Cinq risques exposés par une gestion inefficace des contrats

Selon une étude menée par l'International Association for Contract &Commercial Management (IACCM), une entreprise moyenne perd environ 10 % du chiffre d'affaires annuel dû à de mauvaises pratiques de gestion des contrats.

Dans une ruée vers la croissance, les entreprises se retrouvent face à un volume accru de contrats. C'est un grand problème à avoir - jusqu'à ce qu'il devienne un vrai problème. S'il existe des faiblesses inhérentes au processus de gestion des contrats d'une organisation, plus de contrats signifient plus de chances que ces faiblesses causent un problème.

Certains problèmes sont des inconvénients mineurs, mais d'autres finissent par devenir de graves crises. En 2013, Facebook n'a pas réussi à détecter une violation de ses conditions contractuelles par Cambridge Analytica, et la publicité qui en a résulté a fait chuter son action, effaçant 150 milliards de dollars de valeur marchande dans les 90 minutes suivant son appel aux résultats.

Parfois, il faut une crise pour que les dirigeants évaluent les risques de fonctionner sans un système robuste de gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Des contrôles d'accès laxistes, des délais non respectés, des manquements à la conformité, des workflows d'approbation inefficaces et des rapports inefficaces peuvent entraîner de graves conséquences. Un CLM médiocre peut également entraîner une érosion subtile et régulière de la rentabilité. Selon une étude menée par l'International Association for Contract &Commercial Management (IACCM), une entreprise moyenne perd environ 10 % de son chiffre d'affaires annuel en raison de mauvaises pratiques de gestion des contrats. Avec des marges bénéficiaires typiques oscillant autour de 10 %, même une réduction de moitié de cette perte peut augmenter les marges bénéficiaires de 50 %.

Examinons de plus près les cinq principaux risques liés à des processus contractuels inefficaces :

1. Contrôles d'accès laxistes

Il semble évident que seules les personnes et les entités qui ont besoin d'accéder aux informations devraient y avoir accès, mais de nombreuses entreprises n'énoncent pas précisément les restrictions d'accès. Un accès excessif peut amener des employés peu scrupuleux à mal gérer les informations ou à repartir avec une propriété intellectuelle précieuse, des informations sur les prix ou des données confidentielles sur les clients et les employés. Beaucoup plus d'organisations ont été victimes de vols de données par leurs propres employés que par des pirates extérieurs.

Les meilleurs logiciels CLM d'aujourd'hui empêchent cela grâce à des contrôles d'autorisation granulaires qui fournissent un accès précis à la visualisation et à la modification par groupe d'utilisateurs, y compris des filtres dynamiques pour répondre aux besoins d'accès spécifiques des différents services, divisions, équipes et classifications d'employés. Les meilleurs systèmes permettent une configuration étendue de contrôles d'accès multicouches qui compartimentent en toute sécurité les données pour répondre aux besoins uniques de l'organisation.

2. Délais manqués

Les accords de licence limitent généralement la durée pendant laquelle une entreprise peut utiliser la propriété intellectuelle appartenant à une autre partie. Si une entreprise laisse l'accord expirer, accidentellement ou délibérément, mais continue à utiliser le produit, elle s'expose à un risque de responsabilité. D'un autre côté, si une entreprise met en place un renouvellement automatique et le perd de vue, alors l'entreprise pourrait payer pour un service dont elle n'a plus besoin.

Une entreprise qui octroie des licences IP doit également rester au top de ces fenêtres d'accès. Sinon, il perd des revenus chaque jour qu'il ne remarque pas l'expiration d'un contrat. Et s'il fournit des services à des clients qui n'ont plus de contrats d'assistance valides, il perd encore plus.

Certains systèmes de gestion des contrats aident activement à prévenir ces problèmes. Contrairement à celles qui disposent uniquement d'une fonctionnalité de référentiel, ces solutions peuvent suivre de manière proactive les contrats et alerter le personnel des échéances à venir, afin que l'organisation puisse protéger son activité et optimiser ses revenus.

