La GMAO aide les établissements de santé à relever les défis croissants

L'industrie des soins de santé a toujours été confrontée à une longue liste de défis, et la pandémie de COVID-19 a aggravé la situation tout en créant de nouveaux problèmes, souvent inattendus. Aujourd'hui plus que jamais, les responsables des installations et de la maintenance doivent prendre le contrôle de leurs opérations de maintenance, optimiser les soins aux patients tout en minimisant les coûts. Le logiciel GMAO rend enfin cela possible.

Au départ, on s'attendait à ce que la plus grande menace du COVID-19 soit qu'il puisse submerger les hôpitaux. Les appels à l'échelle nationale pour "aplanir la courbe" visaient à ralentir la propagation du virus, à répartir le nombre de cas sur une plus longue période, permettant aux établissements de faire venir le personnel et les fournitures nécessaires. Au lieu d'un pic, l'espoir était pour une courbe plus douce.

Mais ce qui a fini par se produire était inattendu :punir les fermetures financières pour les prestataires de soins de santé aux deux extrémités du spectre, pour les endroits avec un grand nombre de cas et ceux qui n'en ont vu qu'une poignée. Qu'est-ce qui les relie? Une baisse presque complète des patients non urgents et des chirurgies électives, où de nombreux établissements de soins voient la plupart de leurs bénéfices. Le Washington Post a comparé deux hôpitaux, UMass Memorial Medical Center à Worcester, Mass., avec 2 700 patients COVDI-19, et MU Health Care's University Hospital à Columbia, Mo., avec seulement environ 40. Dans les deux cas, « chaque hôpital a annulé plus de 2 000 chirurgies. Des dizaines de milliers de visites à la clinique ont disparu. Les revenus mensuels des patients ont chuté de dizaines de millions de dollars. Le journal souligne ensuite que même avant la pandémie, "plus de 1 200 hôpitaux ont fonctionné dans le rouge au cours de deux ou plusieurs des cinq dernières années".

Et les choses pourraient encore empirer. On rapporte maintenant que les hôpitaux vont devoir faire face à de nouveaux coûts pour les équipements de protection individuelle (EPI) et autres fournitures liées au COVID-19.

Mais avant d'examiner comment la bonne solution de GMAO aide les établissements de santé à surmonter les défis existants et nouveaux, définissons d'abord quelques définitions de base. Par exemple, qu'est-ce qui relève de la catégorie « établissement de soins de santé » ?

Note rapide :Au fur et à mesure que vous parcourez la liste, essayez de compter tous les différents types d'actifs et d'équipements nécessaires pour faire fonctionner ces installations. C'est un grand nombre. Les soins de santé, à tous les niveaux, regorgent de pièces mobiles interconnectées essentielles sur lesquelles les professionnels de la santé comptent pour fournir des soins de qualité aux patients.

Types d'établissements de santé

Avant d'exposer les manières spécifiques dont une bonne GMAO peut aider les gestionnaires d'établissements et de maintenance à assurer le bon fonctionnement des établissements de soins de santé et à résoudre les problèmes de santé, il est important d'avoir une meilleure idée de la portée du terme « établissements de soins de santé ».

Centres de chirurgie ambulatoire

Versions simplifiées des services chirurgicaux des hôpitaux, ces centres se concentrent sur une bande étroite d'interventions chirurgicales. Les avantages comprennent des coûts inférieurs et un risque d'infection moindre. Aussi parfois appelées installations chirurgicales ambulatoires.

Centres de naissance

Environnements de naissance rentables et inclusifs de la famille. Parce qu'ils n'ont pas le même équipement que les hôpitaux, ils travaillent avec des grossesses où il n'y a pas de complications connues.

Banques de sang

Collecte, tri et stockage en toute sécurité des dons de sang et de plaquettes. Parce que le sang et les produits sanguins ne peuvent pas être fabriqués, ces centres sont essentiels pour tout le monde, des personnes souffrant d'anémie aux victimes d'accidents de voiture.

Cliniques et cabinets médicaux

Vaste catégorie couvrant tout, du cabinet privé d'un généraliste au cabinet d'un dentiste, des spécialistes aux cliniques sans rendez-vous. Le dénominateur commun est qu'ils travaillent en ambulatoire.

Centres d'éducation au diabète

Opportunités éducatives et soutien pour les personnes atteintes ou à risque de développer la maladie. À mesure que la maladie se répand, ces centres deviennent de plus en plus courants.

Centres de dialyse

Soins spécialisés pour les patients atteints de maladie rénale, qui nécessitent parfois une dialyse, une filtration du sang et un nettoyage, jusqu'à trois fois par semaine.

Maisons de soins palliatifs

Soins de fin de vie avec un vaste mandat pour fournir non seulement des soins médicaux mais aussi émotionnels. Bien que certains patients restent à leur domicile, ceux qui ont des besoins importants sont transférés dans des maisons de soins palliatifs ou des maisons de retraite spécialisées.

