Même les petites entreprises gagnent gros grâce à la gestion des stocks

Une petite entreprise - vraiment, tout le monde en affaires - vit et meurt sur la gestion des stocks. Mais avant d'envisager de le gérer, nous devons nous demander :"Qu'est-ce que l'inventaire, de toute façon ?"

Types d'inventaire

Avant de prendre de l'avance sur nous-mêmes, établissons une définition de travail de l'inventaire. Nous aurons en fait besoin de plus d'un, car en gros, il y en a quatre types, ce qui signifie que les choses peuvent devenir un peu déroutantes si nous ne faisons pas attention.

Matière première

Ce sont les matières premières que vous allez utiliser pour fabriquer vos produits finaux et finis. Disons que vous dirigez une pizzeria. La pâte, la sauce et les garnitures individuelles sont la matière première. Si vous dirigez une usine de pagaies de canoë, c'est le bois et la teinture. Vêtements? Boulons de tissu.

Le terme "cru" peut être un peu trompeur car il peut aussi avoir plus d'un sens. Au final, le niveau de « cruité » de vos matériaux dépendra de votre secteur d'activité. Donc, si vous êtes un moulin, votre matière première est les arbres. Mais, si vous êtes une entreprise de skateboard, votre matière première sera des feuilles de contreplaqué (provenant d'une usine).

Travail en cours

Revenons à la pizzeria. Vous prenez les ingrédients, la matière première, vous les mettez tous ensemble et vous les mettez au four. Pendant que tout cuit, c'est à mi-chemin entre être une matière première et quelque chose que vous pouvez vendre. Ce type, ce qui se trouve sur votre ligne de production, est un inventaire de travaux en cours.

Combien vous avez à un moment donné dépend de votre industrie. Avec notre pizzeria, nous n'en aurons jamais autant. Notre four n'est tout simplement pas assez grand. Il y aura toujours plus de fromage au réfrigérateur qu'au four. Mais si nous construisions des avions de ligne, nous pourrions avoir des stocks en attente pendant des mois. Et à mesure que l'avion se rapproche de plus en plus de l'achèvement, il y aura beaucoup plus de stocks de travaux en cours que de matières premières.

Produits finis

La suivante est facile à comprendre dès qu'on l'appelle par son nom plus commun, la marchandise. Il s'agit d'un inventaire prêt à être vendu. Mais rappelez-vous que les produits finis peuvent également être des matières premières pour une autre industrie. Nous pourrions vendre notre produit fini au public ou à une autre entreprise. Repensez à cette entreprise de planches à roulettes qui achète des feuilles de contreplaqué à l'usine. Le produit fini de l'usine est la matière première de l'entreprise de skateboard.

L'industrie dicte le ratio

Avant de passer au quatrième type d'inventaire, nous pouvons passer un peu plus de temps à réfléchir aux trois premiers. Plus précisément, nous pouvons examiner comment différentes industries ont des quantités relatives différentes de chaque type.

Donc, encore une fois, revenons à notre pizzeria. Il y aura principalement des matières premières, un peu de stocks de travaux en cours, mais presque pas de produits finis. Parce qu'il faut très peu de temps pour assembler les ingrédients puis les cuire, vous pouvez attendre que les commandes arrivent avant de commencer. Vous n'aurez jamais beaucoup de produits finis car dès qu'une tarte est terminée, elle est sortie.

Nous avons déjà parlé de la construction d'avions de ligne. Une grande partie de votre inventaire va être bloquée dans la chaîne de production car votre produit implique l'assemblage lent et minutieux d'un nombre astronomique de pièces. Qu'en est-il de la boutique de vêtements locale? L'industrie de la vente au détail a beaucoup de produits finis, mais pratiquement aucun des deux autres types d'inventaire.

Pièces de rechange et matériaux

Le quatrième type de stock est celui que possèdent toutes les entreprises de tous les secteurs, les pièces de rechange et les matériaux. Ce sont toutes les choses que vous gardez à portée de main lorsque quelque chose se casse. À la pizzeria, c'est l'ampoule de remplacement pour la lumière du four. Au moulin, c'est la lame de scie supplémentaire.

Maintenant que nous avons une idée de ce qu'est l'inventaire, approfondissons un peu.

Inventaire :concepts clés

FIFO contre LIFO

Imaginez que vous venez de rentrer du magasin avec du lait. Lorsque vous ouvrez le réfrigérateur, vous voyez déjà un carton presque vide. Où mettez-vous le nouveau lait, devant l'ancien carton ou derrière celui-ci ? Ou imaginez que vous faites la queue en attendant le bus. Quand le bus arrive, comment les gens montent-ils, selon qui est arrivé en premier ou qui est arrivé en dernier ?

Dans les deux situations, vous suivez le principe FIFO, qui signifie premier entré, premier sorti. Le vieux lait est utilisé en premier. La première personne à l'arrêt de bus est la première personne dans le bus. Celui qui (ou celui qui) arrive en premier s'habitue (ou part) en premier.

OK, deux autres situations. Vous prenez une assiette dans un restaurant buffet. En obtenez-vous un du haut de la pile ou du bas ? Vous chargez votre assiette et commencez à retourner à votre table lorsque vous voyez que quelqu'un est parti et a volé votre chaise, mais ce n'est pas un problème car vous en voyez une pile dans le coin. Lorsque vous vous procurez une nouvelle chaise, en prenez-vous une du haut de la pile ou du bas ?

Dans ces situations, vous allez saisir votre assiette et votre chaise en haut des piles. Vous suivez maintenant le principe LIFO, qui signifie dernier entré, premier sorti. La dernière plaque ajoutée est la première utilisée. La dernière chaise ajoutée est la première retirée.

