Le coût d'opportunité de ne pas automatiser

S'il y a une chose que j'ai apprise au cours des cinq dernières années de création, de direction, de mise à l'échelle et de fourniture d'un soutien consultatif pour les programmes d'automatisation, c'est ceci :il y a un coût d'opportunité à ne pas automatiser. L'expérience m'a appris que les risques et les coûts d'attente pour automatiser les processus dépassent de loin tout avantage perçu d'attendre que d'autres initiatives se terminent.

Bien trop souvent, les responsables bien intentionnés des centres d'excellence en automatisation (CoE) et les sponsors commerciaux commettent l'erreur coûteuse de se concentrer en dernier lieu sur l'automatisation. L'idée est "d'abord, nous allons stabiliser les processus avec les gens, puis automatiser à la fin."

Dans cet article, j'adopterai un point de vue contraire et soutiendrai que tout processus nouveau ou changeant doit être conçu avec l'automatisation dès le départ. Chaque sponsor exécutif, responsable d'unité commerciale et responsable de programme d'automatisation doit s'aligner sur la priorité et l'urgence de l'automatisation pour aider l'entreprise à atteindre ses objectifs à court et à long terme.

Selon un article de Gartner Insights, l'entreprise moyenne a connu cinq changements organisationnels majeurs à l'échelle de l'entreprise au cours des trois dernières années, près de 75 % s'attendant à multiplier le nombre d'initiatives de changement majeures au cours des trois prochaines années. Ce changement inévitable et constant aide les organisations à réussir dans un marché et un paysage concurrentiel en constante évolution. L'automatisation de vos processus métier le plus tôt possible est un avantage concurrentiel pour votre entreprise, purement et simplement.

Les processus à l'état stable existent rarement

Lorsqu'un nouveau processus est conçu pour être exécuté par des humains, il n'y a jamais de surprise quand le processus doit changer pour répondre aux nouvelles exigences de l'entreprise ou quand il est optimisé au fil du temps. Tout, depuis les étapes individuelles à suivre, les systèmes utilisés et l'expérience des personnes impliquées, continuera d'évoluer au fil du temps.

L'automatisation, et plus particulièrement l'automatisation robotique des processus (RPA), peut aider à accélérer les changements de processus de manière moins perturbatrice.

Par exemple, imaginez une organisation qui sait qu'elle va changer sa plateforme d'intégration des ressources humaines (RH) dans plusieurs mois. Certains diront qu'il est préférable d'attendre que le remplacement du système soit terminé, que le nouveau processus d'intégration ait été entièrement défini et exécuté pour résoudre tout problème, puis que l'automatisation soit envisagée.

Cependant, l'adoption de cette approche a un coût qui doit être pris au sérieux par les dirigeants des unités commerciales. Avec cette approche, l'organisation fonctionnera avec un processus sous-optimal pendant des mois en attendant le remplacement du système. J'appellerais cette approche "l'automatisation en dernier" et la distinction claire entre cette approche et une approche "l'automatisation en premier" est illustrée ci-dessous.

La dernière mentalité d'automatisation est particulièrement risquée pour l'organisation s'il y a des changements de volume importants entre maintenant et la mise en service du système, ce qui laisserait l'organisation avec des options limitées. Dans cet exemple, s'il devait y avoir une grande initiative d'embauche par l'entreprise pour soutenir une unité commerciale, le processus d'intégration serait mis sous pression et l'organisation devrait embaucher des ressources supplémentaires pour gérer le volume ou placer le fardeau des heures supplémentaires sur les personnes existantes. employés.

De plus, il peut y avoir d'autres risques et problèmes avec le processus d'état actuel que le remplacement du système résoudrait spécifiquement, comme des contrôles de risques faibles, des lacunes dans les données et l'incapacité à gérer les nouvelles exigences commerciales.

Les solutions RPA peuvent être créées et déployées rapidement avant le remplacement du système et obtenir un retour sur investissement rapide tout en libérant encore plus de capacités d'experts en la matière (PME) pour se concentrer sur les initiatives à venir.

Dans cet exemple d'intégration des RH, la RPA pourrait être mise en place rapidement pour des activités telles que le lancement de la configuration du compte, les demandes d'accès au système, l'achat de matériel, l'inscription à la formation, les notifications et rappels directs au responsable, en plus de l'audit des étapes incomplètes. À court terme, l'organisation peut libérer de la capacité ou même gérer des augmentations de volume grâce à l'échelle instantanée offerte par l'automatisation. Lorsque le remplacement du système est en place, la plate-forme RPA peut facilement et rapidement être mise à jour pour se connecter au nouveau système et la reconversion des employés RH sera plus limitée (ou totalement évitée).

Il y a un bilan humain lorsque l'automatisation est le dernier arrêt

Selon McKinsey &Company, 73 % des employés affectés par le changement déclarent ressentir des niveaux de stress modérés à élevés. Attendre pour automatiser un processus après une modification imminente d'un système augmente le coût pour les employés et peut contribuer au stress des employés. Un employé devra passer par un minimum de deux cycles de gestion du changement.

