Comment parvenir à un alignement métier-informatique pour réussir l'automatisation

L'organisation financière d'Applied Materials, la plus grande société mondiale de semi-conducteurs et d'équipements d'affichage, avait une tâche difficile à accomplir. L'entreprise se développait rapidement et l'organisation financière devait non seulement suivre le rythme, mais aussi fournir un soutien accru aux partenaires commerciaux et à l'analyse de l'entreprise. Un problème :ils devaient suivre le rythme sans aucune augmentation matérielle des ressources financières.

Lors du récent Reboot Work Festival, Junaid Ahmed, vice-président (VP) des finances d'Applied Material, et Ted Hanson, vice-président des TI, ont expliqué comment ils avaient abordé la résolution de ce problème.

Leur solution :ils avaient besoin d'automatisation, et ils en avaient besoin rapidement. De nombreuses organisations pourraient aborder ce problème tièdement, introduisant de nouvelles technologies et de nouveaux processus au coup par coup et à un rythme glacial. Not Applied Materials, car ils considéraient l'automatisation des processus robotiques (RPA) à grande échelle comme un moyen de créer une bande passante supplémentaire indispensable pour l'organisation financière en peu de temps. Cette approche a permis aux services financiers d'envisager (dès le départ) une vision holistique de l'impact que l'automatisation pourrait avoir sur l'entreprise et de développer une stratégie et une feuille de route pour réaliser cette vision. Une clé pour atteindre l'échelle et la durabilité avec l'automatisation serait un alignement fort entre l'entreprise et l'informatique dès le début.

Applied Materials a atteint le succès de l'automatisation à une échelle et à une vitesse que la plupart des entreprises envient, car elles ont tout fait dès le premier jour.

Aligner l'entreprise et l'informatique de haut en bas

Applied Materials a compris l'importance de l'alignement initial des affaires et de l'informatique et l'a déployée comme une pratique exemplaire dans le cadre de projets de transformation financière Agile antérieurs qui ont été achevés avant le lancement du programme d'automatisation. Cela comprenait l'alignement d'un directeur financier (CFO) et d'un directeur de l'information (CIO) solides et des équipes de direction respectives ou l'effort, et cela s'est avéré déterminant.

S'appuyant sur leur expérience antérieure, Applied Materials a formé une équipe interfonctionnelle de la finance et de l'informatique. Ahmed et Hanson ont souligné que l'alignement était - et devait être - là dès le départ. La petite équipe composée de la finance et de l'informatique a pris le temps de se concentrer d'abord sur la recherche de la technologie RPA et l'évaluation des capacités des principaux fournisseurs de RPA. Ensuite, ils ont effectué leurs propres recherches sur le terrain par le biais d'appels de référence avec d'autres organisations financières pour étudier la viabilité et l'efficacité de la RPA.

L'alignement entreprise-informatique peut être difficile à réaliser, et parfois encore plus difficile à maintenir. Junaid s'est concentré sur trois choses que son équipe a faites pour maintenir l'alignement :

1. Ils ont invité le service informatique très tôt afin que chacun puisse comprendre les objectifs commerciaux et les besoins stratégiques. En particulier, ils ont fait appel à des responsables informatiques qui avaient des connaissances et une influence dans l'informatique.

2. Ils ont reconnu dès le départ qu'il y aurait des lacunes dans les connaissances liées à la RPA, en particulier en ce qui concerne l'infrastructure informatique, la sécurité et d'autres processus couvrant l'informatique et la finance. Ils se sont assurés de savoir "ce qu'ils ne savaient pas", puis ont travaillé pour combler ces lacunes critiques en matière de connaissances via des partenaires de mise en œuvre et le fournisseur de la plate-forme RPA.

3. En interne, ils sont partis d'une base solide entre la finance et l'informatique en apportant l'expérience connexe appropriée à l'équipe du programme d'automatisation pour faciliter la mise en œuvre de la RPA.

Ce niveau d'alignement métier-informatique s'est répercuté dans toutes les organisations. Avec ces trois tactiques, ils ont obtenu un alignement complet dans l'ensemble de l'organisation informatique. Cela comprenait l'équipe d'infrastructure, l'équipe d'application, l'équipe de gestion des identités, l'équipe de sécurité des informations, l'organisation d'audit interne, le service juridique et l'écosystème du fournisseur de services informatiques.

Déplacer grand et rapide pour atteindre la durabilité

La durabilité était une étoile polaire pour les équipes des finances et de l'informatique depuis qu'elles ont commencé à planifier. Ils ont constaté, contrairement à ce que certaines entreprises traditionnelles pourraient supposer, que la meilleure voie vers la durabilité passait par une mise à l'échelle précoce. Ils ont accéléré leur calendrier et visaient à créer d'importantes quantités de nouvelles capacités. Pour évoluer rapidement et rapidement, les équipes financières et informatiques ont dû prendre du recul et réfléchir à l'impact qu'elles souhaitaient vraiment avoir avec la RPA. Cela leur a donné la perspective dont ils avaient besoin pour jeter les bases de la stabilité et de la durabilité.

Les racines de ce projet résidaient dans le besoin de l'organisation financière de créer rapidement beaucoup de capacité. Sans échelle, l'investissement en temps et en argent n'en vaudrait tout simplement pas la peine.

