Journal des modifications de Master eMaint :votre piste d'audit pour un suivi précis des actifs

Un journal des modifications dans un logiciel de système de gestion informatisé de la maintenance (GMAO) est un concept essentiel pour les professionnels de la maintenance, avec des implications pratiques.

Également connu sous le nom de piste d'audit, le journal des modifications est un enregistrement étape par étape qui permet à l'utilisateur de retracer les données jusqu'à leur source. Ce type d'historique chronologique crée des preuves documentaires de la séquence complète des activités affectant un actif, une opération, une procédure ou un événement spécifique.

Le journal des modifications du logiciel de GMAO eMaint peut jouer un rôle important lors de la réalisation d'audits, d'autant plus que les réglementations de plusieurs secteurs exigent des principes et des procédures strictes pour le stockage et le suivi des données électroniques à des fins d'audit. Par exemple, l'industrie pharmaceutique doit respecter les Bonnes pratiques de fabrication automatisée (GAMP) lignes directrices. De même, la Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis doit adhérer aux réglementations Title 21 CFR Part 11 sur les enregistrements électroniques qui sont considérés comme dignes de confiance et fiables.

Le tableau du journal des modifications d'eMaint est une fonction unique qui peut être configurée dans votre compte et vous permet de voir les modifications enregistrées apportées sur un formulaire ou un tableau. Plus précisément, le journal des modifications documente les modifications apportées, les anciennes et nouvelles valeurs, la date et l'heure auxquelles les modifications ont été apportées et l'utilisateur qui a effectué la modification. Bien que cette configuration soit généralement appliquée au tableau des bons de travail, elle peut également être exploitée pour d'autres tableaux que vous pouvez sélectionner.

Besoin d'aide pour implémenter le journal des modifications dans votre compte ? Découvrez qui contacter à la fin de cet article.

Ajout du journal des modifications à vos tables associées

Une fois que vous disposez du journal des modifications, vous pouvez afficher ses informations dans une « table associée » à la table principale où elle a été ajoutée. En d’autres termes, si vous ajoutez le journal des modifications à la table Bons de travail, il devient une table associée à la table Bons de travail. De même, s'il est ajouté à la table Actifs, il deviendra une table liée à vos Actifs.

Si le journal des modifications n'est pas affiché dans vos tableaux associés, vous devrez l'ajouter. Pour ce faire, accédez à votre table principale, qui dans l'exemple ci-dessous est Ordres de travail. Cliquez sur Bons de travail dans le menu principal et accédez aux détails de l'enregistrement d'un bon de travail.

Passez la souris sur l'onglet Option et sélectionnez "Gérer les tables associées".

Là, vous verrez le tableau associé appelé « Journal des modifications » sur le côté gauche des « Tableaux disponibles ». Cliquez sur le bouton « plus » pour ajouter le journal des modifications au bas de la liste « Affichage » sur le côté droit. L'ordre des tableaux n'est pas significatif pour le moment.

Si vous souhaitez que le journal des modifications ait son propre onglet dans votre enregistrement, au lieu d'être affiché avec toutes les tables associées, revenez en arrière et survolez à nouveau la liste déroulante Options et sélectionnez « Gérer les onglets d'enregistrement ». Cet onglet déterminera où votre tableau lié au journal des modifications apparaîtra par rapport à vos autres onglets et tableaux associés pour les bons de travail.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons déplacé le « Journal des modifications » du côté « Tables disponibles » vers le côté « Onglets d'enregistrement » afin qu'il devienne son propre onglet, avec les détails de l'enregistrement et les tables associées.

Après cela, vous remarquerez l'onglet « Journal des modifications » en haut de l'enregistrement.

Une fois dans le journal des modifications, vous pouvez charger les données et voir toutes les modifications apportées à cet enregistrement.

Vous pourrez également voir le nom du champ modifié, l'ancienne valeur de ce champ, la nouvelle valeur du champ, la date et l'heure de la modification et le nom de l'utilisateur qui a effectué la modification.

Pour discuter des détails de la mise en œuvre du journal des modifications dans votre compte, veuillez contacter votre responsable de la réussite client eMaint au (239) 241-1362 ext. 2 ou par email [email protected] .