5 conseils d'experts pour des estimations précises des ordres de travail de maintenance

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De mauvaises estimations d'ordres de travail = gros maux de tête !

L'estimation de temps pour un ordre de travail de maintenance est critique, surtout quand il y en a beaucoup à compléter chaque jour. Sous-estimer le temps requis causera de nombreux problèmes.

C'est une histoire familière et cela se passe généralement comme ceci :

« Nous avons besoin d'heures supplémentaires chaque semaine pour compléter le travail de maintenance. Notre équipe de maintenance est stressée et proche de l'épuisement. De nombreux ordres de travail critiques sont en attente. L'équipe de maintenance a une mauvaise réputation et, pire encore, est considérée comme incompétente ! »

Impact sur le budget de maintenance

Cette grande quantité d'heures supplémentaires fera exploser les coûts dans le budget de maintenance. Il y a moins d'argent pour la formation, l'embauche de nouvelles personnes et pour de meilleures pièces de rechange et outils de qualité. Cela rend crucial d'avoir une bonne idée du temps que chaque type de tâche de maintenance prendra, des ressources nécessaires et de planifier le travail de manière appropriée.

Mais ce n'est qu'une partie de l'histoire…

Impact sur le personnel de maintenance

L'épuisement de l'équipe de maintenance entraînera un taux de rotation élevé de vos techniciens de maintenance. Embaucher de nouvelles personnes pour les remplacer aggravera encore les problèmes. Les remplaçants nouvellement embauchés ne seront pas encore familiers avec beaucoup des travaux et procédures. En conséquence, ils prendront plus de temps pour les faire et feront souvent des erreurs.

Donc vos problèmes commencent à s'aggraver… 🙁

Comment améliorer les estimations des ordres de travail de maintenance

1. Listez tous les différents types de tâches de maintenance que vous effectuez

Cela inclut les travaux planifiés/préventifs ainsi que les travaux non planifiés/correctifs. Vous devriez avoir une idée du temps que chacun de ces tâches prendra s'il n'y a pas de problèmes inattendus. En plus de cela, vous devriez connaître les pièces de rechange et fournitures ainsi que les techniciens et compétences dont vous aurez besoin. Un bon logiciel GMAO/gestion de maintenance peut vous aider à créer une telle liste.

2. Utilisez une bibliothèque de tâches pour les modèles d'ordres de travail de maintenance

Cela fonctionne mieux avec un logiciel GMAO. Utilisez la liste des tâches de maintenance créée précédemment pour créer des modèles de tâches de maintenance. Ces modèles auront les étapes nécessaires, pièces requises, estimations de temps, fréquence, etc. Le programme GMAO peut planifier et créer des ordres de travail à partir de cette bibliothèque de tâches. L'estimation de temps, personnes et pièces du modèle de tâche peut être utilisée pour calculer quel travail peut être fait dans une journée. Les rapports de planification dans le logiciel vous aideront à planifier correctement les ordres de travail. Vous pouvez détecter d'éventuels conflits de planification. Par exemple, quelqu'un doit travailler sur deux ordres de travail différents en même temps ! Vous pouvez également trouver d'éventuelles pénuries de pièces de rechange.

3. Vérifiez les rapports et comparez le temps estimé vs temps réel passé sur les ordres de travail

Occasionnellement, vous pourriez voir des variations majeures en raison de problèmes inattendus. Cependant, en général, vous devriez voir une correspondance étroite entre les estimations et le temps réel pris si vous avez correctement estimé la taille du travail. Les surestimations peuvent aussi être mauvaises ! Cela signifie que vous planifierez moins de travail que vous n'êtes capable d'en faire. Donc si vous voyez beaucoup de variance entre les estimations et le temps réel, vérifiez pourquoi cela se passe et mettez à jour les estimations en conséquence. Faire cela périodiquement donnera au fil du temps des estimations beaucoup plus fiables sur la quantité de travail impliquée dans la plupart des tâches de maintenance.

4. Essayez d'obtenir des temps estimés d'ordres de travail d'une journée ou moins

Évitez d'avoir des ordres de travail sur plusieurs jours. Pour les très gros travaux qui peuvent prendre plusieurs jours, vous pouvez essayer de les diviser en ordres de travail plus petits et les chaîner les uns après les autres. Par exemple, la completion d'un ordre de travail planifiera le suivant. Avoir une granularité plus fine des estimations de tâches facilite l'identification des zones qui peuvent produire des problèmes d'estimation. Vous pouvez également identifier les chemins critiques — un problème ici retardera tout le reste du travail.

5. Assurez-vous d'obtenir les bonnes estimations pour le travail

Les estimations devraient être basées sur le temps pris par un technicien de compétence moyenne. Ne les basez pas sur le temps qu'il faudrait à un technicien hautement expérimenté ! Si vous avez beaucoup de techniciens inexpérimentés, vous devrez ajouter plus de temps. Vous pouvez réduire ce temps au fur et à mesure que les techniciens deviennent plus qualifiés et familiers avec leurs travaux.

Utilisez un logiciel GMAO pour les estimations

Le logiciel GMAO rend beaucoup plus facile la collecte et la gestion des estimations d'ordres de travail de maintenance. Vous définissez les tâches dans le logiciel GMAO et ajustez les estimations au fil du temps. Vous pouvez chaîner les tâches ensemble. Ainsi, vous ne vous retrouvez pas avec de très gros ordres de travail sur plusieurs jours qui peuvent rendre l'estimation difficile. Utilisez les rapports du logiciel GMAO pour comparer les valeurs réelles vs estimées.

Réfléchissez-y.

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Ressources utiles

1. « Définition des priorités d'ordres de travail » de PlantMaintenance.com a des conseils pour vous aider à définir les travaux de maintenance critiques et non critiques.
2. « Comment gérer un arrêt d'usine » du magazine Reliable Plant a des informations utiles sur les éléments à considérer lors d'un arrêt de maintenance.
3. « L'art secret de la planification et de l'ordonnancement de maintenance réussis » (de Lifetime Reliability)

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