5 conseils d’experts pour des estimations précises des bons de travail de maintenance

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De mauvaises estimations de bons de travail sont synonymes de gros maux de tête !

L'estimation du temps pour un ordre de travail de maintenance est essentielle, surtout lorsqu'il y en a plusieurs à réaliser chaque jour. Sous-estimer le temps nécessaire entraînera de nombreux problèmes. 

C'est une histoire familière et se déroule généralement comme ceci :

"Nous avons besoin d'heures supplémentaires chaque semaine pour effectuer les travaux de maintenance. Notre équipe de maintenance est stressée et sur le point de s'épuiser. De nombreuses commandes de travail critiques sont en attente. L'équipe de maintenance a une mauvaise réputation et, pire encore, est considérée comme incompétente !"

Impact sur le budget de maintenance

Ce nombre important d'heures supplémentaires fera exploser les coûts dans le budget de maintenance. Il y a moins d'argent pour la formation, l'embauche de nouvelles personnes et pour des pièces de rechange et des outils de meilleure qualité. Il est donc essentiel d'avoir une bonne idée du temps que prendra chaque type de tâche de maintenance, des ressources requises et de planifier le travail de manière appropriée.

Mais ce n'est qu'une partie de l'histoire…

Impact sur le personnel de maintenance

L’épuisement professionnel de l’équipe de maintenance entraînera un roulement élevé de vos techniciens de maintenance. Embaucher de nouvelles personnes pour les remplacer ne fera qu’aggraver les problèmes. Les remplaçants nouvellement embauchés ne seront pas encore familiers avec de nombreux emplois et procédures. En conséquence, ils prendront plus de temps à les réaliser et feront souvent des erreurs.

Alors vos problèmes commencent à empirer… 🙁

Comment améliorer les estimations des ordres de travail de maintenance

1. Répertoriez tous les différents types de tâches de maintenance que vous effectuez

Cela comprend aussi bien les travaux planifiés ou préventifs que les travaux imprévus ou en panne. Vous devriez avoir une idée du temps que prendra chacune de ces tâches s’il n’y a pas de problèmes inattendus. En plus de cela, vous devez connaître les pièces de rechange et les fournitures ainsi que les techniciens et les compétences dont vous aurez besoin. Un bon logiciel de GMAO/gestion de la maintenance peut vous aider à créer un tel listing.

2. Utiliser une bibliothèque de tâches pour les modèles d'ordres de travail de maintenance

Cela fonctionne mieux avec un logiciel de GMAO. Utilisez la liste des tâches de maintenance créée précédemment pour créer des modèles de tâches de maintenance. Ces modèles contiendront les étapes nécessaires, les pièces requises, les estimations de temps, la fréquence, etc. Le programme GMAO peut planifier et créer des bons de travail à partir de cette bibliothèque de tâches. L’estimation du temps, des personnes et des pièces du modèle de tâche peut être utilisée pour calculer le travail qui peut être effectué au cours d’une journée de travail. Les rapports de planification dans le logiciel vous aideront à planifier correctement les ordres de travail. Vous pouvez détecter d'éventuels conflits d'horaire. Par exemple, quelqu'un doit travailler sur deux bons de travail différents en même temps !   Vous pouvez également trouver d'éventuelles pénuries de pièces de rechange.

3. Vérifiez les rapports et comparez le temps estimé de l'ordre de travail au temps réel passé.

Parfois, vous pouvez constater des variations majeures en raison de problèmes inattendus. Cependant, en général, vous devriez constater une correspondance étroite entre les estimations et le temps réel pris si vous avez correctement estimé la taille du travail. Les surestimations peuvent aussi être mauvaises ! Cela signifie que vous planifierez moins de travail que vous ne le pouvez. Donc, si vous constatez un écart important entre les estimations et l’heure réelle, vérifiez pourquoi cela se produit et mettez à jour les estimations en conséquence. En effectuant cela périodiquement, vous obtiendrez au fil du temps des estimations beaucoup plus fiables sur la quantité de travail impliquée dans la réalisation de la plupart des tâches de maintenance.

4. Essayez d'obtenir des délais estimés pour les bons de travail à un jour ou moins

Évitez d’avoir des bons de travail sur plusieurs jours. Pour les travaux très volumineux pouvant prendre plusieurs jours, vous pouvez essayer de les diviser en ordres de travail plus petits et de les enchaîner les uns après les autres. Par exemple, l'achèvement d'un bon de travail planifiera le suivant. Avoir une granularité plus fine des estimations de tâches facilite l'identification des domaines susceptibles de produire des problèmes d'estimation. Vous pouvez également identifier les chemins critiques :un problème ici retardera tous les autres travaux.

5. Assurez-vous d'obtenir les bonnes estimations pour les travaux

Les estimations doivent être basées sur le temps nécessaire à un technicien de compétence moyenne. Ne vous basez pas sur le temps, il faudrait un technicien très expérimenté ! Si vous disposez de nombreux techniciens inexpérimentés, vous devrez ajouter plus de temps. Vous pouvez réduire ce temps à mesure que les techniciens deviennent plus compétents et familiarisés avec leur travail.

Utiliser un logiciel de GMAO pour les devis

Le logiciel GMAO facilite grandement la collecte et la gestion des estimations des bons de travail de maintenance. Vous définissez les tâches dans le logiciel de GMAO et ajustez les devis au fil du temps. Vous pouvez enchaîner les tâches ensemble. De cette façon, vous ne vous retrouvez pas avec des ordres de travail très volumineux sur plusieurs jours qui peuvent rendre l'estimation difficile. Utilisez les rapports du logiciel de GMAO pour comparer les valeurs réelles et estimées.

Pensez-y.

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Ressources utiles

1. « Définir les priorités des ordres de travail » de PlantMaintenance.com propose des conseils pour vous aider à définir les travaux de maintenance critiques et non critiques.
2. « Comment gérer un arrêt d'usine » du magazine Reliable Plant contient des informations utiles sur les éléments à prendre en compte lors d'un arrêt pour maintenance.
3. "L'art secret d'une planification et d'une planification de maintenance réussies" (extrait de Lifetime Reliability)

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