Process Insights :Que faire après Process Analytics

Note de l'éditeur  :nouveau dans le process mining ? Nous vous suggérons de commencer par la lecture d'introduction Qu'est-ce que le Process Mining ? .

Supposons que vous êtes dans la situation suivante :vous gérez un service qui a effectué toutes les étapes de l'analyse de processus et découvert son processus réel à l'aide de l'exploration de processus. Vous avez maintenant les informations sur le processus.

Finalement, vous avez un beau modèle de processus décrivant la façon dont vos employés travaillent et les étapes qu'ils suivent en général. Vous avez validé toutes les données et tout le monde s'accorde à dire qu'effectivement, ils voient le reflet fidèle de leur travail dans ce modèle de processus.

Bien sûr, la prochaine question logique est "Quelle est la prochaine ?"

Que faire des insights ?

Un modèle de processus n'est que cela, un modèle. Malheureusement, le simple fait d'avoir des connaissances sur votre processus ne créera pas de valeur à partir de votre exploration de processus.

Vous devez relier les connaissances que vous possédez en tant que propriétaire/praticien de processus dans votre entreprise avec les connaissances acquises grâce au modèle de processus.

De cette façon, vous déterminerez vraiment quelles parties de votre processus doivent être améliorées et quels changements vous pouvez apporter à votre organisation.

Vous pouvez agir et faire la vraie différence.

Découvrez comment les informations sur le process mining ont transformé d'autres entreprises.

Des concepts commerciaux qui font la différence

Bien sûr, chaque processus est différent et chaque entreprise l'exécute différemment, mais de nombreux projets de process mining partagent des objectifs similaires qui profitent de concepts commerciaux similaires.

Ici, vous trouverez cinq concepts que nous rencontrons souvent pour faire passer les projets de process mining d'un simple concept à un changement réel basé sur des informations sur les processus.

1. Contexte du processus

Chaque processus a un contexte.

L'un des objectifs les plus importants lors de la préparation de votre projet de processus est de saisir ce contexte aussi complètement que possible. Les informations contextuelles de votre modèle de processus permettent une vue beaucoup plus utile de vos données.

Grâce aux informations contextuelles, vous serez en mesure de relier les flux de processus ou les délais qui pourraient sembler anormaux au premier abord, à l'ensemble complet des conditions du cas.

Ce type d'informations est inestimable pour formuler la bonne action suivante dans l'amélioration de vos processus et vous assurer que les changements que vous prévoyez d'apporter sont corrects.

Alors, que devriez-vous rechercher en termes de contexte ?

En général, vous voulez capturer toutes les variables qui peuvent influencer le processus. Dans cet esprit, ces variables dépendent du processus, mais laissez-moi vous donner un exemple de ce que vous pourriez rechercher dans la pratique.

Dans un projet, de simples informations sur les fournisseurs ont aidé le process mining à devenir un puissant moyen de communication vers ces mêmes fournisseurs.

À la suite de la démonstration des différences de flux de processus pour les fournisseurs utilisant une application de facturation standard et ceux qui n'utilisent pas cette application, l'avantage de l'application est devenu immédiatement évident.

Une énorme diminution de la quantité de retouches en raison des informations manquantes sur la facture et avec cela, un délai de paiement beaucoup plus rapide, beaucoup moins de travail manuel et un processus d'approvisionnement au paiement beaucoup plus rationalisé.

2 . Accords de flux de processus

Chaque propriétaire de processus a une idée de la façon dont son processus doit se dérouler.

Cette idée peut être un accord explicite sur un certain nombre de vérifications qu'une équipe doit effectuer. Bien sûr, il peut également s'agir d'une intuition sur les services qui doivent gérer les étapes du processus à examiner.

L'ajout de ces connaissances à votre boîte à outils d'exploration de processus est non seulement essentiel pour toute forme de vérification de conformité, mais peut également enrichir votre analyse avec de nombreuses informations provenant des praticiens des processus réels.

La vérification de la conformité est l'une des utilisations les plus puissantes facilitées par le process mining. En comparant réellement votre processus attendu avec votre processus exécuté, un propriétaire de processus peut voir où ses attentes ne sont pas satisfaites et agir sur ces différences.

Un examen beaucoup plus approfondi de la vérification de conformité et de ses avantages a déjà été écrit par l'un de mes collègues et je peux fortement recommander de le lire si vous êtes intéressé.

Parfois, les informations sur les processus de votre analyse de flux n'ont même pas besoin d'être extrêmement complexes pour avoir une valeur commerciale.

Le simple fait de savoir qui a exécuté une certaine étape peut déjà fournir des informations précieuses sur les attentes de la direction concernant l'exécution du processus et les performances réelles des employés.

3 . Accords de calendrier

À côté du flux de processus, le calendrier est l'un des sujets les plus fréquemment abordés dans les projets de process mining.