Hôpitaux

Grands établissements de santé offrant une large gamme de services médicaux, allant de l'accouchement aux unités de soins intensifs pour les patients présentant des blessures potentiellement mortelles. Les services sont généralement divisés entre soins intensifs et soins non intensifs.

Centres d'imagerie et de radiologie

Services d'imagerie diagnostique, y compris les tomodensitogrammes, les ultrasons, les rayons X et les IRM. Les hôpitaux ont souvent des centres internes, mais les installations ambulatoires peuvent offrir des coûts inférieurs et une meilleure planification.

Centres de santé mentale et de traitement des dépendances

Une autre grande catégorie, mais qui comprend ici tout, des grands établissements pour de nombreux types de soins de santé mentale aux établissements de traitement spécialisés pour des dépendances spécifiques, y compris l'alcool, les médicaments illégaux et les médicaments sur ordonnance. Des options d'hospitalisation et de consultation externe existent.

Maison de retraite

Positionné pour les patients ayant des besoins médicaux à long terme qui ne sont pas suffisamment graves pour nécessiter une hospitalisation mais qui ne peuvent pas être soignés à domicile. Dans certains cas, ils ressemblent beaucoup à des complexes d'appartements, mais avec du personnel médical à plein temps. Généralement pour les patients plus âgés, mais certains établissements s'adressent aux résidents plus jeunes.

Centres de soins d'urgence

Soins de santé à la demande qui se situent entre le besoin d'un hôpital et celui d'un cabinet médical. Souvent utilisé par les parents d'enfants malades avec tout, d'une mauvaise grippe à un bras cassé.

Il s'agit d'un large éventail d'installations, mais elles ont tendance à faire face à un ensemble commun de défis, notamment :

• Fiabilité des actifs
• Sécurité
• Assainissement
• Conformité

Voyons comment un logiciel moderne de gestion de la maintenance aide avec chacun d'entre eux.

Améliorez la fiabilité des actifs avec la GMAO dans le secteur de la santé

Dans tous les secteurs, les équipes de maintenance travaillent dur pour maintenir les actifs opérationnels. Et les enjeux sont élevés. Lorsqu'une pièce d'équipement importante cesse de fonctionner dans une usine de fabrication, cela affecte le résultat net. Le temps, l'argent et même les emplois des gens sont en jeu. Mais pour les soins de santé, les enjeux peuvent souvent être encore plus élevés. Lorsque l'ascenseur cesse de fonctionner dans un hôpital, il n'y a aucun moyen de déplacer les patients critiques vers une salle d'opération. Lorsque le système CVC tombe en panne, la qualité de l'air diminue, affectant toutes les personnes ayant des difficultés respiratoires et un système immunitaire affaibli. Et si les systèmes d'extinction d'incendie ou de détection de gaz radon échouent, il est impossible de déplacer rapidement les patients alités en lieu sûr. Des vies sont en jeu.

Les logiciels modernes de gestion des installations résolvent ces problèmes de soins de santé et garantissent la disponibilité en facilitant la mise en place, l'exécution et l'amélioration d'un programme de maintenance préventive, notamment :

• Planification
• Planification
• Suivi
• Réglage fin

Lorsque les actifs et les équipements sont neufs, il est généralement préférable de suivre les suggestions des fabricants concernant les tâches et les fréquences de maintenance préventive. Ainsi, sur la base du manuel de l'utilisateur, vous prévoyez de nettoyer l'autoclave chaque semaine tandis que sa soupape de purge de pression fait l'objet d'une inspection visuelle et de tests mensuels. Une fois que vous avez défini le calendrier et les tâches, vous pouvez les charger dans la GMAO en tant que PM basés sur le temps ou sur le compteur. Le logiciel génère automatiquement les PM au fur et à mesure qu'ils apparaissent. Lorsque vous souhaitez connaître les performances du programme, vous pouvez créer rapidement des rapports basés sur les taux de clôture des MP. Contrairement aux méthodes basées sur le papier et les feuilles de calcul, rien ne passe entre les mailles du filet. Le logiciel se souvient quand les choses sont dues et ensuite quand c'est fait.

Rappelez-vous, lorsque vous avez configuré les PM pour la première fois, vous avez suivi ce qui était dans le manuel. Mais au fil du temps, l'équipe de maintenance commence à connaître les actifs et les équipements encore mieux que les personnes qui les ont conçus et construits. C'est pourquoi, après un suivi suffisant, vous pouvez commencer à affiner le programme. Nous avons utilisé l'exemple précédent d'un autoclave. Si vous regardez vos PM historiques et constatez que la soupape de purge de pression a commencé à coller environ toutes les trois semaines, vous pouvez composer les PM. Désormais, au lieu d'une inspection visuelle et d'un test tous les mois, vous les réglez toutes les deux semaines.

