondre pour chaque poste sont :

1. Le travail nécessite-t-il des compétences spécialisées ?
2. Combien de personnes dans votre équipe possèdent cette compétence ?
3. La tâche nécessite-t-elle de faire appel à un entrepreneur spécialisé ?

Plus une tâche est spécialisée, moins vous avez de marge de manœuvre dans votre emploi du temps car vous devrez l'aligner sur la disponibilité d'un spécialiste. Une façon d'améliorer l'efficacité de votre programme de maintenance consiste à regrouper toutes les tâches spécialisées (ou toutes les tâches spécialisées dans une installation ou une zone de votre installation) en une seule période afin que le travail puisse être effectué avec moins de coûts ou de temps de déplacement.

Équipement de secours

Lors de l'audit de vos travaux de maintenance préventive, tenez compte de la quantité d'équipements du même type présents dans votre établissement. S'il existe un actif de sauvegarde disponible, cet équipement est un bon candidat pour une expérimentation à faible risque. Vous pouvez essayer de nouvelles stratégies d'amélioration de l'efficacité sur la machine avec un filet de sécurité en place. Cela vous donne la possibilité de :

• Augmenter les intervalles PM pour évaluer si les inspections peuvent être effectuées moins fréquemment
• Donner aux opérateurs de machines des responsabilités de maintenance de routine pour réduire la charge de travail des techniciens
• Installez des capteurs ou d'autres dispositifs de surveillance des performances et déclenchez la maintenance en fonction des lectures en temps réel

Toutes ces stratégies vous permettent de construire un plan à long terme pour optimiser la maintenance planifiée de cet actif. Assurez-vous simplement que la ressource de sauvegarde est prête à être exécutée si la machine principale tombe en panne.

Temps estimé par rapport au temps réel sur la tâche

Les estimations sont parfois erronées. Mais gardez un œil sur les MP qui prennent systématiquement plus de temps qu'elles ne le devraient. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles cela peut être le cas, mais celles qui affectent votre emploi du temps incluent :

1. Il a été attribué à la mauvaise personne
2. Le temps alloué à la tâche était trop court pour qu'elle soit terminée correctement
3. Pas assez de techniciens ont été affectés à cet ordre de travail
4. Les pièces et les fournitures n'étaient pas disponibles ou difficiles à trouver
5. La production a interrompu ou retardé l'ordre de travail

En fonction de la raison, vous pouvez modifier votre emploi du temps pour en tenir compte ou l'adapter. Par exemple, si la production interrompt régulièrement un certain MP, envisagez de prévoir un délai d'une demi-heure entre la fin prévue du bon de travail et le début prévu de la production.

Un conseil supplémentaire :des techniciens fantômes lorsqu'ils effectuent des MP fréquentes ou des MP sur des actifs critiques pour obtenir un délai d'exécution réaliste pour ces tâches. Vous serez en mesure de concevoir un programme beaucoup plus réaliste en fonction de ces horaires.

Mode de fonctionnement

Auditez vos MP et identifiez toutes les tâches qui peuvent être effectuées en toute sécurité pendant que l'équipement est encore opérationnel. Si l'un de ces travaux est actuellement prévu pour une période où l'équipement n'est pas opérationnel, envisagez de changer sa place dans le calendrier. Cela libérera du temps pour travailler sur des machines nécessitant des temps d'arrêt.

Impact de l'échec

Certains échecs sont de légères frustrations. D'autres sont des pannes à part entière, provoquant des migraines, qui peuvent gâcher votre journée en quelques secondes. Vous connaissez ceux.

Comprendre quels PM dans votre programme de maintenance d'équipement empêchent les grosses pannes vous aidera à créer un calendrier qui hiérarchise ces tâches. Cela vous aidera également à justifier votre emploi du temps (et à expliquer son importance) à ceux qui ne font pas partie de la maintenance.

Nous avons publié un article complet sur la cartographie de l'impact des pannes d'équipement. Vous pouvez également utiliser ce modèle AMDEC pour suivre l'impact d'une défaillance sur un actif ou un composant.