3. Échecs de conformité

Les entreprises consacrent des ressources considérables à des problèmes tels que les dépenses abusives et la conformité réglementaire. Mais dans de nombreux cas, les gens ne parviennent toujours pas à respecter rapidement les obligations contractuelles. Comme Facebook l'a découvert, il est tout aussi essentiel d'intégrer des moyens de suivre le respect des conditions contractuelles. Un système CLM bien pensé exige que les contrats respectent des conditions spécifiques au fur et à mesure qu'ils progressent dans le processus d'approbation et peut également enregistrer les événements et les actions au fur et à mesure qu'ils se produisent, automatisant ainsi la documentation de conformité.

Pour la conformité réglementaire, une solution CLM aide à auditer les contrats en cours pour s'assurer qu'ils contiennent les clauses appropriées liées à la confidentialité des données, à l'arbitrage, à la confidentialité ou à d'autres réglementations qui affectent l'entreprise. L'équipe juridique peut être automatiquement avertie pour combler les lacunes, mettre à jour les contrats avec la langue appropriée et contacter les signataires tiers.

Pour la conformité opérationnelle, une solution CLM permet de s'assurer que les contrats définissent clairement les obligations de performance que le système peut suivre et gérer. Un exemple simple est celui des conditions de paiement :bien que la plupart des entreprises aient des dates d'échéance de paiement dans les contrats avec des pénalités pour non-respect de la date limite, beaucoup ne parviennent pas à suivre ces retards de paiement, et encore moins à appliquer les pénalités. Du côté de l'offre, l'une des formes les plus courantes de non-conformité opérationnelle est le surpaiement dû au fait de ne pas suivre le volume ou d'autres remises négociées dans le contrat. Le CLM automatisé empêche ces deux problèmes de se produire.

4. Flux de travail d'approbation inefficace

Les problèmes de flux de travail d'approbation peuvent retarder et même détruire les transactions. Si un approbateur est en vacances ou ne voit pas un e-mail urgent, cela peut faire dérailler les transactions urgentes. Même s'il n'y a pas de délai explicite, les goulots d'étranglement d'approbation entraînent des perturbations dans les flux de transactions qui entraînent de la frustration et des pertes d'activité.

Un système de gestion des contrats robuste réduit les frictions en automatisant le routage complexe des approbations de contrats, y compris les approbations séquentielles, parallèles et conditionnelles. Les meilleurs systèmes poussent, acheminent et transmettent intelligemment les demandes d'approbation pour s'assurer qu'un e-mail inaperçu ou des vacances n'interrompent pas le processus. À l'ère du numérique, la capacité de signature électronique légale fournie par les intégrations avec DocuSign et Adobe Sign n'est plus facultative.

Un bon exemple d'entreprise qui réduit les frictions dans son processus d'approbation et de gestion des contrats dans son ensemble est la société de golf TaylorMade. Avec plus de 6 000 contrats hautement sensibles à gérer, le système CLM de l'entreprise propose une notification automatique des modifications contractuelles, des accords de niveau de service et des exigences de conformité. Les avocats peuvent se connecter à partir de leurs appareils mobiles pour examiner les contrats, faire des commentaires et les signer numériquement en quelques minutes, afin que les contrats puissent avancer sans délai dans le cycle d'approbation.

5. Rapports inefficaces

Les dirigeants ont besoin de rapports spécifiques à l'entreprise et basés sur des KPI qui les informent à l'avance des problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des catastrophes. De nombreux logiciels de gestion de contrats mettent l'accent sur la fonction de référentiel ou de gestion de contenu. Le problème avec cette approche est que si les données ne sont pas activement transformées en rapports exploitables, les vulnérabilités ont tendance à ne pas être détectées jusqu'à ce qu'il y ait un problème.

En revanche, le meilleur logiciel CLM offre des rapports entièrement configurables entre les propriétaires d'entreprise. Par exemple, l'équipe juridique peut vouloir voir le profil de risque global de tous les contrats et signaler les problèmes, l'équipe des opérations peut vouloir voir dans quelle mesure les contrats évoluent tout au long du cycle de vie et mettre en évidence les obstacles, et les responsables des ventes peuvent être intéressés par les opportunités de revenus à venir. et des contrats importants qui doivent être renouvelés.

Écrit par Colin Earl est le PDG d'Agiloft, Inc.