Augmenter la sécurité avec la GMAO dans les soins de santé

Un principe presque universel dans les soins de santé est Primum non nocere , qui se traduit par "Premièrement, ne pas faire de mal". L'idée est simple :ne pas aggraver les choses. Si nous essayons d'aider les gens, la dernière chose que nous voulons faire est de leur faire du mal.

Pour les équipes de maintenance dans les soins de santé, c'est pareil. La dernière chose qu'ils veulent, c'est que quelqu'un vienne dans leur établissement pour demander de l'aide et se blesse à nouveau. Imaginez si quelqu'un avec un bras cassé tombe dans les escaliers parce que la balustrade était lâche. Un toxicomane dans un centre de récupération a accès à des médicaments sur ordonnance parce qu'une serrure de porte a été brisée. Un patient âgé atteint de démence s'éloigne de l'établissement parce que l'alarme de la porte n'a pas retenti. Pour vous assurer que cela ne se produise pas, les choses doivent être réparées aussi rapidement et aussi parfaitement que possible. Le bon outil de gestion des installations rend votre équipe plus rapide et plus efficace.

Nous avons déjà examiné la maintenance préventive, passons donc aux ordres de travail à la demande. Dès qu'une personne remarque un problème, elle peut alerter le service maintenance via le portail de demande de maintenance ouvert. Au lieu d'envoyer un e-mail décousu ou de laisser un message vocal incomplet, ils remplissent un formulaire en ligne rapide. Et parce qu'il a des champs de données prédéfinis, l'équipe de maintenance est assurée d'obtenir les informations dont elle a besoin. Immédiatement, le responsable de la maintenance peut examiner et approuver la demande, générer, hiérarchiser et attribuer un ordre de travail, puis le suivre jusqu'à sa clôture.

Et grâce à ce qui est inclus dans le bon de travail, les techniciens peuvent en faire plus plus rapidement. Au lieu de notes griffonnées sur papier ou de quelques détails entassés dans une cellule de feuille de calcul, les bons de travail GMAO contiennent des informations utiles, notamment :

• Instructions détaillées
• Listes de contrôle personnalisables
• Informations complètes sur les actifs
• Copies numériques des schémas, des images et des manuels d'exploitation et de maintenance
• Pièces et matériaux associés
• Cartes interactives et plans d'étage

Ils n'ont jamais besoin de retourner au bureau pour récupérer ou déposer des documents. Ils n'ont jamais à retourner au placard à fournitures pour obtenir une pièce ou un outil qu'ils ont oublié ou dont ils n'ont pas réalisé le besoin avant la moitié d'une tâche. Plus besoin de courir demander à d'autres techniciens comment faire quelque chose. Et ce dernier sur la liste, les cartes interactives et les plans d'étage, est particulièrement utile. Même un petit hôpital peut être un peu un labyrinthe. Désormais, les techniciens vont exactement là où ils sont nécessaires.

Restez en déplacement avec l'application mobile CMMS dans le domaine de la santé

Une bonne solution GMAO comprend une application GMAO qui élargit la gamme de fonctionnalités disponibles en se connectant directement au matériel et aux logiciels d'un appareil mobile, aidant ainsi les techniciens à travailler plus efficacement en déplacement.

Application de maintenance et notifications push

Une GMAO permet déjà de tenir facilement vos techniciens informés en centralisant la gestion des données et des bons de travail. Une bonne application mobile va encore plus loin avec les notifications push. Désormais, au lieu d'attendre que les techniciens se connectent au logiciel pour voir leurs nouvelles affectations, vous pouvez utiliser l'application sur leur appareil mobile pour les alerter instantanément. Chaque fois que vous les affectez à un nouveau bon de travail, leur téléphone sonne tandis que l'application affiche un message sur l'écran.

C'est la même différence fondamentale entre un e-mail à l'ancienne et un message texte. Lorsque vous envoyez un e-mail, vous devez attendre que la personne se connecte à son compte pour le voir. Avec un SMS, ils savent tout de suite.

Pour la plupart des services de maintenance des soins de santé, en particulier lorsqu'ils disposent d'une GMAO, la plupart des ordres de travail doivent provenir du programme de maintenance préventive, ce qui signifie que vous planifiez le travail à l'avance. Mais même la maintenance de classe mondiale implique des ordres de travail à la demande, et lorsque vous devez pivoter rapidement, les notifications push sont un moyen rapide de hiérarchiser le travail et de repositionner vos ressources.