Tout d'abord, l'employé devra passer par la gestion du changement une fois que le changement de système aura lieu, apprendre comment les étapes du processus ont changé et apprendre à utiliser le nouveau système. Souvent, passer par cette étape nécessite du temps dédié à la formation au nouveau système.

Le deuxième tour de la gestion du changement aura lieu après la mise en service du système lorsque l'automatisation sera enfin construite pour exécuter les étapes du processus. Dans ce tour, les employés devront maintenant apprendre quelles étapes les robots prendront et toutes les interactions entre eux et les robots. Devoir apprendre un système et un processus uniquement pour utiliser ces connaissances pendant une courte période est frustrant pour les employés et inutile pour l'organisation.

Le chemin le plus simple pour l'employé est d'avoir un seul cycle de gestion du changement en introduisant l'automatisation dans le processus de temps en temps, puis en gérant tout changement apporté au processus, y compris la modification des systèmes sous-jacents, en ajustant les étapes effectuées par le robot.

Certains diront qu'il y a un coût à apporter à ces changements de code pour le robot logiciel, mais l'organisation n'effectue ce changement qu'à un seul endroit. Alors que dans l'état actuel, l'organisation investirait beaucoup plus en termes de capacité et de coût d'opportunité pour avoir à gérer la formation et la communication pour des dizaines voire des centaines d'employés. De plus, chaque fois qu'il y a une gestion du changement avec les gens, il y a un risque pour l'ensemble du processus en raison du manque de connaissances et d'expérience dans la navigation dans le nouveau système.

Il faut également noter qu'avec RPA, il est possible d'apporter des modifications à l'automatisation rapidement et à moindre coût.

Chaque organisation doit se demander ce qui est le moins perturbateur et chronophage :effectuer un changement de code sur une seule automatisation ou une gestion du changement avec des dizaines (ou plus) d'employés dans votre organisation.

Opportunités limitées dans le temps

Le timing joue un rôle important dans le succès ou l'échec de toute organisation. Être capable de prendre des décisions stratégiques et d'agir rapidement est nécessaire dans un monde de plus en plus concurrentiel. Certaines organisations du même secteur et du même secteur que votre entreprise déploient activement des robots dans toutes les unités commerciales de l'entreprise. Ces organisations ont des objectifs stratégiques qu'elles visent, tels que l'augmentation de l'efficacité, la réduction des coûts, l'amélioration de la satisfaction client, la fidélisation des employés, la réduction des risques et la capacité de saisir une opportunité limitée dans le temps ainsi qu'une échelle à long terme.

Dans le passé, la seule option pour saisir une opportunité à court terme où la capacité était nécessaire rapidement était d'intégrer des sous-traitants, d'effectuer une embauche rapide ou de faire faire des heures supplémentaires aux employés autant que possible. Grâce à l'automatisation, les organisations disposent désormais d'une évolutivité instantanée avec des robots prêts à l'emploi.

Le meilleur exemple que j'ai vu récemment concerne les effets de la pandémie de COVID-19. Des fluctuations de volume se sont produites dans presque toutes les industries. Les prêts aux petites entreprises, le refinancement immobilier, les commandes en ligne, les services de livraison et les services mobiles ne sont que quelques exemples où les organisations de ces domaines ont été poussées au bord du gouffre car elles avaient des volumes de traitement qu'elles ne pouvaient pas gérer compte tenu de la taille et de la rapidité de leur main-d'œuvre humaine. . Les organisations qui disposaient déjà de robots pour les aider dans leurs processus critiques ont pu saisir l'opportunité que d'autres n'ont pas pu saisir.

Source

Ce schéma ne se limite pas aux pandémies mondiales. De nombreux facteurs externes peuvent soudainement modifier le volume de votre organisation, comme le montre le graphique ci-dessus. Il serait logique que votre organisation vise à automatiser tous les processus qui sont essentiels aux opérations commerciales et qui sont susceptibles d'augmenter le volume au fil du temps. Cela protège votre organisation contre le risque de ne pas pouvoir saisir une opportunité limitée dans le temps. De plus, il y a des avantages continus à évoluer avec l'automatisation à mesure que les volumes augmentent progressivement au fil du temps.

Le moment est venu d'automatiser

Pourquoi attendez-vous pour automatiser vos processus critiques ? Comme je l'ai expliqué dans cet article de blog, le faire tôt vous assurera :

• Sont préparés à des augmentations de volume à court et à long terme sans interruption

• Peut acquérir des avantages à court terme en libérant la capacité de vos précieux employés

• Réduisez la quantité de gestion du changement pour vos employés

En attendant que la stabilité s'automatise, ce qui n'arrivera peut-être jamais, vous placez potentiellement votre organisation dans une position concurrentielle désavantageuse.

Les remplacements de système, les optimisations de processus et le déplacement des ressources seront constants dans votre organisation. Vous devez donc intégrer l'automatisation dès maintenant pour atteindre rapidement vos objectifs commerciaux stratégiques.

Nous avons longuement discuté de ce sujet avec des leaders de l'industrie lors de la conférence "UiPath Live :Il est temps d'automatiser". Vous l'avez manqué ? Vous pouvez toujours accéder à l'enregistrement.