Réussir les tests COVID-19 :établissements d'enseignement et logiciel GMAO pour les écoles

Le COVID-19 pose des défis uniques pour tout le monde, en particulier pour les responsables des installations et de la maintenance chargés d'assurer la sécurité des personnes et le fonctionnement des actifs. Nous souhaitons partager des moyens de protéger à la fois votre équipe et votre organisation pendant les arrêts complets ou partiels, puis lorsque les choses rouvrent. Nous allons examiner spécifiquement les écoles et les campus, mais les informations s'appliquent à toutes les industries.
Les objectifs sont toujours les mêmes. Protégez les personnes et assurez le bon fonctionnement des actifs. Mais il va y avoir des changements dans la façon dont vous le faites.

Configurez de nouveaux horaires d'assainissement avec le logiciel GMAO

Dans le passé, vous pensiez probablement davantage à garder les choses propres. Nettoyer les sols boueux et essuyer les surfaces tachées d'empreintes digitales. Mais maintenant, nettoyer ne suffit plus. La nouvelle norme est plus élevée. Les choses doivent être assainies. Concentrez-vous sur les surfaces qui sont touchées régulièrement. Ceux-ci incluent :

• Poignées de porte
• Interrupteurs d'éclairage
• Bureaux
• Mains courantes
• Claviers et écrans tactiles
• Boutons d'ascenseur
• Poignées de toilettes

La liste variera selon votre établissement. Par exemple, la plupart des écoles élémentaires n'ont pas d'ascenseurs. Mais en règle générale, si une surface est touchée à n'importe quel moment de la journée, désinfectez-la souvent.

Le défi est que ce travail est essentiel, facile à faire de manière incorrecte et qu'il n'y a pas de temps pour une courbe d'apprentissage. Il faut le faire correctement, dès le départ.

Comment pouvez-vous vous assurer que les surfaces sont correctement désinfectées ?

Utilisez des modèles de bons de travail avec le logiciel CMMS pour partager systématiquement les informations importantes

Pour vous assurer que les surfaces sont nettoyées correctement, créez des modèles afin de pouvoir copier facilement les instructions et informations importantes dans de nouveaux ordres de travail. N'oubliez pas qu'il ne suffit pas d'avoir des bons de travail pour l'assainissement. Vous en avez besoin qui expliquent comment désinfecter aussi complètement que possible.

Vous pouvez et devez regrouper de nombreuses informations dans un bon de travail de logiciel GMAO, notamment :

• Instructions détaillées
• Listes de contrôle personnalisables
• Images, schémas et documents numériques
• Historiques complets des bons de travail des actifs
• Plans d'étage et de site interactifs

Pour les bons de travail liés à la désinfection, assurez-vous d'inclure des instructions sur la façon de préparer correctement et d'utiliser les produits en toute sécurité.

Mélange et manipulation

Celui-ci dépend des produits utilisés par votre établissement. Dans certains cas, vous devrez mélanger les produits chimiques avant de les utiliser. Dans d'autres, tout est prémélangé. Assurez-vous que les bons de travail incluent des informations sur la façon de préparer les produits, y compris tout équipement de protection individuelle requis. De nombreux produits de nettoyage sont corrosifs, et des gants et des lunettes ou un écran facial aident à protéger contre le contact avec la peau et les yeux.

Vous devez également inclure des informations sur les produits chimiques à ne pas mélanger. Les techniciens pourraient être tentés de mélanger un peu de chaque nettoyant dans un « super nettoyant », mais les résultats pourraient être toxiques. Le mélange d'ammoniac et d'eau de javel crée des vapeurs de chloramine, qui peuvent brûler la gorge et les yeux. Le mélange d'alcool à friction et d'eau de Javel crée du chloroforme et de l'acide chlorhydrique. De faibles niveaux provoquent des étourdissements, tandis que des niveaux plus élevés causent des dommages à la peau, aux yeux, aux poumons, aux reins, au foie et éventuellement la mort.

Type, ordre d'utilisation et temps de contact

Les nettoyants ne sont pas les mêmes que les désinfectants, et pour le meilleur résultat, vous devez utiliser les bons produits dans le bon ordre.

Généralement, les nettoyants sont utilisés pour éliminer la graisse et les matières organiques avant la désinfection. Une fois la surface nettoyée, vous pouvez appliquer le désinfectant, qui contient des produits chimiques qui tuent les germes. Les gens pensent souvent qu'utiliser beaucoup d'"huile de coude" est la meilleure façon de nettoyer, mais lors de la désinfection, vous devez d'abord donner aux produits suffisamment de temps de contact pour fonctionner.

La façon de mélanger en toute sécurité et d'utiliser correctement les produits de nettoyage peut être couverte dans les instructions étape par étape des ordres de travail et les listes de contrôle personnalisables dans l'ordre de travail CMMS. Et en utilisant des modèles, vous pouvez inclure toutes ces informations dans chaque ordre de travail lié à l'assainissement. Lorsque vous avez besoin d'un nouveau bon de travail, commencez par le modèle riche en informations, puis ajoutez des informations supplémentaires.