Voici quelques points à retenir de ces éléments pour optimiser votre programme de maintenance préventive :

1. Créez des codes d'échec associés aux échecs à fort impact. Si les inspections échouées détectent l'un de ces codes d'échec, intensifiez l'action corrective selon votre calendrier.
2. D'un autre côté, si des codes de défaillance à faible impact sont signalés pour une action corrective, envisagez de les programmer tous en même temps pour faire gagner du temps à votre équipe et maximiser les dépenses de main-d'œuvre.
3. Ne vous contentez pas de quantifier l'échec total lorsque vous auditez la maintenance préventive. Gardez un œil sur la qualité de la production ou nettoyez les démarrages des équipements après maintenance. Si la qualité souffre après la maintenance, pensez à consacrer plus de temps et de ressources à la maintenance de pré-production.

Un modèle d'audit de maintenance préventive

Consultez ce tableau de bord de maintenance préventive pratique lorsque vous auditez vos MP. Plus le score est élevé, plus une tâche doit avoir une priorité dans votre programme et calendrier de maintenance de l'équipement.

Critères de notation Score (1-10) 1À quelle fréquence les tâches de suivi sont-elles créées après cette tâche ?2À quel point la pièce d'équipement est-elle critique pour cette tâche ?3À quel point le travail effectué pour cette tâche est-il spécialisé ?4À quel point les compétences requises pour cette tâche sont-elles courantes dans votre équipe de maintenance ?5Dans quelle mesure une pièce d'équipement de secours est-elle disponible et prête à fonctionner pour cette tâche ?6À quelle fréquence cette tâche dépasse-t-elle le temps d'achèvement prévu ?7Dans quelle mesure cette tâche peut-elle être effectuée en toute sécurité avec l'équipement toujours opérationnel (remarque : 1 correspond à toutes les parties de la tâche et 10 n'est aucune des tâches)8 Dans quelle mesure cette tâche a-t-elle un impact sur la santé de l'actif ?

À quelle fréquence devez-vous auditer votre programme de maintenance préventive ?

Les meilleurs changements naissent toujours d'une douleur. Si vous, votre équipe ou votre organisation faites face à une situation frustrante ou à un obstacle au succès, c'est votre chance d'apporter un changement à votre programme de maintenance d'équipement que les gens soutiendront. Cela comprend la modification de votre programme de maintenance préventive pour résoudre cette douleur.

Mais les obstacles ne sont pas toujours évidents. Parfois, il faut aller les chercher. Dans ce cas, Jason a une règle empirique sur la fréquence à laquelle vous devez effectuer un audit de vos tâches de maintenance préventive.

« Je vous recommande toujours d'auditer votre calendrier de PM une fois par an ou tous les six mois, en fonction de votre bande passante », explique Jason.

"Il n'y a vraiment pas de bonne réponse sur le calendrier, mais il est bon de prendre du recul et de comprendre si le calendrier que vous avez créé est réaliste."

Il est également préférable d'aborder les choses en petits morceaux. Plutôt que d'essayer d'auditer toutes vos tâches de maintenance préventive en même temps, effectuez un sous-ensemble de votre programme chaque mois et abordez-le systématiquement.

Assurer un changement réussi

Si vous voulez que votre changement perdure, vous devez impliquer votre équipe. Parlez avec les techniciens - à la fois en groupe et individuellement - et faites-leur comprendre pourquoi le changement se produit et le changement positif qui en résultera (par exemple, une meilleure sécurité des travailleurs, moins de tâches mais plus de valeur).

Ensuite, vous devez vous assurer que le changement de processus que vous avez mis en œuvre donne le résultat souhaité. Examinez les calendriers de production et les bons de travail après le changement et recherchez à nouveau les tendances.

Utilisez ces 10 métriques de maintenance pour suivre l'impact de toutes les modifications que vous apportez

Créer un programme de maintenance des équipements rationalisé, une étape à la fois

Votre programme de maintenance de l'équipement est essentiel au fonctionnement continu d'une entreprise axée sur la production et à forte intensité d'actifs. Mais il ne peut le rester que s'il est continuellement amélioré et rationalisé. Le moyen le meilleur et le plus visible d'atteindre cette efficacité est d'auditer régulièrement votre programme de maintenance préventive.

Cet audit doit évaluer chaque tâche en termes de valeur, de fréquence et d'impact. Toute tâche qui échoue ou obtient un score faible à cette évaluation doit défendre sa présence dans votre planning PM ou recevoir une priorité inférieure.

Finalement, votre programme de maintenance de l'équipement atteindra son état idéal :un programme de PM rationalisé et rentable qui utilise correctement les compétences de l'équipe dont vous disposez pour obtenir le rendement maximal possible pour votre installation.