Aligner métier et IT : stratégies éprouvées pour le succès de l'automatisation

L'organisation finance d'Applied Materials — la plus grande entreprise mondiale d'équipements semi-conducteurs et d'affichage — avait une tâche difficile devant elle. L'entreprise croissait rapidement, et l'organisation finance non seulement devait suivre le rythme, elle devait fournir un soutien accru aux partenaires métier et aux analyses pour l'entreprise. Un problème : ils devaient faire cela sans aucune augmentation matérielle des ressources finance.

Au récent Reboot Work Festival, Junaid Ahmed, Vice-Président (VP) Corporate Finance d'Applied Materials, et Ted Hanson, VP IT, ont expliqué comment ils ont abordé la résolution de ce problème.

Leur solution : ils avaient besoin d'automatisation, et ils en avaient besoin vite. De nombreuses organisations pourraient aborder ce problème timidement, en introduisant de nouvelles technologies et processus par morceaux et à un rythme glacial. Pas Applied Materials, qui a vu la robotic process automation (RPA) à grande échelle et rapide comme un moyen de créer la bande passante supplémentaire dont l'organisation finance avait cruellement besoin en peu de temps. Cette approche a permis à la finance d'envisager (dès le départ) une vision holistique de l'impact que l'automatisation pourrait avoir sur l'entreprise et de développer une stratégie et une feuille de route pour atteindre cette vision. Une clé pour atteindre l'échelle et la durabilité avec l'automatisation serait un fort alignement entre le métier et l'IT dès le tout début.

Applied Materials a atteint le succès de l'automatisation à une échelle et à une vitesse que la plupart des entreprises envieraient, parce qu'ils ont tout misé dès le premier jour.

Aligner métier et IT depuis le top-down

Applied Materials a compris l'importance de l'alignement métier-IT en amont, et l'avait déployé comme meilleure pratique à travers des projets de transformation finance Agile antérieurs qui avaient été complétés avant d'initier le programme d'automatisation. Cela incluait l'alignement d'un directeur financier (CFO) et d'un directeur des systèmes d'information (CIO) forts et de leurs équipes de direction respectives pour l'effort, et cela s'est avéré instrumental.

S'appuyant sur leur expérience précédente, Applied Materials a formé une équipe transversale issue de la finance et de l'IT. Ahmed et Hanson ont souligné que l'alignement était — et devait être — là dès le début. La petite équipe assemblée de la finance et de l'IT a pris le temps de se concentrer d'abord sur la recherche de la technologie RPA et l'évaluation des capacités des principaux vendeurs RPA. Ensuite, ils ont mené leurs propres recherches terrain via des appels de référence avec d'autres organisations finance pour étudier la viabilité et l'efficacité de la RPA.

L'alignement métier-IT peut être difficile à atteindre, et parfois encore plus difficile à maintenir. Junaid s'est concentré sur trois choses que son équipe a faites pour maintenir l'alignement :

1. Ils ont invité l'IT tôt pour que tout le monde puisse comprendre les objectifs et besoins stratégiques métier. En particulier, ils ont fait venir des leaders IT qui avaient connaissance et influence à travers l'IT.
2. Ils ont reconnu dès le départ qu'il y aurait des lacunes de connaissances liées à la RPA, surtout concernant l'infrastructure IT, la sécurité, et d'autres processus qui traversaient l'IT et la finance. Ils se sont assurés de savoir « ce qu'ils ne savaient pas » et ont ensuite travaillé pour combler ces lacunes critiques de connaissance via des partenaires d'implémentation et le vendeur de plateforme RPA.
3. En interne, ils sont partis d'une base solide entre finance et IT en faisant venir le bon ensemble d'expériences connexes dans l'équipe du Programme d'Automatisation pour faciliter l'implémentation RPA.

Ce niveau d'alignement métier-IT a cascadé à travers les organisations. Avec ces trois tactiques, ils ont obtenu un alignement étendu à travers l'organisation IT. Cela incluait l'équipe infrastructure, l'équipe applications, l'équipe gestion des identités, l'équipe sécurité de l'information, l'organisation d'audit interne, le département juridique, et l'écosystème de fournisseurs de services IT.

Voir grand et vite pour atteindre la durabilité

La durabilité était une étoile polaire pour les équipes finance et IT depuis le début de la planification. Ils ont trouvé, contre ce que certaines entreprises traditionnelles pourraient supposer, que le meilleur chemin vers la durabilité passait par une mise à l'échelle précoce. Ils ont accéléré leur calendrier et visé à créer des quantités significatives de nouvelle capacité. Voir grand et vite nécessitait que les équipes finance et IT fassent un pas en arrière et pensent à l'impact qu'elles voulaient vraiment avoir avec la RPA. Cela leur a donné la perspective nécessaire pour poser une base pour la stabilité et la durabilité.

Les racines de ce projet étaient dans le besoin de l'organisation finance de créer beaucoup de capacité vite. Sans échelle, l'investissement de temps et d'argent simplement ne vaudrait pas le coup.

