Pourquoi la gestion des bons de travail papier et tableur est un spectacle d'horreur

Avec le papier, générer de nouveaux ordres de travail prend beaucoup de temps et d'efforts, vous obligeant à inclure le strict minimum. Avec les feuilles de calcul, vous pouvez rapidement générer et partager des données, mais une fois qu'elles commencent à se propager, vous n'avez aucun contrôle sur elles.

Le papier tue vos données de maintenance et les feuilles de calcul les transforment en zombies. Dans tous les cas, vous êtes piégé dans le noir.

Si vous rencontrez actuellement des difficultés avec la gestion de la maintenance sur papier ou sur tableur, vous connaissez tous les problèmes. Vous vivez déjà à l'intérieur de ce film d'horreur.

Mais cela vaut la peine de regarder une fois de plus ces vieux monstres pour comprendre pourquoi ils causent tant de maux de tête. Parce qu'une fois que nous savons pourquoi ils ne fonctionnent pas, nous pouvons plus facilement choisir une solution logicielle GMAO moderne qui fonctionne.

Les bons de travail papier tuent vos données de maintenance

Il n'est pas surprenant que tant d'organisations et d'industries essaient de se passer du papier. Tout le monde, de votre banque locale aux compagnies aériennes internationales, a fait le changement il y a longtemps en raison de tous les problèmes rencontrés pour gérer une opération moderne gourmande en données tout en s'appuyant sur du papier.

De nombreux problèmes se résument à la difficulté de générer des données et à la difficulté de ne pas les perdre. Le résultat? Des inefficacités qui vous coûtent du temps et de l'argent.

La fabrication artisanale est excellente pour la nourriture, et la pratique est le meilleur type d'expérience

Mais tout ce qui est « manuel » est tout simplement horrible lorsqu'il s'agit de données, y compris les ordres de travail, où vous devez de manière fiable :

• Générer
• Priorité
• Attribuer
• Capturer
• L'effet de levier

En regardant cette liste, c'est essentiellement tout ce que vous auriez besoin de faire avec vos données.

Tout copier à la main signifie que vous ne pouvez inclure que le minimum d'informations

Comparons ce que vous aimeriez inclure dans les bons de travail avec ce que vous pouvez habituellement. Pour aider les techniciens à arriver sur site préparés, à travailler efficacement et à terminer tôt, vous voudriez qu'ils aient :

• Historiques complets de maintenance et de réparation des actifs
• Instructions détaillées
• Listes de contrôle personnalisables
• Pièces et matériaux associés
• Images, schémas, manuels O&M et garanties associés
• Plans du site et plans d'étage interactifs

Combien pourriez-vous raisonnablement inclure avec un bon de travail papier ? Même si vous vouliez et pouviez perdre chaque matin devant la photocopieuse du bureau, cela prendra toujours trop de temps et trop de ressources pour produire des bons de travail papier avec ne serait-ce qu'une fraction de ces informations.

Et même si vous aviez le temps et que vous dirigiez une usine de papier pour que le papier soit fondamentalement gratuit, les techniciens auraient besoin de brouettes juste pour trimballer une journée de bons de travail.

En fin de compte, les bons de travail papier ne contiennent toujours que le minimum d'informations, laissant aux techniciens le soin de résoudre eux-mêmes beaucoup de choses, de dépanner quand ils pourraient fonctionner, de faire perdre du temps à tout le monde à réinventer la même roue.

Et quand les techniciens perdent leur temps, vous gaspillez votre argent.

Ce petit morceau de données est également probablement plein de petites erreurs

Ce qui est le pire type d'erreur, car rien n'est pire que d'échouer « en silence ». Si vous voyez immédiatement une erreur, vous pouvez la corriger. Mais quand il peut vous passer facilement parce qu'il est petit, il y a plus de chances qu'un gros désastre se produise plus tard.

Voici un exemple rapide. Il y a deux congélateurs identiques à l'arrière, et l'un d'eux nécessite une inspection suivie de quelques tâches de maintenance préventive rapides. Lorsque vous copiez les informations sur le bon de travail papier, vous écrivez accidentellement le mauvais numéro, ce qui conduit les techniciens à travailler sur le mauvais congélateur. Celui qui avait besoin du travail est ignoré - jusqu'à ce qu'il tombe en panne par manque d'attention.

