Démocratiser l'automatisation :6 facteurs critiques de succès que vous ne pouvez pas ignorer

Il est indéniable que la nature du travail et la manière dont il est exécuté et organisé, ainsi que sa signification et son importance dans nos vies, ont changé à la suite de la pandémie. De nombreux employeurs ont réalisé et répondu aux préoccupations croissantes en matière de santé mentale de leurs employés. D'autres ont également profité de l'occasion pour écouter leurs employés et leur offrir des occasions intéressantes d'apprendre et de se perfectionner.

Il y a une évolution vers l'engagement des employés dans un travail significatif via des activités qui permettent aux employés d'exercer leur créativité, leur jugement et leurs compétences en résolution de problèmes. Les tâches routinières et manuelles sur lesquelles les employés consacraient auparavant du temps sont rapidement automatisées.

En conséquence, nous avons vu des entreprises accélérer rapidement leurs efforts d'automatisation et de transformation numérique. Bien que cela ait entraîné un plus grand nombre d'initiatives et de programmes d'automatisation, certaines entreprises ont encore du mal à vraiment démocratiser l'automatisation.

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Bien que cela soit dû à plusieurs considérations (et dans certains cas critiques), les véritables avantages de l'automatisation sont libérés lorsque les compétences en développement de l'automatisation sont facilement accessibles à tous pour améliorer les aspects banals de leur travail. Il est difficile d'imaginer et de trouver des exemples concrets d'un service centralisé (ou fédéré) chargé de répondre aux besoins de toutes les unités commerciales constituantes tout en étendant les efforts d'automatisation à l'échelle de l'organisation.

Par conséquent, l'automatisation pilotée par les employés est la clé d'un changement transformateur non seulement pour l'organisation mais aussi pour les employés qui la composent.

Il est essentiel de sélectionner un produit ou une plate-forme d'automatisation que les utilisateurs trouvent convivial et doté de fonctionnalités et de capacités riches pour automatiser leur travail. Mais, aujourd'hui, nous nous concentrons uniquement sur les facteurs non liés au produit qui sont essentiels au succès d'une organisation qui se lance dans un programme d'automatisation axé sur les employés.

Source :UiPath

Les facteurs (ci-dessus) sont le résultat de mes propres apprentissages et expériences avec des entreprises qui ont essayé de mettre en place de tels programmes. J'ai également inclus mes propres recherches d'agences externes et de sources publiques (qui ont été citées le cas échéant).

Facteurs extérieurs au produit ou à la plate-forme J'ai trouvé ces six facteurs les plus critiques pour réussir à démocratiser l'automatisation dans n'importe quelle organisation.

1. Champion exécutif

L'automatisation a toujours été intégrée et cloisonnée dans diverses unités de l'organisation.

Alors que des technologies telles que l'automatisation des processus robotiques (RPA), l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) ont émergé, des centres d'excellence (CoE) ont été créés pour assurer la gouvernance, la normalisation et le contrôle de la qualité.

Cependant, étendre et démocratiser l'automatisation dans l'ensemble de l'organisation est un effort de transformation qui doit être mené par un champion exécutif fort et visionnaire. Il doit y avoir un engagement et un alignement sur le programme d'automatisation avec un lien avec les objectifs commerciaux de l'organisation. Les objectifs commerciaux courants incluent la réduction des coûts, l'amélioration de la rapidité et de l'efficacité des processus commerciaux ou l'augmentation de l'engagement des employés grâce à leur implication dans l'automatisation des bâtiments.

Un solide soutien de la direction est également essentiel pour garantir un engagement interfonctionnel et éliminer tout obstacle en cours de route.

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2. Champions de l'automatisation

Comme pour tout effort de changement et de transformation, il est important de rassembler et de commencer avec les premiers utilisateurs. Il n'est pas aussi important pour les premiers utilisateurs de l'automatisation d'avoir des compétences techniques. Leur volonté d'acquérir de nouvelles compétences, leur proactivité pour identifier les domaines d'opportunité et leur leadership pour inspirer les autres au sein de leur groupe de pairs sont plus importantes que des compétences techniques approfondies.

Il existe plusieurs façons de trouver ce groupe dans votre organisation. L'une des façons que j'ai vues consiste à organiser une initiative ou un atelier d'automatisation où les employés sont initiés à une formation de base en automatisation. Et puis on leur demande immédiatement d'identifier et d'automatiser un ou deux aspects de leur travail quotidien qu'ils considèrent manuels et routiniers. Quels employés automatisent rapidement les tâches ? Ce sont vos passionnés et les personnes qui peuvent vous aider à devenir les champions de vos initiatives d'automatisation.

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3. Gestion des modifications

« Les robots viennent chercher vos emplois », « 10 emplois qui seront obsolètes dans 10 ans », etc. sont le genre de gros titres qui inquiètent les travailleurs. Par conséquent, il y a une appréhension naturelle à soutenir les programmes d'automatisation. Une communication, un soutien, un engagement et une adhésion clairs des employés sont donc essentiels lorsqu'il s'agit d'obtenir leur soutien pour l'automatisation.

