Comment les micro-enquêtes peuvent améliorer la conformité de la chaîne d'approvisionnement

Les défis de 2020 ont de sérieuses implications pour la conformité et les risques de la chaîne d'approvisionnement en 2021. L'année dernière, toutes les entreprises américaines ont été testées et ont présenté des défis à une échelle que nous n'avions jamais vue auparavant. De nombreuses entreprises ont eu des semaines, voire des jours, pour prendre des décisions critiques afin de maintenir leurs opérations à flot. Et même si des actions rapides étaient sans aucun doute nécessaires à l'époque, les implications de ces décisions en matière de conformité seront probablement davantage ciblées cette année.

Considérez juste une poignée d'exemples. Au début de la pandémie, les entreprises et les gouvernements se sont précipités pour sécuriser les équipements de protection individuelle (EPI) essentiels, se faisant souvent concurrence pour des ressources soudainement rares. Certaines – peut-être beaucoup – de ces organisations n'avaient d'autre choix que de passer par des canaux non traditionnels pour s'assurer les approvisionnements nécessaires. En raison de l'urgence et de la concurrence accrue pour ces ressources, les fournisseurs n'ont probablement pas été contrôlés via les processus de conformité traditionnels, exposant de nombreuses organisations à des risques potentiels.

Quelques semaines plus tard, le gouvernement fédéral a commencé à injecter plus de 5 000 milliards de dollars dans l'économie américaine dans le but de maintenir le moteur économique du pays en marche. L'ampleur du stimulus était sans précédent, non seulement en termes d'échelle mais aussi de distribution. Contrairement aux mesures de relance ciblées sur le secteur fournies après la Grande Récession de 2007-2008, ou aux secours en cas de catastrophe naturelle géographiquement ciblés, la relance COVID-19 a touché presque tous les coins de l'économie américaine. Et chaque fois qu'il y a une augmentation des dollars de secours fédéraux, il y a généralement une augmentation parallèle de la fraude et, en fin de compte, un effort pour récupérer l'argent qui s'est égaré.

Enfin, avec autant d'organisations confrontées à des difficultés financières en raison de la pandémie, il y a souvent une pression accrue au sein des organisations pour « redresser le navire ». Cela inclut des efforts pour augmenter les incitations aux vendeurs, ou utiliser des tiers pour stimuler la reprise et la croissance. Les secteurs qui ont été particulièrement touchés, tels que la vente au détail, l'hôtellerie et les compagnies aériennes, sont particulièrement exposés à ce risque et devraient s'attendre à une surveillance accrue.

Risques de conformité accrus

En fin de compte, il existe de nombreuses façons dont les événements de 2020 ont précipité des risques de conformité qui devront être traités cette année. Certaines entreprises ont peut-être dû s'orienter rapidement vers la distribution directe aux consommateurs, ouvrant une responsabilité potentielle en vertu des lois sur la confidentialité des données telles que la California Consumer Privacy Act (CCPA). Les organisations qui s'approvisionnaient soudainement en EPI pour les hôpitaux ou d'autres entités de soins de santé peuvent constater qu'elles doivent se conformer aux réglementations de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accounting Act), par exemple en étant soumises à un accord d'associé commercial (BAA).

Prenez maintenant en compte les priorités de l'administration Biden entrante, ce qui ajoute une autre couche de complexité à une situation déjà difficile. Il est largement prévu que les violations de la False Claims Act verront une application accrue pour les organisations qui traitent avec le gouvernement fédéral, en particulier à la lumière de la loi CARES (Coronavirus Aid, Relief and Economic Security), Paycheck Protection Program (PPP), et bien sûr, une nouvelle expansion des efforts de relance qui devraient être mis en œuvre après l'inauguration. L'application de la Loi sur les pratiques de corruption à l'étranger (FCPA) est largement bipartite et n'a cessé d'augmenter depuis son entrée en vigueur. Il ne serait pas surprenant de voir une application supplémentaire en vertu de la FCPA, en particulier pour les fournisseurs qui s'approvisionnent en fournitures médicales et en EPI à l'étranger. Et les exigences supplémentaires de déclaration de la SEC, concernant les perturbations de la chaîne d'approvisionnement et les vulnérabilités exposées par la pandémie, sont certainement dans le domaine des résultats possibles.