Ahmed a trouvé que leur focus sur l'échelle les forçait à réfléchir soigneusement aux solutions d'automatisation disponibles. Parce qu'ils savaient que l'impact serait grand, ils n'ont pas choisi la première solution qu'ils ont vue. Au lieu de cela, ils ont scruté le paysage et choisi la plus adaptée. En particulier, ils ont recommandé que d'autres organisations soient diligentes non seulement sur la plateforme d'automatisation mais aussi sur l'infrastructure de support client et l'écosystème de partenaires. Et concernant le choix d'un partenaire d'implémentation, Ahmed a souligné l'expérience avant tout. Selon lui, vous voulez quelqu'un qui « a déjà été là, l'a déjà fait. »

La perspective d'ensemble a aidé le côté IT aussi. Hanson a expliqué que voir grand et vite nécessitait que l'IT prenne un point de vue holistique sur l'infrastructure d'automatisation requise, les processus de développement et de support, les contrôles, la mise à l'échelle et la performance.

L'expérience de l'IT leur a dit qu'une perspective étroite au départ pourrait résulter en multiples cycles itératifs de changement incrémental d'infrastructure et de processus à mesure que plus d'applications et de processus étaient apportés dans le giron de la RPA. Un plan étroit qui se concentrait seulement sur SAP, par exemple, pourrait rater des considérations fondamentales clés qui devraient être prises en compte pour d'autres applications comme l'email et Microsoft SharePoint. Une vue plus large, cependant, a fourni un succès tactique et stratégique.

Prioriser la vitesse sur la standardisation

Les organisations implémentant l'automatisation font souvent face à ce qui semble être un choix clairement défini : standardiser vos processus métier puis automatiser, ou automatiser tel quel. Applied Materials a trouvé une troisième voie.

Applied Materials a choisi de standardiser à travers l'automatisation. Standardiser les processus dans les grandes entreprises est dur parce que c'est complexe et chronophage. Personne n'a vraiment le temps de le faire — même si c'est important, et même si les gens signalent qu'ils le veulent.

Applied Materials a commencé par rassembler toutes les parties prenantes pertinentes pour un cas d'usage spécifique. Ils ont dit aux parties prenantes qu'ils automatiseraient leurs processus tels quels et leur ont aussi dit que c'était leur chance de regarder les opportunités de standardisation. Ils ont offert l'automatisation comme une récompense. Au lieu de trois automatisations pour trois équipes, par exemple, ils ont motivé les parties prenantes à standardiser. Si elles standardisaient, ces trois équipes pourraient avoir l'automatisation plus vite car il ne faudrait qu'une automatisation pour les trois processus maintenant standardisés.

Ahmed a souligné à quel point il était important de prioriser la vitesse. La standardisation est utile, mais c'est un gros risque de faire de la standardisation un prérequis à l'automatisation. Dresser cette barricade peut rendre l'exécution difficile et peut ralentir l'élan crucial dont les projets RPA ont besoin pour réussir.

Maintenir l'élan en mettant en avant les bénéfices

Proposer la RPA et déployer vos premiers robots logiciels sont les moments où votre organisation est susceptible d'être la plus excitée par la RPA. Le défi est de soutenir et d'accélérer l'élan après cet enthousiasme initial. Applied Materials a trouvé que la meilleure façon de pousser l'élan était de mettre des bénéfices tangibles devant des parties prenantes influentes.

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Applied Materials a suivi un principe fondamental : quand les gens voient des bénéfices, ils veulent participer. En tant que tel, ils ont mis un accent spécial sur la sélection initiale de cas d'usage à haute valeur qui fourniraient des bénéfices substantiels. L'entreprise savait que leurs premiers cas d'usage donneraient le ton pour le reste du programme d'automatisation.

Ces premiers cas d'usage à haute valeur ont eu les résultats escomptés. L'équipe RPA a mis en place des processus pour recueillir des données et produire des métriques et tableaux de bord qui suivaient le nombre de transactions automatisées et les heures économisées. Ces métriques ont fourni des preuves de la valeur que la RPA apportait. Les preuves, à leur tour, ont créé plus d'attraction pour l'automatisation au sein de l'organisation finance, ainsi qu'un fort intérêt d'autres organisations au sein d'Applied Materials.

L'alignement métier-IT est la fondation pour une initiative RPA ambitieuse

L'importance de l'alignement métier-IT ne peut être surestimée. Applied Materials avait l'objectif apparemment impossible de faire plus avec moins, mais grâce à leur approche de l'automatisation, ils ont réussi.

Les leçons ici valent la peine d'être retenues précisément parce qu'elles ne sont pas évidentes. Les organisations traditionnelles pourraient aborder prudemment et lentement. La perspective de devenir une fully automated enterprise™, cependant, nécessite plus d'ambition. Pour Applied Materials, cela signifiait bouger vite, mettre à l'échelle grand, et prioriser la durabilité.

Au Reboot Work Festival, nous avons entendu bien d'autres clients et partenaires ambitieux. Si vous l'avez manqué, assurez-vous d'accéder quand même aux enregistrements (une fois inscrit pour l'accès, vous trouverez la session enregistrée d'Applied Materials dans le Big Tent sur le terrain du festival virtuel).

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