Adopter un état d'esprit « Automation First » : débloquer des flux de travail plus intelligents

Une organisation « automation first » a un ensemble de principes différent des organisations traditionnelles.

Lorsqu'il y a un nouveau problème, elles ne pensent pas à comment les humains ou les logiciels peuvent l'adresser, mais comment une main-d'œuvre hybride peut le résoudre au mieux.

Avec l'automatisation des processus robotiques (RPA), les robots logiciels peuvent automatiser tout ou partie des processus nécessaires et s'assurer que les portions répétitives de ces processus ne monopolisent pas le temps précieux et les énergies créatives des employés. Cela implique une transformation dans la vision de l'avenir de votre entreprise et vos stratégies pour y arriver.

Nous appelons cette transformation l'état d'esprit « automation first ». C'est une partie essentielle pour prospérer dans l'ère « automation first » et poursuivre une vision de l'avenir du travail qui priorise l'engagement humain et la créativité sans sacrifier les résultats.

Au-delà de la décision de déployer la RPA, cet état d'esprit est fondamental pour votre capacité à atteindre une transformation numérique durable et à rester adaptable face à la disruption.

Pour penser « automation first » :

• Se concentrer sur les résultats
• Automatiser tout ce qui a du sens
• Établir des systèmes qui soutiennent ce changement d'état d'esprit et donnent aux employés les moyens de piloter des idées d'automatisation

Passer à une perspective orientée résultats

Chez UiPath, nous nous référons à l'ère « automation first » comme une ère car elle introduira une quantité d'innovation inégalée par rapport aux changements précédents qui ont défini des ères, comme la Révolution industrielle et les disruptions des technologies mobiles et cloud.

Comme dans les ères précédentes de disruption, les entreprises découvrent que « suffisant » n'est pas suffisant dans l'ère « automation first ».

Un état d'esprit « automation first » signifie que vous travaillez à rebours à partir des résultats métier souhaités pour construire la main-d'œuvre hybride qui vous y mènera. Cela vous libère pour utiliser des robots logiciels ou des humains là où ils s'adaptent le mieux.

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Lorsqu'un processus nécessite un travail répétitif et fastidieux, vous savez qu'il y a des robots prêts à s'adapter à n'importe quel niveau de puissance de traitement dont vous avez besoin. En tant que tel, vous savez que vous avez des humains prêts à résoudre des problèmes que les humains sont meilleurs à faire, comme la pensée abstraite et la créativité, parce qu'ils ne sont pas enlisés dans le travail manuel répétitif.

Source : Bienvenue dans l'ère Automation First : Votre guide pour une entreprise prospère

Une organisation « automation first » embrasse le fait que l'avenir du travail exigera que la plupart, sinon toutes, les façons traditionnelles de compléter les processus changent à un certain degré. Pour certains processus, cela signifiera des robots non assistés prenant le relais ; pour d'autres, cela signifiera des robots assistés aidant les employés en temps réel.

Les robots sont évolutifs d'une façon que les humains ne le sont pas. Plutôt que de partir en frénésie d'embauche ou de demander aux employés actuels de travailler plus dur, les organisations peuvent déployer des robots logiciels pour s'assurer que les processus s'exécutent plus vite et mieux — tout en causant une contrainte indue aux employés ou en ralentissant l'entreprise.

Les robots et les humains sont meilleurs ensemble. Une organisation avec un état d'esprit « automation first » construit sa philosophie de résolution de problèmes à partir de cette connaissance.

Embrasser chaque opportunité d'automatisation

L'une des règles principales qu'une entreprise « automation first » vit est celle-ci : s'il est possible d'automatiser, vous devriez le faire.

Rendre cette règle réalité nécessite que les organisations développent des processus qui identifient, classent et testent les opportunités d'automatisation.

La façon la plus efficace d'implémenter l'automatisation est par l'utilisation d'un Centre d'excellence robotique (CoE).

Un CoE est une unité centralisée qui gère le déploiement des robots à travers l'organisation. Cette équipe centralise toutes les politiques de gouvernance et les meilleures pratiques, afin qu'une organisation « automation first » puisse mettre à l'échelle le déploiement de robots sans sacrifier la qualité.

Le CoE, avec l'apport des parties et départements concernés, peut alors classer les tâches par leur volume et le temps qu'elles consomment. Les tâches coûteuses faites le plus souvent offriront le plus grand ROI une fois automatisées.

Vous pouvez mesurer la RPA et ses avantages de diverses façons, mais le CoE a un rôle important dans le fait de relier chaque métrique à des objectifs supérieurs, comme l'augmentation de la productivité et des employés plus engagés.

Chez l'entreprise chimique spécialisée Clariant, par exemple, de simples notifications d'expédition, retardées par la saisie et la vérification des données, laissaient les parties prenantes attendre des mises à jour importantes qui nécessitaient des réactions minute par minute. Avec des robots automatisant des parties de ces processus, ils ont pu mettre fin aux retards et tenir tout le monde informé.

Clariant traite maintenant 2 500 factures par mois par des robots. En supprimant les éléments manuels de coordination des documents d'expédition, ils ont également économisé 40 000 impressions chaque trimestre.

Lisez l'histoire de Clariant

Activer la longue traîne de l'automatisation

Un état d'esprit d'automatisation n'est pas seulement détenu par les dirigeants ou les développeurs RPA. Chaque employé sera en mesure de considérer l'automatisation comme un outil quotidien.

Les leaders de l'automatisation peuvent identifier quelques processus qui produisent les plus grands retours une fois automatisés, mais seuls vos employés peuvent identifier les petits défis quotidiens qui rendent leurs flux de travail moins efficaces qu'ils pourraient l'être.