Une étude récente de Bain-UiPath a conclu que parmi les employés qui ont entendu parler de la RPA, 60 % n'ont jamais utilisé de robots pour effectuer des tâches, mais 86 % des employés souhaitent utiliser l'automatisation. Ce que de nombreux efforts d'automatisation pilotés par les employés manquent souvent, c'est la nécessité d'une stratégie de gestion du changement soigneusement élaborée qui peut minimiser la résistance au changement liée aux initiatives d'automatisation.

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4. Gouvernance

Une gouvernance solide est essentielle pour établir les bonnes limites en matière de sécurité, de conformité et de gestion des risques dans les automatisations développées par votre personnel. Certains aspects de la gouvernance peuvent être fournis par la bonne plate-forme d'automatisation qui permet des contrôles logiciels stricts pour garantir que les automatisations développées n'ont pas de conséquences involontaires.

Le CoE joue également un rôle essentiel en s'assurant que les automatisations sont conformes aux normes de gestion des risques et de conformité de l'organisation. Il y a un équilibre à trouver ici pour permettre aux utilisateurs professionnels de concevoir des automatisations citoyennes de manière à ne pas entraver leur créativité et leur autonomie. Mais d'une manière qui permet également la gestion des risques et l'audit en arrière-plan.

Regarder le webinaire :Gouvernance de l'automatisation

5. Formation et habilitation

La technologie et les outils disponibles aujourd'hui permettent certainement aux utilisateurs professionnels sans expérience technologique d'apprendre rapidement à activer des automatisations qui peuvent simplifier une grande partie du travail manuel au sein de leurs processus métier respectifs. Mais l'organisation a également besoin d'un plan de formation et d'habilitation soigneusement conçu qui garantit que les employés sont conscients de « l'art du possible » et peuvent utiliser la plate-forme d'automatisation adoptée par l'organisation. Le CoE d'automatisation peut fournir un coup de main et guider les employés pendant qu'ils se familiarisent avec leur propre expertise en automatisation.

La bonne nouvelle est que la formation liée à l'automatisation est disponible gratuitement et peut être adaptée à chaque rôle, qu'il soit commercial ou technique. Intégrer et encourager la formation et les compétences liées à l'automatisation dans ses processus d'apprentissage peut également aider une organisation à retenir et à attirer de nouveaux talents.

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6. Incitations et récompenses

Une stratégie de récompenses et d'incitations bien conçue peut motiver et encourager les bons comportements au sein de la main-d'œuvre (par opposition à un mandat normatif descendant). Il est important d'écouter attentivement ce que vos employés veulent et apprécient. Ensuite, favorisez cela par des encouragements et des incitations, qu'il s'agisse de primes ponctuelles ou de la reconnaissance publique de leurs réalisations. Ceci est particulièrement important au début du programme de développeurs citoyens d'une organisation, lorsqu'elle a besoin que ses premiers utilisateurs soient les premiers développeurs citoyens.

Vos développeurs citoyens initiaux aident à prouver la valeur et les avantages de l'extension des compétences et de la formation en automatisation au reste de l'organisation.

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Les entreprises ont déjà réussi à démocratiser l'automatisation

Avoir un programme d'automatisation qui évolue et offre des avantages prometteurs pour l'organisation est un effort de transformation. Et il doit être traité comme tel en tenant compte des facteurs ci-dessus.

De nombreuses entreprises avant-gardistes ont déjà fait leurs preuves en démocratisant leurs initiatives d'automatisation.

Par exemple, PwC, la société mondiale de services professionnels, a fait du développement de l'automatisation pilotée par les personnes un élément clé de son parcours de transformation numérique. Trois ans après le début du programme, 55 000 de ses employés aux États-Unis (États-Unis) avaient été « mis à niveau et régulièrement engagés avec le Digital Lab, une plateforme de collaboration où les gens font du crowdsourcing et partagent des solutions, ils se sont construits eux-mêmes, comme des bots, des modèles de données et flux de travail automatisés.

Aux États-Unis, "les employés de PwC ont appliqué des milliers d'actifs numériques créés par le personnel à leur travail quotidien, automatisant 6,5 millions d'heures de ce qui était auparavant des tâches manuelles".

Découvrez comment PwC a perfectionné plus de 50 000 employés.

Si votre organisation a déjà mis en place un programme d'automatisation dirigé par le CoE, vous savez bien que le retour sur investissement de l'automatisation est difficile à ignorer. Cependant, certaines tâches et activités à faible volume et/ou à faible complexité sont toujours absentes de votre pipeline d'automatisation. C'est là qu'un programme citoyen peut être utile.

La véritable valeur de l'automatisation est libérée lorsqu'elle est mise entre les mains des personnes les plus proches des processus métier et des flux de travail. C'est là que le vrai changement se produit et que les employés adoptent l'automatisation.

Que révèlent les experts de Bain &Company et d'UiPath sur la valeur de la démocratisation de l'automatisation dans toute l'entreprise ? Lisez leur rapport "Surmonter le paradoxe de l'automatisation".