Pourquoi utiliser un logiciel de GMAO plutôt qu'Excel ?

Nous sommes bien en 2019 et il est temps de faire un test d'efficacité. Suivez-vous toujours les ordres de travail et les activités de maintenance manuellement ou avec des feuilles de calcul ? Si vous l'êtes, vous n'êtes pas seul. Près de 80 % des professionnels des installations et de la maintenance que nous sondons utilisent des feuilles de calcul ou absolument rien pour suivre les ordres de travail, les demandes de maintenance et la maintenance préventive dans les entreprises pour lesquelles ils travaillent. Newsflash, l'utilisation de ces méthodes coûte à votre département et à l'entreprise pour laquelle vous travaillez d'énormes sommes d'argent.

Les recherches montrent que plus de 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs, ce qui fait perdre des millions de dollars aux entreprises.

Que vous soyez une petite entreprise qui démarre ou une entreprise plus établie qui est en affaires depuis plusieurs années, si vous utilisez encore des feuilles de calcul ou des méthodes manuelles pour « garder le contrôle » de vos opérations de maintenance, il est temps d'envisager un changement, un service qui améliorera la façon dont vous utilisez votre temps, réduira les temps d'arrêt de l'équipement, transformera votre service de la réactivité à la planification de la maintenance et réduira les temps d'attente pour les pièces et les fournitures. Le changement dont nous parlons consiste à passer à l'utilisation d'un logiciel de GMAO plutôt qu'à Excel.

Voici pourquoi.

Un monde sans GMAO

" Une erreur de codage Excel a-t-elle détruit les économies du monde occidental ? » interrogeait Paul Krugman dans le New York Times. Une étude de Harvard menée par les économistes Reinhart et Rogoff a conduit à des calculs douteux pour la politique budgétaire mondiale. Le tableur n'a pas inclus certaines cellules dans le calcul et a ainsi surestimé l'impact du fardeau de la dette sur la croissance économique du pays. Ce n'est pas tout !

Vous souvenez-vous de l'incident des baleines à Londres chez JP Morgan ? Cela a coûté à la banque 6,2 milliards de dollars, le tout en raison d'une erreur de feuille de calcul dans leur modèle.

Ce qui précède sont des exemples d'erreurs massives et coûteuses résultant d'experts s'appuyant sur des données de feuille de calcul pour la prise de décision. Nous ne suggérons pas que l'utilisation de feuilles de calcul pour suivre vos activités de maintenance coulera l'entreprise pour laquelle vous travaillez, mais plutôt que les données sont sujettes à des erreurs et ne sont souvent pas fiables. D'autres inconvénients incluent :

Intensif en main-d'œuvre

Les feuilles de calcul exigent que les utilisateurs saisissent manuellement les données et nécessitent parfois un poste entièrement nouveau pour gérer la saisie des données. Si les économistes de Harvard peuvent faire des erreurs en utilisant des feuilles de calcul, il est très probable que l'employé moyen d'Excel fera de même. Les entreprises dépensent des milliers de dollars en personnel inutile pour effectuer la saisie et la maintenance des données alors qu'une GMAO pourrait faire plus avec moins et que les données sont plus fiables et les résultats sont automatisés.

Ne pas permettre une analyse complexe

Les feuilles de calcul limitent les utilisateurs à une analyse plus simple des opérations de l'installation, ce qui donne une image incomplète de l'état actuel de l'installation. Les logiciels de gestion des installations et autres programmes de maintenance sont équipés d'outils et de fonctionnalités de reporting beaucoup plus puissants qui ont été développés et testés par des experts. Ces outils de création de rapports permettent aux professionnels de la maintenance comme vous d'obtenir des informations instantanées sur les ordres de travail critiques, les retards, les goulots d'étranglement, les temps d'arrêt, les niveaux de stock, les données de coût et bien plus encore. Ces capacités se traduisent en fin de compte par une meilleure prise de décision, une efficacité accrue et des coûts réduits.

Perte de données

Que vous utilisiez des feuilles de calcul ou un classeur, le risque de perte, de vol ou de mauvaise gestion des données est décuplé par rapport à l'utilisation d'une application de gestion de la maintenance telle qu'une GMAO. Les feuilles de calcul nécessitent une mise à jour fréquente là où le logiciel CMMS nécessite souvent la saisie de données sur un ou 2 points de données comme le temps de travail, ou la vérification d'un statut à terminé. Ces mises à jour déclenchent de nombreux autres calculs qui fournissent des données fiables et importantes aux gestionnaires. De plus, la saisie des données n'est pas limitée à une seule personne (le propriétaire de la feuille de calcul), mais avec une GMAO, le technicien peut mettre à jour le système en temps réel à partir de son ordinateur ou de son appareil mobile. Le stockage de données dans des feuilles de calcul et des classeurs augmente également le risque que des informations tombent entre de mauvaises mains, compromettant ainsi la sécurité de l'entreprise.

Données non fiables

Mentionné plus tôt, mais qui mérite d'être souligné, 88% de toutes les feuilles de calcul contiennent des erreurs qui coûtent de l'argent aux entreprises. Passer à l'utilisation d'un logiciel de gestion de la maintenance est un pas dans la bonne direction pour économiser du temps et de l'argent à votre service.

Pas écologique

Si vous utilisez encore des tas de papier pour stocker et gérer vos données, vous êtes la raison pour laquelle nous avons encore nos manteaux au printemps. Avec le réchauffement climatique entraînant des températures élevées (et basses) sans précédent, il est grand temps que nous commencions à faire un effort pour faire ce que nous pouvons pour l'environnement. Si vous ne voulez pas le faire, sauvez les arbres, que diriez-vous de moins d'encombrement autour de votre bureau.

Ce ne sont que les très rares inconvénients qui résultent de l'utilisation de feuilles de calcul et de papier pour suivre vos bons de travail, réparations, maintenance préventive et autres activités de maintenance. Cet article brosse un tableau de l'art du possible avec une GMAO, mais vous devez en essayer une pour vraiment voir les avantages de la GMAO. En passant, si vous avez eu de mauvaises expériences avec une GMAO dans le passé, sachez que les solutions actuelles ont baissé de coût, sont beaucoup plus conviviales et accessibles.

Un monde avec GMAO

La GMAO permet aux gestionnaires d'installations, aux techniciens, aux clients et à tous ceux qui y ont accès de suivre tous les aspects de l'installation dans un système complet. Qu'il s'agisse d'un logiciel de bons de travail, d'un logiciel de maintenance préventive, de la gestion des équipements et des actifs, des véhicules, du personnel, des fournisseurs ou de la gestion des stocks, vous pouvez tout obtenir et bien plus encore dans une seule application centralisée.

Découvrez quelques-unes de ces fonctionnalités impressionnantes disponibles dans un logiciel de GMAO.

Rapport d'historique de maintenance des installations

Calendrier de maintenance mensuel (travaux en cours et maintenance préventive planifiée)

Plans interactifs du site et des étages de l'installation

Vous voulez en savoir plus sur les raisons pour lesquelles vous devriez utiliser un logiciel de GMAO plutôt qu'Excel et d'autres méthodes manuelles ? Nous vous avons! Nous avons rassemblé cet e-book pour vous aider à séparer les faits de la fiction et vous donner un véritable aperçu des raisons pour lesquelles les feuilles de calcul et le papier sont mauvais pour votre entreprise et comment vous pouvez inverser cette tendance.

Spoiler alert :cet e-book va vous montrer comment une simple GMAO transformera votre service de maintenance et fera économiser de l'argent à votre entreprise !