Certaines écoles et campus créent de nouveaux supports de formation pour les techniciens afin de s'assurer qu'ils disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement et en toute sécurité. Mais c'est un processus qui permet à tout le monde d'être certifié comme formé, et tout le monde ne peut pas être formé en même temps. Pour contourner ce problème, vous pouvez vérifier les profils des techniciens avant de leur attribuer des tâches pour vous assurer qu'ils ont reçu la formation requise.

L'ajout d'un programme d'assainissement n'est qu'une partie de la solution. Que devriez-vous faire d'autre différemment ?

Ajustez vos calendriers de maintenance préventive avec le logiciel GMAO

Outre les nouvelles tâches d'assainissement, vous devez également augmenter certaines parties de votre programme de maintenance préventive existant. Si vous n'avez pas de programme, c'est le moment d'en créer un. Généralement, la maintenance préventive offre :

• Accroissement de la disponibilité
• Durée de vie plus longue
• Gestion simplifiée des stocks
• Amélioration de l'efficacité
• Sécurité accrue

Tous ces éléments sont importants, mais avec le COVID-19, ils sont devenus critiques.

Montez quelques MP

Les organisations de tous les secteurs sont obligées de réduire tous les coûts possibles. Et cela signifie que les services de maintenance sont invités à faire plus avec moins, à se débrouiller avec un nombre réduit de techniciens et à surveiller de plus près les coûts. La dernière chose dont vous avez besoin en ce moment est une interruption imprévue d'un actif important. Ce n'est pas le moment pour la chaudière d'arrêter de fonctionner. Pour vous assurer que tout ce dont vous avez besoin reste en ligne, augmentez la fréquence et la quantité de maintenance préventive sur les actifs critiques.

Mettre quelques MP en pause

En même temps, il y a des PM que vous voudrez peut-être envisager d'arrêter complètement. Pour une école primaire, par exemple, il n'est pas nécessaire de vérifier périodiquement les structures de jeux extérieures. Dans la plupart des régions, ils sont interdits. Sur un grand campus universitaire, les départements peuvent interrompre la maintenance planifiée de certains des actifs des cuisines des cafétérias. La plupart des éléments inactifs ne nécessitent pas le même niveau d'attention.

Suspendre les PM peut également aider avec les rapports. À la fin du mois, vous n'avez pas à parcourir un tas de PM manqués que vous n'auriez jamais dû faire de toute façon. Il peut être plus logique de les suspendre pour le moment, ce qui vous permet d'utiliser le temps de votre service d'une manière qui correspond mieux à la situation actuelle. Pensez-y de cette façon :vous avez peut-être un horaire pour arroser votre pelouse tous les dimanches soirs pendant l'été, mais cela n'a aucun sens de suivre l'horaire lorsqu'il y a eu un orage dimanche après-midi.

Une bonne GMAO vous permet de mettre en pause et de lire votre planning PM en quelques clics.

Passer aux MP négligés

Avec plus de temps pour travailler, vous pouvez enfin rattraper toute la maintenance préventive qui était en attente. Vous avez le temps d'investir dans tous ces petits projets qui peuvent contribuer à accroître la fiabilité et l'efficacité. Vous pouvez également utiliser le temps pour établir de meilleurs flux de travail pour l'avenir. Cela peut inclure l'adoption d'un logiciel CMMS. Même dans le meilleur des cas, certains services de maintenance ont du mal à maintenir leur rythme de travail régulier tout en collectant et en organisant des données pour mettre en œuvre un logiciel de GMAO. Pendant que les lignes de production sont arrêtées et que l'espace de bureau n'est pas utilisé, vous pouvez vous préparer au succès lorsque les choses redémarreront.

Une partie de la planification de la maintenance préventive consiste à s'assurer que vous disposez des bonnes pièces et des bons matériaux au bon moment. Si vous devez réparer l'écran du projecteur dans une salle de classe, vous avez besoin des bonnes pièces à portée de main pour le faire. Alors, quelle est la meilleure façon de gérer l'inventaire ?

Sécurisez les chaînes d'approvisionnement critiques grâce à la gestion automatisée des stocks avec le logiciel GMAO

Le but de la gestion des stocks est d'avoir la bonne pièce au bon moment et au bon prix. Lorsque vous calculez mal et que vous n'avez pas la pièce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, vous pouvez généralement compenser en payant un peu plus pour l'expédition express. Généralement, vous n'aurez peut-être pas toujours la bonne pièce quand vous en avez besoin, mais avec un peu de patience et d'argent, vous pourrez éventuellement l'obtenir. Mais le COVID-19 exerce une nouvelle pression sur les chaînes d'approvisionnement. Plus que jamais, il n'y a pas de place pour l'erreur. Avec l'augmentation des délais, vous devez passer vos commandes bien avant d'en manquer.