Et ces petites erreurs rendent vos rapports de maintenance non seulement frustrants et chronophages, mais aussi inexacts

Nous passons beaucoup de temps à parler de la façon dont le papier rend difficile le travail avec les données, mais cela vaut la peine de revenir un peu en arrière et de se demander :« Pourquoi avons-nous même besoin de ces données en premier lieu ? Pourquoi est-il important pour nous d'avoir de bonnes données ? »

Bonne question. Et la réponse est parce que la connaissance est le pouvoir. Et savoir est la moitié de la bataille. Et un tas d'autres dictons populaires et citations célèbres soulignant l'importance de la connaissance.

Lorsque vous avez les bons chiffres, vous pouvez prendre les bonnes décisions.

Mais lorsque vous êtes obligé de vous fier au papier, vos chiffres sont toujours un peu faux. Tout d'abord, il est facile de perdre un morceau de papier, ce qui signifie qu'une grande partie de vos données disparaît tout simplement. Si vous voulez savoir combien vous avez dépensé pour l'entretien le mois dernier, la première étape consiste à retrouver tous ces petits bouts de papier. Combien pourriez-vous en obtenir de manière fiable ? Et puis il y a ces petites erreurs sur les documents que vous pourriez collecter, qui s'aggravent lorsque vous essayez de rédiger des rapports.

Revenons à cet exemple d'identité erronée d'un congélateur. Une erreur mineure mais critique s'est glissée dans l'ordre de travail d'origine, ce qui a conduit l'équipe à travailler sur le mauvais actif. À partir de là, l'erreur s'aggrave lorsque vous ajoutez les mauvais chiffres au mélange pour le rapport de maintenance mensuel. Maintenant, au lieu de savoir où va votre argent dans le budget, vous pensez qu'il va ailleurs.

Et lorsque vous essayez d'utiliser vos rapports pour mieux orienter votre programme de maintenance préventive, vous propagez cette erreur, la repoussez là où elle peut créer encore plus de problèmes pour vous et l'équipe de maintenance.

Même un rapide coup d'œil aux ordres de travail papier, et nous pouvons voir pourquoi presque tout le monde était enthousiaste à l'idée de passer aux ordres de travail sous forme de feuille de calcul. Mais ils viennent d'introduire de nouveaux problèmes.

Les ordres de travail des feuilles de calcul transforment vos données de maintenance en zombies

Ici, vous êtes aux prises avec le problème inverse que vous avez avec le papier. Maintenant, au lieu que les données soient rares et facilement perdues, vous avez beaucoup de données, mais vous ne pouvez jamais vraiment leur faire confiance.

Pour mieux comprendre le principal problème des feuilles de calcul, nous devrions commencer par un examen rapide de la différence entre une copie et une version d'un fichier.

Pensez au flux de travail standard des bons de travail basé sur des feuilles de calcul. Vous recevez une demande de maintenance et décidez de générer un bon de travail. La bonne nouvelle est que vous êtes assis à votre bureau, vous pouvez donc allumer rapidement l'ordinateur de bureau et accéder à votre tableur. À partir de là, vous pouvez saisir certaines informations, copier-coller des informations connexes à partir de modèles ou d'anciens ordres de travail.

Ce que vous avez est le fichier original du bon de travail sur votre bureau.

Ensuite, vous ouvrez votre compte de messagerie, joignez le fichier à un e-mail et l'envoyez à un technicien de maintenance. Mais ils ne reçoivent jamais ce fichier. Au lieu de cela, ils en reçoivent une copie. Alors maintenant, il y a l'original sur votre bureau et la copie sur l'appareil mobile du technicien.

Dès que ce technicien effectue un travail, ajoute ou modifie quoi que ce soit sur sa copie du bon de travail, ce fichier passe d'une copie à une version. C'est un peu la même chose que l'original, mais juste assez différent pour rendre votre copie obsolète. N'oubliez pas que rien ne relie ces deux fichiers. Chaque fois que vous en changez un, l'autre devient de plus en plus obsolète. Vous avez doublé la quantité de données dont vous disposez, mais seule la moitié d'entre elles sont à jour. Et si l'équipe partage ces fichiers plusieurs fois sous forme de pièces jointes, la quantité de données obsolètes augmente de façon exponentielle.

Ce sont essentiellement des données de zombies.

Le logiciel GMAO est la solution sûre pour la gestion des ordres de travail de maintenance (plannings de maintenance préventive également)

Pour une comparaison directe, des pommes avec des pommes, examinons une fois de plus cette liste de choses que vous devez faire avec vos données :

• Générer
• Priorité
• Attribuer
• Capturer
• L'effet de levier

En parcourant la liste, en examinant certains de ces éléments de plus près, nous pouvons voir à quel point une solution GMAO moderne peut améliorer la vie de tout le monde.