Avec un changement aussi spectaculaire dans le paysage de la conformité pour tant d'organisations, et avec le stress financier potentiel causé par la pandémie, les organisations doivent aborder les enquêtes sur ces risques d'une manière très ciblée et rentable. Une solution très efficace consiste à faire plus avec moins en adoptant une approche appelée micro-enquête.

Il est peut-être trompeur de considérer une micro-enquête comme étant petite. Au lieu de cela, il est plus approprié de le considérer comme très ciblé . Le but de cette approche est d'identifier rapidement et de manière rentable les documents les plus critiques pour un risque de conformité particulier. Le but n'est pas de trouver tout documents pertinents, mais plutôt de trouver le meilleur ceux. Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de combiner une expertise en recherche approfondie avec des technologies de recherche avancées.

Souvent, les enquêtes sont abordées avec deux outils de force contondante :les recherches traditionnelles par mot-clé et les modèles d'apprentissage automatique. Mais les recherches par mot-clé sont problématiques sur deux fronts. Premièrement, ils sont généralement trop larges, car la syntaxe de recherche dans de nombreux principaux outils de révision de documents est conçue en mettant l'accent sur la simplicité, pas sur la robustesse. Cette simplicité excessive conduit à des recherches qui renvoient trop de documents, ce qui rend l'enquête coûteuse. Et deuxièmement, les recherches par mot-clé manquent souvent des documents critiques, et les processus de contrôle qualité ne rattrapent pas toujours les lacunes.

D'un autre côté, les modèles d'apprentissage automatique ne sont souvent pas particulièrement bien adaptés à ce type d'enquêtes. En effet, la prévalence de documents clés dans de telles enquêtes est souvent assez faible. Contrairement à un scénario de litige, où l'affaire est dans une position plus mature, une micro-enquête recherche souvent quelque chose qui est presque par définition caché, et dans de nombreuses circonstances à ses débuts. Lorsque la prévalence est si faible, les modèles d'apprentissage automatique peuvent avoir du mal à distinguer le signal du bruit. Et les efforts pour régler ces modèles peuvent coûter très cher, à la fois en temps et en argent. Les modèles d'apprentissage automatique ont certainement leur place, mais c'est une situation où leurs inconvénients deviennent évidents.

Combiner la technologie avec l'expertise

Une approche beaucoup plus efficace consiste à associer une technologie dotée d'une syntaxe de recherche avancée avec des experts linguistiques qui savent identifier les modèles clés du langage et créer des requêtes qui vont au cœur du problème. Là où les recherches traditionnelles par mots-clés sont entravées par des limitations de syntaxe de recherche trop simplistes, des outils plus avancés peuvent exploiter la puissance des nuances linguistiques pour créer des modèles de recherche linguistique étroitement adaptés et très efficaces. Et là où l'apprentissage automatique est aux prises avec des populations à faible prévalence, les experts linguistiques peuvent appliquer une approche rigoureuse et méthodique qui commence petit et grandit, en suivant les pistes d'enquête importantes et en modélisant les modèles de langage réels au fur et à mesure qu'ils sont découverts.

Le paysage de la conformité est peut-être aussi difficile qu'il ne l'a jamais été. Mais les organisations proactives peuvent naviguer sur ces eaux agitées en étudiant soigneusement et méthodiquement leurs risques potentiels d'en sortir plus fortes de l'autre côté.

Eric Pender est responsable de l'engagement chez H5, un fournisseur de classification, de gestion et d'analyse de données sensibles pour les entreprises et les cabinets d'avocats.