Quand les retours sur de petites améliorations peuvent rivaliser avec l'automatisation de processus plus grands et plus monolithiques, nous appelons cela la longue traîne de l'automatisation.

Source : Bienvenue dans l'ère Automation First : Votre guide pour une entreprise prospère dans un monde automatisé

Les grandes automatisations institutionnelles — comme utiliser des robots logiciels pour traiter les milliers de factures que votre entreprise envoie chaque mois — existent dans votre courte traîne d'automatisation. Ce sont les types de processus que votre CoE priorise : volume élevé, coût élevé et ROI élevé une fois automatisés.

Une variété bien plus vaste d'opportunités d'automatisation existe dans la longue traîne, mais seuls vos employés peuvent les identifier.

Chez UiPath, nous utilisons la longue traîne comme métaphore pour l'automatisation dirigée par les employés. Les entreprises « automation first » ont mis leur cap sur la fourniture d'un robot pour chaque personne. Cela leur permettra de donner aux employés les moyens de voir les problèmes comme des problèmes-à-résoudre et de poursuivre des points de douleur toujours plus petits, agrégeant ces solutions en retours massifs.

La longue traîne s'allonge encore plus une fois que vous considérez les effets que ces automatisations ont sur votre main-d'œuvre.

McKinsey & Company estime que la technologie existante peut automatiser 45 % des activités que les organisations paient les employés pour faire. Imaginez ce que vos employés peuvent faire une fois libérés de ce travail.

La proportion de travail automatisé ne fera qu'augmenter à mesure que la technologie RPA continue son rythme rapide d'évolution.

Plongez plus profond : Les 4 piliers d'une entreprise entièrement automatisée™

Déjà, nous voyons des technologies d'apprentissage automatique qui permettent aux employés de prendre des décisions plus éclairées soutenues par des robots qui peuvent rassembler plus de données, les préparer plus vite, et les vérifier et les analyser mieux que les humains ne le pouvaient auparavant.

L'avenir du travail réside dans le fait de rendre cette technologie accessible à chaque employé, leur permettant d'automatiser leurs tâches quotidiennes. Bien que cela aille à contre-courant de se concentrer sur l'automatisation de processus à haut volume, « à portée de main », une stratégie d'automatisation crée de meilleurs retours de productivité et d'efficacité dans le futur.

L'avenir du travail nécessite une solution RPA que chaque employé peut utiliser pour automatiser des processus entiers, des éléments de soutien du travail quotidien, ou aider quelque part entre les deux.

Comment soutenir un état d'esprit « automation first »

Un état d'esprit « automation first » dépend autant de la structure organisationnelle que des nouvelles croyances.

C'est pourquoi 80 % des organisations « automation first » rapportent l'automatisation comme une responsabilité de niveau C, selon The Economist. Quand la direction considère l'automatisation, ils pilotent la vision et la stratégie de l'entreprise vers l'avant.

En tant que tel, les dirigeants ont une série d'objectifs d'automatisation et un agenda pour quand ils veulent les atteindre. C'est plus pratique si votre organisation a aussi un rôle de chief digital officer ou chief automation officer.

À ce stade, votre CoE est également pleinement fonctionnel. Le pipeline d'automatisation qui y circule devrait être robuste, et le CoE devrait implémenter des automatisations top-down et bottom-up.

Le déploiement initial d'automatisation commence pour des avantages de productivité, mais dans une organisation « automation first », ces objectifs se décaleront davantage vers l'avenir.

L'amélioration de l'efficacité opérationnelle et de l'expérience employé deviendront des objectifs parallèles.

Alors que les robots deviennent partie de la boîte à outils normale, ils deviendront aussi partie des attentes de recrutement. Les processus de recrutement et d'intégration se concentreront sur le travail que les nouveaux employés feront avec les robots.

Les nouveaux employés sauront dès le départ qu'ils rejoindront une main-d'œuvre hybride et qu'ils auront des robots à leur disposition pour garder le travail efficace.

L'état d'esprit « automation first » — avec la bonne infrastructure, le soutien et la structure organisationnelle — se diffusera à travers votre entreprise. Une fois responsabilisés et formés, les développeurs citoyens seront en mesure d'identifier et d'automatiser des tâches par eux-mêmes.

Un état d'esprit « automation first » ne prépare pas votre organisation pour l'avenir du travail mais vous permet de la diriger vers lui.

L'automatisation est plus qu'une solution métier

Les pleins avantages de l'automatisation vont au-delà de la résolution de problèmes métier.

Penser « automation first » vous permet de penser et d'agir plus vite que vos concurrents, assurant que vous pouvez réagir aux changements technologiques et métier pour développer de nouvelles façons de servir vos clients avant les autres. La disruption est une menace constante ; les entreprises qui ne peuvent pas s'adapter resteront derrière.

Se mettre à niveau n'est pas une question de résoudre des problèmes métier ou même de résoudre des problèmes métier plus vite — c'est une question de transformer d'une manière telle que les expériences de vos clients et de vos employés sont plus proches du cœur des opérations de votre entreprise.

Un état d'esprit « automation first » priorise l'utilisation des robots, mais l'objectif ultime est de mieux se concentrer sur les besoins et les capacités uniques des humains. L'avenir du travail impliquera plus de changements que quiconque ne peut prédire.

Pour en savoir plus, obtenez votre copie gratuite de notre rapport « Bienvenue dans l'ère Automation First : Votre guide pour une entreprise prospère dans un monde automatisé »