La base de données centrale garde tout simple, sûr, sécurisé, à jour et accessible

Au cœur d'une bonne GMAO se trouve la base de données où toutes vos données vivent en toute sécurité. C'est la clé pour résoudre tous les problèmes liés à l'utilisation de papier ou de feuilles de calcul pour exécuter la maintenance. Au lieu d'avoir vos données dangereusement éparpillées sur un million de petits morceaux de papier où elles se perdent facilement ou se multiplient au hasard dans des cellules de feuille de calcul sans fin, vous avez tout au même endroit, où la GMAO les tient automatiquement à jour en temps réel.

Générer des bons de travail avec des modèles

Avec une base de données centrale, il est facile de générer des bons de travail remplis de données car tout est déjà là pour que vous puissiez l'ajouter au bon de travail. Une bonne GMAO est même livrée avec des modèles, ce qui signifie que vous pouvez désormais ajouter des instructions détaillées étape par étape et des listes de contrôle personnalisables en quelques clics. Besoin de créer un tas d'ordres de travail de maintenance préventive ? La GMAO vous facilite la tâche en les générant automatiquement en fonction de votre planning PM personnalisé.

Priorité et attribution des ordres de travail avec des tableaux de bord

Contrairement au papier et aux feuilles de calcul, une bonne GMAO permet de voir facilement tous les ordres de travail à la fois, vous donnant une vue d'ensemble facile à comprendre de vos opérations. Avec des tableaux de bord clairs et simples, tout est là devant vous, ce qui facilite la compréhension et l'organisation.

Avec du papier, vous auriez besoin de tant de post-it que vous auriez essentiellement tapissé votre bureau. Et avec les feuilles de calcul, vous auriez besoin d'installer cinq écrans sur votre bureau.

Et puis, une fois que vous l'avez organisé, un logiciel moderne de gestion des bons de travail facilite l'attribution du travail. Avertissez-les à l'aide de notifications par e-mail ou par smartphone, et dès qu'ils accèdent au logiciel, ils peuvent voir exactement ce que vous leur avez attribué, ainsi que toutes les informations supplémentaires que vous avez incluses dans le bon de travail pour les aider à conclure efficacement.

Capturer et exploiter les données des bons de travail avec des rapports

Les techniciens de maintenance commencent par consommer les données de la GMAO, mais ils y ajoutent rapidement aussi. Chaque fois qu'ils clôturent un ordre de travail, téléchargent une image ou ajoutent un commentaire de tâche ou d'ordre de travail, ils ajoutent des données.

C'est exactement ce que vous voulez. Avec l'aide de la base de données centrale, ces nouvelles données maintiennent tout à jour. Désormais, au lieu d'attribuer un ordre de travail et de ne jamais savoir ce qui s'y passe, vous êtes dans la boucle de données, capable de tout suivre de n'importe où.

Tant que vous êtes connecté à la GMAO, vous êtes connecté à tout.

Et non seulement vous pouvez voir ces données maintenant, mais vous pouvez également les utiliser plus tard. Parce que vous savez qu'elles sont exactes, collectées en temps réel par la GMAO (non griffonnées sur papier ou copiées un million de fois sur des feuilles de calcul déconnectées), vous pouvez les utiliser en toute confiance pour créer des rapports permettant de tout suivre, de vos ressources en main-d'œuvre à votre inventaire.

Lequel de vos actifs vous a coûté le plus cher pour rester opérationnel le mois dernier ?

En combien de temps pouvez-vous répondre à cette question concernant vos opérations de maintenance ? Si vous essayez de vous fier au papier ou aux feuilles de calcul, trouver la bonne réponse implique de parcourir de nombreux documents ou de cliquer entre les fichiers.

Avec la bonne GMAO, tout ce calcul est fait pour vous. Vous pouvez même créer rapidement des graphiques et des tableaux faciles à lire et faciles à comprendre à l'aide du module de génération de rapports CMMS. Enfin, la vue d'ensemble de la maintenance est là devant vous, sans se cacher à l'intérieur de piles de papier ou de pièces jointes à des e-mails.

Prochaines étapes

Fatigué d'essayer sans cesse de garder une longueur d'avance sur les désastres imminents des bons de travail papier et tableur ? C'est peut-être moins dramatique que cela, et vous êtes juste fatigué des maux de tête constants de bas niveau de la gestion des bons de travail à l'ancienne.

Il est maintenant temps de mettre à niveau vos flux de travail et de réduire vos tracas.

Commencez par contacter les fournisseurs de GMAO pour en savoir plus sur vos options.