5 manières dont le logiciel GMAO permet d'organiser vos travaux de maintenance

Le logiciel informatisé de gestion de la maintenance est un outil formidable qui aide les professionnels de la maintenance à devenir plus organisés. Le logiciel CMMS rationalise les processus de maintenance, en effectuant tout, des demandes simples aux bons de travail, en passant par la maintenance préventive, la gestion des stocks et le suivi des temps d'arrêt.

Avec des activités quotidiennes toujours en mouvement, il est difficile de conserver les ordres de travail et d'autres informations ensemble. Si vous savez comment utiliser au mieux votre logiciel de maintenance, effectuer le travail qui doit être fait est tellement plus facile.Voici cinq avantages du logiciel de bon de travail GMAO pour mieux organiser et améliorer l'efficacité de leurs services de maintenance.

Catégoriser les travaux de maintenance

En règle générale, les ordres de travail peuvent varier entre différentes actions et responsabilités. Selon les détails liés à un bon de travail, il peut y avoir différentes procédures à suivre. Certains travaux peuvent concerner des infrastructures, d'autres des réparations d'équipements. Une bonne association d'ordres de travail connexes aide à trouver des modèles dans l'entretien des installations. Il peut également y avoir des projets ou des départements qui doivent avoir leur historique d'ordres de travail distingué du reste des ordres de travail

Une ressource à utiliser dans la GMAO est le logiciel de bon de travail. Créez des noms personnalisés d'activités et de services de maintenance (plomberie, électricité, revêtement de sol, etc.). Tout bon de travail créé pourra alors être classé dans l'une des catégories qui l'associera à chaque bon de travail de la même catégorie ou sous-catégorie.

En créant une liste de catégories et de sous-catégories, vous pouvez mieux organiser les activités de maintenance les unes par rapport aux autres et mieux structurer les rapports de maintenance. Cela peut révéler des schémas de pannes ou des départements qui ont des problèmes de maintenance plus critiques.

Attribuer des autorisations utilisateur pour les rôles de maintenance

Si vous avez plusieurs utilisateurs dans votre système logiciel de gestion de la maintenance, gardez à l'esprit ce que voient vos techniciens et les membres de l'équipe de maintenance. Si leur rôle est de surveiller l'électricité, ils ne devraient probablement pas exécuter les ordres de nettoyage des fenêtres lorsqu'ils se connectent. Les gestionnaires, dont le rôle est de vérifier le travail terminé, devraient être les seuls à marquer les ordres de travail comme terminés. Pour les aider à se concentrer, leur accès utilisateur ne doit être lié qu'à leurs rôles et responsabilités.

En fonction de votre logiciel, vous pouvez disposer d'un nombre fixe de licences utilisateur pour votre système de maintenance. Prenez le temps d'examiner le rôle de chaque personne et les autorisations d'utilisateur définies. Si nécessaire, de nombreux éditeurs de logiciels disposent d'un support technique pour vous aider. Contactez-les pour qu'ils vous expliquent quel accès utilisateur chaque membre devrait avoir.

Planifier les rapports de maintenance

Comme mentionné précédemment, le reporting peut prendre du temps sans les bons outils. Si vous connaissez le type de rapports de maintenance dont vous avez besoin pour suivre de nombreux systèmes logiciels, vous pouvez les prédéfinir. Avec Hippo CMMS, nos clients créent des rapports enregistrés pour examiner une activité de maintenance spécifique :temps d'arrêt de l'équipement, coûts de réparation, performances des fournisseurs, etc. Ceux-ci peuvent être consultés ou ont programmé d'être envoyés régulièrement à une liste de diffusion.

Réduire ou éliminer la paperasserie

Améliorer la gestion des ordres de travail implique d'utiliser la meilleure méthode pour suivre le processus du début à la fin. Les bons de travail imprimés peuvent se perdre entre les transferts d'une personne à une autre. Cela rend plus difficile la mémorisation des critiques importantes. Il peut être très difficile de rechercher du contenu et des documents lorsque vous en avez le plus besoin. C'est pourquoi il est utile d'envisager l'alternative au papier :moins de papier ou pas du tout.

Si possible, numérisez vos copies imprimées des manuels d'équipement ou des manuels d'exploitation et de maintenance pour les enregistrer sur votre ordinateur. Ceux-ci peuvent ensuite être téléchargés dans votre logiciel sous forme de fichiers PDF auxquels vous pourrez accéder en cas de besoin.

Importer les contacts des fournisseurs et des fournisseurs

Lorsque vous contactez des fournisseurs pour l'entretien, il est toujours bon de rationaliser le processus autant que possible. Fournir les bonnes informations est essentiel pour obtenir le service ou le devis dont vous avez besoin.

En important les contacts de vos fournisseurs, vous pouvez associer directement les fournisseurs aux bons de travail dans votre système. Cela devient alors un outil de suivi et d'examen des performances des fournisseurs au fil du temps. Il est également utile de savoir si vous recevez la meilleure valeur. Définissez un rapport planifié sur les performances des fournisseurs avec les ordres de travail qui leur sont attribués. Vous constaterez peut-être si vous obtenez un excellent rapport qualité-prix ou s'il est temps de rechercher un autre fournisseur.

Avec l'utilisation de ces ressources, vous pouvez alléger la charge de l'organisation au jour le jour. Configurer les catégories et sous-catégories appropriées pour rappeler les tâches associées. Structurez chaque compte d'utilisateur dans le système en fonction de leurs rôles pertinents dans l'équipe de maintenance. Pensez à programmer des rapports de maintenance à l'avance pour travailler correctement sur l'examen des informations. Avoir vos fournisseurs dans votre logiciel cmms (également connu sous le nom de logiciel de gestion des installations) peut aider à rationaliser la communication et à évaluer leurs performances.

En planifiant à l'avance, en réduisant ce qui n'est pas nécessaire et en rationalisant vos étapes, il vous faudra moins de temps pour en faire plus sur votre charge de travail.