Chaque responsable de processus souhaite que son processus soit exécuté aussi efficacement que possible sans rogner. Bien qu'il soit impossible de définir ce que cela signifie avec un simple modèle de processus.

Pour analyser efficacement les parties de votre processus qui prennent plus de temps qu'elles ne le devraient, il est essentiel de savoir combien de temps chaque étape du processus doit prendre.

En voyant combien de temps prend chaque étape et en comparant cela avec nos attentes en matière de timing, nous pouvons détecter les goulots d'étranglement , distinguer où il y a une pénurie de ressources , analysez où les dépendances externes ralentir le processus, et bien plus encore.

L'intégration des conditions trouvées dans les contrats avec les fournisseurs ou les clients permet d'examiner encore plus en profondeur la manière dont votre processus est effectué.

En comparant la date d'échéance, par exemple, d'un paiement avec la date de paiement réelle sur une échelle complète dans le processus des comptes fournisseurs, nous pouvons concrètement avoir un aperçu du type de remises qui nous manque. Il se peut que nous payions trop tard ou que le paiement de vos factures trop tôt ait un effet négatif.

Un autre exemple très naturel est celui des accords de niveau de service (SLA) pour les systèmes de billetterie.

Presque tous les services d'assistance ont un accord sur les délais, tels que le délai de première réponse et le délai de résolution. En identifiant la cause des requêtes qui se prolongent, nous pouvons améliorer nos indicateurs de performance clés (KPI) sur ces délais et augmenter la satisfaction des clients.

4 . Informations basées sur l'utilisateur

Certains des résultats les plus intéressants de l'exploration de processus que vous obtiendrez en examinant la façon dont les gens travaillent ensemble.

Dans de nombreux processus impliquant plus d'une équipe, nous pouvons repérer une tendance à des changements de responsabilité inutiles. Cela peut non seulement entraîner des retards dans l'exécution des processus, mais également une gêne dans le travail quotidien de vos employés.

En ajoutant l'équipe qui a exécuté les étapes du processus dans UiPath Process Mining, nous pouvons vérifier non seulement si notre flux de processus correspond à ce que nous attendons, mais également comment nos cas passent par différentes équipes.

Repérer les différences entre le flux d'équipe attendu et tel quel nous permet de repérer où les informations peuvent manquer et où nous devons fournir plus de structure.

Bien entendu, dans ce contexte, les équipes sont des groupes de personnes, qu'il s'agisse d'un pays, d'un service ou d'un établissement. Visualiser l'interaction entre différents groupes de personnes peut être très intéressant à détecter, explorer et agir.

5 . Suivi de vos progrès

Bien sûr, pour de nombreuses entreprises qui commencent par l'exploration de processus, l'analyse et la découverte de processus semblent les fonctionnalités les plus intéressantes que la technologie offre à ses utilisateurs.

Cependant, la découverte de processus ne permet qu'un premier benchmark sur la façon dont votre processus a été exécuté dans le passé. Le benchmark peut permettre des informations exploitables, mais sans les actions suivantes, ces informations restent vides.

Après avoir modifié votre processus de quelque manière que ce soit, forme ou forme, la prochaine utilisation logique de l'exploration de processus est de suivre l'effet de ce changement sur les performances de votre processus.

Obtenez-vous réellement plus de cas qui suivent le bon chemin du premier coup ?

Vos KPI s'améliorent-ils en fonction de votre changement ou une action supplémentaire est-elle nécessaire ?

Sans un aperçu à jour de votre processus actuel, il est impossible de déterminer les effets de vos modifications.

C'est pourquoi, après avoir mis en place un projet d'analyse de processus réussi, le prochain point à l'ordre du jour est de savoir comment allons-nous parvenir à un meilleur processus et comment allons-nous mesurer cette performance.

Approfondissez :Process Analytics :5 façons d'obtenir de la valeur commerciale à partir des résultats de Process Mining

Quels KPI montrent vraiment un processus qui fonctionne bien et comment allons-nous évaluer régulièrement nos changements à l'aide de ces KPI ?

Une fois ces questions répondues, vous vous rapprocherez beaucoup plus d'un cycle d'amélioration continue et pourrez avancer vers un processus idéal !

6 . Conclusion

La découverte des processus n'est que le début de votre voyage passionnant vers l'amélioration de l'entreprise.

La vraie différence réside dans les changements que vous mettez en œuvre dans votre organisation, les actions que vous prenez pour prévenir les risques dont vous êtes maintenant conscient, le budget supplémentaire et les changements de stratégie qui doivent être effectués en fonction des informations sur les processus.

N'oubliez pas que votre organisation est prête pour l'exploration de processus lorsqu'elle est prête pour de grands changements.

Mais c'est votre chance de grandir et d'atteindre un point de bien-être commercial durable et efficace.

Bonne exploitation !