Sourcing the Unknown :Better Done Together

Au début de la lutte contre le COVID-19, alors que les cas augmentaient et que la demande d'équipements de protection individuelle (EPI) augmentait, les hôpitaux et les systèmes de santé américains se sont rapidement rendu compte que les canaux normaux d'approvisionnement ne seraient pas en mesure de répondre à leurs besoins.

De nombreux hôpitaux dépendent de la distribution juste à temps (JIT) des EPI et des fournitures essentielles à la mission en cas de pandémie d'origine respiratoire. Le mieux que les fournisseurs JIT pouvaient faire était de fournir une fraction de ce dont les hôpitaux avaient besoin, étant donné l'augmentation généralisée et significative de la demande.

Pour compenser, les hôpitaux et les systèmes de santé du monde entier ont entrepris de s'approvisionner eux-mêmes en produits, à la recherche de toutes les pistes qu'ils pourraient trouver. Alors que les fournitures restaient rares, les boîtes de réception des équipes de la chaîne d'approvisionnement ont rapidement débordé de sollicitations d'organisations et d'individus inconnus, chacun promettant d'avoir une source de précieux EPI. Désireux de protéger les travailleurs de la santé et les patients, de nombreux professionnels de l'approvisionnement ont commencé à traquer sans relâche toutes les pistes qu'ils pouvaient, souvent pour découvrir que les fournitures n'étaient plus disponibles, ou pire, exigeant un paiement en espèces à l'avance pour des fournitures de qualité inférieure ou inexistantes. Pendant ce temps, à mesure que la demande augmentait, le prix de ces fournitures augmentait également, car les hôpitaux, les systèmes de santé et les agences gouvernementales se sont retrouvés dans des guerres d'enchères pour des produits provenant de sources inconnues et parfois douteuses.

Collaborer pour le bien commun

L'American Hospital Association (AHA) a été l'une des premières organisations à reconnaître la nécessité de relever le défi au niveau du système, plutôt que tout le monde fonctionnant en mode do-it-yourself. À peu près au même moment, Global Healthcare Exchange (GHX) recevait des appels de fournisseurs membres de sa communauté, demandant de l'aide pour contrôler ces organisations inconnues. C'est alors que GHX et l'Association for Health Care Resource &Materials Management (AHRMM), un groupe de membres professionnels de l'AHA, ont commencé à travailler ensemble. GHX a offert des services pro bono pour tirer parti des ressources qu'il utilise généralement pour aider les fournisseurs d'accréditation des hôpitaux. Il a fourni les services de vérification initiale, tandis que l'AHRMM a publié des informations sur les fournisseurs qui ont réussi la sélection initiale, à leur discrétion, sur un site Web accessible au public. L'objectif était de minimiser le travail en double entre les équipes de la chaîne d'approvisionnement des hôpitaux, en créant un emplacement unique où elles pouvaient voir les résultats de l'effort de vérification.

Fin mars et début avril, le volume de fournisseurs a augmenté de façon exponentielle. Pour gérer cet afflux, GHX a mis en place un portail d'auto-enregistrement pour que les fournisseurs s'ajoutent à la file d'attente de vérification. L'AHRMM, quant à elle, a reconnu que certains fournisseurs faisaient des demandes onéreuses, telles que des quantités minimales de commande importantes ou exigeant de l'argent comptant à l'avance. En conséquence, l'AHRMM a incorporé des questions supplémentaires dans le processus de contrôle sur les produits disponibles, les frais d'expédition, le prix et les conditions générales, et a publié ces informations avec les noms des fournisseurs contrôlés dans le but de simplifier davantage le travail requis par l'approvisionnement hospitalier. équipes de la chaîne. Ces questions ont également servi à éliminer les fournisseurs qui ont choisi de ne pas répondre à ces questions. Depuis lors, l'AHRMM a permis aux hôpitaux qui ont travaillé avec des fournisseurs approuvés d'évaluer leur expérience avec eux, d'aider les organisations homologues à identifier des sources de qualité et à se sentir plus en confiance dans leur sélection.

Au 17 juillet, GHX avait examiné plus de 770 fournisseurs, et 315 avaient été approuvés et publiés sur le site Web de l'AHRMM. Bien que cela ne garantisse pas la légitimité d'un fournisseur ou de ses produits, cela a permis de minimiser le nombre de fournisseurs que les hôpitaux devaient contrôler eux-mêmes, tout en diminuant le potentiel pour des acteurs sans scrupules de duper les hôpitaux et de mettre en danger la santé et le bien-être. être des patients et du personnel. Cependant, il est important de noter que les hôpitaux doivent toujours suivre leurs politiques et procédures habituelles d'examen et d'approbation des fournisseurs.

Faire avancer l'initiative de vérification

L'effort de collaboration a attiré l'attention de la National Governors Association (NGA), qui cherche à consolider le travail effectué non seulement par GHX et AHRMM, mais également par d'autres organisations qui ont contrôlé les fournisseurs et les fournitures essentielles. Les gouverneurs ont joué un rôle de premier plan dans leurs États et territoires pour garantir la disponibilité d'équipements de sauvetage, malgré une expérience pré-pandémique limitée dans la navigation dans des chaînes d'approvisionnement mondiales complexes. En hébergeant les résultats collectifs sur un seul site Web, ceux qui recherchent des EPI et d'autres fournitures auront un guichet unique où ils pourront rechercher à la fois des produits et des fournisseurs. Les organisations de prestation de soins de santé seront également en mesure de voir quels fournisseurs et produits ont passé plusieurs sélections ou ont été examinés par leurs pairs, augmentant ainsi la valeur des diverses initiatives d'approvisionnement.

L'une de ces initiatives est organisée par Public Spend Forum (PSF), une plate-forme mondiale d'information sur les marchés pour les marchés du secteur public. Grâce à GovShop, sa plateforme gratuite de renseignements sur les fournisseurs et les contrats, PSF fournit des données complètes sur les fournisseurs et les contrats sur tous les marchés. En réponse à COVID-19, leur équipe collabore avec la Defence Joint Task Force, la National Governor's Association et des organisations de soins de santé comme AHRMM pour vérifier les fournisseurs et compiler le plus grand ensemble de données de chaîne d'approvisionnement gratuit sur l'inventaire des produits liés à COVID-19, la capacité et disponibilité. L'ensemble de données regroupe les informations des fournisseurs et est destiné à aider les agences de santé à trouver les produits nécessaires en réponse au virus.

COVID-19 a menacé la santé et le bien-être de millions d'individus et d'organisations à travers le monde. Sur une note plus positive, il a également réuni des organisations, tant publiques que privées, tout en mettant en avant des organisations disposant de ressources légitimes pour soutenir la bataille. De par sa nature même, la chaîne d'approvisionnement est un système qui prospère grâce à la collaboration. COVID-19 a peut-être commencé par souligner les fragilités de la chaîne d'approvisionnement des soins de santé, mais il se terminera par une démonstration de ce qui est possible lorsque les parties prenantes se réunissent pour un objectif commun.

Karen Conway est vice-présidente de la valeur des soins de santé chez GHX. Mike Schiller est directeur principal de la chaîne d'approvisionnement chez AHRMM.