Vous devrez être un peu prudent avec ces deux principes car il existe des termes comptables liés mais différents portant les mêmes noms. Nous n'avons pas le temps de les aborder maintenant, mais il est important que vous sachiez qu'ils existent et qu'ils sont liés à la façon dont votre comptable envisage l'inventaire.

Analyse A, B et C

Pensons une dernière fois à notre pizzeria imaginaire, en particulier aux garnitures. Vous avez donc votre fromage de base bon marché, du fromage plus raffiné et plus cher, puis des truffes, ces champignons souterrains super chers. Ce sont tous des matières premières, mais en raison des différences de valeurs, il est logique de les diviser en catégories. Généralement, les gens optent pour trois, A, B et C, et essaient de les équilibrer en examinant le pourcentage du coût pour l'entreprise et le pourcentage de l'inventaire global.

Ainsi, les truffes sont A. Les acheter prend 70% de votre budget annuel pour l'inventaire mais elles ne représentent que 20% de votre inventaire total.

Le fromage amateur est B. L'acheter prend 25% de votre budget annuel pour l'inventaire, mais ce n'est que 30% de votre inventaire total.

Le fromage de base est C. L'acheter ne prend que 5% de votre budget annuel pour l'inventaire, mais c'est 50% de votre inventaire total.

L'avantage de l'analyse A, B, C est que vous pouvez maintenant commencer à réfléchir à l'effort que vous allez déployer pour contrôler (juste une autre façon de dire suivre et protéger) chaque catégorie. Vous pouvez garder des piles de fromage de base dans la glacière principale, les trucs les plus sophistiqués rangés sur une étagère arrière, et les truffes peuvent être enfermées dans votre bureau. Vous pouvez également configurer différents horaires de commande. Vous allez toujours passer par beaucoup de fromage de base, vous pouvez donc organiser une livraison de quelques boîtes une fois par semaine. Mais pour les truffes chères, vous surveillez de près vos niveaux et ne commandez que ce dont vous avez besoin. Un autre avantage de diviser votre inventaire en A, B et C vient lorsque vous effectuez des comptages physiques. Pour les truffes, parce qu'elles sont A, vous savez que vous allez entrer et compter chacune d'entre elles. Mais pour le fromage de base, le C, vous pouvez faire un compte beaucoup plus lâche, peut-être en additionnant uniquement le nombre de boîtes disponibles, au lieu de compter chaque petit sac, ce qui vous fera économiser beaucoup de temps et d'efforts.

Coûts de portage et perte, c'est-à-dire démarque

Lassé de la pizzeria, vous êtes de retour au magasin pour acheter plus de lait. Lorsque vous voyez du lait en vente, chargez-vous votre voiture avec autant que vous pouvez transporter ou achetez-vous la même quantité que vous faites toujours ?

C'est bien d'économiser de l'argent, mais vous savez qu'il n'y a pas beaucoup de place dans votre réfrigérateur, et ce n'est pas comme si vous pouviez stocker les cartons supplémentaires dans votre abri de jardin. Vous pouvez toujours acheter un réfrigérateur supplémentaire, mais les coûts à long terme pour en acheter un et le faire fonctionner seront-ils couverts par l'argent que vous économisez sur le lait aujourd'hui ? Même si vous pouviez vous procurer un réfrigérateur très bon marché et le faire fonctionner à l'énergie solaire, pourriez-vous boire tout ce lait supplémentaire avant qu'il ne se gâte ou que quelqu'un d'autre ne mette la main dessus ? Probablement pas.

En fin de compte, il est plus logique d'avoir la plus petite quantité de lait possible sans jamais en manquer. De cette façon, vos frais de portage sont faibles et vous évitez de perdre quoi que ce soit à cause de la détérioration ou du vol. C'est là que nous obtenons le système JIT, où l'inventaire est livré juste à temps, c'est-à-dire juste avant qu'il ne soit nécessaire. Au lieu de payer pour transporter le lait, vous répercutez ces coûts sur le magasin. Ne vous inquiétez pas pour le magasin. Ils ont toutes sortes d'économies d'échelle qui leur rendent la tâche beaucoup plus facile et moins chère.

Le suivi rassemble tout

La mise en pratique de ces concepts se résume à un suivi efficace. Vous avez besoin d'un système qui peut vous dire en temps réel combien d'inventaire vous avez. Au fil du temps, vous pouvez ensuite utiliser ces données historiques pour trouver des tendances et les utiliser pour affiner votre contrôle des stocks.

Une fois que vous avez des enregistrements précis de la date d'entrée des stocks, vous pouvez établir un système FIFO ou LIFO.

Garder un œil attentif sur votre inventaire A est un jeu d'enfant lorsque votre décompte est toujours précis et à jour.

La réduction des coûts de possession et des pertes n'est possible qu'une fois que vous pouvez examiner l'utilisation passée. Si vous regardez combien vous avez maintenant, combien vous utilisez habituellement et le délai, c'est-à-dire le temps qu'il faut pour commander plus d'inventaire, vous pouvez alors définir un niveau nominal, qui est votre seuil de réapprovisionnement. Une fois que votre inventaire passe en dessous de ce seuil, vous savez qu'il est temps d'en obtenir plus.

Étapes suivantes

Il existe de nombreuses façons de suivre l'inventaire, mais les méthodes traditionnelles sont sujettes aux erreurs et prennent beaucoup de temps. Ainsi, au lieu d'essayer de tout faire avec du papier et un stylo ou des feuilles de calcul, cela vaut la peine de se pencher sur un logiciel de suivi des stocks. Il existe des logiciels de gestion des stocks dédiés. Votre situation et vos besoins spécifiques dicteront ce qui vous convient le mieux.

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