Ahmed a constaté que leur concentration sur l'échelle les obligeait à réfléchir attentivement aux solutions d'automatisation à leur disposition. Parce qu'ils savaient que l'impact serait important, ils n'ont pas choisi la première solution qu'ils ont vue. Au lieu de cela, ils ont arpenté le paysage et choisi le plus approprié. En particulier, ils ont recommandé aux autres organisations de faire preuve de diligence non seulement en ce qui concerne la plate-forme d'automatisation, mais également en ce qui concerne l'infrastructure de support client et l'écosystème de partenaires. Et en ce qui concerne le choix d'un partenaire de mise en œuvre, Ahmed a mis l'accent sur l'expérience avant tout. Selon lui, vous voulez quelqu'un qui "est passé par là, a fait ça".

La perspective globale a également aidé le côté informatique. Hanson a expliqué que pour devenir grand et aller vite, le service informatique devait adopter un point de vue global sur l'infrastructure d'automatisation, les processus de développement et de support, les contrôles, l'évolutivité et les performances requis.

L'expérience de l'informatique leur a appris qu'une perspective étroite à l'extérieur de la porte pouvait entraîner de multiples cycles itératifs d'infrastructure incrémentielle et de changements de processus à mesure que davantage d'applications et de processus étaient intégrés à la RPA. Un plan étroit qui se concentre uniquement sur SAP, par exemple, pourrait manquer des considérations fondamentales clés qui devraient être prises en compte pour d'autres applications telles que la messagerie électronique et Microsoft SharePoint. Une vue plus large, cependant, a fourni un succès tactique et stratégique.

Priorité à la vitesse plutôt qu'à la standardisation

Les organisations qui mettent en œuvre l'automatisation sont souvent confrontées à ce qui semble être un choix clairement défini :standardiser vos processus métier, puis automatiser, ou automatiser tels quels. Les matériaux appliqués ont trouvé une troisième voie.

Applied Materials a choisi de standardiser par l'automatisation. La standardisation des processus dans les grandes entreprises est difficile car elle est complexe et prend du temps. Personne n'a vraiment le temps de le faire, même si c'est important, et même si les gens signalent qu'ils le veulent.

Applied Materials a commencé par rassembler toutes les parties prenantes concernées par un cas d'utilisation spécifique. Ils ont dit aux parties prenantes qu'ils automatiseraient leurs processus tels quels et leur ont également dit que c'était leur chance d'examiner les opportunités de normalisation. Ils ont offert l'automatisation en récompense. Au lieu de trois automatisations pour trois équipes, par exemple, ils ont motivé les parties prenantes à standardiser. S'ils se standardisaient, ces trois équipes pourraient avoir une automatisation plus rapide car il ne faudrait qu'une seule automatisation pour les trois processus désormais standardisés.

Ahmed a souligné à quel point il était important de donner la priorité à la vitesse. La standardisation est utile, mais c'est un gros risque de faire de la standardisation une condition préalable à l'automatisation. L'érection de cette barricade peut rendre l'exécution difficile et ralentir l'élan essentiel dont les projets RPA ont besoin pour réussir.

Maintenir l'élan en mettant en évidence les avantages

Proposer la RPA et déployer vos premiers robots logiciels sont des moments où votre organisation est susceptible d'être la plus enthousiasmée par la RPA. Le défi consiste à maintenir et à accélérer l'élan après cette excitation précoce. Applied Materials a constaté que le meilleur moyen de donner une impulsion était de présenter des avantages tangibles à des parties prenantes influentes.

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Applied Materials a suivi un principe fondamental :lorsque les gens voient des avantages, ils veulent participer. En tant que tels, ils ont mis un accent particulier sur la sélection initiale de cas d'utilisation à haute valeur ajoutée qui offriraient des avantages substantiels. L'entreprise savait que ses premiers cas d'utilisation donneraient le ton pour le reste du programme d'automatisation.

Ces premiers cas d'utilisation de grande valeur ont eu les résultats escomptés. L'équipe RPA a mis en place des processus pour collecter des données et produire des métriques et des tableaux de bord qui suivaient le nombre de transactions automatisées et les heures économisées. Ces métriques ont fourni des preuves de la valeur apportée par la RPA. Les points de preuve, à leur tour, ont créé plus d'attrait pour l'automatisation au sein de l'organisation financière, ainsi qu'un vif intérêt de la part d'autres organisations au sein d'Applied Materials.

L'alignement métier-informatique est la base d'une initiative RPA ambitieuse

L'importance de l'alignement métier-informatique ne peut être surestimée. Applied Materials avait l'objectif apparemment impossible de faire plus avec moins, mais grâce à leur approche de l'automatisation, ils ont réussi.

Les leçons ici méritent d'être rappelées précisément parce qu'elles ne sont pas évidentes. Les organisations traditionnelles peuvent approcher prudemment et lentement. La perspective de devenir une entreprise entièrement automatisée™ nécessite cependant plus d'ambition. Pour Applied Materials, cela impliquait d'agir rapidement, de grandir et de donner la priorité à la durabilité.

Lors du Reboot Work Festival, nous avons entendu de nombreux clients et partenaires plus ambitieux. Si vous l'avez manqué, assurez-vous de toujours accéder aux enregistrements (une fois inscrit pour l'accès, vous trouverez la session enregistrée d'Applied Materials dans la Grande Tente sur le terrain du festival virtuel).

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