Application de maintenance et codes-barres

Par exemple, les techniciens peuvent utiliser l'appareil photo intégré de leur téléphone pour scanner les codes-barres ou les étiquettes de code QR sur les actifs afin d'accéder rapidement aux données des actifs et aux ordres de travail ouverts associés. Ceci est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur la maintenance préventive. Lorsqu'un technicien doit réparer une unité CVC, il lui est facile de trouver la bonne. Même s'il y a dix unités identiques proches les unes des autres sur le toit, une seule d'entre elles aura manifestement besoin de travaux. Mais lorsqu'il s'agit d'une inspection PM ou de tâches, il n'y a pas de moyen facile de savoir sur lequel des dix travailler. Une analyse rapide garantit que les techniciens effectuent le bon travail sur les bons actifs.

Application de maintenance et téléchargements directs d'images

Les techniciens peuvent également utiliser l'appareil photo pour télécharger des images directement sur les bons de travail. Une fois qu'ils ont téléchargé l'image, le reste de l'équipe de maintenance peut les voir, ouvrant de nombreuses possibilités de gain de temps. Tout d'abord, si le technicien rencontre des problèmes avec une réparation, il peut télécharger des images et demander des suggestions à l'équipe. Au lieu de courir dans l'établissement pour essayer de trouver de l'aide, ils peuvent rester sur place et en faire la demande à distance. Les images sont également un moyen efficace de documenter leur travail. Juste avant de clôturer le bon de travail, ils peuvent demander une inspection visuelle à distance.

Application de maintenance et synchronisation hors ligne

Une autre caractéristique importante d'une application de maintenance mobile est la possibilité de travailler hors ligne. Les hôpitaux et autres établissements de soins de santé peuvent être de grands endroits, souvent avec des endroits où l'accès à Internet n'est pas possible ou autorisé. Les administrateurs ont modifié les règles au fil du temps, mais il existe encore de nombreux domaines où ils ont interdit l'utilisation du téléphone portable par crainte qu'il n'interfère avec des équipements critiques.

Les applications rendent le travail hors ligne possible en stockant des informations, puis en les transmettant à la base de données centrale une fois que l'appareil est à nouveau à portée. L'avantage est que les techniciens n'ont pas besoin de se souvenir de données importantes ; ils peuvent le saisir dans leur application en temps réel, ce qui garantit une meilleure précision.

Atteindre (et prouver) la conformité à la GMAO dans le domaine de la santé

Il y a toujours deux parties à la conformité. Le premier est de faire le travail correctement et dans les délais. La seconde est de prouver que vous avez fait le travail correctement et à temps. Si vous rencontrez des difficultés avec un système à l'ancienne basé sur du papier ou des feuilles de calcul, c'est souvent la deuxième partie qui constitue le véritable défi.

Avec les méthodes plus anciennes, vous commencez sans moyen simple d'entrer des données dans le système. Tout est écrit à la main ou perforé dans des colonnes et des lignes sans fin sur plusieurs fichiers indépendants. Parce que ce n'est pas facile, vous vous retrouvez avec beaucoup de mauvaises données; soit les gens sont trop frustrés pour prendre la peine de saisir des données inexactes. Ou même lorsque tout le monde fait de son mieux, il y a trop de place pour l'erreur humaine. Ensuite, même si vos données sont exactes, il est difficile de les garder à la fois sûres et accessibles.

Les logiciels modernes de gestion des installations résolvent ce problème, car votre fournisseur de solutions s'occupe de tout le gros du travail informatique à votre place. Ils s'occupent du logiciel, l'améliorent continuellement et le mettent à jour de manière transparente dans les coulisses. Ils s'occupent également de tout le matériel, ce qui signifie que vous n'avez pas à dépenser d'argent pour installer ou entretenir des serveurs coûteux et compliqués.

Le logiciel est soutenu par le cloud computing, ce qui signifie que toutes vos données sont conservées en toute sécurité dans une base de données centrale. L'avantage est que dès que quelqu'un met à jour les données, par exemple en générant un nouveau bon de travail ou en en fermant un, tout le monde peut voir les changements. Vous n'avez pas affaire à plusieurs versions, toutes obsolètes sauf une, réparties sur plusieurs feuilles de papier ou fichiers. Et maintenant que vos données sont exactes, votre solution GMAO facilite également la génération automatique de rapports contenant des KPI et des métriques de maintenance. Il calcule tous les chiffres pour vous.

La conformité consiste à capturer les bonnes données, à les conserver en toute sécurité, puis à les utiliser pour générer des rapports. Le bon logiciel de gestion des installations rend chaque étape du processus plus rapide, plus simple et plus fiable.

Démarrez avec la GMAO dans le domaine de la santé

Si vous n'avez pas encore de GMAO, ou si vous en avez une qui ne tient pas ses promesses, il est temps de prendre le contrôle de votre programme de maintenance. N'oubliez pas que la prochaine étape après avoir lu sur la GMAO en ligne consiste à contacter les fournisseurs et à entamer la conversation.