Il est possible de le faire avec du papier ou des feuilles de calcul, mais le logiciel GMAO est plus simple. Tout d'abord, il utilise les pièces et les matériaux associés aux bons de travail pour maintenir les inventaires à jour en temps réel. Revenons à l'exemple de l'écran du projecteur. Dès que le bon de travail est clôturé, le logiciel supprime les pièces associées de l'inventaire. Vous savez toujours exactement combien vous en avez en réserve. Deuxièmement, dès que ce nombre descend en dessous du minimum personnalisable, le logiciel vous envoie une alerte, vous indiquant qu'il est temps de passer une nouvelle commande. Le module d'achat automatise une grande partie des étapes suivantes, ce qui facilite le contact avec les fournisseurs.

Les divisions scolaires et les grands campus dotés de plusieurs installations peuvent également bénéficier du partage d'inventaire. Depuis l'intérieur du logiciel GMAO, ils peuvent facilement vérifier tous les inventaires. Pour le moment, il sera beaucoup plus facile de récupérer des pièces et des matériaux supplémentaires dans une deuxième usine que de commander auprès d'un fournisseur.

Planifier le travail est une chose, s'assurer qu'il est fait en est une autre. Vous avez besoin d'un moyen de vous assurer que votre calendrier de maintenance préventive est suivi. Comment pouvez-vous créer de la transparence et faire respecter la responsabilité ?

Suivez les bons de travail à l'aide de catégories et de rapports

La planification de l'assainissement et de la maintenance préventive est la première étape, mais vous devez ensuite suivre les tâches liées au COVID-19 pour vous assurer que rien ne vous échappe. Une façon consiste à ajouter des catégories aux bons de travail de maintenance préventive et à la demande. Si vous travaillez avec du papier, vous pouvez faire quelque chose de simple en marquant la date avec un surligneur jaune. Avec les feuilles de calcul, vous pouvez utiliser une couleur différente pour la police. Ensuite, lorsque vous créez des rapports, vous pouvez ensuite rassembler tous les bons de travail critiques.

Vous devez regarder

• Nombre de MP terminés
• Nombre de MP terminés à temps
• Pourcentage de MP terminés dans les délais

Cela prend du temps avec un système sur papier ou sur tableur, mais c'est faisable. Avec le logiciel GMAO et les rapports générés automatiquement, c'est beaucoup plus facile. Mettez tous les ordres de travail et PM associés dans la même catégorie, et le logiciel peut extraire toutes les données, créer des graphiques et calculer les KPI.

Quelle que soit la façon dont vous compilez les rapports, il est judicieux d'augmenter la fréquence. S'il y a des lacunes dans vos processus, vous devez les trouver et les combler immédiatement.

Travailler à distance avec le logiciel GMAO

Le besoin de distanciation sociale est l'un des plus grands défis. Si votre équipe a l'habitude de travailler en étroite collaboration, de partager des informations verbalement et de pouvoir se déplacer et poser des questions lorsqu'elle est bloquée, COVID-19 a un effet énorme. Il peut sembler impossible de travailler efficacement lorsque toutes ces choses que nous tenions pour acquises, être capable de travailler côte à côte et de parler face à face, disparaissent soudainement. Comment pouvez-vous organiser votre équipe lorsque personne ne peut faire quelque chose d'aussi simple que de passer à votre bureau ?

Vous devez trouver de nouveaux canaux de communication clairs et fiables. Vous avez besoin de moyens pour normaliser les informations afin qu'elles se déplacent facilement entre les membres de l'équipe. En plus de cela, vous avez besoin d'un moyen de tenir tout le monde au courant, de mettre à jour les informations en temps réel.

Il existe de nombreuses options, notamment des e-mails de groupe et des arborescences téléphoniques. Si vous les utilisez déjà, vous en connaissez tous les inconvénients. Le logiciel GMAO soutenu par le cloud computing permet à votre équipe de rester connectée, même de loin. Toutes les données du département sont stockées dans une base de données centrale, où elles sont sauvegardées et conservées en toute sécurité. Mais c'est plus que sécurisé, c'est accessible. Vous et votre équipe pouvez vous connecter à partir de n'importe quel ordinateur de bureau, ordinateur portable ou appareil mobile connecté à Internet. Une fois que vous êtes dans la GMAO, peu importe où vous vous trouvez. Vous pouvez :

• Générer, attribuer et suivre les bons de travail
• Planifier et suivre les tâches de maintenance préventive
• Contrôler l'inventaire
• Générer automatiquement des rapports

Tout ce que nous avons couvert, vous pouvez le faire à distance.

Hippo GMAO et vous

On a l'impression que la pandémie de COVID-19 a tout changé, et tout le monde essaie de faire face à beaucoup d'incertitude. Mais une chose ne changera jamais. Nous serons toujours là pour vous aider. Si vous avez des questions sur la GMAO et les établissements d'enseignement, ou sur tout autre secteur, c'est le moment de nous contacter et de nous contacter.